Assinatura eletrônica: o que é, como fazer e muito mais!

assinatura eletrônica

É bem provável que, em algum momento, você já tenha visto alguém usando a assinatura eletrônica ou que, pelo menos, tenha ouvido falar dessa tecnologia. E não seria para menos, levando em conta que essa modalidade vem ganhando um espaço cada vez maior nos mais variados segmentos corporativos e empresas de diferentes portes.

Hoje, a assinatura eletrônica é utilizada para formalizar operações de ordem administrativa, financeira, comercial, fiscal, tributária, previdenciária etc. Portanto, não restam dúvidas: a assinatura eletrônica chegou para ficar.

Mas por que esse recurso tecnológico faz tanto sucesso? A razão é muito simples e fácil de entender: porque ele reúne em uma só solução características indispensáveis para manter a veracidade da autenticação de uma pessoa física ou jurídica em um documento e criptografando o documento para que ele nunca seja modificado.

Além disso, essa ferramenta acompanha as tendências tecnológicas atuais, marcadas pelo emprego massivo de soluções digitais que circulam em ambientes virtuais.

Nessa perspectiva, uma assinatura eletrônica consiste em um registro que atesta a autoria ou a aprovação do teor de um documento sob o formato digital a partir de mecanismos que operam eletronicamente e são responsáveis por coletarem evidências capazes de comprovar a identidade do emitente e a integridade do documento.

De maneira resumida, é possível afirmar que uma assinatura eletrônica diz respeito a um meio eletrônico seguro e juridicamente válido de atribuir uma firma.

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Que tal saber tudo sobre esse poderoso recurso tecnológico? Basta conferir este post até o final. Vamos explicar o que é a assinatura eletrônica e como você pode usar a favor do seu negócio. Também abordaremos a questão da validade jurídica desse recurso no Brasil, as possibilidades de uso dessa ferramenta e as principais vantagens de sua utilização.

Mostraremos, ainda, as diferenças entre uma assinatura emitida eletronicamente e uma assinatura efetuada no formato digital, assim como os maiores benefícios e diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign. Vamos lá?

 

O que é assinatura eletrônica?

Para ficar claro o que é a assinatura eletrônica, vale a pena entender primeiro o conceito de assinatura, seja qual for o seu meio de emissão.

Em termos gerais, assinar um documento significa autenticar, ou seja, reconhecer como verdadeiro e íntegro o seu conteúdo, a partir de um registro efetuado por um sujeito (que pode ser uma pessoa física ou uma pessoa jurídica). Desse modo, o signatário de um documento assume a responsabilidade pelo seu teor, sendo a assinatura a marca que confere a garantia de que o que está sendo atestado é crível e autêntico.

Tendo em vista essas características, a própria natureza de uma assinatura confere a essa ação um valor legal. Isso porque, ao subscrever um documento, o assinante declara, de acordo com a sua espontânea vontade, que as informações contidas nele são verídicas, sendo, portanto, confiáveis e dignas de boa fé.

A assinatura funciona como um instrumento jurídico que pode ser usado em todas as esferas sociais, consistindo, por isso, em um valioso artefato constitucional. Tanto uma assinatura feita à caneta quanto a assinatura eletrônica são dotadas dessas especificidades.

Mas se ambos os tipos de assinatura têm a mesma função, o que difere um do outro?

A diferença principal é o meio através do qual a firma é atribuída pelo signatário. Isso porque a assinatura eletrônica ocorre por meio de mecanismos que operam eletronicamente, o que leva à sua utilização em documentos elaborados sob o formato digital.

Logo, a assinatura eletrônica é o recurso usado para conferir autoria, autenticidade ou concordância na documentação que tramita em ambiente virtual.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica compreende um vasto conjunto de tipos de registro que tem como base o uso de mecanismos eletrônicos, em geral, criptografados, para identificar um signatário e efetuar a respectiva validação da sua identidade e garantir a integridade do documento.

https://go.docusign.com.br/o/trial/

 

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Como explicamos no tópico anterior, há diferentes tipos de assinatura eletrônica. Consequentemente, existem variadas maneiras de efetuar esse tipo de firma. Então, como fazer uma assinatura eletrônica?

Entre os diversos formatos, vamos mostrar o modo mais simples e eficiente de atribuir a autenticação de assinantes em um documento, que é a assinatura eletrônica por meio de plataformas. É o caso da DocuSign eSiganture que faz parte do Agreement Cloud, tecnologia que vem revolucionando a tramitação documental. Além disso esse tipo de assinatura eletrônica é o mais utilizado atualmente, mais de 570 mil clientes pelo mundo todo.

A utilização dessa plataforma é extremamente simples, já que conta com funcionalidades autoexplicativas e uma interface bastante amigável para os seus usuários, características que facilitam muito a emissão de uma assinatura eletrônica.

Nesse contexto, depois da elaboração do documento que será assinado (no formato Word, PDF, ou qualquer outro formato eletrônico), o emissor deve acessar a plataforma por meio de login e senha, selecionar o arquivo (que pode estar armazenado no computador ou em um sistema de gestão de arquivos) e fazer o upload. Ou em caso de integração, o fluxo é automático de um sistema para o outro populando as informações no template criado dentro da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign.

Em seguida, o emissor deve efetuar a seleção dos interessados na validação do documento, adicionando o nome e o endereço de e-mail das pessoas que serão as signatárias do arquivo que será enviado. Até mesmo a ordem em que as assinaturas têm que ser emitidas pode ser especificada durante essa etapa. Também é possível incluir os dados de outros destinatários que, mesmo não sendo assinantes, precisam acompanhar todo o processo de tramitação documental recebendo apenas uma cópia.

Na sequência, será preciso que o responsável pelo documento opte pela sinalização dos campos (padrões ou personalizados) que necessitarão de preenchimento pelos assinantes.

Outra ação exigida nessa sequência é a adição das tags que indicam a solicitação da inclusão de informações sobre data, local da assinatura, iniciais do signatário, endereço, CNPJ ou qualquer informação que você precise que seja preenchido. Finalizadas essas indicações, basta que o emissor envie o documento, o qual será recebido pelos destinatários por meio de um link que deve ser acessado para a emissão da assinatura.

O signatário pode efetuar a assinatura via link recebido por e-mail ou sms a partir de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, como notebooks, tablets e celulares. Para isso, com o documento aberto, é preciso que o assinante siga as orientações simples e esclarecedora contidas na plataforma, chegando à etapa de conclusão do procedimento.

Não é preciso se preocupar com o arquivamento do documento, uma vez que ele será armazenado de forma automática, segura e com fácil recuperação na nuvem da DocuSign.

A gestão da plataforma de assinatura eletrônica é bem simples e ainda tem o diferencial de contar com funcionalidades que auxiliam na supervisão das atividades de tramitação eletrônica dos arquivos.

Através da interface do sistema, são possibilitadas diversas ações gerenciais, como:

  • acompanhamento do status do documento;
  • verificação da localização do arquivo no fluxo de assinaturas;
  • geração de lembretes aos usuários;
  • envio de notificações a cada conclusão de etapa do ciclo;
  • emissão de relatórios;
  • realização de auditorias.

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Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

É muito comum que as pessoas pensem que assinatura eletrônica e assinatura digital são termos sinônimos, equivalendo a uma só ferramenta. No entanto, essa ideia não está correta, o que pode gerar confusão na hora de escolher a solução mais adequada às necessidades de uso.

Ainda que esses recursos tenham a mesma finalidade geral — que é a de possibilitar a emissão de firma em documentos que circulam eletronicamente —, contam com tecnologias diferentes. Distingui-las é importante, pois possibilita o maior entendimento da assinatura eletrônica e de suas variedades de utilização.

De maneira resumida, podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem sempre uma assinatura eletrônica consiste em uma assinatura digital.

Essas soluções tecnológicas não coincidem totalmente porque, enquanto a assinatura eletrônica tem um escopo mais amplo, referindo-se a variadas possibilidades de registro cujo alicerce operacional é o funcionamento de diversos mecanismos eletrônicos, a assinatura digital é uma dessas opções de autenticação.

Portanto, a assinatura eletrônica abrange a totalidade de meios juridicamente válidos de confirmar a autoria no meio digital, incluindo a assinatura digital, que é um tipo particular de assinatura eletrônica.

Por sua vez, a assinatura digital possibilita essa autenticação de identidade por meio de uma série de complexa de fórmulas matemáticas e uso de tecnologia PKI. Estas são capazes de associar um código algorítmico ao seu respectivo emissor, a partir do uso de criptografia assimétrica com alto nível de segurança.

O processo de autenticação de uma assinatura digital baseia-se no uso de uma chave privada PKI (que codifica e identifica o autor do arquivo) e de uma chave pública (proveniente da anterior e utilizada para atribuir validade à assinatura feita).

O processo é desenvolvido por meio de um certificado digital expedido por Autoridade Certificadora. Essa entidade é licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), com fé pública para respaldar juridicamente o procedimento de autenticação.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

A resposta é sim — e mesmo sem que haja a utilização do certificado digital, que é um recurso próprio da assinatura digital (apenas um dos tipos de assinatura eletrônica), como explicamos no tópico anterior. A razão disso é que a legislação brasileira vigente respalda o uso da assinatura eletrônica para as mais variadas finalidades, conferindo a sua validade jurídica. Essa determinação legal está prevista na Medida Provisória (MP) de número 2.200-0.

A disposição sobre a legalidade da assinatura eletrônica fica clara quando observamos o parágrafo segundo do artigo de número 10 da referida MP, que tem a seguinte redação:

"o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto."

Portanto, não é exigido certificado digital para que uma assinatura eletrônica valha juridicamente.

A questão da validade jurídica está diretamente relacionada aos elevados níveis de segurança da assinatura eletrônica, os quais conferem a ela o status de um mecanismo consideravelmente confiável de autenticação de autoria e concordância dos signatários.

Nessa ótica, como se trata de uma modalidade de firma capaz de proteger a integridade do documento ao mesmo tempo em que legitima a identidade do seu autor, a justiça brasileira a considera como um recurso válido, assim como as assinaturas à caneta. Assista ao nosso webinar com a Opice Blum e descubra tudo sobre a validade jurídica de uma assinatura eletrônica.

Quem pode usar assinatura eletrônica?

A resposta para essa pergunta é: Todo mundo, toda área e toda empresa, seja ela grande ou pequena. Mas listamos abaixo alguns casos de uso para ficar mais fácil o entendimento, porém a assinatura eletrônica tem mais de mil casos de uso.

Imobiliárias

A formalização de contratos no mercado imobiliário torna-se muito mais eficiente com o uso da assinatura eletrônica, uma vez que essa ferramenta possibilita que o fluxo contratual tenha um funcionamento dinâmico e bem mais rápido.

A utilização desse tipo de assinatura gera efeitos positivos na produtividade dos corretores e demais funcionários da empresa. Isso porque eles passam a ter condições de otimizar o processo de contratação de forma remota, contribuindo para melhorar a satisfação dos clientes e alavancar o sucesso da imobiliária.

Para se ter uma ideia disso, basta pensar nas negociações voltadas para a locação de imóveis, que, em geral, são bem mais numerosas do que as de venda.

Com o uso de contratos imobiliários digitais, processos morosos de entrega de documentos em papel — que exigem o deslocamento de locador, locatário e fiadores até a imobiliária — deixam de existir. Todo o processo passa a ser feito digitalmente, de forma que uma contratação que poderia levar semanas pode ser finalizada em até um dia. Veja o vídeo abaixo e conheça o case da RE/MAX com a DocuSign:

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Financeiras

As instituições financeiras também ganham (e muito!) com a adoção da assinatura eletrônica. Por ser uma solução de autenticação segura — que, inclusive, evita fraudes quanto à autoria e ao consentimento — a assinatura eletrônica permite que os clientes da instituição fechem vários negócios via internet, através do site e de aplicativos bancários.

Algumas das facilidades obtidas são:

  • aberturas e movimentação de contas;
  • contratação de empréstimos;
  • adesão a títulos de capitalização e programas de previdência;
  • participação em consórcios.

Saiba como as instituições financeiras podem se beneficiar com a assinatura eletrônica assistindo ao vídeo sobre a adesão feita por instituições financeiras e conhecendo o caso de sucesso do Banco Inter!

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Seguros

A adoção da assinatura eletrônica é extremamente vantajosa para as empresas seguradoras. Além de cortar custos relativos ao seu funcionamento administrativo, com a ferramenta elas têm tudo para maximizar o volume de negócios a partir da simplificação dos processos comerciais.

A redução de gastos é possível porque o uso dessa modalidade de firma exige que os procedimentos internos e externos de gestão de documentos da companhia passem a ser feitos digitalmente.

As vendas das seguradoras também aumentam, já que a automação de processos que permite o uso da assinatura eletrônica faz com que o processo de contratação de uma apólice fique bem mais simples. Assim, um contrato de seguro pode ser formalizado em algumas horas via internet, bastando que seguradora e segurado concordem com os termos do acordo.

Descubra mais sobre isso no post sobre a solução da DocuSign para seguradoras!

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Educação

A assinatura eletrônica é um recurso cada vez mais usado tanto nas faculdades que oferecem apenas aulas presenciais quanto na universidade digital.

Essa ferramenta tem sido adotada para a validação de diferentes documentos acadêmicos:

  • alunos — atestado de matrícula e histórico escolar etc.
  • professores — diário de classe, plano de ensino, entre outros;
  • gestores educacionais — relatório de número de ingressantes e de egressos etc.

As instituições de ensino podem usar a assinatura eletrônica para efetuar o processo de matrícula digital. Por se tratar de um procedimento que valida o ingresso e a permanência dos alunos do ensino superior, facilita o trabalho dos profissionais das universidades e o acesso dos estudantes aos serviços acadêmicos.

Assim, não é preciso que os alunos enfrentem filas e nem que os secretários assinem e carimbem pilhas de papéis. Assista ao case da Multivix e saiba mais:

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Telecomunicações

O setor de telecomunicações é caracterizado por grande competitividade entre as empresas. Afinal, para se destacarem, elas precisam não apenas fornecer os melhores serviços, mas também oferecer atendimento de qualidade aos seus clientes.

Com a assinatura eletrônica, a companhia pode sair na frente dos concorrentes, pois, ao formalizar um processo de contratação em minutos, a empresa aumenta as suas chances de fechar o negócio.

Assista ao vídeo da T-Mobile e veja como a assinatura eletrônica é fundamental para a área de telecom!

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Recursos Humanos

Com os diversos desafios do RH e a chegada da revolução 4.0, adotar a assinatura eletrônica é um pré-requisito para a empresa que pretende ser competitiva. Até porque, se considerarmos a história do RH, o desenvolvimento tecnológico é um dos fatores que direciona as demandas de um negócio que quer se manter ativo no mercado.

Atualmente, o uso dessa modalidade de firma permite que o departamento pessoal execute a maioria dos seus processos eletronicamente, o que garante a integridade dos documentos que precisam ser armazenados.

A digitalização do RH contribui ainda para o aumento da produtividade dos colaboradores que atuam no setor. Com os documentos de recursos humanos sendo elaborados, assinados e guardados em ambiente digital, o processo de consulta se torna mais simples e rápido.

Além disso, os riscos de extravio documental diminuem consideravelmente e os custos envolvidos na criação de papeladas são praticamente extintos, o que aumenta a eficiência no RH.

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Jurídico

No universo jurídico, a implantação da assinatura eletrônica confere fluidez à gestão de contratos, possibilitando, por exemplo, que o advogado dê andamento em processos contratuais sem que o cliente tenha que estar presente em todas as etapas de uma ação.

É bom lembrar que a transformação digital traz melhorias para todo o fluxo de contratos jurídicos, evitando a consolidação de fraudes, já que os documentos com a assinatura eletrônica são protegidos.

Agronegócios

O uso da assinatura eletrônica no agronegócio já é uma realidade. O surgimento da agricultura 4.0 está modificando os negócios nesse ramo, os quais vêm ganhando uma roupagem digital.

E um dos principais responsáveis por esse novo cenário mercadológico é justamente a assinatura eletrônica. Ao ser emitida de diferentes dispositivos móveis, como celulares e tablets, possibilita o fechamento de negociações nas zonas rurais que, em alguns casos, podem carecer de infraestrutura computacional. É a tecnologia no agronegócio!

É possível integrar APIs para assinatura eletrônica?

É possível integrar a assinatura eletrônica à gestão de APIs, tecnologia por meio da qual as funções de um aplicativo são acessadas por outro software, havendo a automação de uma série de processos.

Com uma API para assinatura eletrônica, há opções de integração segura com bancos de dados de diferentes tipos, formulários, contratos, requisições, ordens de serviços e outros documentos típicos da rotina empresarial.

A API também permite que a autenticação efetuada pela assinatura eletrônica ocorra em múltiplas etapas. Basta fazer download do sandbox. Ou assista ao vídeo da Unilever que utiliza DocuSign integrada com outras plataformas.

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Quais são as vantagens de adotar a assinatura eletrônica?

São muitas as vantagens proporcionadas pelo uso da assinatura eletrônica nos mais variados segmentos corporativos. Um dos principais benefícios gerados pela implementação dessa solução é a otimização de processos administrativos e comerciais e a diminuição de custos diretos e indiretos (desde a impressão, papel, transporte e armazenamento do documento, até horas gastas com pessoas redigitando dados em sistemas).

Isso acontece porque, com uma plataforma de assinatura eletrônica, todo o fluxo de documentos de uma empresa pode ser efetivado digitalmente, a partir do suporte de outros recursos tecnológicos, como sistemas de integração de dados. Então é possível gerar o documento automaticamente, usar um template pré-aprovado que será automaticamente populado com os dados do sistema, assinar e armazenar na nuvem este documento assinado.

A tramitação de documentos também fica mais segura, pois a criptografia da assinatura eletrônica impede falsificações de autoria ou qualquer alteração no documento já assinado.

Outro aspecto bastante positivo é a diminuição da morosidade das contratações, já que os acordos podem ser criados, revisados e assinados sem a necessidade de reunião, via internet. E o signatário pode assinar o documento em seu celular a qualquer momento e em qualquer lugar.

Além disso, essa tecnologia gera economia para a empresa, que deixa de gastar com a impressão de documentos, e contribui para o desenvolvimento de práticas sustentáveis.

 

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Quais são os diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign?

O software de assinatura eletrônica da DocuSign é perfeito para quem busca agilidade, economia, segurança e praticidade na hora de fechar negócios ou operacionalizar procedimentos administrativos na empresa.

Esse sistema diferencia-se de outros recursos existentes no mercado por possibilitar a gestão eficiente de documentos a partir do manejo de funcionalidades simples e objetivas, de forma a diminuir os processos burocráticos e aumentar a eficiência da empresa.

Outro diferencial é que a tecnologia da DocuSign tem validade jurídica, tal qual as assinaturas à caneta e não cobra a mais pelas assinaturas validadas por certificado digital.

E se não bastassem tantas vantagens, a plataforma conta com um excelente custo-benefício, valendo cada centavo do investimento feito. Pois custa muito mais barato do que todo o ciclo de vida de um documento assinado em papel.

Conheça mais sobre essa plataforma que conta com mais de 200 milhões de usuários e mais de 500 mil clientes espalhados pelo mundo, sendo referência quando o assunto é assinatura eletrônica, entrando em nosso site.

Agora que você já sabe o que é, como fazer e quais são as possibilidades de uso da assinatura eletrônica, precisa adotar essa tecnologia em seu negócio o quanto antes. Deixar a implementação para depois significa continuar com métodos obsoletos e, consequentemente, perder dinheiro.

Então, faça um teste grátis da melhor plataforma de assinatura eletrônica, a DocuSign!

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