Assinatura eletrônica: o que é, como fazer e muito mais!

assinatura eletrônica

É bem provável que, em algum momento, você já tenha visto alguém usando a assinatura eletrônica ou que, pelo menos, tenha ouvido falar dessa tecnologia. E não seria para menos, já que essa modalidade vem ganhando um espaço cada vez maior nos mais variados segmentos corporativos e empresas de diferentes portes.

Hoje, a assinatura eletrônica é utilizada para formalizar operações de ordem administrativa, financeira, comercial, fiscal, tributária, previdenciária etc. Portanto, não restam dúvidas: ela chegou para ficar.

Mas, por que esse recurso tecnológico faz tanto sucesso? A razão é muito simples: a assinatura eletrônica reúne, em uma só solução, características indispensáveis para manter a veracidade da autenticação de uma pessoa física ou jurídica em um documento, além de eliminar custos e trazer eficiência operacional. Tudo isso por meio da criptografia, que garante que a declaração nunca seja modificada.

Além disso, essa ferramenta tem seguido as principais tendências tecnológicas. Assim como o avanço de soluções digitais em diversos segmentos, ela também tem ajudado a trazer mais eficiência a vários processos.

De maneira resumida, é possível afirmar que a assinatura eletrônica é um meio seguro e juridicamente válido de atribuir uma firma no ambiente digital. Esse tipo de assinatura consiste em um registro que atesta a autoria ou a aprovação do teor de um documento sob o formato digital, selando o acordo entre as partes. A partir de mecanismos que operam eletronicamente, são coletadas evidências capazes de comprovar a identidade do emitente da assinatura e a integridade do documento.

A assinatura eletrônica e pode ser incluída no dia a dia dos mais variados tipos de negócio. Mas, se você ainda tem dúvidas sobre questão da validade jurídica desse recurso no Brasil, as possibilidades de uso dessa ferramenta e as principais vantagens de sua utilização, este post pode esclarecê-las.

O que é assinatura eletrônica?

Para ficar claro o que é assinatura eletrônica, vale a pena entender primeiro o conceito de assinatura em geral. Assinar um documento significa autenticar algo. Quem assina um documento, reconhece o conteúdo dele como verdadeiro e íntegro.

A assinatura como conhecemos, no papel e caneta, pode ser proveniente de uma pessoa física ou uma pessoa jurídica. Desse modo, o signatário de um documento assume a responsabilidade pelo seu teor. Assim, a assinatura é a marca que confere a garantia de que o que está sendo atestado é crível e autêntico.

Em termos gerais, assinar um documento significa autenticar, ou seja, reconhecer como verdadeiro e íntegro o seu conteúdo, a partir de um registro efetuado por um sujeito (que pode ser uma pessoa física ou uma pessoa jurídica). Desse modo, o signatário de um documento assume a responsabilidade pelo seu teor, sendo a assinatura a marca que confere a garantia de que o que está sendo atestado é crível e autêntico.

Tendo em vista essas características, a própria natureza de uma assinatura confere a essa ação um valor legal. Isso porque, ao subscrever um documento, o assinante declara, de acordo com a sua espontânea vontade, que as informações contidas nele são verídicas, sendo, portanto, confiáveis e dignas de boa fé.

A assinatura funciona como um instrumento jurídico que pode ser usado em todas as esferas sociais, consistindo, por isso, em um valioso artefato constitucional. Tanto uma assinatura feita à caneta quanto a assinatura eletrônica são dotadas dessas especificidades.

Mas, a principal diferença entre a assinatura comum e a assinatura eletrônica é o meio pelo qual a firma é atribuída pelo signatário. Ou seja, ela é aplicada em documentos elaborados sob o formato digital. Este recurso é usado para conferir autoria, autenticidade ou concordância na documentação que tramita em ambiente virtual. Logo, a assinatura eletrônica é o recurso usado para conferir autoria, autenticidade ou concordância na documentação que tramita em ambiente virtual.

Essa tecnologia é composta por um vasto conjunto de tipos de registro que tem como base o uso de mecanismos eletrônicos. Em geral, utiliza-se a criptografia para identificar um signatário e efetuar a respectiva validação da sua identidade, garantindo a integridade do documento.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica?

Desde a publicação da Medida Provisória de número 2.200-0 em 2001 e do reforço que essa MP ganhou com o  Decreto Nº 10.543, de 13/11/2020, todo documento com assinatura eletrônica tem a mesma validade de um documento com assinatura física. Considerando o contexto atual, onde tudo acontece no ambiente digital, isso já seria um grande benefício. Mas essa tecnologia ainda traz outras vantagens, principalmente, para quem trabalha com contratos ou outras declarações que precisam ser assinadas.

Uma delas diz respeito à eficiência e economia. Para quem depende da coleta de assinaturas para fechar negócios, a utilização da assinatura eletrônica pode gerar uma redução de R$ 190 por contrato, além da conclusão de cerca de 82% de acordos no mesmo dia e 49% em menos de 15 minutos. Assinando no papel nada disso seria possível, pois as etapas de transporte e coleta das assinaturas é feito de forma manual.

Outro benefício está relacionado à possibilidade de assinar e validar documentos de qualquer lugar. Como a assinatura eletrônica é feita digitalmente, basta ter um dispositivo com acesso à internet para utilizá-la, seja um celular, um tablet ou um computador. Além disso, ela é bastante segura e pode evitar problemas, como fraudes e cópias indevidas de uma assinatura.

Quer saber mais? Clique aqui e leia o e-book sobre como assinar documentos eletrônicos!

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

É muito comum que as pessoas pensem que assinatura eletrônica e assinatura digital são termos sinônimos, que se referem a uma só ferramenta. No entanto, os dois formatos possuem algumas diferenças e é importante levar isso em consideração na hora de escolher qual tipo mais adequada às suas necessidades.

Esses recursos tem a mesma finalidade geral: a de possibilitar a emissão de firma em documentos que circulam eletronicamente. Mas o que os diferencia são as tecnologias aplicadas a identificação do signatário do documento.

De maneira resumida, podemos dizer que toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica, mas nem sempre uma assinatura eletrônica consiste em uma assinatura digital. A assinatura eletrônica tem um escopo mais amplo, permitindo mais possibilidades de registro e diversas formas de autenticar quem vai assinar o documento. E a assinatura digital pode ser compreendida, justamente, como uma dessas opções de autenticação.

Portanto, a assinatura eletrônica abrange a totalidade de meios juridicamente válidos de confirmar a autoria no meio virtual. Isso inclui a assinatura digital, que é um dos tipos de assinatura eletrônica.

No caso da assinatura digital, a autenticação de identidade é garantida por meio do certificado ICP Brasil, que contém uma série complexa de fórmulas matemáticas e uso de tecnologia PKI. Elas são capazes de associar um código algorítmico ao seu respectivo emissor, a partir do uso de criptografia assimétrica, que possui alto nível de segurança.

São utilizados dois tipos de chave: uma privada (PKI, que codifica e identifica o autor do arquivo) e uma pública (proveniente da anterior e utilizada para atribuir validade à assinatura feita).

O processo é desenvolvido por meio de um certificado digital expedido por Autoridade Certificadora. Essa entidade é licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão responsável pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil), com fé pública para respaldar juridicamente o procedimento de autenticação.

Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

A resposta é sim — e mesmo sem que haja a utilização do certificado digital, que é um recurso próprio da assinatura digital (apenas um dos tipos de assinatura eletrônica), como explicamos no tópico anterior. A razão disso é que a legislação brasileira vigente respalda o uso da assinatura eletrônica para as mais variadas finalidades, conferindo a sua validade jurídica. Essa determinação legal está prevista na Medida Provisória (MP) de número 2.200-0.

A disposição sobre a legalidade da assinatura eletrônica fica clara quando observamos o parágrafo segundo do artigo de número 10 da referida MP, que tem a seguinte redação:

"o disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for proposto."

Portanto, não é exigido certificado digital para que uma assinatura eletrônica valha juridicamente.

A questão da validade jurídica está diretamente relacionada aos elevados níveis de segurança da assinatura eletrônica, os quais conferem a ela o status de um mecanismo consideravelmente confiável de autenticação de autoria e concordância dos signatários.

Nessa ótica, como se trata de uma modalidade de firma capaz de proteger a integridade do documento ao mesmo tempo em que legitima a identidade do seu autor, a justiça brasileira a considera como um recurso válido, assim como as assinaturas à caneta. Assista ao nosso webinar com a Opice Blum e descubra tudo sobre a validade jurídica de uma assinatura eletrônica.

Quem pode usar uma assinatura eletrônica?

A resposta para essa pergunta é: todo mundo, toda área e toda empresa, seja ela grande ou pequena! Listamos abaixo alguns casos de uso para que fique mais fácil entender quem pode inserir a assinatura eletrônica no dia a dia:

Imobiliárias

A formalização de contratos no mercado imobiliário torna-se muito mais eficiente com o uso da assinatura eletrônica. Essa ferramenta possibilita que o fluxo contratual tenha um funcionamento dinâmico e bem mais rápido.

A utilização desse tipo de assinatura gera efeitos positivos na produtividade dos corretores e demais funcionários da empresa. Isso porque eles passam a ter condições de otimizar o processo de contratação de forma remota, contribuindo para melhorar a satisfação dos clientes e alavancar o sucesso da imobiliária.

Com o uso de contratos imobiliários digitais, processos morosos de entrega de documentos em papel, que exigem o deslocamento de locador, locatário e fiadores até a imobiliária, deixam de existir. Todo o procedimento passa a ser feito digitalmente. Assim, uma contratação que poderia levar semanas pode ser finalizada em até um dia. Veja o vídeo abaixo e conheça o case da RE/MAX com a DocuSign:

Financeiras

As instituições financeiras também ganham (e muito!) com a adoção da assinatura eletrônica. Por ser uma solução de autenticação segura, a assinatura eletrônica permite que os clientes da instituição fechem vários negócios via internet, através do site e de aplicativos bancários.

Algumas das facilidades obtidas são:

  • aberturas e movimentação de contas;
  • contratação de empréstimos;
  • adesão a títulos de capitalização e programas de previdência;
  • participação em consórcios.

Saiba como as instituições financeiras podem se beneficiar com a assinatura eletrônica assistindo ao vídeo sobre a adesão feita por instituições financeiras e conhecendo o caso de sucesso do Banco Inter!

Seguros

A adoção da assinatura eletrônica é extremamente vantajosa para as empresas seguradoras. Além de cortar custos relativos ao seu funcionamento administrativo, com a ferramenta, elas têm tudo para maximizar o volume de negócios a partir da simplificação dos processos comerciais.

A redução de gastos é possível porque o uso dessa modalidade de firma exige que os procedimentos internos e externos de gestão de documentos da companhia passem a ser feitos digitalmente.

As vendas das seguradoras também aumentam, já que a automação de procedimentos que permite o uso da assinatura eletrônica faz com que o processo de contratação de uma apólice fique bem mais simples. Assim, um contrato de seguro pode ser formalizado em algumas horas via internet, bastando que seguradora e segurado concordem com os termos do acordo.

Descubra mais sobre isso no post sobre a solução da DocuSign para seguradoras!

Educação

A assinatura eletrônica é um recurso cada vez mais usado tanto nas faculdades que oferecem apenas aulas presenciais quanto na universidade digital.

Essa ferramenta tem sido adotada para a validação de diferentes documentos acadêmicos:

  • alunos — atestado de matrícula e histórico escolar etc.
  • professores — diário de classe, plano de ensino, entre outros;
  • gestores educacionais — relatório de número de ingressantes e de egressos etc.

As instituições de ensino podem usar a assinatura eletrônica para efetuar o processo de matrícula digital. Por se tratar de um procedimento que valida o ingresso e a permanência dos alunos do ensino superior, facilita o trabalho dos profissionais das universidades e o acesso dos estudantes aos serviços acadêmicos.

Assim, não é preciso que os alunos enfrentem filas e nem que os secretários assinem e carimbem pilhas de papéis. Assista ao case da Multivix e saiba mais:

Telecomunicações

O setor de telecomunicações é caracterizado por grande competitividade entre as empresas. Afinal, para se destacarem, elas precisam não apenas fornecer os melhores serviços, mas também oferecer atendimento de qualidade aos seus clientes.

Com a assinatura eletrônica, a companhia pode sair na frente dos concorrentes. Ao formalizar um processo de contratação em minutos, a empresa aumenta as suas chances de fechar o negócio.

Assista ao vídeo da T-Mobile e veja como a assinatura eletrônica é fundamental para a área de telecom!

Recursos Humanos

Com os diversos desafios do RH e a chegada da revolução 4.0, adotar a assinatura eletrônica é um pré-requisito para a empresa que pretende ser competitiva. Até porque, se considerarmos o histórico do setor de RH, o desenvolvimento tecnológico é um dos fatores que direciona as demandas de um negócio que quer se manter ativo no mercado.

Atualmente, o uso dessa modalidade de firma permite que o departamento pessoal execute a maioria dos seus processos eletronicamente, o que garante a integridade dos documentos que precisam ser armazenados.

A digitalização do RH contribui ainda com o aumento da produtividade dos colaboradores que atuam no setor. Com os documentos de recursos humanos sendo elaborados, assinados e guardados em ambiente digital, o processo de consulta se torna mais simples e rápido.

Além disso, os riscos de extravio documental diminuem consideravelmente, e os custos envolvidos na criação de papeladas são praticamente extintos, o que aumenta a eficiência no RH.

Turismo

Para a área de turismo, ter a possibilidade de assinar eletronicamente os contrato ajuda muito, desde vendas online até a busca por um contrato quando algo acontece. Melhorando muito a experiência do cliente e trazer compliance para as operações realizadas. Veja o exemplo da CVC no vídeo abaixo:

Jurídico

No universo jurídico, a implantação da assinatura eletrônica confere fluidez à gestão de contratos. Isso possibilita, por exemplo, que o advogado dê andamento em processos contratuais sem que o cliente tenha que estar presente em todas as etapas de uma ação.

É bom lembrar que a transformação digital traz melhorias para todo o fluxo de contratos jurídicos. A vantagem é que pode se evitar a consolidação de fraudes, já que os documentos com a assinatura eletrônica são protegidos.

Agronegócios

O uso da assinatura eletrônica no agronegócio já é uma realidade. O surgimento da agricultura 4.0 está modificando os negócios nesse ramo, os quais vêm ganhando uma roupagem digital.

Um dos principais responsáveis por esse novo cenário mercadológico é justamente a assinatura eletrônica. Ao ser emitida por diferentes dispositivos móveis, como celulares e tablets, ela tem possibilitado o fechamento de negociações nas zonas rurais que, em alguns casos, podem carecer de infraestrutura computacional. É a tecnologia no agronegócio!

É possível integrar APIs para assinatura eletrônica?

É possível integrar a assinatura eletrônica à gestão de APIs, tecnologia por meio da qual as funções de um aplicativo são acessadas por outro software, havendo a automação de uma série de processos.

Com uma API para assinatura eletrônica, há opções de integração segura com bancos de dados de diferentes tipos, formulários, contratos, requisições, ordens de serviços e outros documentos típicos da rotina empresarial.

A API também permite que a autenticação efetuada pela assinatura eletrônica ocorra em múltiplas etapas. Basta fazer download do sandbox. Ou assista ao vídeo da Unilever que utiliza DocuSign integrada com outras plataformas.

Quais são as vantagens de adotar a assinatura eletrônica?

São muitas as vantagens proporcionadas pelo uso da assinatura eletrônica nos mais variados segmentos corporativos. Um dos principais benefícios gerados pela implementação dessa solução é a otimização de processos administrativos e comerciais e a diminuição de custos diretos e indiretos (desde a impressão, papel, transporte e armazenamento do documento, até horas gastas com pessoas redigitando dados em sistemas).

Isso acontece porque, com uma plataforma de assinatura eletrônica, todo o fluxo de documentos de uma empresa pode ser efetivado digitalmente, a partir do suporte de outros recursos tecnológicos, como sistemas de integração de dados. Então é possível gerar o documento automaticamente, usar um template pré-aprovado que será automaticamente populado com os dados do sistema, assinar e armazenar na nuvem este documento assinado.

A tramitação de documentos também fica mais segura, pois a criptografia da assinatura eletrônica impede falsificações de autoria ou qualquer alteração no documento já assinado.

Outro aspecto bastante positivo é a diminuição da morosidade das contratações, já que os acordos podem ser criados, revisados e assinados sem a necessidade de reunião, via internet. E o signatário pode assinar o documento em seu celular a qualquer momento e em qualquer lugar.

Além disso, essa tecnologia gera economia para a empresa, que deixa de gastar com a impressão de documentos, e contribui para o desenvolvimento de práticas sustentáveis.

Como fazer uma assinatura eletrônica?

Como explicamos no tópico anterior, há diferentes tipos de assinatura eletrônica. Consequentemente, existem várias maneiras de efetuar esse tipo de firma. Então, como fazer uma assinatura eletrônica?

Entre os diversos formatos, vamos mostrar o modo mais simples e eficiente de atribuir a autenticação de assinantes em um documento: a assinatura eletrônica por meio de plataformas.

É o caso da DocuSign eSiganture, que faz parte do Agreement Cloud, tecnologia que vem revolucionando a tramitação documental. Além disso esse tipo de assinatura eletrônica é o mais utilizado atualmente, totalizando mais de um milhão de clientes pelo mundo todo.

A utilização dessa plataforma é extremamente simples, já que conta com funcionalidades autoexplicativas e uma interface bastante amigável para os seus usuários. E essas características facilitam muito a emissão da assinatura eletrônica.

Depois da elaboração do documento que será assinado no formato Word, PDF, ou qualquer outro formato eletrônico, o emissor deve acessar a plataforma por meio de login e senha. Depois de logado, ele deve selecionar o arquivo, que pode estar armazenado no computador ou em um sistema de gestão de arquivos, e fazer o upload.

Em caso de integração, o fluxo é automático de um sistema para o outro, transferindo as informações para o template criado dentro da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign.

Em seguida, o emissor deve efetuar a seleção dos interessados na validação do documento, adicionando o nome e o endereço de e-mail das pessoas que serão as signatárias do arquivo que será enviado. Até mesmo a ordem em que as assinaturas têm que ser emitidas pode ser especificada durante essa etapa.

Também é possível incluir os dados de outros destinatários que, mesmo não sendo assinantes, precisam acompanhar todo o processo de tramitação documental recebendo apenas uma cópia. Na sequência, será preciso que o responsável pelo documento opte pela sinalização dos campos padrões ou personalizados, que necessitarão de preenchimento pelos assinantes.

Outra ação exigida nessa sequência é a adição das tags, que indicam a solicitação da inclusão de informações sobre data, local da assinatura, iniciais do signatário, endereço, CNPJ ou qualquer informação necessária. Finalizadas essas indicações, basta que o emissor envie o documento, o qual será recebido pelos destinatários por meio de um link que deve ser acessado para a emissão da assinatura.

O signatário pode efetuar a assinatura via link recebido por e-mail ou SMS. Ela pode ser feita a partir de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet, como notebooks, tablets e celulares. Para isso, com o documento aberto, é preciso que o assinante siga as orientações contidas na plataforma, chegando à etapa de conclusão do procedimento.

Não é preciso se preocupar com o arquivamento do documento. Ele será armazenado de forma automática, segura e com fácil recuperação na nuvem da DocuSign.

A gestão da plataforma de assinatura eletrônica é bem simples e conta com o diferencial de funcionalidades que auxiliam na supervisão das atividades de tramitação eletrônica dos arquivos. Através da interface do sistema, são disponibilizadas diversas ações gerenciais, como:

  • acompanhamento do status do documento;
  • verificação da localização do arquivo no fluxo de assinaturas;
  • geração de lembretes aos usuários;
  • envio de notificações a cada conclusão de etapa do ciclo;
  • emissão de relatórios;
  • realização de auditorias.

Quais são os tipos de assinaturas eletrônicas?

Agora que você já sabe todos os benefícios da assinatura eletrônica, vale a pena entender quais são os tipos disponíveis de assinaturas eletrônicas no mercado. O que as diferencia é o conjunto de dados reunidos que confirmam a identidade do signatário, além da possibilidade de verificar alterações feitas no documento após a coleta das assinaturas.

Assinatura eletrônica simples

Neste tipo de assinatura eletrônica, os dados do usuário são colhidos por meio de um formulário eletrônico. Essas informações também podem estar associadas ao IP do dispositivo utilizado no momento da assinatura, da rede de internet ou ainda da localização geográfica do usuário.

Para que seja válida, a assinatura eletrônica simples confirma a identidade do signatário através do sistema eletrônico onde ela será utilizada, demonstrando de forma clara a intenção de assinar o documento.

Assinatura eletrônica avançada

Já a assinatura eletrônica avançada, o meio utilizado para confirmar a identidade do usuário é mais amplo. As tecnologias que identificam o signatário vão desde um código de segurança específico de cada cliente, conhecido como PIN (Personal Identification Number), até utilização de dados biométricos.

Assim como no caso da assinatura eletrônica simples, a modalidade avançada também precisa de um mecanismo que consiga detectar alterações no documento após registradas as assinaturas. Um dos métodos utilizados para isso é a utilização de um certificado digital, que comprova a identidade do usuário e faz a criptografia da certidão.

Assinatura qualificada

A assinatura qualificada tem a mesma validade que a assinatura feita de próprio punho com reconhecimento de firma em cartório. Isso porque ao mesmo tempo em que comprova a identidade do usuário, ela atesta a integridade do documento por meio de tecnologias que criptografam o conteúdo com chaves, de forma praticamente inviolável.

No entanto, para que seja válida, a assinatura qualificada precisa ser feita com a utilização de um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora credenciada pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) o ICP Brasil.

Quais são os diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign?

O software de assinatura eletrônica da DocuSign é perfeito para quem busca agilidade, economia, segurança e praticidade na hora de fechar negócios ou operacionalizar procedimentos administrativos na empresa.

Esse sistema diferencia-se de outros recursos existentes no mercado por possibilitar a gestão eficiente de documentos a partir do manejo de funcionalidades simples e objetivas, de forma a diminuir os processos burocráticos e aumentar a eficiência da empresa.

Outro diferencial é que a tecnologia da DocuSign tem validade jurídica, tal qual as assinaturas à caneta e não cobra a mais pelas assinaturas validadas por certificado digital.

E se não bastassem tantas vantagens, a plataforma conta com um excelente custo-benefício, valendo cada centavo do investimento feito. Pois custa muito mais barato do que todo o ciclo de vida de um documento assinado em papel.

Conheça mais sobre essa plataforma que conta com mais de 200 milhões de usuários e mais de 500 mil clientes espalhados pelo mundo, sendo referência quando o assunto é assinatura eletrônica, entrando em nosso site.

Agora que você já sabe o que é, como fazer e quais são as possibilidades de uso da assinatura eletrônica, precisa adotar essa tecnologia em seu negócio o quanto antes. Deixar a implementação para depois significa continuar com métodos obsoletos e, consequentemente, perder dinheiro.

 

Então, faça um teste grátis da melhor plataforma de assinatura eletrônica, a DocuSign!

 

 

Publicados