A estruturação adequada de uma empresa é um dos pré-requisitos para o alcance do sucesso no mundo corporativo, pois, afinal, a excelência na produção e a obtenção de lucratividade estão associadas à ordenação e à sistematização dos processos que são desenvolvidos no seu interior.

Por sua importância administrativa e jurídica, os documentos de recursos humanos estão entre os elementos do negócio que precisam estar sempre organizados.

Levando em conta esse cenário, é necessário otimizar a organização dos documentos de recursos humanos, de forma a propiciar agilidade, segurança e eficiência ao processo de arquivamento que é executado.

Nesse post, vamos dar 6 dicas de como os funcionários que cuidam dessa documentação podem ser instruídos para organizá-la, conferindo sistematicidade ao armazenamento e evitando que esses arquivos se deteriorem ou se percam com o passar do tempo.

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1. Identifique as demandas organizacionais

O primeiro passo para organizar de forma adequada os documentos de recursos humanos pertencentes a uma empresa consiste na identificação de demandas organizacionais específicas.

Trata-se da necessidade de verificação dos aspectos legais, sobretudo de natureza fiscal e trabalhista, e das particularidades do negócio antes de iniciar as atividades práticas de organização documental.

Nessa perspectiva, é preciso que se conheça a legislação referente aos tipos de documentos utilizados nos procedimentos de recursos humanos, o que ajuda a evitar a ocorrência de erros no processo de arquivamento de documentos. O conhecimento das especificidades da empresa, tendo em vista o seu segmento de atuação, por exemplo, contribui para a definição de eventuais documentações extras que devem ser armazenadas, favorecendo a gestão de documentos.

2. Saiba por quanto tempo os arquivos precisam ser mantidos

É preciso ter atenção quanto ao período em que cada tipo de documento deve ser arquivado, cuidado este que resguarda legalmente a empresa de eventuais problemas e evita o acúmulo de arquivo morto.

Assim, pedidos de demissão, avisos prévios e termos de rescisão de trabalho têm que ser guardados durante 2 anos. Já o cadastro geral de empregados e desempregados deve ser arquivado por 3 anos.

Devem ser arquivados por 5 anos: recibos de pagamentos, cartões ou livros de pontos, atestados médicos, arquivos referentes a créditos tributários — como IR —, autorizações de descontos não previstos na legislação, acordos de compensação e de prorrogação de horas, relação de contribuição e guia de recolhimento sindical, bem como comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa do funcionário.

Os documentos relacionados à Receita Federal e ao INSS precisam ser guardados entre 5 e 10 anos. Os comprovantes de pagamento PIS/PASEP e salário educação devem ser armazenados por 10 anos.

O Perfil Profissiográfico e o seu comprovante de entrega ao funcionário, exames médicos (admissional, periódico, de afastamento e de retorno ao trabalho, demissional), informações do programa de Prevenção de Riscos Ambientais têm que ser mantidos por 20 anos.

Os documentos relativos ao FGTS precisam ser armazenados durante 30 anos. Há ainda os documentos que devem ser guardados por prazo indeterminado, como a relação anual de informações sociais (RAIS), os contratos de trabalho e o livro de registro de funcionários, assim como os livros de ata da CIPA e de inspeção do trabalho.

3. Estabeleça critérios e procedimentos de organização

Para a obtenção de eficiência no arquivamento de documentos no ambiente empresarial, é preciso estabelecer critérios e procedimentos de organização. Isso requer a definição das categorias que vão balizar o processo organizacional e a especificação das etapas, bem como estratégias que devem ser seguidas para efetuar o arquivamento.

Os critérios de guarda de documentos são variáveis. Eles podem, por exemplo, basearem-se no tipo de documento — ficha cadastral, contrato trabalhista, atestados médicos, formulários de férias, histórico funcional, contracheques etc. — com o agrupamento de todos os funcionários em uma mesma tipologia.

Outra possibilidade é a classificação individual por ordem alfabética que, por sua vez, reúne a totalidade de documentos de um mesmo colaborador.

Também é fundamental que sejam estipulados os procedimentos referentes à organização de documentos de recursos humanos que levam em conta a periodicidade, o local e o formato de armazenamento.

Em conjunto ao estabelecimento de critérios, a definição desses procedimentos é importante porque auxilia na padronização dos mecanismos organizacionais utilizados pelos profissionais que atuam no setor de gestão de pessoas.

4. Informe a sua equipe sobre os processos organizacionais

Depois de conhecidas as questões legais, identificadas as necessidades da empresa bem como definidos os critérios e os procedimentos para a organização de documentos, é preciso que a equipe da área de recursos humanos receba as devidas informações.

É somente por meio da comunicação apropriada desses processos que poderá haver a criação e o seguimento de padrões organizacionais para a guarda de documentos.

O sucesso do repasse dessas informações aos colaboradores depende, em grande medida, da forma como a comunicação será efetuada. Por isso, o ideal é que as orientações sejam as mais claras e objetivas possíveis, de forma a evitar qualquer possibilidade de mal-entendido que possam levar ao cometimento de falhas.

Além disso, as indicações procedimentais devem ser registradas e transmitidas oralmente e por escrito.

5. Use a tecnologia ao seu favor

Com tantas tecnologias eficientes disponíveis no mercado, é um desperdício não utilizá-las também para organizar os documentos de recursos humanos de uma empresa.

Entre as diversas ferramentas tecnológicas que podem ser aplicadas a essa organização, a assinatura eletrônica é uma das mais dinâmicas e eficientes, uma vez que pode ser utilizada em diferentes tipos de documentos e para as mais variadas finalidades. Eliminando 100% a assinatura e a guarda do documento físico.

Por ser um recurso seguro, com validade jurídica e de uso simples, a assinatura eletrônica funciona como um instrumento de grande utilidade para a organização documental. Isso porque, a sua adoção permite a informatização dos documentos de recursos humanos que podem, então, passar a ser emitidos e armazenados em meio digital, de modo a gerar economia com os processos de impressão e com o seu arquivamento físico. Desde uma assinatura de carta oferta, até aviso de férias ou solicitação de vale transporte, tudo pode ser feito via uma plataforma de assinatura eletrônica e ficar armazenado na nuvem para consultar onde e quando você precisar.

6. Crie e cultive uma cultura organizacional

A efetividade da organização dos documentos de recursos humanos está relacionada de modo direto à criação e ao cultivo de uma cultura organizacional na empresa.

Ou seja, trata-se da necessidade de implementação de processos que favoreçam a emergência de uma rotina administrativa em que a organização apropriada dos documentos, com base nas categorias e procedimentos que foram padronizados, seja um hábito.

Neste post, mostramos como é possível organizar os documentos de recursos humanos de maneira eficiente. Ao seguir as dicas indicadas, o gestor tem a oportunidade de fornecer a base necessária para que os seus funcionários possam otimizar o trabalho e, ao mesmo tempo, garantir que o processo de arquivamento seja ágil, legal, seguro e correto.

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