Veja qual o passo a passo ideal para realizar uma contratação digital

homem trabalhando no computador com um bebezinho no colo

Com os avanços tecnológicos, a automação de processos está modificando a estrutura das empresas. Ela está presente na produtividade dos colaboradores, na redução de custos e nas responsabilidades de todas as áreas do negócio. A contratação digital é uma das tendências que refletem esse momento.

Em se tratando do setor de Recursos Humanos, conforme preconiza a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), é preciso que a empresa tenha todos os registros dos seus funcionários — das cópias dos documentos solicitados na admissão até os diversos formulários e fichas. Tudo isso precisa ser feito com bastante cuidado, e utilizar sistemas digitais para todos os processos é uma ótima forma da empresa sair na frente dos concorrentes.

Pensando nisso, preparamos este texto para mostrar qual o passo a passo ideal para realizar esse tipo de contratação de colaboradores. Confira agora!

Como funciona a contratação digital?

Quando um novo colaborador é contratado, o setor de RH precisa fazer vários procedimentos. Assim, por conta da necessidade de a empresa ter o registro de todos os seus funcionários, deve solicitar diversos documentos ao novo contratado, além de preencher fichas e formulários.

Em vez de passar os primeiros dias preenchendo tudo isso, a empresa pode otimizar esse processo por meio de sistemas que permitam a contratação digital, utilizando sistemas automatizados. Esse modelo permite que a empresa se comunique com seus novos contratados de forma online, evitando, dessa forma, a perda de tempo da espera do papel assinado ou preenchido.

Isso não está restrito ao momento da contratação e registro. A companhia também pode continuar a realizar essa integração no decorrer de todo o primeiro mês do trabalhador na empresa.

O objetivo principal dessa prática é tornar o processo de admissão mais rápido, eliminar as atividades operacionais e manuais, eliminar erros ao preencher os formulários em papel, simplificar o trabalho do setor de RH e do empregado que acaba de ingressar no quadro de funcionários.

Como a assinatura eletrônica pode ajudar?

A assinatura eletrônica abrange todos os meios de subscrição que usam a tecnologia para sua efetivação, englobando, inclusive, a assinatura digital se for preciso o uso de um certificado digital ICP-Brasil. Esse tipo de assinatura visa a autenticar de forma eletrônica documentos sem a necessidade de se utilizar papel.

Assim, a assinatura eletrônica é assegurada por criptografias e coleta de diversos dados, que garante as premissas básicas para a validação de um documento. Ao fazer um contrato de trabalho digital, essa opção simplifica ainda mais o processo de admissão, já que pelos meios eletrônicos a empresa constata a validade do contrato do novo empregado por meio da assinatura eletrônica, permitindo ao candidato assinar usando o celular de onde ele quiser.

Essa ferramenta vem revolucionando o mercado. É o caso da empresa Loggi, que otimizou toda a sua contratação de funcionários pelos meios digitais com a assinatura eletrônica.

Utilizando a plataforma da DocuSign, foi possível a eliminação da possibilidade de perda da qualidade das vias dos documentos e da falta de assinaturas necessárias, e diminuiu a demora no processo. Essa redução burocrática também fez com que o RH da empresa conseguisse otimizar e agilizar contratação de novos membros para o seu time.

Como implementar no RH?

Utilizar processos digitais na contratação de pessoas é um passo fundamental, não somente pelo fato de tornar o RH mais moderno, mas também, porque faz com que o setor consiga atuar de modo fluido para alcançar melhores resultados. Além do mais, existe um upgrade na produtividade e economia de recursos no setor. Se você já utiliza algum software de gestão da área (Workday, SuccessFactor e etc) saiba que a assinatura eletrônica pode estar plugada nele e ao invés de ter um botão imprimir, pode ter um botão assinar.

Assim, a empresa pode adquirir um programa específico para fazer a gestão de RH, recolhendo dados enviados pelos novos contratados e enviando-os para os órgãos competentes. Os documentos assinados serão todos salvos na nuvem e podem ser encontrados de forma rápida e simples.

Quais os benefícios?

A contratação digital por meio do uso da assinatura eletrônica de documentos proporciona vários benefícios para as empresas e para os novos funcionários. Veja, a seguir, os principais que essa tecnologia oferece.

Diminuição de custos e armazenamento

Para arquivar documentos de todos os colaboradores, é preciso um espaço dedicado para essa função na companhia. Além disso, a utilização de um software reduz a quantidade de papel, contratos e cópias que são comuns no método tradicional.

Com a contratação digital, todos os dados são alocados na nuvem, tecnologia responsável por fazer a guarda de informações em um servidor online. Dessa maneira os documentos ficam em segurança e podem ser acessados, compartilhados e editados de qualquer local.

Aumento de produtividade

A contratação digital é um investimento que provoca influência direta na produtividade dos colaboradores. Ela agiliza e simplifica o processo de admissão, fazendo com que poucas pessoas se tornem responsáveis por verificar, arquivar ou organizar documentos.

Se for preciso analisar algum dado, os documentos são facilmente acessados, o que simplifica a gestão para a companhia. Dessa forma, os funcionários não se sobrecarregam com atividades relacionadas à contratação e podem focar outras tarefas.

Otimização da sustentabilidade corporativa

A criação de métodos sustentáveis é cada vez mais rotineira nas empresas. Assim, reduzir o volume de papel utilizado no dia a dia é um dos benefícios mais visíveis com a inserção da contratação digital. Um espaço físico com menos papelada simplifica organização e provoca menos impactos ao meio ambiente.

Melhor engajamento interno

A utilização da tecnologia para desburocratizar os processos e melhorar o tempo dos colaboradores proporciona efeitos satisfatórios em todo o negócio. Eles se sentem mais motivados e valorizados, uma vez que poderão direcionar suas atividades principais visando ao crescimento da empresa, e não apostando todos seus esforços em tarefas repetidas e burocráticas.

Os novos trabalhadores também serão beneficiados com a inserção da contratação digital. Entregar a documentação sem precisar de sair do lar, sempre precisar de uma impressora e de modo rápido simplifica os processos e propicia uma experiência única, antes mesmo do primeiro dia laboral. Além da mobilidade conquistada com a assinatura eletrônica, que pode ser feita via celular.

Enfim, existem diversas soluções no mercado capazes de otimizar a contratação digital das empresas. Uma delas é o eSignature, que faz parte do DocuSign Agreement Cloud, uma suíte de soluções para o setor de Recursos Humanos capaz de auxiliar e tornar os processos muito mais eficientes e rápidos. Utilize a tecnologia ao seu favor e invista em uma solução digital para a sua empresa!

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