Descubra o que fazer e como evitar o extravio de documentos

extravio de documentos Qualquer empresa que almeja estar sempre no topo precisa se preocupar em cuidar adequadamente da estruturação, organização e funcionamento de todos os seus processos administrativos e operacionais.

Esse zelo inclui a implementação de políticas, estratégias e ferramentas que sejam capazes de evitar o extravio de documentos, uma perda que pode ser irreparável, capaz de gerar sérios problemas para o negócio, manchando sua imagem diante dos clientes, levando a ações jurídicas e gerarando prejuízos financeiros.

Neste post, mostraremos quais as principais causas do extravio de documentos e explicaremos o que pode ser feito nesse caso. Além disso, daremos dicas sobre técnicas e recursos que contribuem para evitar esse tipo de perda. Fique por dentro agora mesmo!

Quais são as principais causas do extravio de documentos?

Não é à toa o que diz o ditado: antes prevenir do que remediar! Por isso, o primeiro passo para evitar o extravio de documentos é saber o que os ocasiona. E logo em seguida explicamos a melhor estratégia para não passar mais por isso!

A seguir, listamos as causas mais comuns de perdas documentais que ocorrem na rotina de uma empresa. Confira!

Corrompimento de dados

Não é incomum que, com o seu manuseio constante, dados contidos tanto em arquivos físicos quanto em arquivos digitais se corrompam, ficando inviáveis para utilização.

No caso dos documentos em papel, isso acontece pela deterioração natural do material, que pode ser acelerada pela manipulação e guarda inadequadas.

Já as informações eletrônicas podem ser perdidas quando a empresa realiza o seu armazenamento em locais desprotegidos e deixam de fazer cópias de segurança.

Erros de segurança

Para que os documentos não sejam perdidos, eles precisam estar bem guardados e acessíveis somente aos interessados. Por isso, um dos principais motivos de extravio é a existência de erros nos mecanismos de proteção de dados da empresa.

Essas falhas geralmente acontecem porque não é feita a restrição de acesso à documentação apenas aos usuários autorizados, não há controle do manuseio dos documentos e, no caso de arquivos digitais, eles não estão devidamente protegidos por sistemas de segurança, como a criptografia.

Falha humana

O time da companhia, no qual estão incluídos tanto os gestores quanto os colaboradores que integram os setores, é um dos grandes responsáveis por extravios documentais no ambiente corporativo.

Falta de padronização de procedimentos operacionais, treinamento incompleto ou inadequado, desatenção, desorganização e, até mesmo, sobrecarga de trabalho são alguns dos fatores que levam às falhas humanas na hora de manusear e armazenar documentos em uma empresa.

Quando a corporação opera com documentos em papel essa situação fica ainda mais crítica, uma vez que, ao contrário dos arquivos digitais, que podem ter backups ou versões salvas em outros dispositivos. A documentação impressa geralmente não conta com cópias guardadas em locais distintos.

Isso é contraproducente pois, ocupa maior espaço e gasta mais recursos com impressões. Assim, quando um funcionário perde um documento, normalmente, não tem condições de recuperá-lo, o que tende a gerar dores de cabeça para a empresa.

Desastres naturais

Nos últimos anos, o Brasil vem sofrendo com catástrofes naturais, em especial, enchentes, que causam consideráveis prejuízos estruturais e financeiros tanto em residências quanto em estabelecimentos comerciais.

Além disso, os incêndios são outro tipo de desastre que pode acometer toda a estrutura física de uma empresa.

Nesse contexto, companhias que utilizam documentos em papel correm sérios riscos de sofrer perdas em seus arquivos de documentos, sem que haja tempo hábil ou possibilidade de recuperá-los.

Falta de organização

Arquivos físicos amontoados em mesas e armários, sem classificação de acordo com o tipo ou dispersos em diferentes locais são facilmente perdidos.

De igual maneira, documentos digitais, como contratos eletrônicos, podem ser extraviados se não forem arquivados segundo uma lógica previamente estabelecida, assim como armazenados em pastas virtuais, plataformas em nuvem ou outros dispositivos conforme as categorias a que pertencem.

Logo, a falta de organização é uma das causas mais relevantes para o extravio de documentos.

O que fazer após o extravio de um documento?

Depois que a empresa identificou o extravio de um documento, deve verificar se há uma cópia guardada ou salva em algum outro local que possa ser substituída pelo original.

Caso não haja, a companhia precisa analisar a natureza e o grau de importância dos dados contidos no arquivo, o que indicará a necessidade de tomada de providências específicas, como o registro de um boletim de ocorrência.

Em algumas situações, se torna inevitável contactar o cliente para explicar o ocorrido, pedir as devidas desculpas, tomar as providências legais, e, só então, tentar repor a documentação perdida.

Essa ação precisa ser feita, por exemplo, quando se trata do extravio de contrato (documento que contém informações pessoais e dados sensíveis), em que será necessário obter uma nova via junto a outra parte do acordo.

Como evitar o extravio de documentos?

A estratégia mais eficiente para evitar o extravio de documentos é investir no uso de tecnologias que automatizem a gestão documental, como o gerenciamento de contratos.

Para isso, é preciso que a empresa adote os arquivos eletrônicos com tramitação virtual por todos os seus setores, incluindo as ações que são desenvolvidas diretamente com os clientes, deixando de lado o manuseio e arquivamento de papel

Na hora de armazenar os documentos, a companhia pode contar com plataformas em nuvem, que, além de serem dinâmicas e funcionais, asseguram a sua proteção integral.

Além disso, não custa lembrar que o uso de ferramentas tecnológicas voltadas à automação de processos administrativos é o que está na base do futuro dos contratos, que, cada vez mais, são formalizados em ambiente virtual.

Isso é possível porque, com a assinatura eletrônica, um recurso juridicamente válido e que tem alto nível de segurança, o fechamento de acordos não precisa mais da presença das partes para autenticarem a sua identidade nos documentos em papel. Basta que utilizem a assinatura eletrônica a qualquer hora e de qualquer lugar usando até um celular. O que permite ter mobilidade e agilidade na hora de realizar um acordo.

Como vimos no decorrer do post, evitar o extravio de documentos é fundamental para manter a administração da empresa em dia, melhorar a satisfação dos clientes, elevar os níveis de produtividade dos colaboradores e, até mesmo, aumentar os lucros.

Com o suporte da tecnologia para automatizar procedimentos operacionais e, consequentemente, a utilização de arquivos digitais, que podem ser armazenados em locais seguros, toda a documentação da empresa ficará a salvo de qualquer dano.

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