O problema do papel no mundo digital

Existem muitos benefícios para as empresas que optam por deixar de usar papel, implementando processos digitais. Os benefícios de um escritório sem papel incluem economia de tempo, tempo menor de retorno, melhores experiências para o cliente e economia de custos. Muitos escritórios de advocacia aceleraram a adoção do formato digital após a pandemia, mas os gargalos persistem. Processos em papel, manuais e repetitivos ainda podem retardar o progresso e causar redução na produtividade, no desempenho, na satisfação dos clientes e funcionários, na conformidade e na receita. A pandemia de COVID-19 forçou as equipes a olhar além dos processos manuais e em papel e a substituí-los por fluxos de trabalho digitalizados do início ao fim. Este artigo analisa alguns problemas que o papel pode causar e como as equipes jurídicas estão começando a enfrentá-los. Será que a pandemia poderia tornar o escritório de advocacia sem papel uma realidade?

Desafios do papel 

Uma pesquisa global com 605 tomadores de decisão (O estado dos Systems of Agreement, 2019), encomendada pela Forrester Consulting em nome da DocuSign, descobriu que muitas organizações tinham processos manuais para transferir dados do papel para sistemas legados, sites ou planilhas do Excel. Ela constatou que, em 2019, dois terços dos departamentos em grandes empresas processavam pelo menos 500 contratos por mês, 84% dos quais eram gerados manualmente e 64% deles precisavam ser aprovados pelo departamento jurídico. Os processos analógicos podem ter um impacto significativo no desempenho geral dos negócios. 46% das equipes jurídicas disseram que os processos manuais atrasaram o início de projetos e 45% disseram que isso causou experiências ruins para os clientes. Mesmo que cada um levasse apenas cinco minutos, isso equivaleria a uma semana inteira de trabalho para um membro da equipe. Além disso, 49% das organizações não têm a capacidade de localizar e gerenciar facilmente seus contratos, muito menos de garantir que eles sejam seguros e assinados em conformidade com as obrigações jurídicas ou regulamentares.

Na Pesquisa da Forrester sobre Systems of Agreement de 2020, encomendada posteriormente pela DocuSign, os resultados ainda encontraram processos manuais em operação: 32% dos tomadores de decisão responderam que os processos de contrato manuais causavam ineficiência e 54% dos entrevistados disseram que duplicam o trabalho reinserindo dados de contratos manuais em contratos já existentes.

O papel causa inúmeros outros problemas no mundo digital atual. Os processos manuais podem resultar em despesas adicionais relacionadas à impressão e postagem. Os armários de arquivo físico não são acessíveis remotamente e pode ser difícil localizar os documentos necessários.

Esses processos baseados em papel não são mais necessários: as organizações podem remover tarefas manuais automatizando fluxos de trabalho e agilizando processos para evitar a repetição. O processamento manual de contratos é lento e consome muitos recursos, colocando as empresas em desvantagem em relação à concorrência mais ágil. A automação pode melhorar a produtividade e o desempenho dos departamentos jurídicos, e a pandemia acelerou a automação. À medida que a velocidade dos negócios e a necessidade de trabalho remoto funcional aumentaram em 2020, tornou-se ainda mais importante resolver os problemas causados pelos processos manuais e em papel de modo a preparar o cenário para uma transformação digital sustentável e escalonável.

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Implementação de tecnologia na nuvem e ferramentas digitais

O armazenamento de documentos baseado na nuvem tornou-se essencial para os advogados, porque permite que eles acessem arquivos com segurança e colaborem com base neles de qualquer lugar do mundo. Com a digitalização de documentos e transferência de processos para a nuvem durante a pandemia, os departamentos jurídicos e os escritórios de advocacia têm a oportunidade de aliviar parte dessa carga de trabalho. As ferramentas digitais e a redução de tarefas manuais baseadas em papel permitiram que as equipes jurídicas trabalhassem remotamente. Muitas equipes jurídicas adotaram ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do cliente que podem ajudar a automatizar contratos jurídicos de alto volume e baixa complexidade, como contratos de confidencialidade. Uma pesquisa da Thomson Reuters sugere que, para os advogados, o trabalho remoto veio para ficar: ela descobriu que nove de cada dez advogados não querem voltar ao escritório em tempo integral.

Na Pesquisa da Forrester Consulting sobre Systems of Agreement de 2021, encomendada pela DocuSign, 96% dos tomadores de decisão disseram que continuariam a usar a nova tecnologia implementada durante a pandemia. A DocuSign também encomendou uma pesquisa de mais de 800 profissionais da área jurídica de empresas com foco nas responsabilidades de elaboração de contratos e nas ferramentas que eles utilizam para gerenciar seu trabalho.

Em um estudo sobre Tendências digitais para equipes jurídicas da DocuSign descobriram que os entrevistados buscavam tecnologia para reduzir erros (53%), poupar tempo (51%), automatizar tarefas (41%) e aumentar a colaboração (45%). Quarenta de três por cento dos entrevistados disseram que a digitalização de fluxos de trabalho jurídicos foi uma das tendências mais importantes que afetaram a atividade jurídica e 37% disseram que era importante apoiar um departamento jurídico que pudesse "trabalhar de qualquer lugar". Alguns dos principais problemas enfrentados pelos profissionais jurídicos entrevistados incluem a falta de visibilidade de onde um contrato está no processo de assinatura (53%), muitas partes do processo manuais (54%) e falta de acesso fácil aos contratos armazenados (41%).

Os tipos de ferramentas que os departamentos jurídicos já usam para ajudá-los a resolver o problema do papel são:

  • CLM: 30% disseram que já implementaram software de CLM e 62% dos entrevistados acreditam que esse software será fundamental para o sucesso em sua função nos próximos cinco anos;
  • Assinatura eletrônica: 31% implementaram software de assinatura eletrônica e 78% acham que ele será fundamental para o sucesso em sua função nos próximos cinco anos.
  • CRM: 48% implementaram software de CRM e 67% acham que ele será fundamental para o sucesso nos próximos cinco anos.

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Os níveis de trabalho remoto que dispararam durante a pandemia provavelmente permanecerão altos por algum tempo. Os departamentos jurídicos estão passando por uma transformação digital, e muitos escritórios de advocacia estão reinventando rapidamente processos que antes exigiam documentos físicos a fim de resolver o problema do papel.

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