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Aprenda como fazer uma assinatura eletrônica

Além da confusão entre assinatura digital, assinatura eletrônica e documento digitalizado, uma dúvida bastante frequente de quem pretende aplicar os conceitos de automação no processo de gestão de transações é: como fazer uma assinatura eletrônica de forma descomplicada?

A verdade é que nem sempre há explicações claras que indiquem, de maneira inequívoca, como executar o procedimento e qual é a opção mais adequada para o objetivo pretendido. Isso acaba hoje!

Neste post, vamos não só explicar as diferenças entre as assinaturas, mas também mostrar, passo a passo, como você pode usar uma assinatura eletrônica de forma simples e escalável, permitindo assim a integração a seu processo de gestão de documentos. Continue acompanhando para descobrir!

O que diferencia a assinatura eletrônica da digital?

Quando se fala em assinatura de documentos de forma eletrônica, essa confusão sempre surge. Embora pareçam similares e ambas possuam validade jurídica, são processos distintos, usados para finalidades diferentes. Entenda de uma vez por todas a partir de agora!

Assinatura eletrônica

É a forma mais simples e eficiente de prover validade a documentos. Por isso mesmo, é também a mais utilizada! Por meio de ferramentas adequadas para garantir a segurança do processo, qualquer pessoa pode aplicar sua assinatura em um documento eletrônico de maneira rápida e eficaz.

Proporcionando agilidade à concretização de negócios, a assinatura eletrônica costuma ser usada em contratos de aluguel, planos de saúde, compra e venda, notificações jurídicas e aquisição de produtos e serviços em geral.

Assinatura digital

A principal diferença aqui está na exigência de um certificado digital para validação da assinatura. Com validade variável, em geral de 1 a 3 anos, o certificado é obrigatório para emissão de alguns documentos — como nota fiscal eletrônica. Atualmente no Brasil são poucos os casos em que por força de lei é obrigatório o uso de certificado digital para assinar um documento.

É importante destacar que, qualquer que seja o tipo de assinatura usado, a plataforma de gerenciamentoprecisa prover recursos que garantam sua autenticidade, bem como o rastreamento e a transparência do processo.

De forma análoga, é relevante deixar claro que assinaturas eletrônicas ou digitais não são sinônimos de documentos digitalizados. O ato de escanear um documento apenas transfere o conteúdo do meio físico para o meio eletrônico, sem, no entanto, garantir validade jurídica, tampouco envolvendo qualquer procedimento de autenticação ou gestão do processo. E, como você já sabe, tudo isso é devidamente proporcionado pela assinatura eletrônica!

Por que usar assinatura eletrônica?

As ações mais complexas quando se trata de gestão de contratos e documentos em geral, etapas que costumam causar aborrecimentos para as partes envolvidas, são a coleta e o gerenciamento das assinaturas.

Seja em função da necessidade de digitalizar ou imprimir várias páginas, de obter fisicamente as assinaturas ou de controlar o ciclo de vida do contrato, é fato: trata-se de um procedimento que gera dificuldades tanto para empresas quanto para pessoas físicas.

A boa notícia é que, com o uso inteligente dos recursos tecnológicos (como a assinatura eletrônica), é possível eliminar as complicações e passar a se dedicar especificamente ao core business da organização.

Entre as diversas vantagens proporcionadas pelo sistema (e já comprovadas por empresas do mundo todo) estão a possibilidade de assinar documentos a qualquer hora, de qualquer lugar e usando qualquer dispositivo com conexão à internet, o que garante mobilidade. Adicionalmente, também é possível rastrear o ciclo do contrato, assim como o processo de assinaturas, além de verificar e conferir o conteúdo dos documentos.

E como fazer uma assinatura eletrônica?

Agora que você já conhece ao menos os principais benefícios de usar a assinatura eletrônica, vamos partir para a prática do jeito mais simples e escalável possível: usando um sistema de Digital Transaction Management (DTM).

Esse recurso se integra à gestão de documentos tanto ao receber um contrato como ao enviá-lo com campos para que a assinatura seja inserida. Pronto para conferir os passos necessários?

Envio

Ao contrário do que muita gente pode pensar, o envio de documentos pode sim ser feito com muita rapidez e de forma intuitiva. Para isso, basta contar com uma boa plataforma!

Faça primeiro o upload do documento, que pode ser um arquivo do Word, PDF ou qualquer formato comumente usado. O documento pode estar no seu próprio computador ou em outro meio de armazenamento, como uma plataforma cloud de gestão de arquivos — Google Drive, Dropbox e assim por diante.

O passo seguinte consiste em adicionar nome e endereço das pessoas que precisarão assinar o documento, além de outros destinatários que devem acompanhar o processo. Você pode até mesmo especificar a ordem em que as assinaturas devem ser realizadas!

Por fim, adicione campos (padrões ou personalizados) que deverão ser preenchidos pelos signatários, bem como tags indicativas do local da assinatura, da inclusão de iniciais ou data. Aí é só enviar o documento!

Cada destinatário receberá um link para proceder com a assinatura e, quando o processo for encerrado, o arquivo será automaticamente armazenado de forma segura e muito fácil de recuperar.

Assinatura

Ao receber o e-mail com o link para o documento, o destinatário deve acessar o endereço indicado para iniciar a etapa de assinatura. Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet, o que amplia a mobilidade do processo.

Com o documento aberto, basta seguir as instruções e orientações da plataforma para fazer a assinatura e concluir o procedimento. Tudo acontece com rapidez e validade legal, com as assinaturas eletrônicas e digitais sendo amplamente aceitas em transações pelo mundo inteiro.

Gestão

Por meio de uma interface própria, é possível acompanhar o status do documento, emitir relatórios diversos e realizar auditorias, além de verificar onde o arquivo se encontra no ciclo de assinaturas. O usuário também pode gerar lembretes e receber notificações a cada etapa concluída.

Todos os documentos são armazenados automaticamente, de forma segura. Ao final do processo, tanto remetente quando destinatários têm acesso ao conteúdo on-line, podendo fazer download e imprimir, se assim desejarem.

Neste post, ensinamos como fazer uma assinatura eletrônica, esclarecendo ainda a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais. Por fim, apontamos como uma boa plataforma pode ajudar nesse processo e tornar sua gestão de documentos e contratos mais simples e eficiente.

Ficou claro agora? Interessou-se pelo assunto e quer ver como tudo isso funciona na prática? Então faça agora mesmo um teste gratuito!

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1 Comentário

  1. Tereza Engleder

    January 30, 2018 at 4:23 pm

    Boa tarde. Tenho varias perguntas a respeito. Voces por gentileza poderiam tirar minhas duvidas.
    Estou fechando uma empresa Mei e dando baixa dos documentos de uma funcionaria. Por motivos pessoais estou fora do Brasil e a contabilidade esta exigindo uma assinatura digital pois nao posso retornar no momento. Gostaria de saber se voces poderiam me orientar aonde posso fazer esta assinatura digital e se sera aceita no Brasil. Estou em Linz na Austria existe um representante a qual possa formalizar este problema. Obrigada …aguardo urgente.

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