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Aprenda como fazer uma assinatura eletrônica

Além da confusão entre assinatura digital, assinatura eletrônica e documento digitalizado, uma dúvida bastante frequente de quem pretende aplicar os conceitos de automação no processo de gestão de transações é: como fazer uma assinatura eletrônica de forma descomplicada?

A verdade é que nem sempre há explicações claras que indiquem, de maneira inequívoca, como executar o procedimento, bem como qual é a opção mais adequada para o objetivo pretendido. Isso acaba hoje!

Neste post, vamos não só explicar as diferenças entre as assinaturas, mas também mostrar, passo a passo, como você pode usar uma assinatura eletrônica de forma simples e escalável, permitindo assim a integração a seu processo de gestão de documentos. Continue acompanhando para descobrir!

O que diferencia a assinatura eletrônica e a assinatura digital?

Quando se fala em assinatura de documentos de forma eletrônica, essa confusão sempre surge. Embora os termos pareçam similares e ambas as formas possuam validade jurídica, é preciso esclarecer, inicialmente, que assinatura eletrônica, em tese, refere-se a qualquer forma de autenticação de autoria que se utilize dos meios computacionais.

Trata-se de um termo mais amplo, que envolve assinatura eletrônica por login/senha (como no acesso a plataformas bancárias), autenticação por biometria, firma digitalizada, reconhecimento do IP relacionado a e-mails e, é claro, a assinatura digital.

Enquanto a assinatura eletrônica encampa inúmeros meios legais de ratificação de autoria por meio computacional, a assinatura digital (que é um tipo específico de assinatura eletrônica) promove essa confirmação por meio de um complexo conjunto de fórmulas matemáticas, as quais relacionam, de forma única, um código algorítmico ao seu emissor.

Esse processo é feito por meio de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), entidade que detém fé pública para chancelar o procedimento tal qual um órgão de emissão de documentos como o Detran ou a Secretaria de Segurança Pública (SSP).

Em resumo, a assinatura eletrônica é o gênero do qual a digital é a espécie. A legislação, entretanto, não restringe a legalidade da assinatura eletrônica apenas a esse processo via certificado digital.

O país já possui diversos diplomas legais que corroboram a validade jurídica dos muitos modelos de firma eletrônica, inclusive da que se usa da inserção de login e senha em uma plataforma específica para fixação do autógrafo. Na verdade, são raros os atos jurídicos em que a lei determina exclusivamente a assinatura digital para convalidação em meio eletrônico.

Como funciona a assinatura eletrônica via plataforma?

Agora que você já entendeu que a assinatura eletrônica engloba diversos tipos de dispositivos, como biometria, senhas e a própria assinatura digital (que é mais específica), fica mais fácil compreender como funciona cada modelo e, assim, escolher o que melhor se adapta ao seu negócio.

Nesse aspecto, aliás, vale lembrar que a assinatura eletrônica via plataformas como o System of Agreement é a forma mais simples e eficiente de prover validade de documentos e, por isso mesmo, é também a mais utilizada! Por meio de ferramentas adequadas para garantir a segurança do processo, qualquer pessoa pode aplicar sua assinatura em um documento eletrônico de maneira rápida e eficaz.

Proporcionando agilidade à concretização de negócios, a assinatura eletrônica costuma ser usada em contratos de aluguel, planos de saúde, compra e venda, notificações jurídicas e aquisição de produtos e serviços em geral.

Ao emissor do documento, basta acessar a plataforma por login e senha, fazer o upload do arquivo e fixar a imagem de sua assinatura (seja por arquivo já armazenado em nuvem, seja pelo autógrafo feito em tempo real sobre o tablet, por exemplo). Mais adiante vamos explicar detalhadamente o passo a passo desse tipo de confirmação de autoria. Por enquanto, vamos entender como é o funcionamento da assinatura digital, a mais matemática das formas de autenticação. Veja o vídeo abaixo que ilustra bem este cenário:

Além disso, com a Estrutura de integração da DocuSign, o cliente possui uma ampla gama de funcionalidades que podem ser facilmente integradas a soluções personalizadas para os negócios. Os desenvolvedores e clientes podem aproveitar os benefícios das  APIs públicas REST e SOAP para ter uma flexibilidade máxima na integração de processos e aplicativos corporativos personalizados ou podem usar os conectores pré-integrados para soluções mais populares de CRM e produtividade no mercado atualmente, como SAP, Microsoft Office 365, Salesforce, Oracle, IBM entre outros.

Como funciona a assinatura digital?

Como você já viu, a principal diferença entre a assinatura digital e as outras espécies de assinaturas eletrônicas é que a primeira se utiliza de chaves criptográficas simétricas ou assimétricas para fixar no documento um código matemático único. Este, por sua vez, vincula de forma imodificável o autor ao seu conteúdo. Uma simples tentativa de adulteração e a assinatura será rompida.

A assinatura digital se baseia no conceito de cifragem do conteúdo mediante esses algoritmos que chamamos de chaves simétricas ou assimétricas. Na forma simétrica, a mesma chave privada (sigilosa) é usada para cifrar e decifrar o documento. O problema desse modelo mais antigo é que o destinatário deveria possuir a chave do remetente, sob pena de não conseguir visualizar o conteúdo recebido.

Foi em virtude desse obstáculo prático que foi criado o modelo de chaves assimétricas, mais comum nos dias de hoje para esse tipo de assinatura eletrônica. Aqui, o envio e a leitura/confirmação de autenticidade do documento passa a ser feito por meio de um par de chaves distintas, uma pública e outra privada.

Enquanto uma chave cifra, a outra decifra, sendo que cada uma dessas atividades pode ser feita por quaisquer dessas chaves, desde que cada uma só tenha uma função (uma apenas codifica e a outra apenas decodifica).

Assim, quando assinamos um documento digitalmente com uma chave privada, por exemplo, cria-se um código único no documento, o qual somente a chave pública relacionada à chave privada que o criou é capaz de decodificá-lo e confirmar a autoria. Se a chave privada é de conhecimento exclusivo do remetente, a pública pode ser levada livremente ao destinatário (até porque, ela não tem poder de alterar o conteúdo, apenas de fazer a leitura/ratificação de autenticidade).

Todo esse processo complexo desse tipo de assinatura eletrônica é feito por meio do certificado digital, um conjunto de arquivos que servem como identidade virtual para uma pessoa. É esse certificado, emitido pela Autoridade Certificadora, que liga um usuário a esses códigos matemáticos únicos.

Para compreender o nível de segurança da assinatura digital, além da chave pública e privada, geradas por força do certificado digital, é preciso conhecer também outro instrumento, chamado de função hash.

O hash é a “cereja do bolo”, um algoritmo que garante a integridade do documento em última análise. Ele tem o papel de fazer um resumo codificado do conteúdo assinado digitalmente. No momento de uso da chave pública, todo o documento será confrontado com esse resumo, sendo que, na menor divergência, a assinatura é “quebrada”.

Por conta de todos esses agentes algorítmicos, a assinatura digital segue os princípios da:

  • autenticidade: o receptor pode confirmar que a assinatura foi feita pelo remetente;
  • integridade: qualquer alteração da mensagem anula a assinatura;
  • não repúdio: o remetente não pode negar a autenticidade da mensagem.

O certificado digital usado nessa espécie de assinatura eletrônica tem validade variável (em geral, de 1 a 3 anos), e sua presença é obrigatória para emissão de alguns documentos — como nota fiscal eletrônica. Como já dito, atualmente, são poucos os casos no Brasil em que, por força de lei, é obrigatório o uso de certificado digital para assinar um documento.

É importante destacar que, qualquer que seja o tipo de assinatura usado, a plataforma de gerenciamento precisa prover recursos que garantam sua autenticidade, bem como o rastreamento e a transparência do processo.

Por derradeiro, é importante deixar claro que assinaturas digitais não são sinônimos de documentos digitalizados. O ato de escanear um documento apenas transfere o conteúdo do meio físico para o meio eletrônico, sem, no entanto, garantir validade jurídica, tampouco envolvendo qualquer procedimento de autenticação ou gestão do processo.

No caso da plataforma da DocuSign, realizar uma assinatura digital é muito fácil. Basta escolher a forma de assinar ao realizar o upload do documento. Na hora de assinar o Agente de Assinatura listará todos os certificados pessoais encontrados no computador do usuário:

assinatura digital

O usuário poderá selecionar um certificado da lista de certificados, clicará em Continuar e informará o PIN:

assinatura digital

Por que usar assinatura eletrônica?

Diante de toda essa explicação, a conclusão é a de que devemos usar apenas a assinatura digital, certo? Não necessariamente.

O modelo de assinatura digital é usado comumente em algumas situações específicas, especialmente porque o certificado tem custo mais alto do que a assinatura de uma plataforma de autenticação eletrônica (que é inclusive mais prática). Como ambas as formas possuem validade jurídica ampla, a escolha por um ou outro modelo depende mais do perfil da empresa e dos tipos de documentos tramitados.

A assinatura digital, por exemplo, é muito utilizada na seara contábil, até porque alguns sistemas e serviços só podem ser acessados via certificado digital (caso do acesso ao eSocial ou da emissão de Nota Fiscal Eletrônica – NFe).

Já a assinatura eletrônica via plataformas como o System of Agreement, da DocuSign, é mais simples e com baixo custo mensal, além de assegurar reconhecimento de autoria também válido juridicamente, e de forma ampla.

Como essas plataformas permitem que terceiros também assinem seus documentos com rapidez (mediante envio de links e emissão de alertas), esse tipo de assinatura vem fazendo sucesso entre empresas de diversos portes e segmentos.

Aliás, vale destacar que as ações mais complexas quando se trata de gestão de contratos e documentos em geral (etapas que costumam causar aborrecimentos para as partes envolvidas) são a coleta e o gerenciamento das assinaturas.

Seja em função da necessidade de digitalizar ou imprimir várias páginas, de obter fisicamente as assinaturas ou de controlar o ciclo de vida do contrato, é fato: trata-se de um procedimento que gera dificuldades tanto para empresas quanto para pessoas físicas.

A boa notícia é que, com o uso inteligente dos recursos tecnológicos (como a assinatura eletrônica), é possível eliminar as complicações e passar a se dedicar especificamente ao core business da organização.

Entre as diversas vantagens proporcionadas pelo sistema (e já comprovadas por empresas do mundo todo) está a possibilidade de assinar documentos a qualquer hora, de qualquer lugar e usando qualquer dispositivo com conexão à internet, o que garante mobilidade. Adicionalmente, também é possível rastrear o ciclo do contrato, assim como o processo de assinaturas, além de verificar e conferir o conteúdo dos documentos.

E como fazer uma assinatura eletrônica?

Agora que você já conhece ao menos os principais benefícios de usar a assinatura eletrônica, vamos partir para a prática do jeito mais simples e escalável possível: usando um sistema de System of Agreement.

Esse recurso se integra à gestão de documentos tanto ao receber um contrato como ao enviá-lo com campos para que a assinatura seja inserida. Pronto para conferir os passos necessários?

Envio

Ao contrário do que muita gente pode pensar, o envio de documentos pode sim ser feito com muita rapidez e de forma intuitiva. Para isso, basta contar com uma boa plataforma!

assinatura eletrônica

Faça primeiro o upload do documento, que pode ser um arquivo do Word, PDF ou qualquer formato comumente usado. O documento pode estar no seu próprio computador ou em outro meio de armazenamento, como uma plataforma cloud de gestão de arquivos — Google Drive, Dropbox e assim por diante.

assinatura eletrônica

O passo seguinte consiste em adicionar nome e endereço das pessoas que precisarão assinar o documento, além de outros destinatários que devem acompanhar o processo. Você pode até mesmo especificar a ordem em que as assinaturas devem ser realizadas!

assinatura eletrônica

Por fim, adicione campos (padrões ou personalizados) que deverão ser preenchidos pelos signatários, bem como tags indicativas do local da assinatura, da inclusão de iniciais ou data. Aí é só enviar o documento!

assinatura eletrônica de documento

Cada destinatário receberá um link para proceder com a assinatura e, quando o processo for encerrado, o arquivo será automaticamente armazenado de forma segura e muito fácil de recuperar.

Assinatura

Ao receber o e-mail com o link para o documento, o destinatário deve acessar o endereço indicado para iniciar a etapa de assinatura. Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet, o que amplia a mobilidade do processo.

Com o documento aberto, basta seguir as instruções e orientações da plataforma para fazer a assinatura e concluir o procedimento. Tudo acontece com rapidez e validade legal, com as assinaturas eletrônicas e digitais sendo amplamente aceitas em transações pelo mundo inteiro.

Assinatura eletrônica

Gestão

Por meio de uma interface própria, é possível acompanhar o status do documento, emitir relatórios diversos e realizar auditorias, além de verificar onde o arquivo se encontra no ciclo de assinaturas. O usuário também pode gerar lembretes e receber notificações a cada etapa concluída.

Assinatura eletrônica

Todos os documentos são armazenados automaticamente, de forma segura. Ao final do processo, tanto remetente quando destinatários têm acesso ao conteúdo on-line, podendo fazer download e imprimir, se assim desejarem.

Neste post, ensinamos como fazer uma assinatura eletrônica, esclarecendo ainda a diferença entre assinaturas eletrônicas e digitais. Por fim, apontamos como uma boa plataforma pode ajudar nesse processo e tornar sua gestão de documentos e contratos mais simples e eficiente.

Ficou clara a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital, bem como a importância de levar toda sua gestão de documentos para o âmbito virtual, eliminando o oceano de burocracia decorrente da firma manuscrita? Você já utiliza alguma forma de chancela eletrônica? Deixe seu comentário abaixo e conte para nós sua experiência! Ou realize um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign.

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8 Comentários

  1. Tereza Engleder

    janeiro 30, 2018 at 4:23 pm

    Boa tarde. Tenho varias perguntas a respeito. Voces por gentileza poderiam tirar minhas duvidas.
    Estou fechando uma empresa Mei e dando baixa dos documentos de uma funcionaria. Por motivos pessoais estou fora do Brasil e a contabilidade esta exigindo uma assinatura digital pois nao posso retornar no momento. Gostaria de saber se voces poderiam me orientar aonde posso fazer esta assinatura digital e se sera aceita no Brasil. Estou em Linz na Austria existe um representante a qual possa formalizar este problema. Obrigada …aguardo urgente.

  2. bom dia,
    vocês podem entrar em conta comigo para falarmos dos seus produtos. ?

  3. Realmente, a assinatura digital ajuda muito a gerenciar contratos.

  4. Finalmente consegui entender perfeitamente como fazer uma assinatura eletronica, infelizmente a internet está cheia de conteúdos duvidosos e esse post me esclareceu bastante coisa de forma precisa, muito obrigado! PS: Adorei o blog! Ganhou um leitor. Grande abraço!!!

  5. Assinatura digital facilita muito a nossa vida

  6. tenho uma duvida que pode parecer besta, mas é uma questão real:
    Devo assinar eletronicamente cada documento? ou posso ter minha assinatura digital/eletrônica guardada no PC para quando precisar usá-la?

    obrigado

    • Acredito que esteja falando do desenho da assinatura, então, a assinatura é que nem qualquer outra, não pode aproveitar o desenho, tem que assinar toda vez.

  7. Adelmar Carneiro Vilela

    outubro 25, 2019 at 10:23 am

    Como identifico se a assinatura no documento é válida?

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