Muito utilizado nos países de língua inglesa, o termo real estate pode ser traduzido para o português como propriedade real, mas essa interpretação ao pé da letra não descreve tão bem o que ele realmente significa.

Na prática, real estate é o nome dado ao mercado imobiliário como um todo, desde a compra e venda de imóveis até os investimentos em fundos imobiliários. E para quem pensa em atuar na área, a assinatura eletrônica pode ser uma ferramenta extremamente útil, que simplifica muitos processos burocráticos.

Neste artigo, explicaremos melhor como a assinatura eletrônica pode auxiliar agentes imobiliários e maximizar sua produtividade. Boa leitura!

Agilidade na formalização de contratos no real estate

A burocracia que envolve a formalização de contratos de aluguel é algo que faz com que as transações do setor imobiliário sejam bem mais lentas, cansativas e trabalhosas. É preciso coletar assinaturas de todas as partes envolvidas, buscar sua autenticação em cartórios e, caso ocorra alguma discordância ou necessidade de alteração, refazer todo processo mais uma vez.

Além disso, quando os contratos são formalizados no papel, é preciso que sejam assinados em múltiplas vias e armazenados em ambientes que nem sempre serão muito seguros ou organizados. Algumas vezes, uma busca no arquivo por um contrato de aluguel antigo em uma imobiliária pode terminar com um dia inteiro perdido para encontrar um documento parcialmente devorado por traças.

Os gastos maiores com o papel e com o transporte do documento até os signatários também é algo que não deve ser desprezado. Algumas vezes, é preciso enviar o contrato pelos correios para Locadores e Locatários em locais distantes, enquanto em outras é necessário pagar por um motociclista para coletar assinaturas espalhadas pela cidade.

Por essa razão, a digitalização dos contratos de aluguel no real estate é uma forma de simplificar imensamente o trabalho, os custos e os esforços de uma atividade muito burocrática. Com documentos digitais, a imobiliária pode economizar o tempo dos seus agentes e permitir que eles executem ações mais estratégicas e que gerem mais valor ao negócio, em vez de correr pela cidade atrás de assinaturas e documentos de papel.

Mas, para operar 100% digital, a imobiliária precisa contar com uma solução para a assinatura de documentos neste ambiente. Imprimir o papel e depois escanear o contrato não é uma opção válida, nem do ponto de vista jurídico e tampouco do ponto de vista prático.

A melhor forma de realizar isso é com uma assinatura eletrônica, que é bem mais segura contra fraudes que qualquer tipo de assinatura no papel. Enquanto um criminoso com talento para a caligrafia consegue imitar com perfeição assinaturas físicas, uma assinatura eletrônica é única e impossível de ser clonada.

Para assinar um contrato eletronicamente, basta que o documento seja compartilhado com os signatários, que poderão revisar e inserir suas assinaturas eletrônicas imediatamente, sem esperas causadas pelo e sem a necessidade de guardar vias físicas no escritório.

Dessa forma, as operações de locação de imóveis e investimentos em fundos imobiliários, se tornam mais ágeis e a produtividade da equipe é maximizada. A formalização dos contratos deixa de ser um processo longo e complicado e se torna um detalhe no real estate completamente facilitado pela tecnologia.

Alteração de contratos simplificada com uma plataforma de gestão de documentos

Uma outra vantagem digna de nota é a facilidade em alterar documentos com uma plataforma de gestão digital, que é a ferramenta utilizada para a assinatura eletrônica.

Na era do papel, quando uma das partes discordava de algum termo, era preciso alterar o contrato, imprimir todas as vias novamente, repetir a coleta de assinaturas que já haviam sido feitas e ainda comunicar a mudança a todas as partes, na expectativa de que elas entrassem em acordo.

Mas, com a assinatura eletrônica, o processo se torna muito simples. Na plataforma da DocuSign, por exemplo, existe uma funcionalidade que permite que todos os leitores de um contrato imobiliário  realizem comentários sugirindo alterações no texto de forma visual e clara. Uma vez que ele esteja editado, eles são convidados a renovar a assinatura eletrônica.

Por questão de segurança,  a integralidade de um documento assinado eletronicamente nunca é comprometida, mas se um dia isso acontecer suas assinaturas são imediatamente invalidadas. Mas enquanto uma assinatura convencional exigiria refazer toda jornada de coletas e destruir as vias já assinadas, no meio digital basta que o signatário verifique as alterações e, caso esteja de acordo, confirme as mudanças.

E, claro, uma plataforma de gestão de documentos permite uma organização bem mais simples e prática para os contratos da empresa. Em vez de ter que mergulhar em arquivos de papel por algumas horas, basta uma pesquisa por palavras-chave ou pelos nomes assinados para encontrar documentos de um contrato imobiliário qualquer.

Segurança maior para acordos importantes

Um dos principais desafios em relação a contratos imobiliários é a questão da segurança. Não é tão raro que criminosos realizem fraudes com assinaturas e escrituras de terrenos ou até mesmo de imóveis comerciais com o objetivo de tomar posse de algo que não lhes pertence, especialmente quando a propriedade é contestada em uma herança ou faz parte de um patrimônio maior, por exemplo.

Mas se a assinatura física e os documentos de papel se provaram ineficientes para essa tarefa, o sistema de assinatura eletrônica consegue ser mais seguro em todos os aspectos.

Além da impossibilidade de imitar uma assinatura, nenhuma via de um contrato invalidada fica nas mãos de qualquer parte. Se o texto é alterado, as assinaturas do documento digital são imediatamente invalidadas e, mesmo agindo de má fé, nenhum dos envolvidos conseguiria utilizar o contrato anterior para algum tipo de crime.

A segurança do digital sobre o físico também é maior quando se leva em consideração outras ameaças. Escrituras e demais documentos imobiliários podem ficar décadas armazenados em arquivos e, nesses espaços, estão a mercê de inúmeros riscos.

Um incêndio em um cartório, por exemplo, pode devastar as provas de propriedade imobiliárias e, na melhor das hipóteses, dar muita dor de cabeça e trabalho para quem tinha algo registrado por lá. Outras tragédias, como inundações, também causam o mesmo efeito.

E até mesmo ameaças menores como mofos, traças e cupins são riscos imensos para documentos no papel. Com um sistema totalmente digital na nuvem, os arquivos da empresa ficam espalhados em servidores descentralizados pelo mundo. Mesmo se em algum lugar houver uma catástrofe, a sua integridade será preservada.

E agora que você já conhece algumas das vantagens da assinatura eletrônica para o real estate, que tal aproveitar e assinar nossa newsletter e ficar por dentro dos melhores conteúdos sobre a gestão de documentos digitais? Esperamos você!