A transformação digital é entendida como a reestruturação de diversos processos e atividades por meio da implementação de ferramentas e de uma cultura digital. O objetivo disso é trazer ao negócio otimizações que reduzam custos, aumentem a eficiência produtiva e deem base para a inovação corporativa.

Dentro desse cenário, o departamento jurídico assume um papel muito importante. Por muitos anos, esse setor sempre foi conhecido pela alta carga burocrática, processos morosos e muita complexidade. No entanto, a transformação digital tem trazido ferramentas incríveis que auxiliam as atividades dos profissionais do setor.

Por isso, preparamos este post para apresentar a você as principais tendências e ferramentas que têm surgido para dar suporte ao departamento jurídico.

Saiba também como essas otimizações têm impactado positivamente o negócio e como os gestores podem vencer os desafios que poderiam estagnar a evolução do jurídico. Vamos lá?

Quais as responsabilidades do departamento jurídico em uma empresa?

Muitos lembram do departamento jurídico apenas quando surgem problemas com leis e normas reguladoras. Na verdade, essa é apenas uma das suas funções, pois essa área tem muitas outras responsabilidades que permeiam todos os setores da empresa. Entenda algumas de suas principais atividades:

Lançamento de produtos

Quando uma empresa decide lançar um novo produto no mercado, existem diversas normas que precisam ser seguidas à risca para garantir que o empreendimento seja um sucesso e que não haja embargos com a Justiça.

Por exemplo, há todo um planejamento fiscal ligado à produção e à comercialização do item. Além disso, é necessário garantir os direitos de imagem e um possível registro de patente. Somente este último processo já demanda uma enorme complexidade jurídica, que pode levar até nove anos para ser concluído.

Dependendo do produto, talvez sejam necessárias autorizações de diversos órgãos para que ele seja liberado ao público, o que pode incluir testes, adaptações para se adequar a normas de segurança, etc. Tudo isso deve ser verificado pelo setor jurídico.

Questões trabalhistas

Lidar com admissão e demissão de funcionários, pagamentos, concessão de direitos trabalhistas e muitos outros aspectos do gênero é rotina nas empresas. Apesar disso, um pequeno problema nessa relação pode trazer muita dor de cabeça para o negócio. Por isso, o departamento jurídico presta uma assessoria importante nessa área, por:

  • garantir que as leis trabalhistas sejam aplicadas;
  • dar suporte em negociações coletivas com funcionários e sindicatos;
  • elaborar defesas diante de processos civis ou ações coletivas;
  • acompanhar procedimentos investigatórios envolvendo funcionários;
  • acompanhar fiscalizações do trabalho;
  • orientar a elaboração de contratos laborais;
  • dar suporte a questões ligadas à segurança e à saúde dos colaboradores.

Essas são apenas algumas das suas tarefas ao auxiliar as empresas a lidar com processos trabalhistas, tanto para prevenir problemas quanto para ajudar a resolvê-los ou atenuar seu impacto no negócio.

Gestão de documentos e contratos

São inúmeros os tipos de informações com os quais a empresa precisa lidar: contratos de prestação de serviços e de vendas, notas fiscais, impostos e outras contas a pagar.

Ao contrário do que parece, arquivar documentos não é uma tarefa simples. Muitos desses registros carregam uma importância legal muito grande, e sua perda poderia causar grandes prejuízos ao negócio, inclusive deixando a empresa sujeita a multas e processos judiciais.

Por isso, o departamento jurídico deve auxiliar os gestores na gestão de documentos, definindo níveis de relevância e de sigilo e determinando o seu tempo de armazenamento.

Vamos tomar por exemplo os contratos com clientes e fornecedores. Esses documentos compreendem uma gama de informações vitais para o funcionamento da empresa e para a saúde das relações de negócio. Eles delimitam prazos, níveis de serviço, valores, atribuições de responsabilidades, condições para a prestação de serviços, etc.

Tudo isso precisa estar em conformidade com leis, pois, do contrário, a validade dos acordos firmados poderia ser anulada.

Proteção de informações

Gerenciar o acesso às informações já era um desafio quando todos os registros eram impressos e armazenados somente localmente. A digitalização aumentou o volume de dados que trafega no ambiente corporativo e impôs um novo desafio aos gestores. Por isso, um dos pilares do gerenciamento de dados é o acesso à informação.

O setor jurídico tem um papel fundamental nisso, uma vez que pode auxiliar a empresa a definir suas normas internas e políticas de segurança quanto ao manuseio e acesso às suas informações.

Isso pode ser feito em conjunto com o setor de recursos humanos, por exemplo, que ajudará a harmonizar o nível de acesso aos dados com o cargo e a função dos funcionários.

Licenças

Os softwares tornaram-se um ativo indispensável para as companhias. Aliás, quase em todo departamento, os funcionários usam um ou mais sistemas para gerenciar e produzir informações. Por ser um bem não tangível, muitos negligenciam a importância de gerenciar adequadamente essas ferramentas, especialmente no que se refere às normas legais.

Nesse ponto, o setor jurídico é fundamental para orientar a gestão de licenças das instalações de software, sejam elas cópias vitalícias, sejam assinaturas do tipo SaaS (Software as a Service).

Tarefas da rotina do setor jurídico

Existem inúmeros outros processos que o departamento jurídico ajuda a gerenciar, como:

  • sugerir ou iniciar ações na Justiça para defender ou reivindicar direitos da empresa;
  • gerenciar ações de recuperação de crédito;
  • defender a empresa em ações judiciais e processos administrativos;
  • representar a companhia perante tribunais e outros órgãos públicos;
  • acompanhar o andamento de ações judiciais e processos administrativos;
  • elaborar e analisar contratos, propondo alterações que visem o bem da empresa;
  • realizar auditorias internas.

Em suma, o departamento jurídico vai sempre zelar pelo compliance da empresa em suas relações com clientes, parceiros, colaboradores e poder público. Para isso, garantirá que todas as ações estejam em conformidade com as normais legais. E por que essa atuação é tão importante na empresa? É o que veremos a seguir.

Por que o setor jurídico é tão importante?

Sem dúvida, o setor jurídico gerencia atividades que estão presentes em todos os processos da empresa e, por isso, influencia profundamente todas as atividades do negócio.

Sendo assim, esse departamento não deve estar dissociado do core business. Ele deve trabalhar lado a lado com os gestores de modo estratégico, e não somente de modo reativo aos problemas jurídicos que surgem.

Com isso, os profissionais do jurídico tornam-se parceiros da empresa, dando o suporte necessário para a tomada de decisões. Para dar base às suas ações, o setor busca avaliar os riscos e minimizar prejuízos.

Deixar de cumprir as leis e acordos estabelecidos pode sair caro para as empresas. Por exemplo, um levantamento feito pelo O Globo revelou que, em 2012, as grandes empresas brasileiras reservaram quase R$ 25 bilhões para processos trabalhistas que ainda estavam em andamento.

Essas despesas eram fruto de ações coletivas e individuais relativas a indenizações, fiscalização de órgãos públicos, requerimentos para o reconhecimento de novos direitos, entre outros.

Além disso, a legislação está em constante mudança. Com as novas leis trabalhistas, as empresas precisam se adaptar rapidamente às normas para não serem alvos de processos.

Por isso, hoje o advogado não atua meramente para avaliar a viabilidade jurídica de um projeto, aprovando ou desautorizando. Seu trabalho envolve também analisar todo o cenário, buscar soluções para os embargos que surgem e agir de modo a prevenir os riscos das operações.

Atender a todos os requisitos legais sem o suporte de um setor jurídico seria praticamente impossível, tendo em vista o tamanho da burocracia que se apresenta para os empreendedores brasileiros.

Com toda essa responsabilidade, surgiram no cenário jurídico diversas ferramentas que auxiliam o trabalho desses profissionais, simplificam a burocracia e agilizam os processos. A seguir, vamos considerar algumas dessas inovações tecnológicas aplicadas ao setor.

Quais as últimas inovações tecnológicas no departamento jurídico?

transformação digital impactou todos os segmentos do mercado, e o departamento jurídico das empresas não ficou de fora dessa evolução. Separamos aqui algumas dessas novas ferramentas que estão revolucionando esse segmento.

Jurimetria

inteligência artificial é uma das principais tendências dentro do mundo da tecnologia. Suas aplicações são extremamente versáteis, desde o controle de aparelhos domésticos até o monitoramento de pandemias e do clima.

Esses serviços cognitivos também trouxeram resultados inovadores no âmbito jurídico. Algoritmos muito bem-construídos aliados à análise de dados permitem coletar informações de processos e de tribunais. Essa inteligência artificial utiliza a Estatística para fornecer indicadores sobre questões jurídicas para a empresa.

Por exemplo, é possível saber em qual instância a empresa ganha ou perde mais processos ou qual tem sido a jurisprudência aplicada nas comarcas em relação a um determinado tipo caso. São dezenas de robôs virtuais trabalhando de modo autônomo 24 horas por dia para mapear, analisar dados e até fazer um levantamento de argumentos utilizados em processos ganhos.

Plataformas online de conciliação

Segundo o relatório de 2017 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), o número de processos não solucionados nos tribunais brasileiros cresceu de 76,9 milhões em 2015 para 79,7 milhões em 2016. Esse estoque crescente tem sobrecarregado os juízes de primeira instância que têm uma carga de trabalho cada vez maior.

Em vista disso, muitos profissionais têm buscado formas de resolver esses conflitos de modo mais dinâmico por meio de plataformas de conciliação.

Esse recurso que funciona online torna-se uma ferramenta valiosa para as partes envolvidas chegarem a um acordo sem levar o caso à Justiça. Dessa forma, o sistema une a empresa, o reclamante e o advogado para intermediar a negociação.

Elaboração automática de petições e procurações

O departamento jurídico lida com inúmeras tarefas repetitivas que acabam demandando muito tempo dos profissionais. Às vezes, são tantos processos mecânicos acumulados que o setor fica afogado em atividades que não têm nenhum valor estratégico para a empresa.

No entanto, existem hoje softwares para o setor jurídico que automatizam a elaboração de alguns tipos de documentos, como petições e procurações, com base em processos semelhantes. Dois exemplos muito comuns são o contencioso tributário e as petições trabalhistas, que podem ser gerados automaticamente por meio de softwares.

Bots

A palavra bot vem de robot. Ou seja, os bots são robozinhos virtuais ou programas de computador que realizam tarefas automatizadas e podem até aprender novos comportamentos e aplicá-los de modo dinâmico.

Eles podem atuar, por exemplo, na internet em busca de padrões, comportamentos e palavras-chaves. Além disso, podem até mesmo interagir por meio de voz e textos com usuários para dar respostas automatizadas.

Essa tecnologia não é nova, mas foi muito aperfeiçoada nos últimos anos, e o departamento jurídico também tem tirado grande proveito dessa transformação digital.

Por exemplo, o setor jurídico da empresa pode ter um bot que “vigia” e vasculha as redes sociais, sites ou outros lugares da rede mundial de computadores para encontrar reclamações de clientes e compreender rapidamente o que gerou essa insatisfação.

Dessa forma, os profissionais podem agir antes que essa reclamação se torne um processo que traria dor de cabeça para a empresa. Além disso, por compreender melhor o comportamento dos usuários e o motivo das queixas, o departamento jurídico pode propor melhorias no atendimento, nos produtos ou na prestação de serviços, agindo assim de modo preventivo.

Com isso, a empresa consegue reduzir o número de processos e aprimorar a experiência do cliente em seu relacionamento com a empresa.

Assinatura eletrônica

Com a transformação digital, boa parte das transações também migrou para o mundo virtual, e isso trouxe alguns desafios no que se refere à validade jurídica e autenticidade dos documentos gerados e emitidos. Aí que surge a assinatura eletrônica.

Esse recurso refere-se a qualquer tipo de firma que utiliza canais digitais para ser validado. Por exemplo, senhas, token, biometria e GPS podem ser usados.

De fato, os tipos de assinatura eletrônica variam bastante e, por isso, o nível de legitimidade e segurança deles também. Por isso, para que haja validade jurídica, ou seja, aceitação legal, é necessário seguir alguns regulamentos específicos do setor.

Uma das formas mais seguras de assinatura eletrônica é a assinatura digital. Ela utiliza uma série de algoritmos de criptografia para assegurar a autenticidade dos documentos. Mas hoje muitas empresas optam por assinatura eletrônica e utilizam altos níveis de autenticação como o uso de um tolken ou SMS para o celular do signatário com senha.

Com a assinatura eletrônica e digital, o departamento jurídico reduz a burocracia ao lidar com seus contratos e demais documentos. Acordos podem ser feitos a distância com maior agilidade e praticidade, tudo com validade jurídica.

Com todas essas ferramentas que contribuem para a transformação digital no âmbito jurídico, as empresas passam a contar com um escritório digital — ágil, com um custo operacional menor e com resultados muito mais abrangentes. Como isso impacta o negócio? Vamos ver!

Como a otimização tecnológica do setor reflete no restante do negócio?

Como vimos, o departamento jurídico possui grande permeabilidade em todo o negócio, de modo que a otimização de seus processos específicos acaba por trazer melhorias para toda a empresa. Entre os principais reflexos, podemos destacar:

Mais praticidade

As novas tecnologias visam dar mais praticidade às tarefas realizadas pelos profissionais do jurídico. Muitos desses processos são rotineiros e mecânicos.

Uma vez que se implementa uma ferramenta eletrônica que automatiza essas funções — seja no envio de um contrato validado digitalmente, seja na elaboração de um documento —, elas acabam se tornando mais fáceis e apresentam menores chances de erros.

Aumento na produtividade

A produtividade se traduz na junção de quantidade de trabalho feito, qualidade do serviço entregue e tempo em que tudo é produzido. Ao automatizar tarefas mecânicas, o departamento jurídico consegue focar em questões mais estratégicas da empresa ao passo que processos repetitivos podem ser realizados com um menor grau de intervenção humana e menores probabilidades de falhas.

Maior agilidade

Os processos no departamento se tornam mais fluidos, e mesmo processo mais complicados ficam mais fáceis com a tecnologia. No meio digital, as informações transitam em tempo real, e os softwares dedicados ao setor jurídico processam informações mais rapidamente se fossem analisados manualmente. Assim, o setor ganha mais dinamismo e agilidade.

Intensificação do trabalho colaborativo

Arquivos e processos digitais são facilmente compartilhados segundo as políticas de acesso definidas pela empresa. Isso garante que os profissionais tenham em mãos os registros de que precisam para dar prosseguimento às atividades.

Além disso, o mesmo documento pode ficar disponível a diversos colaboradores ao mesmo tempo, e diferentes setores podem ser integrados por meio da unificação do banco de dados.

Essa forma colaborativa de trabalhar aprimora os resultados e permite que cada departamento ou equipe contribua com sua expertise no assunto.

Redução da burocracia

Talvez essa seja uma das maiores vantagens da transformação digital no departamento jurídico. Com os registros todos digitalizados, a empresa consegue gerar um fluxo eletrônico para a tramitação de processos compatível com o próprio workflow do negócio.

O uso da assinatura digital, por exemplo, facilita a negociação com parceiros, fornecedores e clientes, reduz a papelada no escritório e torna os processos mais seguros.

Certamente, a transformação digital no jurídico de uma empresa impacta diretamente no negócio e pode fomentar mudanças em toda a organização, como veremos a seguir.

Qual a relação do departamento jurídico com a transformação digital dentro da empresa?

As mudanças no departamento jurídico geram mudanças em outras áreas da empresa. Isso acontece porque as otimizações que ocorrem no setor exigem que outras áreas da companhia acompanhem o passo.

Por exemplo, para dar prosseguimento a alguns processos, o profissional jurídico talvez precise de documentos pertencentes a outros setores para defender a empresa diante de uma reclamação feita por um cliente, por exemplo. Assim, o advogado precisa ter em mãos todas as informações sobre o usuário, a venda realizada, os documentos fiscais, etc. Somente aí teremos diversos departamentos envolvidos.

No entanto, com seria se o profissional precisasse esperar um colaborador localizar um documento para dar base à sua análise e, então, prescrever o risco e os argumentos jurídicos?

Assim, entendemos que transformação digital não é a mera digitalização de documentos. Trata-se de ações estratégicas que modificam profundamente a estrutura da empresa, otimizando e integrando os processos e os dados ao longo de todo o trabalho realizado pela organização.

Mas, apesar das inúmeras vantagens, a implementação das novas tecnologias não ocorre tão facilmente e sua evolução enfrenta alguns obstáculos.

Quais os desafios da transformação digital no departamento jurídico?

O primeiro grande desafio é o tradicionalismo do setor que muitas vezes resiste a mudanças. Afinal, inovar envolve sair de sua zona de conforto e navegar por novos mares. Assim, o novo pode muitas vezes assustar e impedir que otimizações valiosas sejam implementadas no jurídico.

Devemos lembrar também da necessidade de que essas mudanças tenham o apoio pleno da alta gestão e que sejam bem-absorvidas por toda a empresa. Como vimos, os processos jurídicos permeiam toda a companhia. Dessa forma, setores que não assumem a transformação digital podem acabar atrasando ou embargando alguns processos do jurídico.

Além disso, ao utilizar ferramentas avançadas de gestão, o departamento jurídico aumentará o volume de dados gerenciados. Deve-se tomar muito cuidado, portanto, para não cometer falhas na coleta e na análise de dados. Afinal, qualquer erro nesse sentido pode gerar grandes problemas no futuro.

Por fim, quando falamos em inovação, estamos fazendo referência a novos processos e ferramentas. Isso demandará certo investimento de tempo e esforço na aprendizagem e adaptação a modelos de trabalho desconhecidos. Assim, é um desafio motivar profissionais já estabelecidos no mercado a desenvolverem novas habilidades e competências.

O setor jurídico assume hoje um papel estratégico nas organizações, não só para dar suporte em analisar a viabilidade jurídica dos projetos a serem implementados, mas também para ajudar a empresa a gerenciar os riscos.

Para auxiliar esse time, a tecnologia trouxe diversas ferramentas muito eficientes, como a assinatura digital, que fornece validade jurídica aos documentos eletrônicos. Sem dúvida, essa é uma tendência irreversível, e as empresas só têm a ganhar com essa evolução.

Agora que você entende melhor sobre o papel do departamento jurídico na transformação digital da empresa, pode conhecer mais sobre o assunto com a leitura de um e-book incrível sobre as principais práticas e ferramentas para organizar seus documentos corporativos de forma eficiente. Baixe gratuitamente!

(Visited 30 times, 1 visits today)