Quando imaginamos os bastidores de uma agência bancária comum, um detalhe que não pode faltar na composição da imagem é o papel. Incontáveis pilhas de papel. Em cada baia, em cada balcão e em cada mesa, dezenas de documentos estão espalhados e amontoados esperando aquela única pessoa que sabe organizá-los e separá-los em… outras pilhas. Isso até que todas acabem indo para o lixo depois que seus ciclos sejam finalizados. O que ninguém imagina de primeira é que as instituições financeiras não só podem como precisam se manter competitivas sem usar papéis, basta aderirem a assinaturas eletrônicas e toda este cenário muda.

As transações digitais impulsionam o futuro das operações bancárias – e estas envolvem desde aberturas de conta até pedidos de empréstimo. Em 2016, o Bank Administration Institute (BAI) produziu um relatório concluindo que a migração dos bancos para serviços eletrônicos não será apenas para que eles estejam atualizados, mas também para que se diferenciem com um ótimo custo-benefício.

Outro estudo recente, feito pela Accenture, concluiu que 20% dos clientes bancários já são usuários totalmente digitais – em outras palavras, um quinto das pessoas que usam bancos não visitam mais uma filial física, mas procuram, compram e usam produtos financeiros online.  Instituições financeiras que não adotam tecnologias digitais para atender seus clientes correm o risco de perdê-los para outras que adotam, além de consequentemente se tornarem irrelevantes no cenário do mercado.

Pagamentos via dispositivos móveis, por exemplo, se tornaram uma parte fundamental da evolução das operações bancárias, graças ao crescente desejo que os clientes têm de poderem realizar transações em qualquer lugar e a qualquer hora. E hoje em dia, segundo o BAI, “ter um aplicativo móvel fácil de usar era um diferenciador ou facilitador, mas agora é via de regra.”

É aproveitando este contexto que a DocuSign se faz importante. Grandes bancos como o Citi, Citizens Bank, Comercia Bank, Pentagon Federal Credit e Silicon Valley Bank, além de cooperativas de crédito e outras instituições financeiras no mundo todo já incorporaram as mais diversas soluções que oferecemos ao mercado.

Podendo ser usados tanto internamente, permitindo que empresas criem fluxos de trabalho totalmente digitais, quanto externamente, fazendo pedidos passarem pela aprovação eletrônica e retornarem aos clientes para assinatura sem recorrer ao papel, os sistemas da DocuSign são parte integrante de um processo completo de transformação digital.

Ficou no passado o tempo em que uma financeira não tinha nenhuma opção além de enviar uma pilha de papéis de um dia para o outro para conceder um empréstimo, e que um cliente tinha que ler cuidadosamente todas as folhas dos documentos para encontrar os lugares onde assinar e não sofrer com invalidações mais tarde.

Já chegou o tempo em que é possível se beneficiar em inúmeros aspectos a partir da digitalização da assinatura de documentos. Reduzir os custos e consequentemente aumentar os lucros é a maior prerrogativa – a Bellco cortou os custos de processamento anuais em 50% utilizando o DocuSign – ao lado do aprimoramento da experiência do cliente – o Associated Bank reduziu o abandono de clientes e aumentou as taxas de fechamento de negócios ao incorporar os serviços da DocuSign. Outro ponto positivo relevante é a melhora significativa na segurança e conformidade das práticas e processos; utilizando criptografia moderna, trilhas de auditoria e certificados de segurança rigorosos, os dados dos clientes e de trâmites internos ficam completamente protegidos.

Aliás, as assinaturas eletrônicas oferecem ainda mais exequibilidade do que as assinaturas feitas à tinta, já que são impossíveis de falsificar, deixam uma trilha de auditoria em todas as etapas do processamento de um documento e possuem criptografia de nível bancário. Elas também vêm com certificados de autenticidade que não podem ser alterados e fornecem uma cadeia de custódia evidente em qualquer ponto de sua jornada.

Nessa hora é bom lembrar que papel custa caro: imprimir, enviar fax e entregar os documentos fisicamente geram uma despesa própria e, hoje em dia, desnecessária. Além disso, estes documentos devem ser localizados fisicamente para processos aconteçam (lembra das pilhas?), aumentando muito o tempo necessário para finalizar qualquer processo. Sem dizer que sempre que as informações precisam ser digitadas novamente em outro sistema (geralmente para processar e controlar outras transações como pedidos), a possibilidade de erro manual é enorme, podendo causar ainda mais atrasos. Um relatório da Forrester Consulting, encomendado pela DocuSign, também descobriu que as empresas perdem uma em cada quatro possíveis negociações graças a transações mal gerenciadas (seja por perdas de documentos, invalidação de assinaturas à tinta ou até o estado de conservação do papel).

Um sistema de DTM (Digital Transaction Management) resolve todos esses problemas ao proporcionar um único fluxo de trabalho simplificado, muito mais transparência para cada etapa de cada processo, redução do tempo de processamento de documentos – o que antes era feito em dias, hoje pode ser finalizado em horas ou minutos – e uma média de economia de custos de R$ 100,00 por documento (para clientes DocuSign). E quando um funcionário é capaz de terminar um processo em muito menos tempo, sem precisar fazer tarefas repetitivas e cansativas relacionadas a papel, sobra espaço na rotina para tarefas realmente produtivas.

Todo trâmite já pode ser feito digitalmente do começo ao fim, e isso não facilita só a vida de quem os administra. É claro que, para quem trabalha no banco, mudar para as assinaturas eletrônicas elimina a necessidade de digitar e redigitar dados, simplifica a sincronização com os sistemas de gerenciamento e garante vários outros benefícios que resultam em economia de dinheiro e maior segurança, mas o mais importante é que os clientes se mantém fiéis à empresa para receberem o mesmo ótimo serviço.

Adotar o gerenciamento de transações digitais não se trata apenas de tomar decisões inteligentes pensando em inovação; é uma ação vital para o sucesso de qualquer instituição bancária e fundamental para atrair a próxima geração de clientes que exigem opções digitais no lugar das físicas. É preciso se manter relevante e competitivo na era digital, e não é possível fazer isso dependendo de pilhas de papel. Assista ao vídeo abaixo e veja como estamos ajudando instituições financeiras.

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