A lucratividade de um negócio depende tanto da qualidade dos produtos ou serviços que são oferecidos aos clientes quanto da forma como a empresa é gerida. Por isso, torna-se fundamental para o sucesso empresarial a implementação de processos que otimizam a rotina administrativa e, ao mesmo tempo, ajudam a diminuir os custos. É esse o diferencial da gestão de contratos.

Neste post, você vai entender mais sobre o que é a gestão de contratos, como ela funciona e a importância de implementá-la para reduzir os custos. Não perca tempo e confira agora mesmo!

O que é a gestão de contratos?

Antes de tratarmos especificamente das formas de redução de custos a partir do uso da gestão de contratos em um negócio, é importante explicarmos no que consiste essa prática.

Como a própria expressão sugere, a gestão de contratos faz parte de um conjunto de técnicas gerenciais que são utilizadas para administrar de modo eficiente as atividades realizadas em uma empresa.

Dessa maneira, a gestão de contratos é uma metodologia gerencial que abrange diversos princípios, recursos e procedimentos administrativos voltados para a supervisão do cumprimento de obrigações legais que foram estabelecidas. Esse acompanhamento de efetivação de responsabilidades diz respeito tanto à própria empresa quanto aos seus fornecedores e prestadores de serviços.

O principal objetivo dessa prática é atuar no gerenciamento de contratos ao longo de todo o seu período de vigência na empresa, ou seja, desde que é formulado e assinado entre as partes até quando ocorre o seu término ou rescisão. Por meio da gestão de contratos, é possível ter uma dimensão real do cumprimento das responsabilidades estipuladas e, se preciso, efetuar adequações.

A gestão de contratos também tem papel importante para o planejamento — comercial, produtivo, organizacional, financeiro, fiscal etc. — que é efetuado nos diferentes setores de uma empresa. Isso ocorre porque a maioria das transações mercadológicas é realizada com base nesse tipo de documento, que, por sua vez, reflete as condições e as demandas do negócio.

Como a gestão de contratos funciona?

O funcionamento da gestão de contratos de uma empresa está diretamente ligado à dinâmica dos seus setores. Assim, para que essa metodologia seja eficiente, é preciso que ela esteja atrelada aos departamentos administrativo e financeiro da companhia, o que possibilita aos responsáveis de cada área o conhecimento detalhado do teor dos documentos e a tomada de decisões acertadas.

Com base na integração de informações entre os setores, os profissionais responsáveis pela gestão de contratos, desenvolvem determinadas atividades. Entre elas estão:

  • acompanhamento de todo o percurso contratual;
  • análise do histórico dos contratos para novas negociações;
  • detecção e a resolução de problemas contratuais;
  • controle dos prazos de vigência e renovação.

Também cabem ao gestor de contrato:

  • verificação dos vencimentos de pagamentos e recebimentos;
  • análise da necessidade de realização de aditivos;
  • arquivamento e comprovação das quitações contratuais;
  • confecção de relatórios periódicos de gestão;
  • elaboração de formas de diminuir custos e riscos;
  • mediação entre contratante e contratado.

Portanto, a gestão de contratos funciona com base no compartilhamento de informações entre os setores da empresa, as quais são usadas para garantir que os contratos firmados atendam às necessidades do negócio. Mas isso não ocorre de modo automático. Para que essas demandas sejam realmente supridas, o contrato deve ser cumprido e, se for o caso, ajustado durante a sua vigência, conferindo eficiência operacional.

Qual a importância de adotar essa prática?

O trabalho com a gestão de contratos não pode ser encarado como uma mera opção, uma vez que se tornou um pré-requisito para o sucesso no mundo corporativo. E isso acontece por um motivo simples: é a gestão de contratos que permite à empresa ter o devido controle sobre os seus investimentos, o que reduz consideravelmente os riscos de sofrer prejuízos.

Em termos práticos, a gestão de contratos é a atividade responsável por fazer valer o que está escrito no papel. É ela que verificará as condições e cobrará a prestação adequada de um serviço ou a entrega de um produto de acordo com as especificações de compra. Também é função dessa prática zelar para que a empresa respeite as cláusulas de um documento se estiver na posição de contratada.

A gestão de contratos ainda contribui para propiciar maior eficiência às negociações efetuadas pela empresa. A adoção dessa metodologia confere mais rapidez aos procedimentos contratuais, diminui as tarefas burocráticas, evita o retrabalho proveniente de possíveis erros, bem como assegura a transparência aos processos de contratação e a sua conformidade às políticas da corporação.

Como a gestão de contratos reduz custos?

Já esclarecemos que a gestão de contratos exerce papel fundamental no planejamento da empresa. E é justamente nesse ponto que ela pode ser o grande diferencial nas contas da companhia. Isso é possível porque a supervisão permanente dos processos contratuais permite gerar economia com a compra de produtos, contratação de serviços e custos com procedimentos administrativos.

Assim, ao acompanhar o andamento de um contrato relativo à compra de um produto necessário à cadeia produtiva da empresa, o gestor tem informações exatas sobre estoque, prazos de entrega e condições de renovação contratual. Sem essas informações, há o risco de o produto acabar, a produção ser paralisada e haver aumentos de preço para o aditivo ou uma nova contratação.

Seguindo essa mesma lógica, a gestão de contratos possibilita encontrar preços mais acessíveis entre os fornecedores. Se há alta quantidade de matéria-prima no estoque ou um longo tempo de prestação de serviço por uma companhia terceirizada, a empresa pode fazer um maior número de cotações no mercado e, então, economizar. Isso não seria possível sem a supervisão dos contratos vigentes.

O uso dessa metodologia diminui os custos com os procedimentos administrativos da formalização contratual, uma vez que evita o surgimento de gastos extras com a confecção de novos contratos ou a implementação de aditivos. E esse processo pode ficar ainda mais econômico com o uso da assinatura eletrônica por meio da automatização de processos.

A gestão de contratos é uma prática estratégia que contribui de maneira significativa para a eficiência das atividades gerenciais de um negócio. Adotar essa técnica possibilita à empresa exercer maior controle sobre os seus investimentos e garante redução real nos custos envolvidos nos processos de contratação.

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