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Passo a passo para otimizar a gestão de contratos

Sua empresa tem uma política eficiente de gestão de contratos? Segundo um levantamento da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), se essa pergunta fosse feita para todos os CEOs do Brasil, a resposta seria “não” em 90% dos casos.

A pesquisa relevou que 75% das organizações não têm uma metodologia de monitoramento de contratos e 90% fazem esse gerenciamento por e-mail. Sim, infelizmente, em muitas companhias, a gestão de contratos termina com o seu arquivamento na pasta az.

O problema é que é na qualidade dessa gestão que reside o limiar entre as empresas com altas taxas de churn, grande margem de endividamento e ínfimo lucro, e as bem-sucedidas, com alta capacidade de fidelização e crescimento exponencial.

De que lado sua empresa quer ficar? Quer aprender a fazer um gerenciamento de contratos em grau de excelência? Então acompanhe agora nosso passo a passo sobre o tema!

O que é gestão de contratos?

Trata-se de um instrumento imprescindível para acompanhar o cumprimento das obrigações contratuais. O gerenciamento de contratos objetiva monitorar minuciosamente todo o seu ciclo de vida (criação, execução e encerramento). Preocupa-se desde aspectos formais de sua formulação, até o alcance dos níveis de serviço estipulados.

A gestão dos contratos ganha ainda mais importância em momentos de crise econômica, uma vez que todos os aspectos operacionais e financeiros sacramentados devem ser mapeados e aprimorados para que a empresa não sofra prejuízos por negligência na administração de suas relações jurídicas. Veja abaixo o que não pode faltar em uma boa gestão de contratos:

1. Trabalhe com contratos eletrônicos desde o início

Em uma era de mobilidade, computação em nuvem, Internet das Coisas (IoT) e redes neurais, é até difícil entender como algumas empresas ainda firmam contratos com assinatura manual no papel.

Não há qualquer benefício nisso, muito pelo contrário. Ter uma gestão documental baseada em papéis acarreta um custo anual altíssimo com compra de resmas e cartuchos; aumenta o gasto com energia elétrica; denota irresponsabilidade ambiental, o que é péssimo para a imagem da organização no mercado.

Isso sem falar no custo total da hora trabalhada no ano que é desperdiçado com colaboradores executando tarefas mecânicas, que poderiam ser extintas com uma tramitação de documentos 100% digital.

Um contrato eletrônico é assinado com muito mais rapidez e é indiscutivelmente mais seguro do que um documento físico (pois permanece protegido por recursos como criptografia, possui funções de backups automáticos e o documento fica alocado em nuvem privada).

Como se não bastasse, algumas plataformas possuem até mesmo disparo automático de alertas na proximidade de vencimento de prazos.

Quer fazer gestão de contratos profissional em sua empresa? Comece adotando uma plataforma de assinatura eletrônica!

2. Revise constantemente os termos do contrato

Durante a vigência de um contrato, diversas situações extraordinárias e imprevistas na relação fática pré-estabelecida podem emergir, desequilibrando os parâmetros econômico-financeiros estipulados e trazendo desvantagens a pelo menos uma das partes.

Por exemplo, seu escritório firmou contrato de assessoria contábil a uma empresa-cliente…um mês antes de a Receita Federal anunciar o acréscimo de mais uma dezena de obrigações acessórias a serem prestadas mensalmente. É claro que essas novas imposições do Fisco irão onerar o contrato; será preciso revisá-lo.

Se você não tiver uma sistemática de gestão de contratos, entretanto, provavelmente vai arcar com o prejuízo. É por isso que é extremamente importante monitorar constantemente todos os pontos do acordo firmado.

3. Gerencie minuciosamente o cumprimento dos níveis de serviço

Quais foram os SLAs fixados em contrato? Como é feito o gerenciamento de seu cumprimento? Não é feito? Uma empresa que não possui referencial, não chega a lugar algum.

Faça relatórios gerenciais periodicamente, acompanhe de perto a efetivação dos níveis de serviço previstos no contrato. Vamos imaginar, por exemplo, o caso de uma prestadora de serviços de TI que não esteja atualizada sobre os indicadores de desempenho previstos no documento de acordo com seu cliente.

Além das reclamações e da mancha em sua imagem, uma empresa negligente como essa enfrentará também a possibilidade de rompimento do contrato, o que, no longo prazo, poderá significar sua “expulsão” do segmento. Em um mercado extremamente competitivo, não dá para pensar em abrir mão de indicadores.

4. Fique atento aos prazos

Em muitas relações jurídicas, a legislação prevê um prazo limite para que um determinado direito seja exercido e, uma vez que esse prazo expire, o direito se extingue. Seria o caso, por exemplo, da renovação automática em um contrato de locação de espaço comercial.

Se você se esquecer de comunicar o locador dentro do prazo fixado em lei, informando seu interesse na renovação da locação, será muito mais difícil obter tutela judicial para proteger seu direito (que nem existe mais).

Além disso, existem prazos dentro do contrato que, se não cumpridos, ensejam sumariamente a rescisão. Por exemplo, sua imobiliária prevê um prazo em contrato para que o locatário entregue a apólice do seguro-fiança, data a partir da qual fica liberada a rescindir unilateralmente o acordo registrado.

Esses detalhes reforçam a necessidade de prestar muita atenção à vigência dos contratos, prazos para renovação, aditivos, etc.

5. Registre todas as ações e eventos para fins de autoria

Fazer uma boa gestão de contratos significa estar permanentemente apto a comprovar o cumprimento de todas as obrigações contratuais; é ter sempre em mãos notas fiscais, fotografias, indicadores de performance, inventários, certificados e todos os outros recursos necessários para, por exemplo, ser submetido a uma auditoria (interna ou externa).

6. Estimule seu cliente a lhe transmitir o feedback sobre sua relação contratual

A perspectiva do cliente é essencial no gerenciamento dos contratos. Estimule-o constantemente a externar suas impressões sobre a qualidade do objeto do contrato. Análise crítica e melhoria contínua devem ser o foco dos gestores de contratos.

O que costuma ocorrer quando não se tem gestão de contratos de excelência?

  • Perda de tempo: processos analógicos (contratos assinados manualmente no papel) retardam a consolidação formal dos acordos;
  • relações contratuais se iniciam de fato sem que o contrato esteja assinado;
  • contratos são prorrogados sem o registro do aditivo;
  • cláusulas são descumpridas sem que haja a devida sanção;
  • escopo do contrato é alterado tacitamente.

Gestão de contratos lembra governança que, por sua vez, lembra compliance…a propósito, já baixou nosso WhitePaper de compliance? Então baixe agora e aprofunde ainda mais seus conhecimentos em gestão de excelência! Até a próxima!

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1 Comentário

  1. A verdade é que a gestão de contratos realizada de forma eletrônica facilita muito a vida das pessoas.

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