Não é nenhum segredo que o desenvolvimento tecnológico vem gerando mudanças relevantes em vários segmentos do mercado. E isso não é diferente com a área educacional, que tem sido beneficiada com o uso de tecnologias de diversos tipos e com as mais variadas finalidades. Uma importante inovação que chegou para facilitar a interação entre instituição de ensino e alunos é a matrícula digital. Sua adoção oferece uma série de vantagens para a execução dos procedimentos administrativos de uma Instituição de Ensino Superior (IES), além de funcionar como uma estratégia de retenção de alunos. Essa também é uma solução benéfica para os estudantes, uma vez que propicia maior comodidade e modernidade no dia a dia escolar.

Com esse cenário positivo em vista, mostraremos aqui o que é a matrícula digital, por que esse procedimento é tão importante e de que maneira ocorre a sua oficialização. Para isso, vamos oferecer um passo a passo e abordar os efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional.

Continue a leitura e informe-se sobre esse importante diferencial para a sua IES!

O que é matrícula digital?

A matrícula é um procedimento fundamental em uma IES, servindo como uma ferramenta que garante o controle e a segurança do contrato tanto para a instituição quanto para o alunado. É por meio dela que o estudante associa-se oficialmente à instituição de ensino, podendo exercer os direitos provenientes desse vínculo, bem como devendo cumprir os deveres e as responsabilidades que tem como aluno.

Nessa perspectiva, depois de ser aprovado em um processo seletivo, a cada semestre ou ano, o estudante deve efetuar a sua matrícula junto à IES, de acordo com as normas estipuladas por ela e durante o prazo previamente estabelecido. Em geral, é só após estar regularmente matriculado que o estudante pode frequentar as aulas e participar das demais atividades acadêmicas.

Ao contrário da matrícula tradicional, feita de forma presencial na secretaria da IES, a matrícula digital é efetuada a distância, via internet, por meio do site da instituição. Normalmente, a IES disponibiliza um login e uma senha exclusivos ao estudante, que, acessando o portal do aluno, pode realizar a sua matrícula quando e onde quiser.

As funcionalidades da matrícula digital podem variar de acordo com a instituição, embora todas tenham em comum a função de oficializar o ingresso ou a permanência do aluno na IES. A depender da configuração do portal, é possível fazer pedidos para cursar disciplinas específicas e gerar atestado de matrícula, um documento que é essencial para que o estudante comprove estar ativo em um curso superior.

Por que a matrícula digital é importante?

A adoção da matrícula digital proporciona muitas vantagens para a instituição de ensino superior e para o seu alunado. Há, no caso de ambas as partes, a economia de tempo, já que não é necessário que os funcionários da secretaria passem as suas horas de trabalho efetuando as matrículas de todos estudantes, nem que os alunos se desloquem até o local e enfrentem fila para a execução do procedimento.

Assim, a matrícula digital confere agilidade ao processo, possibilitando que tanto os seus colaboradores quanto o seu corpo discente ocupem o tempo de que dispõem com atividades mais relevantes. Outro aspecto importante é que essa solução propicia autonomia aos estudantes, já que eles próprios podem gerenciar a oficialização de seu ingresso ou permanência na instituição.

Além disso, a matrícula digital é importante porque segue a tendência tecnológica atual que tem caracterizado as práticas sociais, incluindo as mercadológicas. Ao utilizarem esse procedimento, além de ganharem tempo, as IES evitam o risco de perder alunos em virtude de operar com mecanismos administrativos obsoletos. Afinal, não podemos esquecer que atualmente os estudantes são verdadeiros nativos digitais.

Por último, mas igualmente relevante, a utilização da matrícula digital confere à IES uma visão mais ampla e atualizada da composição das turmas ao longo de o ano. Dessa forma é possível, por exemplo, disponibilizar vagas remanescentes e oriundas de desistência ao preenchimento por outros alunos, garantindo o melhor aproveitamento da capacidade das turmas da instituição.

A depender da configuração e das funcionalidades da matrícula digital adotada, ela também pode ser usada como um banco de dados para os mais diversos fins. Com essas informações, as IES têm a possibilidade de obter rapidamente um panorama mais realista sobre os seus alunos e até mesmo traçar estratégias de intervenção, no caso de evasão ou inadimplência, por exemplo.

Em se tratando de instituições com uma grande quantidade de alunos, ter esse controle gerencial mais amplo e preciso certamente faz toda a diferença na condução da empresa, evitando rupturas financeiras e dados desatualizados, por exemplo. Isso significa que o diagnóstico do quadro de alunos da IES torna-se muito mais simples e eficiente, sobretudo pelo fato de dispensar expedientes ultrapassados, baseados no uso de fichas manuais, arquivos físicos e processos burocráticos.

Quais são os efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional?

A matrícula digital faz parte do conjunto de inovações tecnológicas oferecidas pela transformação digital que estamos vivendo hoje. Mas o que é a transformação digital?

De modo geral, trata-se de um contexto em que são usadas ferramentas e recursos tecnológicos para obter o aprimoramento constante de processos e produtos com o objetivo de gerar melhores resultados. Seguindo por essa tendência, que já é realidade nos mais diversos setores, o uso da tecnologia e ferramentas de automação deixou de ser apenas um diferencial para se tornar uma verdadeira necessidade dentro de negócios que desejam atuar de maneira organizada e competitiva.

No caso das IES, a lógica não poderia ser diferente. A tecnologia está presente e contribuindo para esse tipo de empreendimento de diferentes formas. Desde a parte operacional da empresa — o core business, que é a atividade educacional —, passando por laboratórios científicos, equipamentos de multimídia, além de outros recursos utilizados em aula, até as tarefas subjacentes, ligadas à gestão e administração da empresa, tudo depende de recursos modernos para funcionar de maneira alinhada às novas demandas.

Nesse cenário, é nítido que as instituições de ensino precisam entender o grande potencial da tecnologia na inovação de todos os setores. Essa estratégia gera ganhos em termos de qualidade dos serviços e estrutura oferecida aos alunos, além de possibilitar a execução de processos mais modernos e econômicos. Isso permite à instituição direcionar recursos ao que é mais relevante para o usuário, gerando diversos benefícios à gestão.

Dificilmente o mercado educacional é capaz de prosperar sem fazer uso dos procedimentos e dispositivos elaborados a partir da transformação digital. Por isso, é essencial que as IES busquem se adequar às tendências tecnológicas que estão sendo desenvolvidas e aplicadas ao campo educacional, a exemplo do que já ocorre com a matrícula digital.

Como oficializar um processo de matrícula digital?

No caso do ingresso do aluno em uma IES, devem ser seguidos alguns passos para que seja efetuada a matrícula digital.

A primeira etapa é a submissão do futuro estudante ao vestibular, de acordo com o formato de seleção adotado pela instituição de ensino. Após sua aprovação, devem ser captados os documentos necessários à vinculação, como comprovante de conclusão do ensino médio, CPF e RG.

Em seguida, é preciso que seja firmado o contrato entre a IES e o novo aluno — documento que só terá validade se contiver as assinaturas de ambas as partes. Todo esse processo pode ser feito virtualmente, de forma que o estudante ingressante repasse digitalmente a documentação requisitada à instituição e use uma assinatura eletrônica válida para oficializar o contrato.

A assinatura eletrônica valida ações efetuadas por uma pessoa que tenha feito o cadastro em uma plataforma específica, a qual dispõe de recursos de segurança semelhantes aos que os bancos utilizam.

Esse é o mesmo tipo de assinatura que pode ser empregada pela instituição na hora da emissão do atestado de matrícula, configurando a finalização da matrícula digital. Um bom exemplo de instituição que já utiliza esta tecnologia para assinar matrícula é a FMU.

Como essa tecnologia beneficia as IES?

De forma geral, estamos nos referindo a um típico mecanismo de automação de processos — isto é, uma das tendências mais fortes e produtivas encontradas dentro das empresas atualmente.

Logo, é natural que existam muitos pontos positivos a serem considerados a partir da utilização da matrícula digital por IES. A exemplo, podemos citar:

Aumento da capacidade de processamento em períodos de alta demanda

Inicialmente, é válido pontuar a robustez e escalabilidade que a tecnologia dá ao procedimento de matrícula do aluno, especialmente nos períodos em que essa demanda aumenta — como no início e no meio do ano.

A título de comparação, em instituições que ainda se lida com processos manuais e burocráticos, filas, lentidão e erros são ocorrências bastante comuns nos períodos de maior movimento. Essas IES até tentam minimizar tais problemas distribuindo as matrículas em dias diferentes para evitar tumultos, mas ainda assim os erros acontecem — o que acaba prejudicando a fluidez do processo e a satisfação do usuário.

Por outro lado, essa não é a realidade das instituições que optam pela matrícula online. Isso porque, além de garantir a total validade, regularidade e rigidez do procedimento feito digitalmente, com o apoio da assinatura eletrônica a plataforma ainda dá mais flexibilidade ao processo, permitindo a sua realização de forma remota, ágil e com menor risco de erros e atrasos.

Economia de tempo e recursos

Outro efeito positivo sentido pela IES que adere à matrícula digital está relacionado a economia de tempo e recursos.

Como já destacado, a tecnologia automatiza todo o processo, dando uma roupagem mais dinâmica a ele. Essa automatização permite que mais matrículas sejam efetivadas em menos tempo, já que tudo ocorre de forma padronizada e virtual, eliminando filas e outros problemas típicos da matrícula presencial.

Pare se ter uma ideia, a assinatura eletrônica — base da matrícula digital — reduz o tempo de execução desse processo de 70% a 80%, além de facilitar a rotina do colaborador e, principalmente, do acadêmico.

Abrindo um parêntese, vale destacar que nada impede que o aluno vá até a universidade efetivar sua matrícula caso tenha algum problema ao realizá-la digitalmente. A ideia desse sistema é reduzir a necessidade da presença física do aluno, deixando-a apenas para casos especiais, caso exista algum entrave que realmente demande uma solução mais específica.

Além disso, ainda é preciso mencionar a economia da empresa quanto ao uso de papel. Em IES com milhares de alunos entrando e renovando matrícula todos os semestres, a impressão de contratos, comprovantes e documentos pode representar gastos consideráveis ao caixa da empresa — gastos estes tidos como desnecessários, já que podem ser facilmente eliminados com o uso da matrícula digital.

Reforço na segurança da informação

Em regra, a relação do aluno com a instituição perdura por alguns anos. Durante esse período, e até mesmo depois, a IES precisa manter registros e documentos relativos ao contrato, caso seja necessária alguma conferência futura.

Quando se trata de uma grande quantidade pessoas, no entanto, esse arquivamento pode implicar enormes gastos e esforços para manter tudo organizado, acessível e seguro com o passar dos anos. Mais uma vez, o formato digital de documentos e contratos desponta como a solução mais indicada para esse tipo de situação, além de estar mais alinhada aos parâmetros tecnológicos atuais.

Tudo isso mostra que, com a matrícula digital, a IES passa a lidar mais com expedientes eletrônicos, reduzindo a demanda sobre o papel, arquivos físicos e outras metodologias pouco seguras e mais suscetíveis aos efeitos do tempo. Ou seja, a segurança da informação também é bastante beneficiada pela matrícula digital.

Não há dúvidas de que a transformação digital é uma realidade presente em todos os nichos e setores do mercado. Negar esse fato é perder uma grande oportunidade de inovar e colocar a empresa em conformidade com os padrões atuais e futuros.

Neste contexto, a matrícula digital desponta como um dos grandes reflexos dessa transformação que marca o cenário empresarial e tem alcançado as instituições de ensino. A roupagem informatizada dos processos burocráticos, a visão sustentável na utilização dos recursos materiais e a preocupação com a comodidade, segurança e agilidade na concretização da matrícula confirmam todo o potencial dessa ferramenta na hora de otimizar a relação da IES com os seus alunos.

Agora que você já está por dentro do uso da matrícula digital nas instituições de ensino, que tal continuar se atualizando sobre as principais inovações nesse setor? Entenda como as IES podem se beneficiar com o uso da assinatura eletrônica!

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