Não é nenhum segredo que o desenvolvimento tecnológico vem gerando mudanças relevantes em vários segmentos sociais e ramos do mercado. E isso não é diferente quando se trata da área educacional, que tem sido beneficiada pelo uso de tecnologias de diversos tipos e com as mais variadas finalidades. Nesse sentido, uma importante inovação que chegou para facilitar a interação entre instituição de ensino e os seus alunos é a matrícula digital.

Mais do que simplesmente seguir tendências tecnológicas, a adoção desse formato de matrícula oferece uma série de vantagens para a execução dos procedimentos administrativos de uma Instituição de Ensino Superior (IES), além de ter tudo para funcionar como uma poderosa estratégia de retenção de alunos. Essa também é uma solução benéfica para os estudantes, uma vez que propicia maior comodidade, eficiência e modernidade no dia a dia escolar.

Com esse cenário positivo em vista, neste post, vamos explicar o que é a matrícula digital, por que esse procedimento é tão importante para a IES e para os seus alunos, assim como de que maneira ocorre a sua oficialização. Além disso, vamos abordar os principais efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional e as maiores vantagens de implementar esse formato de matrícula.

Continue a leitura e informe-se agora mesmo sobre esse enorme diferencial para a sua IES!

O que é matrícula digital?

A matrícula é um procedimento fundamental em uma IES, servindo como uma ferramenta que garante o controle e a segurança do contrato estabelecido entre as partes, tanto para a instituição quanto para o alunado. É por meio dela que o estudante associa-se oficialmente à instituição de ensino, podendo exercer os direitos provenientes desse vínculo, bem como devendo cumprir os deveres e as responsabilidades que tem como aluno ao longo de sua permanência no curso superior.

Nessa perspectiva, não apenas imediatamente depois de ser aprovado em um processo seletivo, como a cada semestre ou ano, o estudante deve efetuar a sua matrícula junto à IES, de acordo com as normas estipuladas por ela e durante o prazo previamente estabelecido. Em geral, é só após estar regularmente matriculado que o estudante pode frequentar as aulas e participar das demais atividades acadêmicas que são oferecidas pela IES.

Ao contrário da matrícula tradicional, feita de forma presencial na secretaria da IES, a matrícula digital é efetuada a distância, via internet, por meio do site da instituição. Normalmente, a IES disponibiliza um login e uma senha exclusivos ao estudante, que, ao acessar o portal do aluno, pode realizar a sua matrícula rapidamente quando e onde quiser, condições essas que otimizam significativamente a realização desse procedimento obrigatório.

Portanto, na prática, a matrícula digital consiste em uma inscrição com valor oficial, que é feita pelo estudante em ambiente virtual especificamente criado pela IES para essa finalidade. Assim como as matrículas efetuadas de forma presencial, o formato eletrônico tem validade legal, uma vez que conta com mecanismos de certificação, baseados em Inteligência Artificial, que conferem integridade, confiabilidade e segurança ao processo.

As funcionalidades da matrícula digital podem variar de acordo com a instituição, embora todas tenham em comum a função de oficializar o ingresso ou a permanência do aluno na IES. A depender das configurações do portal, que devem estar baseadas nas normas acadêmicas da instituição, é possível fazer pedidos para cursar disciplinas específicas e gerar atestado de matrícula, um documento que é essencial para que o estudante comprove estar ativo em um curso superior.

Outra característica dessa modalidade de matrícula é que, em geral, ela pode ser realizada de forma simples e ágil a partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso é possível porque, cada vez mais, as instituições de ensino estão investindo no desenvolvimento e na implantação de softwares com alto poder de integração, os quais otimizam a interação entre as funcionalidades dos sistemas acadêmicos virtuais disponíveis em aplicativos.

Por que a matrícula digital é importante?

Sendo uma ferramenta de automação de processos, a matrícula digital proporciona muitas vantagens para a instituição de ensino superior que a adota e, consequentemente, para o seu alunado. Há, no caso de ambas as partes, a economia de tempo, já que não é necessário que os funcionários da secretaria passem as suas horas de trabalho efetuando as matrículas de todos estudantes, nem que os alunos se desloquem até o local e enfrentem longas filas para a execução do procedimento.

Assim, a matrícula digital confere agilidade ao processo, possibilitando que tanto os seus colaboradores quanto o seu corpo discente ocupem o tempo de que dispõem com atividades mais relevantes em seu cotidiano. Outro aspecto importante é que essa solução propicia autonomia, responsabilidade e auto-organização aos estudantes, já que eles próprios devem gerenciar a oficialização de seu ingresso ou a permanência na instituição.

A matrícula digital também é importante porque segue a tendência tecnológica atual que tem caracterizado grande parte das práticas sociais, incluindo as que são efetuadas na esfera mercadológica. Ao usarem esse procedimento, além de ganharem tempo, as IES evitam o risco de perder alunos em virtude de operar com mecanismos administrativos obsoletos, que não condizem com a realidade do alunado. Afinal, não podemos esquecer que a maioria dos estudantes de hoje é composta por nativos digitais.

A utilização da matrícula digital confere à IES uma visão mais ampla e atualizada da composição das turmas ao longo do ano, possibilitando que a instituição obtenha panoramas sistemáticos e precisos sobre as entradas e saídas do alunado. Dessa forma é possível, por exemplo, disponibilizar vagas remanescentes e oriundas de desistência ao preenchimento por outros alunos, garantindo o melhor aproveitamento da capacidade das turmas da instituição.

A depender da configuração e das funcionalidades do software que hospeda e gerencia o procedimento de matrícula digital, as suas informações também podem ser usadas como um banco de dados para os mais diversos fins. Com esse conteúdo informacional, as IES têm a possibilidade de obter rapidamente um panorama mais realista sobre a situação individual de cada aluno e até mesmo traçar estratégias de intervenção, no caso de evasão ou inadimplência, por exemplo.

Em se tratando de instituições com uma grande quantidade de alunos, ter esse controle gerencial mais amplo e preciso certamente faz toda a diferença na condução da empresa, evitando rupturas financeiras e dados desatualizados, por exemplo. Isso significa que o diagnóstico do quadro de alunos da IES torna-se muito mais simples e eficiente, sobretudo pelo fato de dispensar expedientes ultrapassados, baseados no uso de fichas manuais, arquivos físicos e processos burocráticos.

Nessa perspectiva, o uso desse formato de matrícula atua diretamente sobre a retenção de alunos na IES, uma vez que as rematrículas periódicas também podem ser feitas via sistema acadêmico virtual, evitando deslocamentos, filas e burocracias. A própria captação de estudantes pode ser elevada com essa tecnologia, pois, já nos contatos iniciais com a instituição, discentes em potencial podem ser atraídos pela existência de facilidades como essa.

Como se não bastassem tantos pontos positivos, a adoção da matrícula digital também tem valor estratégico para o marketing da instituição. Ao terem que fazer o procedimento exclusivamente em ambiente virtual, os estudantes necessariamente acessam o site ou aplicativo da instituição, que, por sua vez, pode (e deve!) aproveitar o espaço para fazer postagens sobre seus produtos ou serviços adicionais, veiculando ainda mais a marca da empresa.

Quais são os efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional?

A matrícula digital faz parte do conjunto de inovações tecnológicas oferecidas pela transformação digital que estamos vivendo. Mas o que é exatamente a transformação digital?

De modo geral, trata-se de um contexto em que são usadas ferramentas e recursos tecnológicos para obter o aprimoramento constante de processos e produtos com o objetivo de gerar melhores resultados. Seguindo por essa tendência, que já é realidade nos mais diversos setores, o uso da tecnologia e ferramentas de automação deixou de ser apenas um diferencial para se tornar uma verdadeira necessidade dentro de negócios que desejam atuar de maneira organizada e competitiva.

No caso das IES, a lógica não poderia ser diferente. A tecnologia está presente e contribuindo para esse tipo de empreendimento de diferentes formas. Desde a parte operacional da empresa — o core business, que é a atividade educacional —, passando por laboratórios científicos, equipamentos de multimídia, além de outros recursos utilizados em aula, até as tarefas subjacentes, ligadas à gestão e administração da empresa, tudo depende de recursos modernos para funcionar de maneira alinhada às novas demandas.

Nesse cenário, é nítido que as instituições de ensino precisam entender o grande potencial da tecnologia na inovação de todos os setores. Essa estratégia gera ganhos em termos de qualidade dos serviços e estrutura oferecida aos alunos, além de possibilitar a execução de processos mais modernos e econômicos com maior rapidez e precisão. Isso permite à instituição direcionar recursos ao que é mais relevante para o usuário, gerando diversos benefícios tanto à gestão quanto aos alunos.

Dificilmente o mercado educacional é capaz de prosperar sem fazer uso dos procedimentos e dispositivos elaborados a partir da transformação digital. Para ter uma ideia dessa impossibilidade, basta pensar no perfil de estudante atual, hiperconectado e sempre antenado no ambiente virtual. Por isso, é essencial que as IES busquem se adequar às tendências tecnológicas que estão sendo desenvolvidas e aplicadas ao campo educacional, a exemplo do que já ocorre com a matrícula digital.

Como oficializar um processo de matrícula digital?

No caso do ingresso do aluno em uma IES, devem ser seguidos alguns passos para que seja efetuada a matrícula digital no sistema acadêmico da organização.

A primeira etapa é a submissão do futuro estudante ao vestibular, de acordo com o formato de seleção adotado pela instituição de ensino. Após sua aprovação, devem ser captados os documentos necessários à vinculação, como comprovante de conclusão do ensino médio, histórico escolar, CPF, RG e outras informações que a IES julgar necessárias, como e-mail, telefone e endereço.

Em seguida, é preciso que seja firmado o contrato entre a IES e o novo aluno — documento que só terá validade se contiver as assinaturas das duas partes, indicando o consentimento de ambas com relação aos termos acordados. Todo esse processo pode ser feito virtualmente, de forma que o estudante ingressante repasse digitalmente a documentação requisitada à instituição e use uma assinatura eletrônica válida para oficializar o acordo.

A assinatura eletrônica valida ações efetuadas por uma pessoa que tenha feito o cadastro em uma plataforma específica, a qual dispõe de recursos de segurança, autenticidade e integridade semelhantes aos que os bancos utilizam. Em termos jurídicos, esse tipo de assinatura tem a mesma validade que a firma efetuada de forma manuscrita.

Esse é o mesmo tipo de assinatura que pode ser empregado pela instituição na hora da emissão do atestado de matrícula, configurando a finalização do procedimento de matrícula digital. Um bom exemplo de instituição que já utiliza essa tecnologia para assinar matrícula é a FMU.

Como essa tecnologia beneficia as IES?

De forma geral, estamos nos referindo a um típico mecanismo de automação de processos — isto é, uma das tendências mais fortes e produtivas encontradas dentro das empresas atualmente. Logo, é natural que existam muitos pontos positivos a serem considerados a partir da utilização da matrícula digital por uma IES. Sem esgotar todos os benefícios gerados pela adoção dessa tecnologia, a seguir, listamos os principais. Veja quais são!

Aumento da capacidade de processamento em períodos de alta demanda

Inicialmente, é válido pontuar a robustez e a escalabilidade que a tecnologia dá ao procedimento de matrícula do aluno, especialmente nos períodos em que essa demanda aumenta de forma considerável — como no início e no meio do ano. Tratam-se de momentos em que o procedimento de matrícula é obrigatoriamente exigido para atestar a permanência do aluno na instituição de ensino.

A título de comparação, em instituições que ainda lidam com processos manuais e burocráticos, filas, lentidão e erros são ocorrências bastante comuns nos períodos de maior movimento. Essas IES até tentam minimizar tais problemas distribuindo as matrículas em dias diferentes para evitar tumultos, mas ainda assim os erros acontecem — o que acaba prejudicando a fluidez do processo e a satisfação do usuário.

Por outro lado, essa não é a realidade das instituições que optam por trabalhar com a matrícula online. Isso porque, além de garantir a total validade, regularidade e rigidez do procedimento feito digitalmente, com o apoio da assinatura eletrônica, a plataforma ainda dá mais flexibilidade ao processo, permitindo a sua realização de forma remota, ágil e com menor risco de erros e atrasos.

Economia de tempo e recursos financeiros

Outro efeito positivo sentido pela IES que adere à matrícula digital está relacionado à economia de tempo e recursos financeiros. Essa redução tende a ter impactos positivos na produtividade da IES, uma vez que seus colaboradores podem se dedicar aos atendimentos de outras demandas que, por diferentes motivos, não podem ser totalmente informatizadas.

Como já destacado, a tecnologia automatiza todo o processo, dando uma roupagem mais dinâmica e eficiente a ele. Essa automatização permite que mais matrículas sejam efetivadas em menos tempo, já que tudo ocorre de forma padronizada e virtual, eliminando filas e outros problemas típicos da matrícula presencial. E tudo isso com baixíssima (para não dizer nula) probabilidade de erros.

Para se ter uma ideia, a assinatura eletrônica — base da matrícula digital — reduz o tempo de execução desse processo de 70% a 80%, além de facilitar a rotina do colaborador e, principalmente, do acadêmico. É bom lembrar que os alunos também economizam tempo e dinheiro, pois não precisam ir até a IES para efetuarem sua matrícula, o que tende a ser um diferencial na hora de optarem pela instituição de ensino em que vão estudar. Afinal, quanto mais comodidade, melhor.

Abrindo um parêntese, vale destacar que nada impede que o aluno vá até a universidade efetivar sua matrícula caso tenha algum problema ao realizá-la digitalmente. A ideia desse sistema é reduzir a necessidade da presença física do aluno, deixando-a apenas para casos especiais, caso exista algum entrave que realmente demande uma solução mais específica e que não possa ser atribuída virtualmente.

Além disso, ainda é preciso mencionar a economia da empresa quanto ao uso de papel. Em IES com milhares de alunos entrando e renovando matrícula todos os semestres, a impressão de contratos, comprovantes e demais tipos de documentos pode representar gastos consideráveis ao caixa da empresa — gastos esses tidos como desnecessários, já que podem ser facilmente eliminados com o uso da matrícula digital.

Reforço na segurança da informação

O ensino superior brasileiro conta com órgãos vinculados ao Ministério da Educação que têm a responsabilidade de supervisionar, avaliar e regular o oferecimento de cursos de graduação e pós-graduação no país. Por isso é muito importante que os dados acadêmicos de todo o corpo discente da instituição estejam sempre em dia, ou seja, com todas as informações necessárias completas, atualizadas e armazenadas em lugar seguro.

Tendo isso em vista, o uso da matrícula digital tem um papel muito importante para garantir que a IES proteja de modo adequado o conteúdo informacional dos seus alunos. Ao operar com um sistema automatizado de validação de inscrições periódicas, a instituição tem condições de responder praticamente em tempo real algumas das principais demandas exigidas pelos órgãos fiscalizadores do governo federal, inclusive, em casos de auditoria.

Dessa maneira, a IES não corre o risco de fornecer dados incompletos ou defasados no que se refere a número total de alunos, quantidade de discentes por curso, quantitativo de estudantes que estão em período ideal etc. Com a matrícula digital, as informações estão protegidas de perdas, extravios ou acessos indevidos, uma vez que são armazenadas em ambientes seguros, como ferramentas de cloud computing, e só usuários autorizados têm acesso a elas.

Arquivamento eficiente de dados

Em regra, a relação do aluno com a instituição não finaliza assim que o estudante cumpre todos os requisitos para se formar, mas, perdura ainda por alguns anos depois que ocorre a colação de grau. Durante esse período, e até mesmo depois dele, a IES precisa manter registros e documentos relativos tanto ao contrato quanto à vida acadêmica do discente, caso seja necessária alguma conferência futura.

Quando se trata de uma grande quantidade de pessoas, no entanto, esse arquivamento pode implicar enormes gastos e esforços para manter tudo organizado, acessível e seguro com o passar dos anos. Mais uma vez, o formato digital de documentos e contratos desponta como a solução mais indicada para esse tipo de situação, além de estar mais alinhada aos parâmetros tecnológicos atuais. A adoção dessa ferramenta possibilita maior integração dos dados acadêmicos do alunado.

Tudo isso mostra que, com a matrícula digital, a IES passa a lidar mais com expedientes eletrônicos, reduzindo a demanda sobre o papel, arquivos físicos e outras metodologias pouco seguras e mais suscetíveis aos efeitos do tempo. Ou seja, o uso desse formato de matrícula ao mesmo tempo em que aumenta a segurança da informação otimiza o arquivamento de dados dos estudantes, gerando eficiência e economia para a instituição.

Otimização da emissão de comprovantes de matrículas

Um dos procedimentos mais comuns no cotidiano de uma IES é a emissão de declarações a pedido dos alunos. Caso a instituição de ensino opere com procedimentos manuais, é muito provável que gastará tempo e recursos (humanos e financeiros) em excesso para emitir esse tipo de documento. É, então, que novamente a adoção da matrícula digital se mostra extremamente vantajosa, já que é capaz de otimizar o atendimento a essa demanda.

Isso ocorre porque, com um sistema de matrícula digital, é possível configurar a plataforma virtual responsável pelo procedimento de inscrição para emitir um comprovante de que o estudante está devidamente matriculado na instituição. Além de atestar o vínculo do discente com a IES, a declaração pode ainda especificar o período atual do curso do aluno bem como as disciplinas cursadas naquele semestre ou ano e os professores responsáveis por elas.

Não há dúvidas de que a transformação digital é uma realidade presente em todos os nichos e setores do mercado, estando presente em empresas de todos os portes. Negar esse fato é perder uma grande oportunidade de inovar, otimizar procedimentos administrativos e operacionais, captar clientes e aumentar a lucratividade, de modo a colocar a companhia em conformidade com os padrões atuais e futuros.

Nesse contexto, a matrícula digital desponta como um dos grandes reflexos dessa transformação que marca o cenário empresarial e tem alcançado as instituições de ensino. A roupagem informatizada dos processos burocráticos, a visão sustentável na utilização dos recursos materiais e a preocupação com a comodidade, segurança e agilidade na concretização da matrícula confirmam todo o potencial dessa ferramenta na hora de otimizar a relação da IES com os seus alunos.

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