Reunião virtual: confira os principais erros e melhores práticas

A reunião virtual ganhou força com a pandemia e se estabeleceu como uma opção flexível e bastante atrativa para as empresas contemporâneas. Seu principal benefício é, sem dúvidas, o faro se não ser necessária a presença de todos os participantes em um mesmo escritório.

No entanto, é preciso atentar para diversos pontos, a fim de conduzir corretamente uma reunião virtual. Por mais que seja um vínculo vantajoso, de nada adianta que essa reunião não seja produtiva o suficiente para substituir o encontro presencial.

Continue a leitura até o final para saber mais sobre o tema, e conheça algumas ferramentas de reunião virtual, quais erros não podem ser cometidos e como fazer uma reunião virtual produtiva.

Por que a reunião virtual se tornou uma tendência?

Por causa da pandemia e do isolamento social em 2020, muitas empresas tiveram de aderir às reuniões virtuais. Colaboradores e equipes inteiras precisaram sair dos escritórios e se habituar ao home office, algo que foi vantajoso para algumas pessoas e bastante desafiador para outras.

Alguns profissionais têm mais facilidade do que outros em trabalhar em equipe. Nesse sentido, isolar-se em casa, em frente ao computador, pode ser um tanto desvantajoso, impactando até mesmo a sua produtividade.

Quais ferramentas ajudam nesse sentido?

Ainda que as empresas tenham reduzido alguns custos com escritório, surgiu um outro desafio: promover a maior integração entre equipes remotas e motivação dos colaboradores. A seguir, vamos apresentar algumas das principais ferramentas de reunião virtual adotadas pelas empresas de 2020 para cá.

Zoom

Sem dúvida, o Zoom está entre as ferramentas mais adotadas para reunião virtual. Os principais benefícios da plataforma são a alta qualidade de sua imagem em áudio, de modo a acomodar, em um único encontro, até mil participantes.

Outro recurso importante da ferramenta é a transcrição dos áudios de videoconferência sendo que, para usá-lo, é preciso baixar o Zoom para desktop ou celular. É válido destacar que essa é uma ferramenta bastante usada em reuniões mais longas, que envolvem, por exemplo, o planejamento de ideias e brainstorming.

Skype

Ao contrário do Zoom, o Skype, da Microsoft, é uma plataforma mais utilizada em reuniões de curta duração. É gratuita e requer também o download para desktop ou mobile.

Caso a empresa queira ter funcionalidades adicionais, é possível recorrer ao pacote pago, mas o gratuito também tem recursos bastante interessantes. Ele permite chamadas de vídeo, troca de mensagens de texto e conferência de forma remota.

Caso não se queira usar a versão de download do Skype para desktop, é possível usar pelo navegador. Algumas funcionalidades interessantes são:

• tradução de conversa em tempo real;
• integração com Outlook, permitindo o uso de chamadas e conversas de forma direta pela caixa de entrada;
• bots que permitem acesso a informações úteis para as conversas.

Teams

Também da Microsoft, o Teams surgiu em novembro de 2016. Uma de suas principais características e benefícios é a integração com os aplicativos do Office 365. Isso significa que o usuário não precisa sair da plataforma para editar um arquivo no Word ou uma planilha no Excel, por exemplo.

Também vale destacar que o Teams se conecta também a aplicativos externos, como Hootsuit, Zendesk, Trello, Asana e Survey Monkey. Sua interface é intuitiva e não oferece dificuldade de uso por parte dos usuários.

Outro ponto fundamental é a preocupação com a proteção de dados. Com o aumento massivo da presença das empresas na internet, torna-se mais importante investir em meios de segurança desses dados, visando evitar vazamentos e ataques cibernéticos.

Google Meet

O Google Meet é uma atualização do Hangouts do Google. Assim como o Teams, que tem integração com os aplicativos da Microsoft, ele também se integra a várias ferramentas do Google.

Para usar o Google Meet, ele pode ser tanto baixado quanto usado apenas via web, sendo compatível com celulares Android e iOS. Na versão gratuita da ferramenta, há a possibilidade de gravar até uma hora de reunião.

Webex Meetings

Alternativa desenvolvida pela Cisco tanto para desktop como para dispositivos móveis. O seu uso é pela web ou app, sendo compatível com vários navegadores, como Chrome, Firefox, Safari e Internet Explorer.

Para empresas que têm muitos funcionários, essa é uma excelente opção. Isso porque, na versão gratuita, é possível ter até 100 pessoas em uma única reunião.

WhatsApp

O WhatsApp não é usado somente para chamadas individuais ou criação de grupos e canais. Com ele, também é possível fazer pequenas reuniões virtuais, de forma eficiente e produtiva.

O aplicativo permite até 8 pessoas em uma única chamada de vídeo. Ela é considerada um pouco mais simples do que as outras ferramentas citadas aqui, mas, mesmo assim, pode ser bastante útil dependendo do propósito.

Telegram

Com o passar do tempo, o Telegram também se tornou bastante popular. Com ele, é possível fazer chamadas de vídeo, sendo preciso que o organizador da reunião tenha um canal na plataforma que seja de voz.

No Telegram, a chamada de vídeo pode ter enquetes, envio de fotos e gravação da ligação. Ele pode ser baixado para computador e dispositivo móvel, ou usado apenas via web, totalmente gratuito em todas as situações.

Por que as reuniões virtuais são vantajosas?

As reuniões virtuais ajudam bastante o colaborador a passar para os demais membros da equipe e seus superiores como está a sua performance no regime home office ou híbrido. Na prática, ele pode compartilhar experiências e desafios, de modo a somar com os demais profissionais da empresa.

Veja as principais vantagens da reunião virtual a seguir!

Economia de tempo e custos

Uma coisa é fato em relação ao home office: o colaborador pode trabalhar bem mais do que em um escritório presencial. Dito isso, otimizar o tempo é fundamental em uma reunião virtual, visto que todos os pontos assim passados devem ser previamente organizados e listados.

Em relação a custos financeiros, a tecnologia faz com que eles sejam bastante minimizados. Logo, a empresa economiza alguns gastos com internet, energia e outras despesas referentes a uma reunião presencial. Além disso, várias das ferramentas citadas aqui podem ser usadas gratuitamente, sem a necessidade de contratação de um plano pago.

Flexibilidade

Para uma empresa que tem equipes de vendedores, não é nada barato nem fácil fazer o deslocamento de seus profissionais. Logo, a reunião virtual permite que clientes e vendedores se comuniquem com facilidade, independentemente de onde estiverem.

Logo, é muito mais fácil conciliar os compromissos da agenda dos times e da empresa. Além disso, torna-se mais fácil surgir uma nova boa oportunidade, aumentando a lucratividade e receita.

Produtividade

Quando o colaborador trabalha fora de casa, ele tende a perder muito tempo no trânsito, seja de carro, seja em transporte público. Querendo ou não, isso impacta sua produtividade, fazendo ele ter menos tempo para as atividades importantes do negócio. Com o home office e a reunião virtual, ganha-se muito tempo, de modo que aquilo que é importante passa a ser mais priorizado.

Quais erros não podem ser cometidos?

Se não houver alguns cuidados, a reunião virtual pode se tornar mais desvantajosa do que vantajosa. Nesse sentido, um dos pontos mais importantes é a parte técnica, visto que podem acontecer problemas referentes à conexão de internet dos participantes da reunião.

Outro ponto que merece muita atenção é com relação ao número de participantes da reunião. Não é a mesma coisa gerenciar o encontro com 10 pessoas e outro com 50 pessoas ou mais. As habilidades de comunicação e a capacidade de envolver todos tornam-se cada vez mais desafiadoras conforme o número de participantes aumenta.

Falando agora em um aspecto um pouco mais humano, nem todas as pessoas são iguais. Umas são extrovertidas e outras mais introvertidas, exigindo do organizador uma capacidade peculiar de envolver todos na reunião virtual. Sem esse cuidado, o encontro não será produtivo o suficiente, de modo que erros operacionais continuem sendo cometidos, por mais que eles tenham sido listados na conversa.

Para finalizar esse tópico, podemos ainda, falar sobre a não antecedência na hora de informar aos participantes de uma reunião virtual. Na prática, alguns colaboradores não estão familiarizados com as ferramentas usadas — tendo muitas dúvidas e até mesmo não conseguindo entrar na reunião. Isso pode gerar muitos atrasos, sobrecarregando o profissional ou a equipe que estiver por trás da parte técnica do encontro.

Como fazer uma reunião virtual produtiva?

Como é de se esperar, uma reunião virtual produtiva requer tanto habilidade comunicativa do organizador quanto cuidado com a parte técnica. Unindo estas duas frentes, os benefícios citados e vários outros tenderão a aparecer.

Para ajudar na efetividade de um encontro online, veja os pontos a serem considerados na hora de fazer uma reunião produtiva.

Cuide do planejamento e agendamento

Dependendo do porte e importância da reunião, não é aconselhado fazer a sua organização na véspera. É preciso, entre outras coisas, saber quais são as pessoas que estarão no encontro, bem como se são extrovertidas ou introvertidas. A importância de saber isso está justamente no fato de que precisam interagir, na medida do possível.

Depois que o organizador souber todos os objetivos, metas e resultados que deseja alcançar, ele deve seguir com o agendamento da reunião. Existem inúmeras formas de comunicar isso à equipe, podendo ser usados, por exemplo, o quadro de avisos na empresa ou aplicativos como WhatsApp e Telegram.

Tão importante quanto comunicar que haverá uma reunião virtual é apontar quais pautas serão abordadas. Dessa forma, os envolvidos terão como saber previamente tudo que será tratado, preparando-se melhor para o encontro virtual.

Repasse toda a parte técnica

Por mais que o organizador tenha conhecimento sobre a parte técnica, é crucial que ele delegue isso a um outro profissional. Desse modo, ele pode se dedicar aos aspectos fundamentais da reunião online, como as pautas e as ideias a serem debatidas e criadas.

Por exemplo, se alguém estiver com dificuldade de entrar na sala, o responsável deve informar que ele pode se reportar a uma pessoa específica do suporte. É por esse motivo que, geralmente, as pessoas são aconselhadas a entrar na sala virtual 10 minutos antes do início do encontro.

Em relação à conexão de internet dos membros da reunião, o melhor conselho é que usem um local que esteja com o máximo de sinal. Com isso, não haverá risco, por exemplo, de o áudio cortar ou de não ser possível ligar a câmera do computador ou do celular. É válido lembrar que, em uma casa, o roteador não alcança com eficiência todos os cômodos.

Use roupas adequadas

Em geral, em uma reunião virtual corporativa, é aconselhado que os colaboradores estejam com a câmera ligada. Logo, não é nada interessante alguém estar de pijama, ou sem camisa, por exemplo. Obviamente, a pessoa não precisa estar com terno e gravata, bastando uma roupa que seja simples, mas que demonstre profissionalismo, seriedade e alinhamento com aquele encontro virtual.

Tenha pontualidade

Quem está em casa não tem desculpa para não chegar na hora marcada da reunião virtual. Mesmo assim, é importante que o organizador seja claro ao dizer qual horário deve começar o encontro, dizendo também que os participantes devem entrar com antecedência, visando resolver qualquer problema de ordem técnica.

O próprio organizador também deve estar atento à questão da pontualidade. Alguns colaboradores que trabalham em casa ou estão em viagem podem ter programações paralelas, de modo que o atraso aumenta o risco de atrapalhar nesses planejamentos.

Respeite a duração da reunião virtual

Tão importante quanto a pontualidade é atentar à duração da reunião online. Se ela foi programada para durar 2 horas, por exemplo, é bastante recomendado que o tempo não seja extrapolado. Um dos principais motivos disso é que os próprios participantes podem se dispersar, de modo a não focar naquilo que está sendo discutido na sala.

Também é fundamental não ir para o outro extremo e fazer uma reunião durar menos do que o necessário. Em geral, reuniões de brainstorming costumam demorar mais, enquanto que pequenos alinhamentos têm duração menor. Inclusive, neste segundo caso, é bastante interessante dividir os membros da reunião em equipes menores, de modo que temas específicos possam ser conversados entre eles.

Escolha um lugar adequado

Tanto o organizador quanto os participantes da reunião devem procurar o melhor lugar possível para se acomodar. Supondo que a reunião seja em um sábado de manhã, por exemplo, todos devem checar se o vizinho não está fazendo nenhum reparo em sua casa, de modo que o ambiente seja o mais silencioso possível.

Também é muito recomendado eliminar distrações. Para colaboradores que têm filhos, isso pode ser ainda mais desafiador, porém, tudo precisa ser conciliado. O celular é uma das maiores distrações, devendo estar o mais longe possível do participante — a menos que ele use para algum procedimento específico.

O próprio computador também é um meio de distração, visto que, se estiver com a câmera desligada, há a chance de acessar outras abas e nem mesmo prestar atenção ao assunto debatido na sala.

No caso do celular, o ideal é desabilitar as notificações de aplicativos, em especial as redes sociais. Por fim, vale salientar que as pessoas da família do colaborador devem estar cientes que não podem interromper durante a reunião virtual.

Defina um horário adequado

O horário adequado para uma reunião virtual é quase tão importante quanto a pontualidade. Isso se torna ainda mais crucial quando os colaboradores estão no exterior, pois deve ser considerada a questão do fuso horário. Por exemplo, de nada adianta marcar uma reunião às14h se alguém estiver no Japão, provavelmente dormindo, pois lá será madrugada.

Portanto, se este for o caso, o ideal é marcar em um horário que todos estejam disponíveis, por mais que a reunião seja gravada para ser vista posteriormente. Mas, a ideia de gravar não deve ser para alguém que pode participar, mas prefere pegar as ideias depois — deve ser um recurso usado apenas em casos extremamente necessários.

Estabeleça regras de participação

Um exemplo de regra que se aplica aqui é pedir que todos os participantes estejam com a câmera ligada. Com isso, o nível de colaboração e de produtividade da reunião tende a aumentar, considerando que é possível todos verem todos, bem como ouvirem o que cada um tem a dizer.

Outra regra importante aplicada é pedir que os participantes estejam com o áudio desligado quando não estiverem no seu momento de falar. Dessa forma, ruídos podem ser eliminados da reunião, tornando-a mais fluida, eficiente e produtiva.

Apresente os participantes e tenha um mediador

Nem sempre todos os colaboradores se conhecem na empresa. Portanto, cabe ao organizador do encontro apresentar uns aos outros, de modo que possam se conhecer e compartilhar as suas experiências. De certa forma, isso também ajuda aqueles que são mais tímidos a interagir com os demais, aumentando os laços de colaboração na companhia.

Ser mediador é fazer com que a reunião seja conduzida da forma mais fluida possível. É crucial que ele seja bastante claro na comunicação, de modo a evitar quaisquer ambiguidades por parte dos participantes.

Quebre o gelo

A reunião virtual não precisa ser toda conduzida formalmente. Em alguns momentos, o organizador pode se comunicar de um modo mais informal, perguntando alguns aspectos da rotina dos colaboradores, bem como a vida pessoal. Essas interações são de grande importância para quebrar o gelo, tornando o contato dos participantes mais humanizado.

Faça um resumo da reunião

Ao término do encontro online, é fundamental fazer um resumo de todos os assuntos que foram debatidos na sala. Dessa forma, a equipe pode tirar eventuais dúvidas sobre os temas tratados, de modo que um encontro possa ter resultados produtivos para a equipe, no curto, médio e longo prazo. É de suma importância compartilhar esse resumo com todos, para que possam haver melhorias e ajustes ao longo do tempo.

Avalie pontos de melhoria e próximos passos

Durante a reunião online, o organizador pode passar feedbacks ao time. No entanto, tudo deve ser feito de modo amigável, sem expor nenhum colaborador. Cordialidade, boa comunicação e jeito humanizado de falar é crucial para o sucesso da reunião virtual.

Às vezes, o profissional não produz o suficiente por falta de ferramentas ou das orientações adequadas. Logo, a reunião virtual também é uma ótima maneira de expor suas opiniões e o próprio colaborador dá um feedback em relação ao organizador, que no caso pode ser um gerente, por exemplo.

Quais outras ações devem ser integradas?

Inúmeras coisas podem ser feitas em uma reunião virtual. Além de feedback, alinhamentos e surgimento de ideias, é possível fazer outros procedimentos, como a gestão de contratos e as assinaturas eletrônicas.

Graças à transformação digital, o deslocamento de colaboradores para assinar manualmente documentos não é mais necessário. Logo, uma reunião virtual ajuda a tornar o processo mais automatizado, eficiente e produtivo.

A ideia é criar fluxos de trabalho digitais, e a reunião virtual serve para alinhar alguns pontos referentes a isso. À medida que se usa menos papel e caneta para imprimir documentos, estes podem se tornar digitais, com mais segurança e praticidade.

Contratos de vendas e prestação de serviços, por exemplo, podem ser autenticados pela internet, sem a necessidade de assinatura à caneta. Dito isso, alguns documentos que podem ser compartilhados e melhor geridos com a assinatura eletrônica são:

• notas fiscais eletrônicas;
• planilhas;
• contratos;
• recibos;
• certificado digitais.

Como a DocuSign pode ajudar?

A DocuSign é uma empresa que pode ajudar bastante na digitalização do seu negócio. Isso porque o foco está na assinatura eletrônica, bem como a sua gestão.

Essas soluções ajudam a empresa reduzir vários custos operacionais, bem como ajudam a aumentar a eficiência e produtividade das operações. Com processos mais automatizados, a sua empresa passa a focar no que é mais importante, contribuindo com o crescimento escalável e seguro da companhia.

A reunião virtual, como vimos ao longo do artigo, apresenta várias vantagens, como flexibilidade, economia de custos e de tempo. Apresentamos os erros a serem evitados e as melhores práticas, sendo também fundamental escolher a ferramenta mais adequada na hora de conduzir uma sala online.

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