Mackenzie assegura a produtividade com a transformação digital

Tradicionalmente o setor da educação, especialmente o ensino presencial, sempre teve grande parte de seus processos contratuais elaborados de forma física. Matrículas, documentação de estágio, solicitações administrativas e tantos outros tipos de documentos, criando um grande fluxo de papel, gerando custos com postagem e impressão, além do longo tempo necessário com autenticações e revisões. Isso sem contar o impacto ambiental gerado pelo consumo do papel.

Sendo assim, quando o Instituto Presbiteriano Mackenzie, um dos maiores grupos educacionais do país com mais 150 anos de história, decidiu criar um roadmap de transformação digital, a digitalização de assinaturas e contratos foi um dos desafios a serem superados.

A ideia veio no início da pandemia, a partir de um projeto da área de estágios da universidade, que tinha como finalidade conectar alunos e empresas através de um espaço totalmente digitalizado, tendo a assinatura de contratos de trabalho como parte deste processo. Para selecionar a ferramenta mais adequada para tais necessidades, criou-se uma concorrência entre fornecedores de assinaturas eletrônicas, na qual a DocuSign foi a vencedora. 

Segundo Ricardo Fukuda, Gerente de Tecnologia e Inovação do Mackenzie, o fato da DocuSign atender aos mais rigorosos padrões de segurança globais foi o grande diferencial. “Já havia uma demanda da nossa área de tecnologia por prestadores de serviço que oferecessem uma maior proteção de dados, e a DocuSign se destacou tanto neste quesito, como na praticidade e funcionalidade de sua ferramenta”.

Implementação e expansão

O processo de implementação foi rápido e sem grandes obstáculos. “Nós tivemos um contato muito próximo com o time de vendas e suporte da DocuSign, que nos ajudou durante esta etapa”, afirma Fukuda. E a partir do momento que a ferramenta foi implementada, seu uso foi rapidamente expandido para outras áreas, que  proativamente manifestaram interesse em utilizá-la - como o RH, jurídico e a área responsável por contratos com fornecedores. 

Sendo assim, a expansão ocorreu naturalmente, refletindo os benefícios trazidos pelo processo de digitalização. Houve uma redução imediata no tempo necessário para assinatura de contratos e uma curva rápida de aprendizado tanto por parte dos funcionários do Mackenzie quanto dos alunos, fornecedores e parceiros.

Como parte da estratégia, foi iniciado também um processo de treinamento mais amplo dentro da instituição, em uma estrutura top-down. Primeiramente, o quadro de diretores - os maiores geradores de contrato - foi treinado, assim como seus subordinados. Novamente foi encontrada pouca resistência e uma adaptação ágil, a ponto de eles próprios passarem a recomendar a solução para os cargos abaixo antes mesmo do início do treinamento desses funcionários. Isto criou uma cultura muito sólida dentro da instituição, mesmo entre os que só haviam lidado com documentos em papel até então. 

Com a pandemia de Covid-19, os balcões responsáveis pelo recebimento e assinaturas de documentos tiveram que ser fechados, assim como boa parte das instalações do instituto - as universidades, colégios, faculdades, hospitais - e a solução de assinatura eletrônica se tornou peça fundamental para que o Mackenzie não parasse. 

Com a expansão do uso para diversos departamentos, foi possível otimizar o fluxo de documentos mantendo a conformidade e aumentando a segurança. Pelo menos 80% dos contratos do Mackenzie agora são enviados e concluídos eletronicamente. "A assinatura eletrônica tem sido uma importante peça na nossa jornada de transformação e maturidade digital", comenta o executivo.

Próximos passos

O plano de transformação digital do Mackenzie foi impulsionado com o sucesso do uso interno do eSignature. O próximo passo, que já teve início, é digitalizar o processo de matrículas dos mais de 50 mil alunos da instituição, utilizando todo o conhecimento e experiência agregados durante o período pandêmico. “É naturalmente uma etapa mais longa, diante do volume de alunos, mas acredito que ocorrerá com o mesmo sucesso da transição interna", conclui. 

De forma geral, dentre os resultados percebidos estão uma redução significativa no tempo para conclusão de contratos, especialmente nos envios de grande volume. Isto também se refletiu na economia com papel e outros insumos de escritório, tanto por parte do próprio Mackenzie quanto de seus fornecedores e, principalmente, alunos. Com a aprovação praticamente unânime de todos os envolvidos, e seguindo o plano estipulado, o objetivo é que, em curto prazo, todo o Mackenzie se torne uma instituição cada vez mais digital e sustentável, um marco no setor de ensino.

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