Transformação digital é o processo de reestruturação das empresas que coloca a tecnologia como protagonista dos avanços corporativos. A ideia é utilizar toda a potencialidade de ferramentas digitais para melhorar a gestão empresarial, diminuir custos, aumentar o número de vendas, além de padronizar, automatizar e otimizar os processos internos.

Negócios que ficam parados no tempo perdem relevância e, eventualmente, deixam de estar no mercado. Vivendo na era da informação e da revolução digital, os empreendimentos precisam estar cada vez mais atentos e responsivos às novidades.

Muitas dessas novidades e mudanças são trazidas, apoiadas e possíveis graças à tecnologia, o que hoje beneficia a atuação da empresa em diferentes frentes. Nesse cenário, que adquire novas feições a cada dia, a transformação digital é um fenômeno muito importante e que deve ser observado por qualquer negócio que deseje ter sucesso.

Por isso, vamos explicar nesse artigo o que é transformação digital e quais são os impactos causados por ela. Confira!

O que é transformação digital?

Atualmente a tecnologia está mais presente do que nunca na vida das pessoas, mas há algum tempo ela também vem ganhando cada vez mais espaço nas corporações. De todos os tamanhos e em todos os segmentos, as empresas se veem cada vez mais imersas em um mundo altamente digital e muito automatizado.

Para que se adaptem a tais demandas, as empresas vêm se transformando cada vez mais em negócios digitais a fim de se adequarem à nova realidade. A esse fenômeno é dado o nome de transformação digital. Mais do que apenas “aumentar o uso de tecnologia”, essa transformação tem como papel modificar e/ou romper paradigmas e criar outros.

As empresas agora atuam de forma diferente e não apenas estão mais dependentes da tecnologia, como também estão mais dinâmicas e mais preparadas para atender às necessidades de seus clientes. Com o desenvolvimento contínuo da tecnologia, a tendência é que essa transformação seja cada vez mais intensa, mais rápida e mais abrangente, fazendo com que todos os negócios estejam imersos nessa realidade.

Como a transformação digital vem mudando a forma de fazer negócios?

O uso da tecnologia e a transformação digital em si vêm mudando a forma como os clientes se comunicam com as marcas e como as percebem, assim como o jeito de fazer negócios. Hoje as empresas são capazes de coletar e analisar uma quantidade de dados muito maior e mais relevante através do o uso de Big Data e Business Intelligence. Isso permite não apenas que a empresa otimize seus processos, como também o faça voltado para as necessidades específicas de seus clientes.

Além disso, atualmente a gestão tem mais visibilidade sobre o mercado e consegue avaliar melhor os concorrentes, por exemplo. Com isso, sua tomada de decisão é cada vez mais baseada em dados coletados e analisados, aumentando a assertividade e a competitividade.

Por fim, vale lembrar que a transformação digital é um dos fatores que explicam por que a qualquer momento pode surgir um novo modelo de negócio fortemente ancorado no uso de tecnologia e visto como disruptivo, mudando a forma como um determinado produto ou serviço é consumido — Netflix, Spotify, Uber e Airbnb são apenas alguns dos bons exemplos que se encaixam nessa categoria.

Explosão do mobile

Dentre as novidades tecnológicas que têm invadido o mundo dos negócios, a tecnologia mobile tem ganhado destaque. Ao mesmo tempo em que a empresa precisa se preocupar em comunicar-se com seus clientes via mobile e de maneira eficiente, ela também se beneficia disso em sua estrutura.

Em 2014, a Gartner divulgou que cerca de 40% dos empregados de grandes empresas dos Estados Unidos usavam seus próprios dispositivos para trabalhar, gerando uma redução de custos no quesito estrutura. E tudo isso só é possível graças à presença da tecnologia móvel. Uma pesquisa feita pela Boston Consulting Group e pela Qualcomm com países emergentes, incluindo o Brasil, indicou que os negócios que usam tecnologia móvel crescem 50% mais.

Comunicação interna

A comunicação interna também mudou e agora as empresas dispõem de alternativas muito mais viáveis para uma comunicação fluída. Enquanto os comunicadores instantâneos e VoIPs reduzem os custos com a telefonia tradicional, as plataformas colaborativas ajudam na implantação de metodologias ágeis para a tomada de decisão.

Graças a soluções de cloud computing, agora é possível que diversos membros de um mesmo time acessem documentos e itens importantes, à distância ou não, alterando-os de maneira simultânea. Segundo a IDC Brasil, o mercado de serviços de TI registrou alta de 7,4% no país, do segundo semestre de 2014 ao primeiro de 2015.

Negócios à distância

E por falar nisso, agora as empresas podem fazer negócios à distância de maneira mais fácil. Se antes o praticamente aposentado fax se fazia necessário entre cada transação, hoje a assinatura Eletrônica pode funcionar para uma série de momentos.

Propostas comerciais, aberturas de conta, matrículas, pedidos de compra e quaisquer outros documentos que precisem de uma assinatura agora se beneficiam disso graças à transformação digital. Isso, inclusive, ajuda funcionários que trabalham longe da sede da empresa. Com a assinatura digital, o home office também é uma realidade mais presente nos negócios.

Vendas e comunicação online

A transformação digital ainda impacta a forma como as empresas vendem. Com o crescimento das vendas online — atualmente as vendas por e-commerce representam quase 7% do total de todas as vendas nos Estados Unidos — os negócios precisam se atentar cada vez mais para essa necessidade.

Isso cria novas questões logísticas e de gestão que precisam ser observadas corretamente e também influencia a comunicação das empresas. Atualmente, o marketing digital é uma ferramenta considerada mais barata e com mais retorno do que outras opções e vem mudando a forma como as empresas falam com seus clientes.

A integração entre canais é mais uma realidade, fazendo com que as empresas se preocupem cada vez mais em criar um ambiente sem barreiras entre o online e o offline.

Gestão administrativa

Outro ponto de mudança é a gestão. Além de agora possuir mais dados para analisar e utilizar, as empresas possuem cada vez mais ferramentas de TI para ajudar a gestão administrativa do negócio como um todo.

Softwares de gestão, plataformas de acompanhamento de dados e serviços cloud based são apenas algumas das inúmeras possibilidades que, com essa transformação, agora são utilizadas para favorecer todo o processo de tomada de decisão.

Como fazer a transformação digital no meu negócio?

Já ficou bastante claro que sua empresa precisa apostar em transformação digital para não ficar para trás, certo? O importante é entender que, embora as mudanças no mundo tecnológico sejam rápidas, as organizações precisam trabalhar com planejamento estratégico de médio e longo prazo para adotar novas tecnologias e colocá-las como elementos-chave do negócio. Para não se perder nesse processo, siga as dicas!

Entenda a sua estrutura tecnológica

Antes de planejar os próximos passos, é preciso saber em qual patamar tecnológico sua empresa está agora. Isso só é possível por meio de um diagnóstico amplo das ferramentas e metodologias utilizadas pelas equipes de todas as áreas.

Para isso, procure responder perguntas como: quais softwares são utilizados por todos os funcionários? Quais empresas de TI são nossas prestadoras de serviços? Quais equipes ainda fazem trabalhos manuais em atividades que já poderiam ser automatizadas?

A ideia é justamente fazer um inventário de tecnologias já utilizadas e, assim, identificar onde será necessário realizar mudanças. O diagnóstico, portanto, é o primeiro passo para um calendário de investimentos que deve seguir critérios como urgência, potencial de ganho e capacidade orçamentária da empresa.

Lembre-se de estruturar o seu planejamento estratégico em métricas e metas. Por exemplo: se o objetivo é conseguir fechar negócios mais rápido, é necessário entender quanto tempo um cliente demora para responder a uma proposta e projetar se o investimento em envios digitais pode encurtar esse tempo e, no fim das contas, melhorar a lucratividade da empresa.

Invista em inovação

É impossível realizar a transformação digital sem colocar a mão no bolso. Afinal, é necessário comprar equipamentos, softwares, treinar pessoal — ou mesmo contratar novos profissionais — ou procurar fornecedores de TI. É claro que o investimento deve ser estratégico, de acordo com o diagnóstico do qual falamos no tópico anterior.

Mas não acredite que “investir” é comprar licenças de softwares ou adquirir um armazenamento na nuvem. É preciso, sobretudo, dedicar uma parte do orçamento à pesquisa de mercado e de tendências tecnológicas e até ao desenvolvimento de soluções próprias da sua organização.

Uma maneira de realizar esse passo é criando uma equipe focada em transformação digital: ela não terá obrigações operacionais, uma vez que a sua missão é justamente mapear tendências e auxiliar a direção da empresa a decidir onde serão realizados os investimentos em tecnologia.

O ideal é que essa equipe seja perene, mas não se pode ignorar que a maioria das empresas não tem recursos necessários para manter essa força de trabalho internamente. Por isso, vale criar equipes de inovação temporárias, que vão focar em uma mudança tecnológica específica, ou mesmo na contratação de uma consultoria permanente. Esse, aliás, é assunto do nosso próximo tópico.

Construa parcerias

Muitas empresas ainda hesitam em investir em transformação digital por um motivo simples: elas sentem que não possuem o conhecimento técnico necessário para bancar mudanças profundas sem enfrentar maiores dores de cabeça. A preocupação faz sentido, já que a implementação e o uso de ferramentas digitais pode demandar algum tipo de especialização, como em TI.

A boa notícia é que os fornecedores de soluções empresariais entendem esse problema. Por isso, não oferecem apenas produtos, mas também atendimento intermitente, apoio durante a implementação e mesmo uma consultoria para treinamentos dos funcionários. A ideia, portanto, é garantir que a empresa que compra uma solução tecnológica tenha condições de extrair os melhores resultados possíveis daquele investimento.

Também crie parcerias com empresas próximas à sua ou mesmo com entidades que representam o seu setor. Assim, é possível participar de convenções e eventos com foco na transformação tecnológica do seu nicho específico de mercado, ter acesso a publicações voltadas para a análise de inovações do segmento e se manter a par do que anda fazendo a concorrência.

Envolva toda a empresa

Embora a transição de empresa offline para digital implique em uma grande participação de profissionais mais técnicos e especializados, notadamente os profissionais de TI, isso não significa que o processo passa a largo do restante da empresa.

É importante que todas as áreas sejam envolvidas na transformação digital da empresa, afinal, todos serão impactados pela mudança. A participação das demais áreas pode começar lá no diagnóstico inicial, onde cada uma ajuda a descrever seus processos internos, os usos de tecnologias no dia a dia e os gargalos de produção que encontram.

Cada área também pode auxiliar na pesquisa por novas soluções tecnológicas e ser decisiva na escolha de investimentos. O gestor do estoque, por exemplo, pode apontar que o software X apresenta mais vantagens para empresa do que o software Y, já que atende a uma demanda específica do negócio.

Por fim, vale lembrar que cada funcionário deve participar de treinamentos de rotina para que consiga utilizar os recursos digitais em todo o seu potencial. Não adianta ter um emissor automático de NF-e se a equipe de vendas não entende como o software funciona, certo? Portanto, faça com que os profissionais entendam que a transformação digital não é apenas um momento de transição, e sim um esforço contínuo de todos.

A “transformação digital” consiste, basicamente, em todos os processos de mudanças ou de adaptação que as empresas vêm sofrendo ao longo dos anos para se tornar negócios cada vez mais modernos. Isso vem para atender a necessidades cada vez mais exigentes, originadas do aumento do emprego da tecnologia, e gera impactos internos e externos na forma como as empresas fazem negócios atualmente.

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