O que é home office? Entenda esse conceito de uma vez por todas

o que e home office

Você sabe o que é home office? Ter o escritório na sala ao lado, longe do congestionamento ou da lotação do transporte público; tomar café da manhã com calma, dormir uns minutinhos a mais ou, quem sabe, até trabalhar de pijama: esse é o sonho de 49% dos funcionários brasileiros.

Em uma era de mobilidade nas empresas, não somente as pessoas, mas o próprio mundo corporativo se abre para a possibilidade do trabalho remoto ou Home Office termo mais popular em inglês. Isso porque, atualmente, quase todos os passos das pessoas físicas e jurídicas ocorrem via computação em nuvem, de forma que não é mais tão necessário aglutinar os colaboradores no mesmo espaço físico para produzir.

Na verdade, o raciocínio é inverso: inúmeras pesquisas mostram que a produtividade de quem atua em Home Office é cerca de 13% maior. Além disso, com a força de trabalho fora da empresa, reduz-se a pressão por espaço, custos com energia elétrica e materiais de escritório. Parece bom para ambos, certo?

Pois bem, neste post você vai entender mais detalhes sobre o que é home office, por que esse modelo de colaboração é crucial ao sucesso corporativo e quais recursos tecnológicos podem ajudar nessa nova geografia laboral!

 

Afinal, o que é home office? Qual a relação dele com a mobilidade nas empresas?

Home office é uma forma de relação de trabalho na qual o colaborador atua a distância, fazendo uso dos meios computacionais para produzir junto à empresa como se estivesse presente fisicamente no escritório.

Com a modernização das redes móveis e da infraestrutura de banda larga, a popularização da computação em nuvem e o surgimento dos modernos sistemas de gestão empresariais, tornou-se possível ao colaborador atuar da residência dele, no mínimo, com a mesma eficiência do trabalho presencial.

O trabalho remoto foi inicialmente visto com desconfiança por conta da necessidade de mudar a forma de pensar a direção e a condução do capital humano. Entretanto, a possibilidade, nos sistemas atuais, de rastrear os detalhes da atuação profissional (como horário de entrada no sistema, produção por hora e índice de acertos) logo derrubou o mito de que quem trabalha em casa não é passível de alta produtividade e gestão.

Na verdade, em muitos casos, a descentralização fortalece a direção sobre os empregados, já que todo o monitoramento é fincado em dados, e não no olhar subjetivo do gestor. Esses são alguns dos detalhes que explicam por que o teletrabalho se tornou comum nas organizações. O outro é a explosão de produtividade, consequência direta da mobilidade corporativa.

 

Por que quem trabalha de casa produz mais?

Se você é gestor, já parou para pensar quantas horas por semana seus colaboradores perdem com distrações? Na outra ponta, se é funcionário, tem ideia do quanto desperdiça diariamente em produtividade com distrações, conversas com os colegas, cafézinhos na copa?

Segundo pesquisa do CareerBuilder, feita em 2016, 27% dos patrões classificam as conversas paralelas como um dos fatores críticos para a produtividade no trabalho. É aqui que repousa uma das grandes vantagens da mobilidade nas empresas.

O trabalho em casa mergulha o colaborador mais intensamente nas tarefas laborais — considerando que a maioria realiza suas atividades em um quarto/escritório isolado). Isso ajuda a aumentar o nível de concentração e, portanto, a produtividade.

Outra razão evidente do aumento da produção é a simples retirada do tempo de deslocamento da jornada. Esse acréscimo acaba sendo revertido em mais tarefas realizadas, o que é excelente à capacidade produtiva da organização. Há ainda uma variável mais intangível, mas não menos relevante: o nível de estresse.

Em uma pesquisa recente sobre o tema, 82% dos trabalhadores reportaram níveis menores de tensão ao trabalharem de casa. Com uma carga emocional mais leve, há maior liberação de dopamina e serotonina, neurotransmissores que atuam influenciando o humor e a sensação de prazer. Com maior grau de satisfação no trabalho, é natural que haja aumento de entregas individuais.

 

Quais são os benefícios do home office?

Como você já deve ter percebido, o trabalho remoto é um instrumento valioso de aumento de produtividade global na empresa. Além disso, colabora para uma melhora no clima organizacional.

E com trabalhadores mais ativos e mais satisfeitos, reduzem-se indicadores como turnover (rotatividade), absenteísmo, retrabalho, entre outros. É por isso que tantas companhias e colaboradores têm tirado proveito do home office. Em essência, essa descentralização do trabalho traz à empresa:

  • aumento de produtividade;
  • redução dos erros;
  • elevação na qualidade das entregas;
  • melhora no clima organizacional;
  • diminuição de custos;
  • redução dos conflitos internos;
  • aumento do engajamento;
  • atração de talentos da geração Z;
  • capacitação do colaborador para se tornar mais autônomo e capaz de resolver problemas.

E traz ao empregado:

  • elevação da qualidade de vida;
  • aumento da autoestima profissional;
  • ampliação do tempo de convívio familiar;
  • redução dos níveis de estresse;
  • ganho de autonomia e senso de responsabilidade;
  • modulação da autodisciplina.

 

Quais são as dicas fundamentais para ser mais produtivo no home office?

A mobilidade digital levou a um redesenho completo na forma de pensar a prestação de serviços na empresa. Mas o sucesso da iniciativa depende de ter as ferramentas certas e a postura correta diante de um modelo de trabalho “mais livre” da direção visual.

Senso de autogerenciamento

Se você pretende fazer home office, ou está pensando em colocar seus funcionários para trabalharem em casa, é fundamental entender que o teletrabalho pressupõe autodisciplina, senso de responsabilidade e proatividade, ou seja, iniciativa para resolver problemas.

Avaliação prévia

O gestor pode avaliar quais funcionários são mais aptos ao teletrabalho por meio de um período de testes, no qual as tarefas, a despeito de se manterem presenciais, serão realizadas em um local mais distante do grupo e sem intervenção constante da chefia direta.

Softwares cloud

A mobilidade nas empresas pressupõe também dispor de um sistema de gestão em nuvem com alto grau de segurança e que seja de fácil acesso por qualquer dispositivo (responsivo).

Infraestrutura de TI adequada na residência

A infraestrutura tecnológica presente nas residências dos colaboradores também deve ser avaliada — quais equipamentos serão usados, se os plugins estão devidamente instalados, se há antivírus pago de boa qualidade etc.

A velocidade de conexão à Internet também deverá ser comprovada, sendo recomendável ao menos 30 Mb caso haja necessidade de tramitar arquivos pesados ou fazer videoconferências.

Qual a importância de contar com uma ferramenta de assinatura eletrônica?

Os recursos de mobilidade nas empresas são diversos, e a organização que deseja implementar o home office precisa ir além de um sistema de gestão em nuvem. Se o funcionário trabalha com contratos, como ele vai assinar os documentos trabalhando de casa? Vai assinar à caneta, digitalizar e mandar uma cópia ao escritório? Não é produtivo e rápido, concorda?

Daí a importância de a empresa incorporar em sua infraestrutura de TI uma ferramenta de assinatura eletrônica que, por ser hospedada em nuvem, pode ser utilizada livremente pelos funcionários independentemente de onde estejam.

A assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica da assinatura à caneta, com a vantagem de não depender de autenticações notariais e poder ser feita por inúmeros interessados simultaneamente, ainda que todos estejam em áreas geográficas diferentes.

Contando com camadas de segurança de nível bancário (autenticação de dois fatores, backups automáticos, hierarquização de permissões), uma solução de assinatura eletrônica permite, por exemplo, assinar contratos no celular, ainda que o colaborador esteja em um local sem acesso à Internet (nesse caso, a operação será completada assim que a rede for localizada).

Trata-se de um recurso obrigatório a quem trabalha home office e às empresas que lideram o processo de digitalização de suas operações. Com ele, você pode gerenciar contratos, fazer vendas ou atuar em processos de RH. Tudo com rapidez e segurança — e a distância.

Agora que você entendeu o que é home office e a importância da mobilidade nas empresas, quer saber como isso funciona na prática? Então teste gratuitamente, por 30 dias, a melhor ferramenta de assinatura eletrônica do mercado, já utilizada por mais de 200 milhões de usuários no mundo!

 

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