Confidencialidade: para que serve nos negócios?

Atualmente, diversas empresas estão optando pela adoção da confidencialidade com intuito de resguardar seus processos sigilosos. São situações em que essa medida é necessária para evitar algum tipo de prejuízo aos empreendimentos.

A prática se justifica diante de um cenário cada vez mais competitivo, em que é necessário buscar as mais variadas formas de proteção possível. Por isso, neste post, detalharemos mais sobre confidencialidade, sua importância nos negócios e como ela pode ser estratégica para a sua empresa. Boa leitura!

O que é confidencialidade e qual o seu objetivo?

A confidencialidade é definida em um termo por meio do qual as partes se comprometem a manter o sigilo de determinadas informações trocadas enquanto dura a execução de um projeto, negócio ou atividade combinado entre os envolvidos.

É por intermédio desse instrumento que os contratantes procuram evitar a publicação ou divulgação de informações confidenciais. Sendo assim, o modelo pode ser adaptado para uso tanto de empresas quanto  associações e pessoas jurídicas em geral.

Quais tipos de informações precisam ser confidenciais nas empresas?

Conforme dito, basicamente, podemos entender confidencialidade como um atributo que envolve informações vitais para o desempenho seguro de uma empresa. São conteúdos que, se vazados, podem prejudicar seriamente seus negócios. Por isso, há a necessidade de protegê-los.

Sendo assim, selecionamos alguns exemplos:

• documentos relativos a determinados processos exclusivos, como fórmulas químicas;
• documentos que detalham a fusão ou a venda da empresa;
• processos judiciais envolvendo a empresa;
• acordos e regulamentos direcionados aos funcionários;
• estratégias de mercado;
• técnicas de produção;
• dinâmicas de funcionamento;
• ideias inovadoras;
• conteúdos confidenciais.

Se expostas ao público, informações como essas podem prejudicar a imagem da empresa ou tornar seus processos e estratégias abertos aos concorrentes, destruindo uma possível vantagem competitiva. Outras podem modificar o status quo do mercado e atrapalhar a conclusão de uma transação importante. 

É necessário ter em mente que ações de segurança são essenciais para proteger os negócios desses riscos. Com a evolução da tecnologia da informação, as oportunidades de vazamento de informações se multiplicaram, tornando-se mais complicada sua proteção devido à velocidade com que podem se espalhar.

Qual é a importância de um termo de confidencialidade (NDA)?

As constantes inovações e aperfeiçoamentos técnicos indispensáveis ao desenvolvimento de qualquer atividade levaram muitas empresas a terceirizar seus processos. Com isso, tornou-se vital que as partes contratantes consolidassem suas parcerias por meio de um contrato complementado com um termo de confidencialidade, também conhecido por Non Disclosure Agreement (NDA).

Dessa forma, a parte que fornece os serviços passa a conhecer determinados procedimentos, técnicas do negócio da outra parte, métodos de trabalho e outros detalhes, muitas vezes, de caráter sigiloso. Na maioria das vezes, essa abertura é inevitável, já que, para desenvolver um trabalho corretamente, é preciso estar por dentro das informações pertinentes.

Sendo assim, a importância do termo de confidencialidade reside no aspecto de proteção da empresa contra vazamento de dados, limitando seu uso. O termo, então, propõe obrigações para as partes contratantes e define as devidas penalidades, caso aconteça alguma quebra de sigilo ou descumprimento do acordo.

A penalização pode ser determinada pelo pagamento de uma multa, que pode ser mais elevada que o valor definido no termo, dependendo da apuração de possíveis perdas, danos ou prejuízos.

A quebra de sigilo pode acontecer por má-fé, imprudência, imperícia ou negligência da contratada, durante o uso das informações que deveriam ser mantidas em segredo. Assim, por uma questão de prevenção, é possível efetivar a confidencialidade mesmo antes de as partes selarem sua parceria.

Determinados casos exigem que a empresa contratante divulgue preceitos e estratégias do negócio para que as partes fechem um contrato. E isso revela detalhes que podem ser divulgados, caso a confidencialidade não seja efetivada. Assim, informações sobre assuntos comerciais, pesquisa e desenvolvimento de produtos e projetos novos podem ser usados, causando prejuízos a seus reais proprietários.

O NDA foi criado, então, para evitar danos, por isso, mostra-se como um instrumento eficiente para assegurar o sigilo dos empreendimentos. Com isso, constitui um bom relacionamento entre as partes, além de garantir mais segurança no trato com fornecedores, colaboradores, parceiros e todos que tiverem acesso aos dados mais sensíveis da empresa, como o pessoal da área de TI.

Contudo, é fundamental ter o cuidado de detalhar de forma precisa e descomplicada quais são as ideias, os produtos, os serviços ou as informações que devem ser protegidas, bem como quem será o responsável na hipótese de vazamento dos dados sigilosos.

Quais são os tipos existentes?

Unilateral

Nesse modelo de acordo de confidencialidade, somente uma das partes fornece informações que não podem ser divulgadas pela parte que recebe.

Essa situação pode acontecer, por exemplo, quando a empresa que contrata a terceirizada precisa apresentar um produto que ainda será lançado para determinado cliente. Sendo assim, é preciso assinar o acordo que impede a divulgação das informações expostas na reunião.

Bilateral

Em um acordo de confidencialidade bilateral, o sigilo sobre as informações trocadas envolve as duas partes. Um exemplo bastante comum: duas empresas decidem concretizar um projeto elaborado em parceria e se reúnem para colocar o assunto em pauta. Com isso, as duas partes se comprometem a não divulgar as informações discutidas durante a reunião.

Multilateral

Esse tipo de acordo é muito parecido com o bilateral e serve para proteger as informações sigilosas das duas partes. No entanto, o grau de comprometimento entre os envolvidos é diferenciado.

De que forma a confidencialidade pode ser estratégica nos seus negócios?

Conforme foi possível notar ao longo do texto, a confidencialidade visa a proteger principalmente as informações sigilosas, e isso é bastante estratégico para garantir mais segurança nas tratativas entre parceiros. Seguir as exigências propostas pela segurança da informação faz com que as organizações se destaquem no mercado.

Por isso, a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) regula todas as normas relativas à proteção de informações que incluem a CID (Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade). A proteção se estende a pessoas físicas e jurídicas, sobre dados como RG, CPF, CNPJ, nome, razão social, entre outros. Assim, ao cumprir a lei, as empresas ficam em dia com suas obrigações.

Portanto, por intermédio da CID, as organizações conquistam muitas vantagens competitivas. Ao seguir corretamente as normas de implementação, operação, fiscalização, gestão e revisão para o SGSI (Sistema de Gestão e Segurança da Informação), os arquivos corporativos se tornam mais seguros e, com isso, os clientes passam a confiar mais.

Finalmente, podemos entender que o termo de confidencialidade é indispensável para que as empresas mantenham seus arquivos e informações devidamente seguros e livres de eventuais transtornos relativos a vazamentos. Dessa forma, para gerenciar contratos e outros documentos, é importante criar políticas de segurança, definindo treinamentos, controles e outras ações essenciais para garantir o máximo de proteção a todos.

Para tanto, a plataforma DocuSign permite a assinatura eletrônica de um NDA ou de qualquer outro documento, auxiliando as empresas em seu processo de confidencialidade. Lembre-se de que, ao fazer o melhor pela gestão da empresa, a qualidade do trabalho das equipes tende a melhorar cada vez mais.

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