Termo de confidencialidade: qual a importância e como funciona?

A elevada competitividade do mundo corporativo faz com que seja necessário adotar medidas especiais para garantir a proteção das informações estratégicas de uma empresa.

Projetos inovadores e segredos industriais, por exemplo, precisam ser mantidos em sigilo ao máximo, sob o risco de comprometer o sucesso do negócio. Nesse cenário, pode ser uma ótima ideia adotar um termo de confidencialidade.

Para fazer um bom uso desse recurso, no entanto, é importante entender o que é esse documento e como ele funciona, além de saber em que situações ele é recomendado. Isso é fundamental para que o termo de confidencialidade tenha o efeito jurídico esperado.

Quer conhecer melhor esse assunto? Este post traz informações essenciais sobre esse tipo de documento para você se preparar e começar a adotá-lo quando for preciso. Acompanhe!

O que é um termo de confidencialidade?

O termo, ou acordo de confidencialidade, é um documento firmado entre duas ou mais partes com o objetivo de manter determinadas informações em sigilo. Também chamado de NDA — sigla em inglês que significa “Non Disclosure Agreement” (acordo de não divulgação) —, costuma ser muito usado para proteger informações que podem comprometer o andamento ou sucesso dos negócios.

Existem três tipos de termo de confidencialidade, que listamos a seguir.

Unilateral

Nesse caso, o acordo visa manter em sigilo informações de apenas uma das partes envolvidas. Assim, quem vai ter acesso a esses dados deve se comprometer a jamais divulgá-los sem autorização. Quando uma empresa contrata um consultor que precisa ter acesso a informações confidenciais, por exemplo, esse profissional pode ser requisitado a assinar um NDA.

Bilateral

Esse tipo é utilizado para proteger informações de ambas as partes envolvidas. Costuma ser usado quando empresas se unem em uma parceria comercial e, para isso, precisam compartilhar informações sigilosas entre si. Os dois lados então assinam o termo de confidencialidade.

Multilateral

O acordo multilateral é bastante similar ao bilateral, também servindo para proteger os dados sigilosos de ambas as partes. Porém, no multilateral, os envolvidos têm graus de comprometimento distintos.

Qual é a importância desse documento para as empresas?

O termo de confidencialidade é importante para que as empresas consigam traçar e executar suas estratégias sem correr o risco de que o vazamento de informações atrapalhe o processo. Esse documento fica responsável por impedir que quem tem acesso aos dados os divulgue indevidamente ou até mesmo os use para prejudicar o negócio.

Quando uma empresa está desenvolvendo um produto inovador, por exemplo, a confidencialidade é importante para garantir sua vantagem competitiva. O mesmo acontece quando é preciso fazer a apresentação de um produto a um cliente. Firmar o acordo antes do compartilhamento das informações serve para que isso seja feito de forma mais segura.

Outra situação que demonstra a importância do termo de confidencialidade é a contratação de colaboradores. Quando o profissional tem acesso a dados sigilosos no exercício das suas funções, a empresa pode requerer a assinatura do NDA para impedir que as informações sejam compartilhadas com uma concorrente quando a pessoa eventualmente mudar de emprego.

Em todos esses casos, o acordo tem a importante função de preservar os processos internos das empresas, bem como suas pesquisas, estudos, técnicas, fórmulas, designs e muitos outros recursos. Assim, é um documento que faz toda a diferença no desenvolvimento e sucesso da organização.

Como o termo de confidencialidade funciona?

Uma vez que o termo de confidencialidade é um documento com validade jurídica, isso significa que o seu não cumprimento tem consequências legais. Para que todas as cláusulas desse contrato fiquem claras, é crucial que o documento seja elaborado por um profissional especializado. Isso ajuda a evitar erros e contradições nas informações, que devem incluir:

• definição do que é informação confidencial — deve-se especificar que tipos de dados são abrangidos pelo acordo, ou seja, quais informações não poderão ser divulgadas;
• exclusão de obrigação — deve-se especificar pelo menos uma circunstância na qual seria aceitável não manter o sigilo sobre as informações;
• duração do acordo de confidencialidade — deve-se estabelecer um prazo para o fim do acordo.

Além disso, o documento também deve definir o que acontecerá se houver a quebra do contrato. Geralmente, estabelece-se o pagamento de uma multa ou indenização por parte de quem divulgou os dados sigilosos. Desse modo, é garantida a proteção das informações.

O documento pode ser assinado de forma eletrônica?

Assim como uma série de outros documentos, o termo de confidencialidade pode ser assinado eletronicamente. Optar por esse tipo de assinatura traz diversos benefícios. A seguir, destacamos os principais.

Agilidade

Contar com um bom produto de assinatura eletrônica permite agilizar todo o processo de conclusão de qualquer contrato eletrônico. O documento pode ser assinado por várias pessoas em questão de minutos, mesmo que elas estejam em diferentes partes do mundo, economizando bastante tempo e trabalho.

Redução de custos

Adotar a assinatura eletrônica também traz economia de recursos financeiros. Isso porque não é mais preciso gastar com papel para impressão, manutenção de impressoras, cartuchos de tinta, envios e espaço para armazenar a papelada, entre outras despesas.

Segurança

A assinatura eletrônica evita o extravio do documento, o que é especialmente relevante quando estamos falando de termo de confidencialidade. A não necessidade de ter que deslocar o documento para recolher assinaturas à caneta é mais uma garantia de que informações sensíveis da empresa permanecerão em sigilo.

Validade jurídica

Documentos que são assinados eletronicamente têm tanta validade jurídica quanto os que são assinados à caneta. Isso é assegurado pela Medida Provisória nº 2.200-2 (com força de lei), de 24 de agosto de 2001, que estabelece diretrizes para a autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos eletrônicos.

Em vista de todos esses benefícios, é interessante explorar mais a fundo a ideia de adotar a assinatura eletrônica ao estabelecer um termo de confidencialidade. Esse documento faz muita diferença para o sucesso de um negócio, e a tecnologia tem condições de tornar todo o processo mais ágil e seguro, do jeito que a empresa precisa e merece.

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