Qual a validade jurídica dos documentos online? Descubra!

Homem segurando um tablet e andando na rua

A evolução da tecnologia traz cada vez mais alternativas para tornar os processos e negociações ainda mais rápidos. Com a utilização de documentos online gerados com a tecnologia adequada, por exemplo, é possível concretizar vendas e assinar contratos diversos de forma ágil, com segurança jurídica.

É comum haver dúvidas em relação a essa atividade, especialmente sobre as diferenças entre documento digital e eletrônico e entre a assinatura digital e a eletrônica, mas também acerca da validade jurídica do documento e como garantir a autenticidade da assinatura eletrônica.

A seguir, vamos responder a cada uma dessas questões para demonstrar como tal recurso é capaz de melhorar as atividades e processos na empresa. Continue a leitura para saber mais!

O que são documentos online?

Antes de falarmos sobre documentos online, é importante entender a diferença entre documentos digitais e eletrônicos. O documento eletrônico pode conter formatos de informações distintos, como dados analógicos ou digitais. Ele precisa de um dispositivo eletrônico para ser interpretado e pode ser codificado em uma configuração analógica ou digital, de acordo com o seu tipo de informação armazenada.

Um filme em uma fita de videocassete VHS, por exemplo, utiliza a versão de vídeo analógico e necessita de um aparelho correspondente para acessar o conteúdo. Já o documento digital também é eletrônico, pois exige um dispositivo eletrônico para acessá-lo. Entretanto, ele tem a codificação binária. Por isso, só pode ser acessado em sistemas computacionais.

Podemos citar as músicas em MP3, documentos de editores de texto e de planilhas de cálculo e muito mais. Portanto, todos os documentos no modelo digital são eletrônicos também, já o contrário nem sempre é verdadeiro. Os documentos online, por sua vez, são eletrônicos e podem ser acessados via Internet, por meio de sistemas computacionais de notebooks, tablets e celulares.

O documento impresso apresenta mais validade que o documento eletrônico?

O documento eletrônico pode ter a mesma validade jurídica que o impresso. Para isso, é preciso que seja possível garantir a autenticidade (comprovação de autoria) e a integridade dele. Isso significa assegurar que quem o assinou foi realmente a pessoa indicada nele e o documento que não tenha sofrido nenhuma manipulação indevida.

Um modo de se certificar disso é com a realização da assinatura eletrônica. É preciso cuidado para não confundir a assinatura eletrônica com a digitalização de uma assinatura à mão e inserção da imagem dela em um documento. Para que a assinatura eletrônica tenha validade, ela deve ser realizada em ambiente seguro e com a tecnologia que atendam ao padrão de indústria, de modo a conservar as condições mencionadas.

Do que trata a Medida Provisória Nº 2.200-2/2001?

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e determina os critérios para garantir a autenticidade, integridade e validade de documentos gerados em formato eletrônico.

Em um primeiro momento, a medida regulamenta a cadeia de emissão de certificados digitais (ICP-Brasil) e nomeia o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) como Autoridade Certificadora Raiz. O objetivo da ICP-Brasil é oferecer uma cadeia centralizada de certificados digitais, com Autoridades de Certificação e Autoridades de Registro atuando sob fiscalização do ITI. Por meio destes certificados digitais, em conjunto com uma tecnologia de assinatura eletrônica, é possível produzir documentos eletrônicos com assinatura digital.

Outro ponto relevante da Medida Provisória é que ela autoriza o uso de assinatura eletrônica (isto é, sem necessidade de certificados digitais ICP-Brasil) para produzir documentos eletrônicos. O artigo 10, § 2º da MP prevê que se a assinatura for feita com tecnologia que ofereça recursos que permitam identificar a autoria e preservar a integridade dos documentos, ela também terá validade jurídica, da mesma forma que um documento assinado com o certificado digital.

O que é certificado digital?

O certificado digital é uma tecnologia que utiliza um conjunto de informações criptografadas e armazenadas em formato digital.Tal conteúdo serve para identificar um indivíduo e, dessa forma, servir como elemento de autenticidade em processos de assinatura digital. Esse certificado contém ainda um grupo de chaves pública e privada que, ao serem validadas no documento, garantem sua integridade.

Na prática, ele funciona como um documento identificador único e digital e pode ser usado por pessoas físicas e jurídicas. Ele é empregado, por exemplo, para assinar contratos em geral e em diversas operações com o governo, como para emitir notas fiscais, realizar escrituração fiscal, usar o e-Social etc.

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Como mencionamos, a MP nº 2.200-2/2001 estabelece os padrões de validade jurídica aos dois tipos de assinatura. Entretanto, é muito comum a dúvida sobre qual tipo de assinatura adotar. É importante entender essa diferença, pois elas não são utilizadas para o mesmo propósito.

A assinatura eletrônica aplica um processo de autenticação eletrônico para garantir a autenticidade do documento. São exemplos de medidas de autenticação: empregar senhas de acesso ao ambiente, empregar tokens para legitimar operações, enviar mensagem de SMS com o código de acesso exclusivo, entre outros artifícios. Além disso, processos de assinatura eletrônica aplicam normalmente utilizam recursos criptográficos para impedir alterações posteriores do documento assinado e, portanto, para assegurar sua integridade.

Por ter validade jurídica, a assinatura eletrônica pode ser aplicada em diversos tipos de negociações, como para firmar contrato de aluguel, assinar documentos de prestação de serviços ou vendas entre empresas, concretizar operações bancárias, contratar seguro de automóvel ou de saúde e muito mais.

Já a assinatura digital, que também é uma forma de assinatura eletrônica, utiliza certificados digitais para conferir uma camada adicional de autenticidade ao documento. Para realizar a assinatura digital, portanto, é preciso ter o certificado digital. Ele é obrigatório em certas transações, por força de lei, tal qual operações para emissão da nota fiscal eletrônica. É recomendável checar as leis e regulamentação aplicável aos seus negócios para verificar se o uso de assinatura digital é mandatório.

Como garantir a autenticidade da assinatura eletrônica?

Como nem todo mundo possui certificado digital, a assinatura eletrônica se torna o modo mais rápido e eficiente para a realização de negociações empresariais e a assinatura de contratos diversos. Entretanto, é necessário ter alguns cuidados sobre como assinar documentos online e garantir a autenticidade e integridade necessárias.

A melhor maneira de garantir tais características é realizar a assinatura por meio de plataformas de assinatura eletrônica, pois elas oferecem um ambiente protegido, que garante a integridade do documento, e coletam as informações exigidas no momento da assinatura para assegurar sua autenticidade. Portanto, a transação é realizada em ambiente com total segurança e confiabilidade.

A utilização da assinatura eletrônica oferece uma série de benefícios à empresa, como a redução de custos com a emissão e organização de documentos em papel. O tempo com deslocamento para coleta assinaturas é outra grande economia ao adotar essa tecnologia, além de aumentar a produtividade da equipe, que pode aproveitar o tempo para executar tarefas mais importantes.

Há também a facilidade de organização e acesso a tais arquivos, pois eles são armazenados eletronicamente. A agilidade nas negociações é outro benefício ao aderir a esse recurso, já que os contratos e documentos podem ser assinados sem a necessidade de deslocamento e envio de papeladas de um local a outro.

O uso de documento online, portanto, é uma forma segura e confiável de realizar diferentes tipos de negociação e, se gerados a partir de tecnologia adequada, é possível obter a mesma validade jurídica que a assinatura em papel. Sua utilização proporciona inúmeros benefícios à empresa, como mais agilidade nas negociações, redução de custos e muito mais.

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