Saiba como assinar documento digitalmente de forma correta e otimizar o seu tempo

A pandemia do coronavírus colocou as empresas “analógicas” em xeque. Como continuar funcionando em um mundo que, além de ser cada vez mais digitalizado, vez ou outra troca seu ambiente de negócios inteiramente para a esfera virtual? Afinal, as ferramentas tecnológicas constituem uma grande estratégia para aqueles que buscam saber como otimizar o seu tempo.

Diante desse contexto, quem consegue assinar documentos digitalmente (ou de forma eletrônica) tem muitas vantagens no “novo normal”. Além de viabilizar diversas relações de negócio, este mecanismo ainda reduz significativamente a perda do tempo à disposição do gestor.

É por conta desse cenário que a maioria das empresas mundiais está substituindo a caneta pela assinatura eletrônica ou digital. Pensando nisso, elencamos para você um conteúdo completo sobre a incorporação correta dessa tecnologia nas instituições. Não deixe de conferir!

Qual é a importância de otimizar o tempo?

O tempo tem sido um dos recursos mais escassos para administradores de empresas, embora seja determinante para o sucesso dos negócios. Não é por acaso que o conhecimento popular considera que "tempo é dinheiro". Afinal, quem melhor consegue organizar a dinâmica do empreendimento, eleva a produtividade geral e pode se dar ao privilégio de focar em tarefas mais estratégicas.

Isto, é claro, tem impactos diretos na capacidade de inovação do profissional, na criatividade e na disposição para guiar novas ideias e projetos. Nesse sentido, as ferramentas tecnológicas podem ser grandes aliadas, uma vez que permitem automatizar diversos processos e liberar as equipes do tempo necessário para praticar atos meramente administrativos ou burocráticos.

Estes, afinal, pouco contribuem com os resultados do negócio. Nesse sentido, é possível otimizar todo o trabalho realizado, melhorar a performance e focar em aspectos de fato transformadores.

Quais os benefícios disso para uma empresa?

Para as empresas, os benefícios não poderiam ser melhores. Isso porque, pelo aumento da capacidade de produção e inovação, o negócio pode alcançar grandes diferenciais no mercado.

É preciso destacar que, diante de um contexto altamente competitivo, cada vez mais, as empresas precisam impulsionar seus negócios para manter-se à frente da concorrência. E, nesse sentido, a otimização do tempo permite fazer sempre mais em relação aos outros agentes.

Em outras palavras, a otimização do tempo também implica em otimização dos recursos disponíveis, tanto financeiros quanto humanos. Isto, é claro, se reflete no preço e na qualidade do produto ou serviço ofertado e também na satisfação do cliente final.

Quais são as principais diferenças entre autenticação digital e eletrônica?

Agora que já se sabe da importância de otimizar o tempo, vale a pena destacar as diferenças entre autenticação digital e eletrônica para entender melhor sobre o assunto. Em primeiro lugar, você deve estar se perguntando se assinar documento digital ou eletronicamente tem diferença. Sim, mas apenas na autenticação do signatário.

Assinatura eletrônica é um termo amplo, que engloba todas as formas de autenticação por via computacional, por exemplo, verificação de IP, biometria, Aceite Digital (aquele famoso checkbox nos termos e condições de sites), codificação gerada por login/senha e até a assinatura digital (que utiliza certificado digital para autenticar o signatário).

Apesar de a assinatura eletrônica ser o gênero para o qual a digital é a espécie, no dia a dia, passou-se a usar normalmente a expressão “assinatura eletrônica” para designar o tipo de firma afixada por uma plataforma especializada (mediante login/senha), cujo produto é a geração de um sistema de códigos atrelados à subscrição, assegurando a veracidade da autoria.

Esse modo de assinatura é menos burocrático (porque não necessita de certificado digital que no Brasil tem um custo bastante alto e poucas pessoas possuem este documento) e mais flexível, além de trazer segurança de nível bancário (como criptografia e camadas adicionais de confirmação de acesso), a assinatura eletrônica dispõe de validade jurídica plena para a maior parte dos atos jurídicos. Você pode assinar eletronicamente:

  • contratos de aluguel;
  • operações bancárias;
  • aditamentos contratuais;
  • declarações e atestados (inclusive médicos);
  • documentos trabalhistas;
  • Contratos de compra e venda ou de serviço
  • petições administrativas;
  • Contratação de funcionário;
  • atas e laudos;
  • relatórios corporativos etc.

Mas e quanto às distinções entre assinatura eletrônica e digital? A assinatura digital é uma maneira de validação que em alguns casos é uma obrigação, como no trâmite de processos judiciais e entrega de obrigações contábeis junto à Receita Federal, emissão de nota fiscal eletrônica ou até mesmo eSocial.

Na grande maioria das vezes, entretanto, ela não é uma obrigação legal, e sua empresa não precisa utilizar uma assinatura digital para os 98% dos processos do dia a dia. A assinatura eletrônica pode ser usada tranquilamente na maior parte dos casos.

Esse modelo de firma se baseia em um sistema criptográfico assimétrico (por algoritmos), pelo qual é assegurada a autenticidade da subscrição em cada documento. A tecnologia matemática atrelada ao par de chaves criptográficas independentes é tão complexa que não são poucos os especialistas que dizem que, hoje, é virtualmente impossível a fraude desse instrumento.

De toda forma, assinar um documento digitalmente com um certificado digital ICP Brasil é algo muito utilizado pelos contadores e advogados, mas pouco pelo time de vendas, RH e compras, por não ser algo escalável de fato.

Como assinar eletronicamente um documento?

Para usufruir dos benefícios da assinatura eletrônica, será preciso, primeiramente, trazer uma plataforma especializada para sua dinâmica de trabalho. Apoiadas na computação em nuvem, essas ferramentas costumam ser comercializadas por meio de mensalidade, com custo passível de ser administrado até mesmo por uma microempresa.

Uma vez que você tenha feito o login na plataforma web (via PC ou laptop) ou no aplicativo mobile (por tablet ou smartphone), basta seguir os seguintes passos.

Traga o documento para a plataforma

Faça o upload do documento. Ele pode ser no formato “doc”, PDF ou um contrato alocado em ambientes de compartilhamento de arquivos, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Indique quem deve assinar

Adicione os nomes dos signatários e seus respectivos e-mails. Informe também a ordem em que cada um deve autenticar (rotina similar à de assinar documento digitalmente).

Aponte os locais em que a firma deverá ser aposta

Nesse momento, você deve mostrar, com o mouse, em quais pontos do documento cada interessado precisa por sua assinatura.

Coloque sua firma

Você pode importar a imagem de sua assinatura, assinar sobre a tela ou escolher um desenho cursivo sugerido pelo sistema. Não se preocupe, pois esses traços apresentam caráter apenas simbólico — o que garante a autenticidade da subscrição é o conjunto de códigos que serão vinculados ao documento.

Clique em “assinar” e, em seguida, “enviar”

Uma vez que você tenha assinado e enviado, será criado o que se chama de “envelope”, um conjunto de informações que permitirá acompanhar cada passo do documento (gerenciamento completo). Em tal etapa, será remetido um link aos destinatários, por meio do qual eles também poderão afixar suas firmas.

A solução de assinatura eletrônica se torna ainda mais útil quando usadas algumas das mais de 350 integrações possíveis. Você pode vincular esse recurso ao Salesforce, SAP, Microsoft Office, Google Suite etc. Com isso, você cria um verdadeiro ecossistema tecnológico para dar muito mais agilidade e automatismo aos seus processos administrativos.

E como funciona a assinatura digital?

Em primeiro lugar, é importante não confundir assinatura digital com assinatura digitalizada. Esta é apenas a reprodução da imagem da assinatura à caneta em um scanner, sem qualquer tipo de codificação que acompanhe tal cópia para atestar sua autenticidade. Justamente por isso, essa forma de reprodução não apresenta validade no campo jurídico.

Ao assinar documento digitalmente, por outro lado, você substitui caneta e papel por um documento eletrônico que contém os registros da “identidade virtual” de seu proprietário e que é inviolável. Com isso, ele mantém a mesma validade jurídica que um papel assinado à caneta.

No caso de uma assinatura digital, trata-se de uma função matemática aplicada sobre os dados de entrada (mensagem de texto, contrato virtual etc.), o que se faz mediante a geração de informações da chave pública e privada. A chave privada é de conhecimento apenas do signatário, enquanto a pública é de livre acesso (as duas chaves estão interligadas, sendo que uma criptografa as informações e a outra as desembaralha para o destinatário).

A título de curiosidade, uma simples chave de 56 bits (criada no longínquo ano de 1977 e não mais usada) corresponde à impressionante marca de 72 quadrilhões de chaves diferentes. Com a tecnologia atual, as possibilidades de combinação desafiam a amplitude do sistema numérico.

Qual é a diferença?

As organizações normalmente se referem à Assinatura Eletrônica como o processo pela qual uma pessoa passa para demonstrar sua intenção durante uma transação eletrônica. A Assinatura Digital se refere à tecnologia de criptografia que contém metadados críticos pertencentes à assinatura eletrônica.

A Assinatura Eletrônica é o registro juridicamente vinculativo enquanto a Assinatura Digital é a tecnologia implícita que ajuda a verificar a autenticidade da transação.

As assinaturas eletrônicas e suas terminologias são frequentemente específicas para uma determinada região, já que a tecnologia evoluiu de forma diferente nos países com base em seu propósito, tecnologia implícita e aceitação legal e cultural. Existem regulamentações internacionais que ajudam a padronizar os termos e os significados de Assinaturas Eletrônicas.

Por exemplo, o eIDAS é um regulamento da UE sobre assinaturas eletrônicas para o mercado europeu. As assinaturas baseadas em padrões são uma característica central da plataforma DocuSign, que permite aos clientes desfrutar da gama completa de recursos de assinatura enquanto se mantêm compatíveis com padrões de assinatura locais e industriais.

Semelhante à disponibilidade de classe operadora, o DocuSign Standards-Based Signatures é um recurso de plataforma que está disponível em todas as aplicações e integrações da DocuSign. Na UE, existem três assinaturas fundamentais no portfólio da DocuSign Standards-Based Signature —Express Signature, EU Advanced Signature e EU Qualified Signature.

Quais os tipos de certificado para assinatura digital?

Existem alguns tipos de certificados digitais que podem variar de acordo com sua aplicação e nível de segurança exigida pela transação. Como cada um pode ser usado para várias atividades, é importante conhecê-los antes de solicitar o formato e, principalmente, saber qual se encaixa melhor na sua demanda. Confira!

Certificado tipo A

É o mais utilizado para assinaturas digitais de todos os tipos de documentos. É indicado para profissionais autônomos, empresas e órgãos públicos que têm uma grande demanda de arquivos e que precisam de validações rápidas para otimizar o tempo e reduzir os custos.

Certificado tipo S

Indicado para documentos sigilosos e confidenciais, esse certificado só permite a decodificação do arquivo por pessoas autorizadas. Ótima opção para arquivos e transações que exigem segurança máxima e muito útil para acordos cujas informações — como valor monetário, dados pessoais e acordos das partes — são extremamente sigilosas.

Certificado tipo T

Conhecido como carimbo do tempo, esse documento eletrônico serve como evidência de data e hora para as transações digitais. Ele garante que essas informações fiquem presentes nos documentos sem a possibilidade de serem alteradas. Seu uso é aconselhável em conjunto com outros certificados.

Segurança tipo A, S ou T 1

Apesar de todos os certificados contarem com um sistema altamente seguro, o tipo 1 é considerado o mais baixo nesse sentido. O que deixa esse formato acessível não é a forma criptografada, e sim como as chaves são geradas. Todo processo é feito por um software no computador, que pode ser acessado com um usuário e senha. Por isso, tem validade de apenas um ano.

Segurança tipo A, S ou T 3

Os de segurança tipo 3 são gerados e armazenados em um hardware criptográfico, ou seja, em um cartão inteligente ou token. Dessa forma, o acesso fica restrito apenas a pessoas autorizadas, o que deixa as operações mais seguras em comparação ao modelo 1. O prazo de validade é de 3 anos.

Segurança tipo A, S ou T 4

O formato mais seguro oferecido pela ICP-Brasil utiliza o Módulo de Segurança Criptográfico (HSM). A chave privada do tipo 4 é gerada e armazenada dentro desse hardware e só permite a cópia de segurança para outro HSM. Popularmente, é conhecido como cofre digital, por ser inviolável e apagar todas as informações em caso de invasão.

Por que a assinatura eletrônica é versátil?

Quando um tipo de assinatura evolui, todos os outros acompanham essa modernização. Apesar de ser de uso mais fácil, a assinatura eletrônica tradicional já incorporou muitos dos recursos da assinatura digital, como a criptografia.

Com isso, assinar documento digitalmente passou a ser necessário apenas quando a lei exige a exclusividade desse formato (nos casos jurídicos e contábeis). Para o dia a dia das empresas, o elevado nível de segurança da assinatura eletrônica, conciliado com a praticidade sem igual, fez dela a mais comum. Especialmente pela sua versatilidade e escalabilidade.

Você pode assinar de praticamente qualquer dispositivo. Mesmo que esteja em uma área sem acesso à Internet (como localidades rurais), pode fechar contratos normalmente (a confirmação da operação será feita quando do retorno do sinal). Outra vantagem é que soluções como as da DocuSign dispõem de suporte para assinatura híbrida (eletrônica ou digital).

Por fim, as integrações permitem assinar diretamente em seu ERP, CRM ou aplicação interligada. Tudo é muito simples, barato e flexível. O resultado dessa transformação pode ser testemunhado por empresas como a Unilever, que derrubou o tempo de conclusão de contratos em 50% com as soluções da DocuSign. Veja o vídeo abaixo:

Ou, ainda, com a drástica redução de custos operacionais da HM Engenharia.

Como implementar a assinatura eletrônica?

Agora que você já sabe como otimizar o seu tempo assinando documento digitalmente (ou de forma eletrônica), sem ter de se preocupar com impressões, reconhecimentos de firma, motoboys ou extravios, deve estar se perguntando como implementar a assinatura eletrônica.

Na DocuSign, por exemplo, o processo é muito simples. No tablet ou smartphone, basta instalar o aplicativo para dar início às operações. Mas não se preocupe!

A linguagem é bastante simples e a interface intuitiva. Na plataforma, você encontrará a função "Editar assinatura", em que poderá cadastrar a sua identificação única. Esta, vale lembrar, será utilizada nos documentos e contará com valor legal para ser validada nos mais diversos documentos, contratos ou propostas que você venha a ter na empresa.

Quais ferramentas podem ajudar?

Há uma grande variedade de ferramentas disponíveis online que podem auxiliar na hora de assinar eletronicamente e contribuir em como otimizar o seu tempo.

Como exemplo, cabe mencionar alguns aplicativos para ler e assinar documentos em PDF. Do mesmo modo, ferramentas como Dropbox, Evernote e OneDrive podem auxiliar no envio do documento em diversos formatos, conforme a proposta recebida e o estilo de arquivo que você deseja assinar.

Sem dúvidas, saber como otimizar o seu tempo é, cada vez mais, fundamental para o bom desempenho profissional e do negócio no mercado. Nesse sentido, aplicar recursos tecnológicos que agilizem o trabalho é indispensável. O sistema de assinatura eletrônica deve ser, diante desse contexto, uma das prioridades de implementação do negócio para ganhar em produtividade e competitividade. Sempre, é claro, prezando pelas boas parcerias na oferta do serviço.

Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe como otimizar o seu tempo, não deixe de conferir as soluções da DocuSign. Entre em contato com a nossa equipe e descubra as melhores ferramentas para o seu negócio!

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