Saiba como assinar documento digitalmente de forma correta

assinar documento digitalmente

A pandemia do coronavírus colocou as empresas “analógicas” em xeque. Como continuar funcionando em um mundo que, além de ser cada vez mais digital, vez ou outra troca seu ambiente de negócios inteiramente para a esfera virtual? Quem consegue assinar documento digitalmente (ou de forma eletrônica) tem muitas vantagens nesse “novo normal”.

É por conta desse cenário que a maioria das empresas mundiais está substituindo a caneta pela assinatura eletrônica ou digital. Hoje você vai aprender como incorporar essa tecnologia corretamente!

Quais são as principais diferenças entre autenticação digital e eletrônica?

Assinar documento digital ou eletronicamente tem diferença? Sim, mas apenas na autenticação do signatário.

Assinatura eletrônica é um termo amplo, que engloba todas as formas de autenticação por via computacional, por exemplo, verificação de IP, biometria, Aceite Digital (aquele famoso checkbox nos termos e condições de sites), codificação gerada por login/senha e até a assinatura digital (que utiliza certificado digital para autenticar o signatário).

Apesar de a assinatura eletrônica ser o gênero para o qual a digital é a espécie, no dia a dia, passou-se a usar normalmente a expressão “assinatura eletrônica” para designar o tipo de firma afixada por uma plataforma especializada (mediante login/senha), cujo produto é a geração de um sistema de códigos atrelados à subscrição, assegurando a veracidade da autoria.

Esse modo de assinatura é menos burocrático (porque não necessita de certificado digital que no Brasil tem um custo bastante alto e poucas pessoas possuem este documento) e mais flexível, além de trazer segurança de nível bancário (como criptografia e camadas adicionais de confirmação de acesso), a assinatura eletrônica dispoe de validade jurídica plena para a maior parte dos atos jurídicos. Você pode assinar eletronicamente:

  • contratos de aluguel;
  • operações bancárias;
  • aditamentos contratuais;
  • declarações e atestados (inclusive médicos);
  • documentos trabalhistas;
  • Contratos de compra e venda ou de serviço
  • petições administrativas;
  • Contratação de funcionário;
  • atas e laudos;
  • relatórios corporativos e ETC...

Mas e quanto às distinções entre assinatura eletrônica e digital? A assinatura digital é uma maneira de validação que em alguns casos ela é uma obrigação, como no trâmite de processos judiciais e entrega de obrigações contábeis junto à Receita Federal, emissão de nota fiscal eletrônica ou até eSocial. Mas na grande maioria das vezes, ela não é uma obrigação de lei e sua empresa não precisa utilizar uma assinatura digital para os 98% dos processos do dia a dia dela, a assinatura eletrônica pode ser usada de forma tranquila na grande maioria dos casos.

Esse modelo de firma se baseia em um sistema criptográfico assimétrico (por algoritmos), pelo qual é assegurada a autenticidade da subscrição em cada documento. A tecnologia matemática atrelada ao par de chaves criptográficas independentes é tão complexa, que não são poucos os especialistas que dizem que, hoje, é virtualmente impossível a fraude desse instrumento.

De toda forma, assinar documento digitalmente com um certificado digital ICP Brasil é algo muito utilizados pelos contadores e advogados, mas pouco pelo time de vendas, RH e compras, por realmente não ser algo escalável.

Como assinar eletronicamente um documento?

Para usufruir dos benefícios da assinatura eletrônica, será preciso, primeiramente, trazer uma plataforma especializada para sua dinâmica de trabalho. Apoiada na computação em nuvem, essas ferramentas costumam ser comercializadas por meio de mensalidade, com custo passível de ser administrado até mesmo por uma microempresa.

Uma vez que você tenha feito o login na plataforma web (via PC ou laptop) ou no aplicativo mobile (por tablet ou smartphone), basta seguir os seguintes passos.

Traga o documento para a plataforma

Faça o upload do documento. Ele pode ser no formato “doc”, PDF ou um contrato alocado em ambientes de compartilhamento de arquivos, como Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

Indique quem deve assinar

Adicione os nomes dos signatários e seus respectivos e-mails. Informe também a ordem em que cada um deve autenticar (rotina similar à de assinar documento digitalmente).

Aponte os locais em que a firma deverá ser aposta

Nesse momento, você deve mostrar, com o mouse, em quais pontos do documento cada interessado precisa apor sua assinatura.

Coloque sua firma

Você pode importar a imagem de sua assinatura, assinar sobre a tela ou escolher um desenho cursivo sugerido pelo sistema. Não se preocupe, esses traços apresentam caráter apenas simbólico, o que garante a autenticidade da subscrição é o conjunto de códigos que serão vinculados ao documento.

Clique em “assinar” e, em seguida, “enviar”

Uma vez que você tenha assinado e enviado, será criado o que se chama de “envelope”, um conjunto de informações que permitirá acompanhar cada passo do documento (gerenciamento completo).

Em tal etapa, será remetido um link aos destinatários, por meio do qual eles também poderão afixar suas firmas.

A solução de assinatura eletrônica se torna ainda mais útil quando usadas algumas das mais de 350 integrações possíveis. Você pode vincular esse recurso ao Salesforce, SAP, Microsoft Office, Google Suite etc. Com isso, você cria um verdadeiro ecossistema tecnológico para dar muito mais agilidade e automatismo aos seus processos administrativos.

E como funciona a assinatura digital?

Em primeiro lugar, é preciso não confundir assinatura digital com assinatura digitalizada. Essa última (a digitalizada) é apenas a reprodução da imagem da assinatura à caneta em um scanner, sem qualquer tipo de codificação que acompanhe tal cópia para atestar sua autenticidade. Justamente por isso, essa forma de reprodução não apresenta validade no campo jurídico.

Ao assinar documento digitalmente, por outro lado, você substitui caneta e papel por um documento eletrônico que contém os registros da “identidade virtual” de seu proprietário e que é inviolável, com isso ele mantém a mesma validade jurídica de que um papel assinado à caneta.

No caso de uma assinatura digital, trata-se de uma função matemática aplicada sobre os dados de entrada (mensagem de texto, contrato virtual etc.), o que se faz mediante a geração de informações da chave pública e privada.

A chave privada é de conhecimento apenas do signatário, enquanto a pública é de livre acesso (as duas chaves estão interligadas, sendo que uma criptografa as informações e a outra as desembaralha para o destinatário).

A título de curiosidade, uma simples chave de 56 bits (não mais usada e criada no longínquo ano de 1977) corresponde à impressionante marca de 72 quadrilhões de chaves diferentes. Com a tecnologia de hoje, as possibilidades de combinação desafiam a amplitude de nosso sistema numérico.

Por que a assinatura eletrônica é versátil?

Quando um tipo de assinatura evolui, todos os outros acompanham essa modernização. Apesar de ser de uso mais fácil, a assinatura eletrônica tradicional já incorporou muitos dos recursos da assinatura digital, como a criptografia, por exemplo.

Com isso, assinar documento digitalmente passou a ser necessário apenas quando a lei exige a exclusividade desse formato (nos casos jurídicos e contábeis). Para o dia a dia das empresas, o elevado nível de segurança da assinatura eletrônica, conciliado com a praticidade sem igual, fez da assinatura eletrônica a mais comum. Especialmente pela sua versatilidade e escalabilidade.

Você pode assinar de praticamente qualquer dispositivo. Mesmo que esteja em uma área sem acesso à Internet (como localidades rurais), pode fechar contratos normalmente (a confirmação da operação será feita quando do retorno do sinal). Outra vantagem é que soluções como as da DocuSign dispõem de suporte para assinatura híbrida (eletrônica ou digital).

Por fim, as integrações permitem assinar diretamente em seu ERP, CRM ou aplicação interligada. Tudo é muito simples, barato e flexível. O resultado dessa transformação pode ser testemunhado por empresas como a Unilever, que derrubou o tempo de conclusão de contratos em 50% com as soluções do DocuSign Agreement Cloud. Veja o vídeo abaixo:

Remote video URL

Ou com a drástica redução de custos operacionais da HM Engenharia.

Pois bem, você também quer assinar documento digitalmente (ou de forma eletrônica) e não ter mais de se preocupar com impressões, reconhecimentos de firma, motoboys ou extravios? Então experimente por 30 dias a ferramenta DocuSign, gratuitamente, e mude definitivamente o timing de seus negócios!

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