Qual é a plataforma de assinatura eletrônica mais completa?

Plataforma de assinatura eletronica Processo judicial eletrônico, declaração de Imposto de Renda no celular, Nota Fiscal eletrônica, escrituração fiscal digital, prontuário eletrônico, imobiliárias digitais: você já percebeu que o mundo corporativo anda cada vez mais virtual, com cada vez menos papel e uso cada vez mais intenso da nuvem, certo? É nessa esteira que a plataforma de assinatura eletrônica se torna item essencial nas organizações.

De fato, assinatura eletrônica é elementar em um mundo de consumidores omnichannel, que exigem ter a empresa 24 horas por dia à disposição. Isso quer dizer, por exemplo, assinar um contrato pelo celular na madrugada — é ter a empresa fora do escritório.

Mas qual a plataforma de assinatura eletrônica mais completa? Como escolher a melhor solução para sua organização? É isso que você confere agora!

Afinal, o que é assinatura eletrônica?

Muita gente ainda confunde assinatura eletrônica com assinatura digital. O que ocorre é que a primeira é o gênero do qual a segunda é a espécie. Explicamos.

Assinatura eletrônica é qualquer forma computacional para confirmação da autoria de determinado documento. Aqui, entram diversos tipos de assinatura tecnológica, incluindo biometria, reconhecimento de IP, senha alfanumérica (como nos bancos) e, é claro, assinatura digital (que usa um certificado digital e gera uma complexa codificação algorítmica a cada nova assinatura).

Tudo isso é assinatura eletrônica. De início, portanto, podemos pontuar que o ideal é contar com uma plataforma de assinatura eletrônica que detenha um modelo de autenticação que permita utilizar ambos ou até outros tipos de autenticação (SMS, por senha ou mediante certificado digital). É a chamada assinatura híbrida, que está presente na solução DocuSign, ferramenta utilizada por mais de 600 mil clientes no planeta.

Você não armazenaria seus documentos críticos em uma nuvem privada pouco confiável. Também não aceitaria assinar seus contratos em uma plataforma sem integração com outros aplicativos, certo? Pois é nessa perspectiva que vamos seguir para detalhar quais são os diferenciais que fazem da DocuSign uma referência mundial em plataforma de assinatura eletrônica.

Qual o panorama do uso de assinatura digital no Brasil?

Tomando por base apenas um tipo de assinatura eletrônica (a digital), segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, em 2018, foram emitidos mais de 4,4 milhões de certificados digitais. isso representa um crescimento de 23,10% no ano.

Na mesma direção, um levantamento inédito da Serasa Experian apontou que 37% das empresas já usam assinatura eletrônica e/ou digital. Além disso, 87% dos entrevistados afirmaram se preocupar com a redução do papel nas organizações.

Quais os diferenciais da plataforma de assinatura eletrônica DocuSign?

A DocuSign atua há quase 20 anos oferecendo tecnologia de ponta em gestão de documentos online. Sua plataforma de assinatura eletrônica se tornou sinônimo de transformação para autenticar contratos, procurações, atestados, declarações e outras dezenas de documentos, sobretudo por conta dos diferenciais abaixo listados.

Assinatura híbrida

Para a maior parte das atividades corporativas, a assinatura eletrônica apenas é mais do que suficiente. Você pode usar esse recurso para assinar contratos de serviços, aluguel de imóveis, compra e venda de produtos, autorizações em geral, declarações e recibos diversos. Para isso, basta entrar no sistema, fazer o upload do documento, indicar com o cursor onde serão postas as assinaturas e inserir o nome e o e-mail dos demais signatários.

Em seguida, é só clicar em “assinar” e depois em “enviar”. Um link é, então, disparado aos demais subscritores, que precisam apenas abri-lo e confirmar suas assinaturas. Com isso, diversas firmas podem ser coletadas em minutos.

Mas para algumas atividades, como petições judiciais e cumprimento de obrigações tributárias, a assinatura digital (mediante certificado) é obrigatória. Quem tem a plataforma de assinatura eletrônica DocuSign não precisa alternar para outro ambiente. A mesma solução também tem interface para assinatura digital, permitindo que seja inserido e verificado o certificado ICP-Brasil no ato da assinatura.

Isso é assinatura híbrida, um verdadeiro ecossistema digital para dar mais velocidade a todos os processos internos de sua empresa. Essa flexibilidade é um dos grandes diferenciais da solução DocuSign.

Integrações com outros softwares

O software de assinatura eletrônica DocuSign vai muito além da autenticação computacional. Ele é parte integrante de um completo sistema de gestão de documentos eletrônicos (Agreement Cloud), que transforma a forma com que se pensa e se executa a gestão de dados na empresa.

Nesse ambiente, todo o ciclo do vida de um documento é feito em nuvem, da elaboração (passando pela assinatura e envio aos destinatários) até o posterior arquivamento. Mais do que isso, a plataforma de assinatura eletrônica DocuSign tem mais de 350 integrações possíveis, como Microsoft Office, Google Suite, SAP, Salesforce, Workday, entre muitas outras.

Mas essa interligação não se encerra nas aplicações mais conhecidas do mercado. O ecossistema de gestão documental DocuSign traz também APIs para integrar, estender e conectar a solução aos próprios aplicativos, fluxos de trabalho e sistemas legados do usuário. É um exclusivo pool de interconexões que explica por que a DocuSign é líder em assinatura eletrônica no mundo.

Gestão de documentos de ponta a ponta

Como você percebeu, não se trata apenas de assinar eletronicamente. Você precisa digitalizar sua gestão de dados.

Isso se dá desde a concepção do documento, envolve a efetivação de todos os trâmites necessários (eletronicamente) e armazenamento de seus contratos e procurações em nuvem privada — sem a necessidade de impressão de uma folha sequer. Para quem deseja ir ao limite da transformação digital, o complemento DocuSign CLM é a palavra de ordem.

A DocuSign CLM é um complemento à plataforma de assinatura eletrônica. Ela entrega um repositório centralizado dos documentos assinados, tem sistemas inteligentes de busca, disponibiliza modelos pré-aprovados/bibliotecas de cláusulas e garante, até mesmo, recursos de identificação eletrônica de erros (com base em Inteligência Artificial).

Assim, a empresa reduz o volume de erros e retrabalhos, aumenta exponencialmente sua produtividade, diminui as atividades burocráticas (digitação) e eleva a qualidade das entregas. É muito mais do que assinatura eletrônica.

Visualização do status do documento

Como consequência do item anterior, quem trabalha na plataforma de assinatura eletrônica DocuSign consegue rastrear todo o fluxo de trabalho de contratos, planos de negócios, procurações etc. Ainda é possível fazer automatizações de envio, emissão de alertas e verificação em tempo real do status do documento. Tudo isso a partir de alguns cliques no smartphone.

Contrato eletrônico offline

Por fim, eis uma diferença que salta aos olhos na pesquisa entre os fornecedores de soluções para assinatura eletrônica. É que a DocuSign tem recurso que permite autenticar documentos, ainda que o usuário esteja fora da área de cobertura de Internet.

Nesse caso, todo o processo é feito normalmente, sendo completado assim que a rede de dados for restabelecida. É ideal para quem trabalha com compra e venda a partir de fornecedores localizados em áreas rurais, por exemplo.

Como você viu, uma plataforma de assinatura eletrônica completa precisa conciliar mobilidade, praticidade, segurança, flexibilidade e integrações. Foi essa a base conceitual que ajudou a criar a solução mais completa do mercado. Muito além de autenticação computacional, traz um completo rol de recursos tecnológicos para gestão de documentos e automatização do fluxo de processos corporativos.

Quer testar todo esse universo de possibilidades que se abre com a transformação digital das empresas? Então, entre em contato conosco e conheça mais sobre a plataforma de assinatura eletrônica DocuSign!

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