Lei de autenticação de documentos: você conhece as novas regras?

Mulher trabalhando no celular em frente ao computador

Carimbos, balcões, guichês, protocolos e um oceano de procedimentos confusos, sobrepostos e que retardam os negócios: a estrutura burocrática no país diminui produtividade, atrasa contratos e faz muitas empresas perderem receitas. A lei de autenticação de documentos, vigente desde o final de 2018, entretanto, representa o primeiro passo para tirar o Brasil dessa situação administrativa.

Na verdade, a presença de homens de confiança do Estado — designados para registrar atos públicos — remonta a pelo menos 2.860 a.C., quando o Império Egípcio determinava quem seriam os escribas incumbidos da confirmação de cada iniciativa dos cidadãos sob sua jurisdição.

O problema é que, passados mais de 4 mil anos, temos hoje conceitos completamente diferentes de sociedade: somos mais livres, críticos e, principalmente, digitais. Não há mais como manter a mediação das relações comerciais e sociais pelo Estado no nível que tínhamos em tempos passados.

No Brasil, em decorrência dessa pressão por modernização, foi publicada a Lei Federal nº 13.726/2018, a chamada lei de autenticação de documentos. Vamos entender o quanto esse normativo muda o ritmo de seus negócios?

A fantástica fábrica de burocracia

A complexidade dos processos administrativos no Brasil é conhecida até internacionalmente. Assustadora, ela impacta o PIB do país em R$ 60 bilhões ao ano, desperdiça 1.958 horas de energia empresarial com cumprimento de obrigações tributárias e elimina quase 60% dos negócios abertos em um período de 5 anos.

As raízes da burocracia estão na problemática dos limites do poder de governos sobre a vida de pessoas e empresas. Ela faz parte de um círculo vicioso que envolve centralização, tributação desmedida, proteção a setores e corrupção. 

Na prática, o produto desse personalismo governamental era a exigência de escrituração de qualquer ajuste privado em livros notariais, colagem de dezenas de selos de autenticação nas cópias de quase todos os documentos que tramitamos no dia a dia, além da obrigação de apor uma infinidade de autenticações de assinatura que apenas contribuíam para que os cartórios faturassem até R$ 1 bilhão por mês com a burocracia.

Citamos tudo isso no passado porque a lei de autenticação de documentos é o passo inicial para essa mudança de cultura no país. E se sua empresa souber aproveitar esses novos tempos de liberdade econômica, bem como as novas tecnologias, o crescimento exponencial em competitividade será inevitável.

O que é a autenticação de documentos?

Autenticação de documentos é uma declaração de fidedignidade feita por meio de selos ou carimbos (geralmente, de terceiros), os quais atestam a veracidade de cópias ou assinaturas em declarações ou contratos.

Nos cartórios, isso é feito, por exemplo, entre a comparação visual da assinatura realizada em um momento anterior (e arquivada no tabelionato) com o documento assinado e levado para confirmação. Um agente notarial, então, ratifica a veracidade da firma, dando valor máximo à subscrição.

Até alguns anos, esse era o único caminho para dar valor jurídico a qualquer contrato ou declaração no país. Mas a assinatura eletrônica, aceita desde 2001 para praticamente todos os atos da vida civil e empresarial, trouxe mais flexibilidade para a formalização de documentos.

A lei de autenticação de documentos, nesse sentido, elimina a necessidade de reconhecimento de firma e apresentação de cópias autenticadas nos órgãos públicos.

O que mudou com a lei de autenticação de documentos?

A Lei Federal nº 13.726 está em vigor desde de novembro de 2018, e seu maior benefício foi flexibilizar o processo de reconhecimento de firma e criação de cópias autenticadas para fazer prova junto aos órgãos e entidades da União, Estados, Municípios e Distrito Federal.

A chamada “Lei da Desburocratização” é similar a outro normativo aprovado recentemente, o Decreto nº 9.094/2017. Este último tinha o mesmo objetivo da lei de autenticação de documentos de 2018, mas só alcançava o Executivo Federal. Com a lei mais recente, entretanto, a simplificação dos atos administrativos se estendem a todos os serviços públicos nacionais.

Na prática, isso significa que, caso a prefeitura de sua cidade intime sua empresa a apresentar documentos, não é mais necessário que eles estejam com firma reconhecida; Se for preciso ir à junta comercial para aditar documentos, não serão mais exigidas cópias autenticadas – desde que os originais sejam apresentados no momento da conferência.

O mundo dos carimbos vai ficando cada vez mais para trás, embora os mais atualizados já tenham abandonado essa prática há pelo menos 18 anos, período em que a assinatura eletrônica passou a coexistir com a assinatura à caneta — também possuindo validade jurídica.

Por que utilizar a assinatura eletrônica?

Assinatura eletrônica é a firma que utiliza qualquer meio computacional para comprovação de sua autoria e preservação de integridade. Incluem-se nesse conceito a subscrição por biometria, por senha, mediante certificado digital.

Uma vantagem visível da assinatura eletrônica é a segurança, considerando que todos os anos as delegacias são impactadas com milhares de denúncias de crimes de estelionato e falsificação de documentos. As muitas camadas de segurança da assinatura eletrônica (para acesso à plataforma) podem dificultar esse tipo de fraude, fortalecendo a segurança jurídica dos negócios no país.

Além disso, eliminam-se os custos com motoboy, os riscos de extravio, as despesas com armazenamento de papel, além do longo tempo de espera para coletar assinaturas de pessoas que estejam em áreas geográficas diferentes.

Vale lembrar que, nos Estados Unidos, o reconhecimento de firma e a cópia autenticada por terceiros simplesmente não são exigidos para a maioria dos contratos no país. Com isso, os negócios fluem com mais velocidade, enquanto no Brasil, um contrato assinado à caneta pode demorar até 30 dias para ser concluído.

Em resumo, em plena era da transformação digital, não há como aceitar passivamente perder negócios por conta da burocracia. A lei de autenticação de documentos é uma consequência da necessidade de dar mais agilidade aos processos administrativos do país, injetando competitividade na economia nacional.

De toda forma, é importante lembrar que ela só vale para os órgãos públicos. Se você quiser fugir dos selos, guichês e filas, a solução é mesmo trocar a caneta e o papel pela assinatura eletrônica.

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