Como autenticar um documento?

Com o avanço da tecnologia e o surgimento de soluções como a assinatura eletrônica transformaram a rotina das pessoas. Embora seja necessário saber como autenticar um documento, é importante ter em mente que esse processo mudou significativamente nos últimos anos.

Carimbos, balcões, guichês, protocolos e um oceano de procedimentos confusos, sobrepostos, retardando os negócios: a estrutura burocrática diminui a produtividade, atrasa contratos e faz muitas empresas perderem receitas.

Para contornar esses problemas, vale entender o que significa autenticação nos dias atuais e qual é o seu papel para trazer mais eficiência no dia a dia. Continue a leitura para ficar por dentro do tema e conhecer as normas vigentes!

O que é autenticação de documentos?

Autenticação de documentos é uma declaração de fidedignidade feita por meio de selos ou carimbos — geralmente, de terceiros —, os quais atestam a veracidade de cópias ou assinaturas em declarações/contratos.

Nos cartórios, isso é feito, por exemplo, entre a comparação visual da assinatura realizada em um momento anterior — e arquivada no tabelionato — com o documento assinado e levado para confirmação. Então, um agente notarial ratifica a veracidade da firma, dando valor máximo à subscrição.

Há alguns anos, esse era o único caminho para dar valor jurídico a qualquer contrato ou declaração no país. Mas a assinatura eletrônica, aceita desde 2001 para praticamente todos os atos da vida civil e empresarial, trouxe mais flexibilidade para a formalização de documentos.

No Brasil, em decorrência dessa pressão por modernização, foi publicada a Lei Federal nº 13.726/2018, a chamada lei de autenticação de documentos. Vigente desde o final de 2018, representa o primeiro passo para mudar a realidade da situação administrativa brasileira.

Nesse sentido, a lei de autenticação de documentos elimina a necessidade de reconhecimento de firma e apresentação de cópias autenticadas nos órgãos públicos.

Para que serve a autenticação?

Trata-se de um processo de verificação de uma identidade, seja de um documento, contrato ou qualquer item necessário para comprovar determinada condição. Assim, é usada para garantir que uma pessoa ou sistema seja quem diz ser.

Tal solução é utilizada para aumentar a segurança de uma aplicação, permitindo que um usuário seja autorizado a acessar um serviço ou recurso somente após passar por um processo de verificação de identidade.

Esse tipo de procedimento burocrático existe na história da humanidade há muitos séculos. Na verdade, a presença de homens de confiança do Estado — designados para registrar atos públicos — remonta a, pelo menos, 2.860 a.C., quando o Império Egípcio determinava quem seriam os escribas incumbidos da confirmação de cada iniciativa dos cidadãos sob sua jurisdição.

O problema é que, passados mais de 4 mil anos, hoje, temos conceitos completamente diferentes de sociedade: temos mais tecnologia, mobilidade e somos mais digitais. Por isso, a mediação das relações comerciais e sociais vem mudando bastante nas décadas recentes.

Por isso, é necessário pensar em novas maneiras de realizar a autenticação, que estejam alinhadas às necessidades atuais de eficiência e praticidade.

A fantástica fábrica de burocracia

A complexidade dos processos administrativos no Brasil é conhecida até internacionalmente. As raízes da burocracia estão na problemática dos limites do poder de governos sobre a vida de pessoas e empresas. Isso faz parte de um círculo vicioso que envolve centralização, tributação desmedida, proteção a setores e corrupção.

Na prática, o produto desse personalismo governamental era a exigência de escrituração de qualquer ajuste privado em livros notariais, colagem de dezenas de selos de autenticação nas cópias de quase todos os documentos que tramitavam diariamente.

Além da obrigação de aplicar uma infinidade de autenticações de assinatura que apenas contribuíam para que os cartórios faturassem até R$ 1 bilhão por mês com a burocracia.

Aqui, citamos tudo isso no passado porque a lei de autenticação de documentos foi um passo inicial para essa mudança de cultura no país. E se sua empresa souber aproveitar esses novos tempos de liberdade econômica, bem como as novas tecnologias, o crescimento exponencial em competitividade será inevitável.

De toda forma, é importante lembrar que ela só vale para os órgãos públicos. Se você quiser fugir dos selos, guichês e filas, a solução é mesmo trocar a caneta e o papel pela assinatura eletrônica. Mas, antes de aprofundar o tema, vamos tratar de algumas questões práticas voltadas para o processo de autenticação.

O que é necessário para autenticar um documento?

A autenticação de um documento refere-se ao processo de verificar a autenticidade e a validade do mesmo. Os requisitos para autenticar um documento podem variar dependendo do contexto e do tipo de documento.

Em geral, a autenticação demanda a assinatura, selo ou carimbo oficial, inclusão da data do documento e reconhecimento notarial.

Para que um documento seja autenticado é indispensável que exista consistência e coerência nas informações expostas, assim, os detalhes do documento autenticado devem ser consistentes e coerentes, garantindo que não haja qualquer erro ou contradição evidente.

Somado a isso, é crucial garantir que o documento atenda a todos os requisitos legais relevantes para a sua categoria e finalidade.

Tem como autenticar um documento pela internet?

Como vimos, a Lei Federal n.º 13.726 está em vigor desde novembro de 2018. Ainda, seu maior benefício foi flexibilizar o processo de reconhecimento de firma e criação de cópias autenticadas para fazer prova junto aos órgãos e entidades da União, Estados, Municípios e Distrito Federal.

A chamada “Lei da Desburocratização” é similar a outro normativo aprovado recentemente, o Decreto n.º 9.094/2017. Este último tinha o mesmo objetivo da lei de autenticação de documentos de 2018, mas só alcançava o Executivo Federal. Entretanto, com a lei mais recente, a simplificação dos atos administrativos se estende a todos os serviços públicos nacionais.

Na prática, isso significa que, caso a prefeitura de sua cidade intime sua empresa a apresentar documentos, não é mais necessário que eles estejam com firma reconhecida. Além disso, se for preciso ir à junta comercial para editar documentos, não serão mais exigidas cópias autenticadas — desde que os originais sejam apresentados no momento da conferência.

Assim, o mundo dos carimbos vai ficando cada vez mais para trás, embora os mais atualizados já tenham abandonado essa prática para aproveitar a praticidade de as vantagens de assinar eletronicamente, com validade jurídica.

É preciso estar presente para autenticar um documento?

Nos casos em que é possível utilizar a assinatura eletrônica não há necessidade da presença física da parte para assinatura do documento. Aqui, vale destacar que as regras e exigências podem variar de acordo com as particularidades de cada caso.

Qual é a diferença entre a autenticação de documento e a assinatura eletrônica?

Entender as diferenças e como usar cada um desses conceitos é essencial para fugir da burocracia e conseguir bons resultados na empresa. A seguir, explicamos as diferenças, vantagens e outras informações relevantes.

Diferenças entre os conceitos

O processo de autenticação de documentos serve para assegurar que um registro é autêntico e que não se trata de uma fraude. Em geral, tal procedimento ocorre por meio físico, com o uso de carimbos, código de barras ou marcações, proporcionando menor segurança, aumento de custo, muita burocracia e lentidão.

Vale lembrar que, nos Estados Unidos, o reconhecimento de firma e a cópia autenticada por terceiros simplesmente não são exigidos para a maioria dos contratos no país. Com isso, os negócios fluem com mais velocidade, enquanto, no Brasil, um contrato assinado à caneta pode demorar até 30 dias para ser concluído.

A assinatura eletrônica é um processo ágil que ocorre de maneira virtual, que usa diversos elementos eletrônicos para verificar a identidade de quem está assinando e, portanto, dar autenticidade ao documento: senhas de e-mail, IP de dispositivo móvel, tokens exclusivos, SMS, biometria e certificado digital são alguns exemplos. Assim, há vários benefícios que vêm do uso dessa solução.

Por fim, em plena era da transformação digital, não há como aceitar passivamente perder negócios por conta da burocracia. A lei de autenticação de documentos é uma consequência da necessidade de dar mais agilidade aos processos administrativos do país, injetando competitividade na economia nacional.

Quais são os tipos de autenticação por meios digitais?

Com a explosão da tecnologia e expansão do mundo digital, agora existem diversas maneiras de autenticar documentos, contratos e demais recursos importantes na realização de tarefas cotidianas. Confira quais as principais maneiras de realizar esse processo!

Autenticação baseada em senha

Essa é a forma mais comum de autenticação, em que a pessoa fornece um nome de usuário e senha para acessar um determinado sistema. Geralmente, as senhas são criadas com uma composição complexa de letras, números e símbolos para garantir a proteção desse tipo de acesso.

Autenticação de dois fatores

Exige que o usuário forneça dois fatores de autenticação antes de poder acessar um determinado sistema ou ambiente digital, por exemplo. Estes fatores podem incluir uma combinação de nomes de usuário e senha, além de um código único gerado por um dispositivo de segurança.

Autenticação biométrica

Trata-se de um mecanismo de autenticação que usa a biometria, ou seja, recursos como impressão digital, reconhecimento facial ou de voz, para identificar um usuário. Esse tipo tende a ser muito seguro, mas também exige ferramentas exclusivas para tal verificação.

Adiciona uma camada de segurança a seus documentos!

A assinatura eletrônica é a firma que utiliza qualquer meio computacional para comprovação de sua autoria e preservação de integridade. Incluem-se nesse conceito subscrição por biometria, por senha, mediante certificado digital.

Assim, apresenta diversas vantagens, como:

• grande segurança oferecida — considerando que todos os anos as delegacias são impactadas com milhares de denúncias de crimes de estelionato e falsificação de documentos;
• dificulta fraudes — as muitas camadas de segurança da assinatura eletrônica — para acesso à plataforma — podem dificultar esse tipo de fraude, fortalecendo a segurança jurídica dos negócios no país;
• reduz custos e riscos — eliminam-se custos com motoboy, riscos de extravio, despesas com armazenamento de papel, além do longo tempo de espera para coletar assinaturas de pessoas que estejam em áreas geográficas diferentes.

Portanto, vale utilizar boas ferramentas, como o eSignature, oferecido pela DocuSign para agilizar os seus processos e fugir da lentidão trazida pela burocracia.

Entendeu o que significa autenticação e como a assinatura eletrônica pode trazer diversos benefícios para esse processo? Por meio das soluções oferecidas pela DocuSign, é possível saber como autenticar um documento, fugindo da lentidão e garantindo maior segurança na hora de assinar contratos. Portanto, vale a pena contar com essa solução.

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