Como construir um ecossistema de documentos digitais

Imagine que seu escritório tenha um fluxo de trabalho de oito etapas para responder a e-mails: 

1. Imprimir o e-mail.
2. Fazer três cópias.
3. Arquivar uma cópia.
4. Picotar uma cópia.
5. Escrever uma resposta na cópia final.
6. Enviar sua resposta por fax ao remetente.
7. Digitar sua resposta em seu programa de e-mail.
8. Enviar a resposta eletronicamente caso o fax não tenha sido enviado.

Quantos dias (ou horas) você levaria para entregar sua demissão?

A digitalização deveria tornar nossas vidas mais fáceis e nossos negócios mais eficientes. Mas a tecnologia só funciona tão bem quanto os processos em torno dela. 

Isso é especialmente verdadeiro para os contratos que impulsionam um negócio: Ordens de compra, acordos de confidencialidade, contratos de fornecedores e muito mais. Assinaturas eletrônicas facilitam a parte da assinatura, mas muitos escritórios ainda têm processos manuais antes e depois da assinatura.

Para resolver o problema, você precisa examinar a forma como os contratos fluem pela empresa. Em vez de uma série de transações isoladas, pense nisso como um ecossistema de documentos. Não se trata apenas da assinatura de um contrato: é a gestão de ciclo de vida dos contratos (CLM).

É assim que você pode criar um sistema mais eficiente e lucrativo para manusear os contratos:

Construção de um ecossistema de documentos digitais

Inclua as partes interessadas

Um contrato pode envolver vários departamentos no processo de criação; ele pode ter origem em vendas, passar pelo financeiro e fazer várias outras paradas no caminho.

Muitas organizações ainda usam e-mail e documentos em Word para esse processo. Isso resulta em longas cadeias de e-mails com várias versões do documento, introduzindo o potencial de erro e tornando difícil ver qual documento tem as mudanças corretas.

Uma solução melhor é um sistema de contratos que possa oferecer a facilidade de colaboração de um serviço baseado em nuvem, como o Google Docs, mas com segurança e privacidade de nível empresarial.

Com o sistema correto instalado, todos podem colaborar juntos no documento. Isso significa uma única fonte da verdade, um histórico de revisão e controle de versão integrado.

Integre suas ferramentas

Ao criar um sistema de gerenciamento de documentos, escolha uma solução que ofereça integração com as outras plataformas e soluções que você já esteja utilizando. Por exemplo, você deve ser capaz de criar e enviar documentos para assinatura eletrônica de dentro do Salesforce, com os dados necessários preenchidos automaticamente no documento. 

Incorpore a assinatura eletrônica ao seu fluxo de trabalho

Depois que tiver um processo seguro e colaborativo para a criação de contratos, você poderá estender esse processo para a própria assinatura. A solução certa pode lidar com envio de contratos às partes certas para assinatura, mesmo que seja necessário enviar vários contratos para um grupo de pessoas em massa.

Sua solução de assinatura eletrônica também deve ser compatível com uma variedade de dispositivos, incluindo dispositivos móveis e tablets, além de notebooks e computadores de mesa. 

Automatize as tarefas pós-assinatura

É claro que o ciclo de vida de um contrato não termina quando ele é assinado. Esse é o momento de organizar e arquivar o contrato para que ele possa ser consultado sempre que necessário. Sem automação, esse é um processo demorado, porque cada contrato deve ser arquivado individualmente, com seus dados exportados para uma planilha para fins de relatórios.

Uma plataforma de CLM cria um repositório central onde os documentos podem ser automaticamente arquivados ou exportados em diferentes formatos, sem a necessidade de intervenção humana constante.

Crie um repositório centralizado

Os armários de aço para arquivos estão rapidamente se tornando uma relíquia do nosso passado baseado em papel. Mas é essencial não tentar duplicar sua funcionalidade em um ambiente digital. Não se contente com pastas virtuais cheias de arquivos classificados alfabeticamente que só podem ser acessados a partir de um local.

Com a solução de CLM certa, você pode armazenar todos os seus contratos em um local que esteja disponível com segurança para qualquer pessoa a quem for concedido acesso. Nada mais de ter múltiplas versões de um contrato no disco rígido de várias pessoas. Chega de enviar arquivos para lá e para cá por e-mail. 

Simplifique e automatize todo o ciclo de vida dos contratos

Um contrato não começa nem termina com a assinatura. Em vez disso, a assinatura é apenas o ponto intermediário de todo um ciclo de vida do documento. Esse ciclo de vida pode ser lento, manual e ineficiente, mas é possível integrar e automatizar todo o processo.

A DocuSign tem várias soluções para ajudar a automatizar o ciclo de vida do contrato, cada uma das quais incorpora nossa solução mais confiável de assinatura eletrônica:

• DocuSign Gen: capacite seus representantes para gerar contratos personalizados com um clique e enviá-los para assinatura sem sair do Salesforce.
• DocuSign CLM: automatize o ciclo de vida do contrato, desde a geração de documentos até a negociação, fluxos de trabalho e encaminhamento para armazenamento e análise de contratos, a fim de acelerar os negócios, melhorar a conformidade e oferecer uma ótima experiência.

Quer saber mais? Entre em contato com nosso departamento de vendas hoje mesmo.