Gerenciamento de contratos: quase tudo o que você precisa saber

O gerenciamento efetivo de contratos pode ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, além de minimizar riscos e aumentar o potencial de vendas. Leia para descobrir quase tudo o que você precisa saber sobre o gerenciamento de contratos e o software de gerenciamento de ciclo de vida do contrato.

O que é o gerenciamento de contratos?

Diversos elementos estão envolvidos no gerenciamento de contratos entre uma organização e seus fornecedores, comerciantes e clientes. O gerenciamento de contrato pode incluir a criação, execução e análise de contratos para maximizar o desempenho operacional do seu negócio e reduzir custos. Saiba mais sobre as tendências de gerenciamento de contrato. O software de gerenciamento de contrato ajuda a otimizar e digitalizar a forma como os contratos são gerenciados para tornar o processo de contrato mais eficiente. O software de gerenciamento de ciclo de vida do contrato pode oferecer diversas vantagens, incluindo:

• Aumento da eficiência e redução dos custos para a criação, revisão, aprovação, assinatura e renovação de contratos.
• Recursos superiores de gerenciamento de risco vs. processos manuais.
• As principais equipes de liberação de contrato, como as equipes de vendas e jurídica, se concentram em tarefas críticas, e não na administração de gerenciamento de contrato.

Gerenciamento de ciclo de vida dos contratos

O gerenciamento de ciclo de vida dos contratos (CLM) é o processo pelo qual uma organização pode fortalecer e aproveitar o valor de seu portfólio de contratos para reduzir o ciclo de vendas e os custos de aquisição de novos clientes. A pesquisa de 2019 da Forrester sobre o estado do Systems of Agreement apontou que processos ineficientes ou manuais criaram problemas para 98% das organizações.

Com o aumento da produtividade no gerenciamento de contratos, você pode fazer com que as negociações sejam assinadas mais depressa e pode ter mais tempo para lidar com outros assuntos do negócio. As etapas envolvidas no processamento de contratos durante o ciclo de vida precisam de diversas tarefas e, normalmente, incluem indivíduos de diversos departamentos e o cliente. Os requisitos exatos de cada contrato variam com base na organização envolvida e são particularmente influenciados pelo tamanho da empresa.

Gerenciamento de contratos para grandes empresas

Grandes empresas tendem a ter diferentes demandas e requisitos para o gerenciamento de contrato. Elas precisam de uma plataforma segura para o gerenciamento de contratos e documentos, como o Docusign CLM, que permite a criação de documentos, colaboração com as partes interessadas e automatização de processos de negócios para acelerar a obtenção de receita, tudo isso mantendo a acessibilidade e a segurança.

Frequentemente, ele pode ajudar grandes empresas a considerar dividir o ciclo de vida do contrato em etapas, o que ajuda a simplificar a criação de contratos, a administração, a execução e o armazenamento de todas as documentações necessárias.

Gerenciamento de contratos para pequenas empresas

O gerenciamento de ciclo de vida do contrato é essencial para todas as empresas, não apenas para as grandes. Frequentemente, organizações menores precisam ser mais ágeis e trabalhar com orçamentos e equipes menores, forçando-as a fazer mais com menos. Muitas vezes, isso significa que criar, classificar ou gerenciar contratos manualmente é uma perda de tempo e dinheiro que poderiam ser investidos em outras coisas.

Isso faz parte da ideia por trás do recente lançamento Docusign Gen para Salesforce, um aplicativo fácil de usar que permite que os representantes de vendas criem automaticamente contratos aperfeiçoados e configuráveis com apenas alguns cliques, economizando tempo dos representantes de vendas e eliminando erros.

Especialmente para empresas de médio e pequeno porte, aplicativos como o Docusign Gen para Salesforce são fáceis de configurar e intuitivos, o que economiza tempo e esforço, pois os representantes podem agir sem a necessidade de serviços profissionais.

Benefícios do software de gerenciamento de contratos

Existem muitos benefícios associados ao gerenciamento digital de contratos. Ele é mais rápido, o que permite que as empresas assinem e iniciem contratos muito mais rapidamente.

• É mais barato, pois economiza tempo e dinheiro.
• É mais eficiente: sobretudo, as melhores soluções de CLM aproveitam recursos de automação de fluxo de trabalho que permitem que as empresas configurem fluxos de trabalho automatizados com base em diferentes tipos de contrato, com novos fluxos de trabalho acionados automaticamente baseados na atividade do documento e no estágio do ciclo de vida do contrato.

Esses benefícios podem ajudar a manter o negócio no caminho certo ao enviar o contrato para a pessoa certa, juntamente com lembretes sobre quando as ações são necessárias, ajudando a evitar gargalos.

O gerenciamento digital de contratos é eficiente e confidencial. Um bom software de gerenciamento de contratos oferece uma trilha de auditoria segura. Essa é a principal vantagem de gerenciar contratos com o Docusign: ele permite rastrear seus documentos em todas as etapas do processo.

Além disso, ao usar uma plataforma de assinatura eletrônica, você mantém um histórico completo e automatizado de cada atividade, incluindo visualização, impressão, envio, assinatura ou recusa da assinatura de um documento.

Melhores práticas do ciclo de vida de gerenciamento de contratos

Implementar um software de ciclo de vida de contrato pode ajudar as equipes a seguir as melhores práticas. Há vários elementos que devem ser considerados ao escolher uma solução de software de gerenciamento de ciclo de vida de contrato. 

• Fluxo de trabalho flexível e configurável: você pode corrigir o fluxo de trabalho de acordo com a necessidade da organização?
• Criação de documento sem interrupções: o gerador certo de documentação pode ajudar você a automatizar a criação de contratos de venda.
• Localização rápida de documentos: deve existir um repositório centralizado e pesquisável.
• Suporte para colaboração e negociação: a solução permite que diversos membros da equipe e clientes colaborem e negociem continuamente?
• Biblioteca de cláusulas: você pode adicionar cláusulas legais comuns em contratos de forma fácil e automática?
• Integrações ricas: é possível integrar com seus sistemas atuais?
• A solução possui a melhor segurança da categoria
• Resumo: Gerenciamento de contratos

Aqui você pode saber mais sobre como começar com o CLM. O gerenciamento de contratos com ferramentas, como Docusign Gen para Salesforce e Docusign CLM, pode ajudar as empresas a se manterem em conformidade com essas melhores práticas. Ele vai além da economia e da eficiência; ele ajuda sua organização a economizar tempo e permite que os recursos da sua equipe principal sejam usados para expandir seu negócio.