Trabalho remoto: 10 tipos de ferramenta para garantir a produtividade

Trabalho remoto

abia que 60% dos gestores das empresas que adotam o trabalho remoto reportam aumento de produtividade? Deve ser por isso que estudos indicam que, mesmo depois da pandemia, o número de organizações que adotam o home office deve aumentar em 30%.

Mas e sua empresa, está preparada para essa consequência das novas tecnologias em mobilidade digital? Não sabe quais são as ferramentas para trabalho remoto?

Conheça agora mesmo 10 tipos de solução para o trabalho a distância e potencialize a atuação da sua equipe!

1. Ferramenta para gestão de projetos

Basecamp é um exemplo de software de gerenciamento de projetos desenvolvido especialmente para quem trabalha com home office. Trata-se de uma ferramenta paga com o objetivo de ajudar diferentes pessoas, situadas em variadas localizações, a chegarem a um mesmo objetivo.

Com a ferramenta, os colaboradores conseguem definir prazos, compartilhar arquivos, fazer listas de tarefas e centralizar os feedbacks, dentre outras funcionalidades que a ferramenta oferece. A solução pode ser acessada desde qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.

Outro bom exemplo de solução para o gerenciamento de projetos é o Neotriad. Com ele, o gestor consegue gerenciar os prazos, acompanhar o trabalho de cada colaborador, assim como delegar tarefas. A plataforma ainda vai emitir relatórios de produtividade, organizar o trabalho em equipe e facilitar o uso de metodologias ágeis — como o Scrum. Por sua riqueza de recursos, o Neotriad é indicado a quem faz home office.

2. Plataforma para compartilhamento em nuvem

Aplicações como o Google Drive são verdadeiros instrumentos de criação, colaboração e compartilhamento, permitindo salvar arquivos em nuvem e compartilhá-los com seus contatos. E pode acreditar: isso é imprescindível para quem trabalha a distância.

Vale ressaltar que as alterações feitas pelos usuários são registradas, incluindo o nome do autor da modificação, a data e o horário.

3. Software de acompanhamento e delegação de tarefas

Trello funciona como uma solução de monitoramento de atividades e delegação de tarefas em ambiente online. Embora originalmente seja uma ferramenta de gestão de projetos, sua capacidade de otimizar o workflow nas empresas justifica um tópico exclusivo.

Com acesso a partir de qualquer navegador, além de aplicativos para dispositivos móveis, o Trello é formado por cards que podem ser fixados como post-its no layout da aplicação (board). É possível compartilhar esses boards, bem como marcar as pessoas em múltiplos cartões, facilitando o controle de quem faz home office e as atividades de supervisão remota.

4. Aplicativo para gestão de compromissos

Imagine que você está aguardando o embarque no saguão de um aeroporto quando se dá conta de que tem algumas tarefas para fazer assim que chegar ao destino. Como você se organiza? Anotando na agenda? A verdade é que, em uma era de alta complexidade dos negócios, com processos digitalizados, usar métodos manuais é se expor ao risco de falha, esquecimento e estouro de prazos.

Especialmente em casos que exigem agilidade para gerenciar tarefas e horários, é importante contar com ferramentas para trabalho remoto que tenham um layout simplificado. A ideia é que você consiga visualizar todos os seus compromissos em uma única tela.

Uma solução bastante adequada para quem está em viagem é usar o Remember the Milk, um app disponível para Android e iOS. Ele organiza listas facilmente e permite que você gerencie seu tempo com foco voltado para a produtividade.

5. Recurso para monitoramento de tempo

Se você pretende colocar parte da sua equipe para fazer home office, precisa ter uma ferramenta de time tracking. Esse recurso é útil tanto aos gestores, para acompanhar as horas efetivamente trabalhadas, como aos colaboradores, que precisam gerenciar o tempo dedicado a cada tarefa para alcançar suas metas.

Nesse aspecto, um software interessante é o Toggl, que tem até disparo de alertas programáveis para quando o tempo de execução de uma atividade se encerra. Com uma interface simples e organizada, esse aplicativo assegura também a exportação de dados para planilhas, além da criação de gráficos para mostrar as tarefas que demandam mais tempo. Vale lembrar, entretanto, que as melhores funcionalidades estão apenas na versão paga.

Caso você queira uma aplicação gratuita com mais opções, o Bitrix é mais indicado — tanto para home office como para trabalho remoto eventual. Essa ferramenta oferece relatórios, controle do tempo gasto em cada atividade, além de configuração de perfis diferentes — administrador, observador e assim por diante. Que tal um teste?

6. Controle de finanças

Não dá para descuidar das finanças, ainda mais adotando uma política de home office. Aliás, esse modelo de trabalho remoto deve considerar também os gastos que cada um dos colaboradores tem. Isto é, caso a empresa ofereça algum aporte financeiro nesse sentido, é preciso que ele esteja especificado nas contas.

Mas não é só isso, ter esse controle ajudará no acompanhamento de orçamentos, recebimentos e pagamentos, assim como na remuneração das equipes dentro dos prazos corretos.

Vale lembrar que a gestão financeira exige disciplina e organização. Para auxiliar, o mercado oferece tanto opções gratuitas quanto pagas. A primeira é a Conta Azul, um software online que tem integração com a conta bancária. Por meio dele, é possível fazer o controle e a organização do estoque, armazenar documentos financeiros no geral, além de emitir relatórios com suporte totalmente online.

O Yupee é uma ferramenta para trabalho remoto que permite organizar as contas de maneira prática. É possível fazer o controle de despesas, assim como ver relatórios e gráficos. É uma opção gratuita e recomendada para pequenos empreendedores, justamente por ter menos recursos.

7. Aplicativos de gravação de tela

No home office, as reuniões e treinamentos seguem todas por um modelo online, mas nem sempre todos os membros podem estar presentes. Portanto, é interessante contar com aplicativos que gravam a tela, até mesmo para salvar as informações.

O Apowersoft é uma dessas opções. Além de gratuito, o software tem compatibilidade com o Mac, Windows, Android e iOS. Para isso é preciso instalá-lo, mas isso pode ser feito de maneira prática.

Mais uma entre as opções de ferramentas para trabalho remoto para gravar a tela, compatível com os principais sistemas operacionais, é o Movavi Video Editor. Além de gravar a sua tela, ele conta com recursos para a edição de vídeos e é totalmente gratuito.

8. Plataforma de assinatura eletrônica

Por mais que todas as ferramentas citadas até aqui sejam importantes para gerenciar suas equipes remotas, nenhuma delas terá grande efeito se você não proporcionar ao seu time os recursos certos para otimizar processos. Nesse contexto, é essencial contar com a assinatura eletrônica e a gestão de documentos.

O principal nome no mercado mundial é a DocuSign. Trata-se da mais conhecida plataforma de assinatura eletrônica, com mais de 200 milhões de usuários. É preciso ressaltar que um documento assinado eletronicamente tem o mesmo valor jurídico de qualquer outro assinado à caneta, além de ter mais segurança, uma vez que:

  • todos os dados são criptografados;
  • o acesso aos arquivos é feito após validação — seja via biometria, senha ou autenticação de 2 fatores, por exemplo;
  • há captura de geolocalização e verificação de IP.

Outro benefício da adoção da DocuSign para gerenciar documentos está na mobilidade, sendo possível acompanhar a assinatura de contratos, ordens de serviço e outros documentos a partir de qualquer dispositivo móvel, desde que tenha acesso à internet. Isso sem falar na velocidade para colher assinaturas de pessoas que se encontram em localizações diferentes.

9. Software de gestão de contratos (CLM)

Para manter a organização no home office, evitando assim a perda de prazos, é essencial ter uma boa gestão de contratos. É por meio dela que são validadas todas as entregas documentais e que é garantida a veracidade das informações ali presentes, seguindo sempre a legislação vigente, seja do país, estado, cidade ou da empresa em questão. Isso ajuda a evitar prejuízos e outras ocorrências.

Vale lembrar que a gestão de contratos não diz respeito só ao departamento jurídico de uma empresa, mas a todos os setores que a compõem. O DocuSign CLM é a principal opção do mercado e permite automatizar o ciclo de vida do contrato, orquestrar fluxos de trabalho complexos e padronizar processos. Isso reduz a dependência para com a equipe jurídica.

Isso é muito importante, uma vez que as equipes em home office precisam ganhar em escalabilidade e produtividade. A opção também permite fazer integrações, o que melhora as suas funcionalidades e facilita as assinaturas de contratos.

10. Aplicativo de comunicação via internet

Hoje em dia, não dá para sequer pensar em fazer teletrabalho sem um aplicativo VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), sob o risco de que os custos com telefonia inviabilizem o trabalho a distância. Essa tecnologia permite a transmissão de voz por IP, transformando sinais de áudio analógicos em dados digitais, que podem ser recebidos pela internet.

A explicação parece complicada demais? Então vamos falar em Skype para facilitar a compreensão. Ter uma conta no Skype (ou um aplicativo de mensagens instantâneas, como o WhatsApp) para se comunicar gratuitamente com os colegas de trabalho que estão fisicamente longe é preponderante para não fazer da comunicação um obstáculo a quem atua remotamente.

E se você quer ter opções para além do Skype, podemos indicar o WebEx e o Zoom como ferramentas também bastante interessantes. Você pode inclusive comparar algumas soluções.

Ter boas ferramentas para o trabalho remoto faz toda a diferença no dia a dia das equipes e na sua produtividade. Além disso, a empresa tem muito a ganhar, pois consegue monitorar melhor as ações executadas, mesmo a distância.

Agora que você conhece ótimas ferramentas, que tal realizar um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign?

 

 

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