Como calcular o ROI da transformação digital?

A transformação digital trouxe muitas mudanças significativas para as empresas, como a melhora na relação com o cliente, agilidade nos processos, redução de custos, entre outros pontos. Ao mesmo tempo, ela também trouxe uma série de oportunidades e desafios, como identificar se os rendimentos estão mesmo dentro do esperado.

Esse monitoramento é fundamental, principalmente para identificar se os resultados estão positivos, ou se é preciso mudar as estratégias para alcançar os objetivos definidos. Para isso, calcular o ROI da transformação digital é essencial para analisar a eficácia das medidas adotadas. A seguir saiba mais sobre como fazer isso! 

Como calcular o ROI da transformação digital

O cálculo do ROI da transformação digital na sua empresa é feito de forma semelhante a outras formas de calcular o retorno sobre um investimento, ou seja, a fórmula é a mesma:

ROI = receita – custo ÷ custo.

No entanto, a questão é como definir o que foi, de fato, a receita obtida por meio da transformação digital, além de quais são foram os investimentos realizados para a transformação digital. Porém, esse último ponto é mais fácil de saber, não é mesmo? Afinal, você pode apenas avaliar quais foram os valores aplicados com:

• infraestrutura;
• treinamento dos colaboradores;
• uso de softwares e soluções;
• contratação de profissionais relacionados com a transformação digital.

Para descobrir as receitas é importante analisar métricas relevantes e relacionadas a isso. Abaixo alguns exemplos:

• Qual foi o tempo economizado em atividades que antes eram manuais?
• Quantos clientes chegaram por meio de tecnologias digitais?
• O tempo médio para uma venda reduziu? Manteve-se o mesmo?
• Qual foi o valor poupado com os recursos físicos? (custo com logística, papel, insumos de escritório)

Esses são apenas alguns parâmetros entre os diversos que podem ser levados em consideração na hora de quantificar a receita para o cálculo do ROI.

Vantagens da transformação digital

A transformação digital vai para além de um bom retorno financeiro imediato, pois permite uma série de benefícios até mesmo intangíveis e importantes para o crescimento da sua empresa, seja qual for a área de atuação.

Afinal, muitas questões podem não ser sentidas imediatamente no ROI da transformação digital, mas podem abrir caminhos para trazer maior rentabilidade no futuro.

Vejamos a seguir as principais vantagens que a transformação digital traz para os negócios a longo prazo.

Diminuição do uso de papel

O quanto sua empresa gasta hoje com papel? Você tem essa estimativa em percentual de faturamento? Muitos gestores não dimensionam esse custo, mas sabia que ele pode ser um tanto alto?

Segundo pesquisas do Gartner Inc, em média os gestores gastam 3% do lucro da empresa apenas com papel. Mas isso não para por aí. A mesma pesquisa aponta que 50% dos valores desperdiçados em um negócio estão relacionados com o consumo inadequado de papel.

As tecnologias digitais permitem que você possa reduzir esse gasto, já que boa parte das operações, que antes dependiam do uso deste insumo, agora podem ser feitas de forma digital.

Isso vale até para a produção de documentos. Não é necessário mais manter arquivos gigantes com diversos contratos ou documentos para o seu negócio, agora você pode tê-los em formato digitalizado.

No entanto, você pode se perguntar: “mas e a assinatura?” ou “não seria preciso imprimir para assinar e depois digitalizar?”. Na verdade, não. Atualmente podemos contar com a assinatura eletrônica, desse modo, o item é registrado com poucos cliques e contém validade jurídica. No caso da necessidade de um maior nível de autenticação de assinatura, existem também os certificados digitais, que podem ser incorporados ao contrato eletrônico.

Possibilidade de ações remotas

Esse é um ponto que gera também economia de recursos e agilidade no dia a dia, embora poucas pessoas considerem no cálculo do ROI da transformação digital. A partir das tecnologias existentes é possível ter ações remotas, o que traz uma série de mudanças valorosas para sua rotina.

Por exemplo, por meio de sistemas ERP, um profissional que esteja viajando a trabalho, pode realizar ações significativas, como a realização de uma transação ou a emissão de um contrato. Basta que ele acesse o sistema em seu dispositivo e, por meio da integração em nuvem, a empresa recebe essas informações em tempo real.

Além disso, é possível trazer novos modelos de trabalho. Por exemplo, você pode priorizar o remote first, onde seus colaboradores trabalham a maior parte do tempo em casa, e vão na sede física da empresa apenas quando realmente for necessário. Alguns benefícios de flexibilização dos modelos de trabalho são:

• redução do consumo de infraestrutura da empresa;
• colaboradores que rendem mais, pois conseguem equilibrar melhor vida pessoal e vida profissional;
• maior retenção de talentos;
• melhoria no clima organizacional;
• maior produtividade;
• possibilidade de contar com talentos que morem em outras regiões;
• internacionalização da empresa, entre outros pontos.

Menos custos envolvidos em reuniões

Nesse sentido, também temos os benefícios de reduzir custos envolvidos em reuniões, principalmente quando há profissionais que residem em outras cidades e gastam com custos de transporte. Ou nas reuniões com clientes que estão localizados em outras regiões.

Dessa forma, você não precisa mais ter gastos com hospedagem e transporte, já que as reuniões podem ser feitas à distância. A partir da possibilidade de realizar reuniões por videoconferência, o profissional pode fazer isso de qualquer lugar. E após a finalização da reunião, ele pode retornar às suas atividades normalmente.

Além disso, se for preciso realizar algum tipo de mudança ou geração de contrato após a reunião, é possível fazê-lo digitalizado, pois é só enviar o arquivo para que o cliente o assine com sua assinatura eletrônica. Portanto, também economiza recursos em envio de documentos nos processos.

Assinaturas mais rápidas de contrato

Hoje não é preciso mais imprimir, enviar o documento para a outra parte, esperar a devolução e registrar em cartório. A partir da transformação digital é possível utilizar um gerenciador de contratos e documentos, e realizar assinatura eletrônica com validade jurídica.

Desse modo, a assinatura pode ser feita de forma automatizada. Ou seja, você já tem um modelo salvo em seu sistema, preenche os dados para completá-lo e, assim, envia em poucos minutos para o seu cliente ou fornecedor. Ou seja, muito mais agilidade na gestão do ciclo de vida do seu contrato.

Gestão digitalizada de prazos

Algumas áreas possuem a necessidade de acompanhar prazos de contratos, pois traçam estratégias para a renovação do serviço. Aliás, isso é comum em áreas de prestação de serviço. Por exemplo, nas seguradoras, ao final do prazo de vigência do contrato, é importante entrar em contato e prospectar a renovação.

Com a gestão digitalizada de prazos, o sistema avisa a proximidade, de forma que você poderá enviar estratégias em busca da renovação do contrato, e aumentar as possibilidades de retenção do cliente.

Aprofunde-se na transformação digital

Conforme comentado, calcular o ROI da transformação digital é fundamental para analisar o sucesso das suas ações. A transformação digital é a mola propulsora entre o mercado atual e futuro. Quanto mais madura uma empresa for em termos de transformação digital, melhor preparada ela está para conquistar uma fatia maior de mercado e competir de igual para igual com os maiores players atuais.

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