Por que a sua IES precisa adotar a matrícula digital?

 

matrícula digital

Não é nenhuma novidade que o desenvolvimento tecnológico vem gerando mudanças relevantes em vários segmentos sociais e ramos do mercado. E isso não é diferente quando se trata da área educacional, que tem sido beneficiada pelo uso de tecnologias de diversos tipos e com as mais variadas finalidades. Nesse sentido, uma importante inovação que chegou para facilitar a interação entre uma Instituição de Ensino Superior (IES) e os seus alunos é a matrícula digital.

Mais do que simplesmente seguir tendências tecnológicas, a adoção desse formato de matrícula oferece uma série de vantagens para a execução dos procedimentos administrativos de uma IES, além de ter tudo para funcionar até mesmo como uma poderosa estratégia de retenção de alunos. Essa também é uma solução benéfica para os estudantes, uma vez que propicia mais comodidade, eficiência e modernidade no dia a dia universitário.

Com esse cenário positivo em vista, neste post, vamos explicar o que é a matrícula digital, por que esse procedimento é tão importante para a IES e para os seus alunos, assim como de que maneira ocorre a sua oficialização. Além disso, vamos abordar os principais efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional, as maiores vantagens de aplicar esse formato de matrícula e como usar a assinatura eletrônica para implementá-lo na IES.

Você está pronto para proporcionar mais conforto aos alunos e agilizar os processos da sua IES? Então, continue a leitura e informe-se agora mesmo sobre esse enorme diferencial para a sua instituição de ensino!

O que é matrícula digital?

A matrícula é um procedimento fundamental em uma IES, servindo como uma ferramenta que garante o controle e a segurança do contrato estabelecido entre as partes, assegurando o exercício das obrigações acordadas tanto para a instituição quanto para os alunos. É por meio desse registro formal que o estudante associa-se oficialmente à instituição de ensino, podendo exercer os direitos provenientes desse vínculo, bem como devendo cumprir os deveres e as responsabilidades que tem como aluno ao longo de sua permanência no curso superior.

Nessa perspectiva, a matrícula é um ato contínuo, fundamental para a institucionalização do estudante. Ela deve ser feita não apenas quando o aluno é aprovado no processo seletivo para ingressar na IES, mas a cada semestre ou ano letivo, de acordo com as normas estipuladas pela instituição e tendo em vista o prazo previamente estabelecido. Em geral, é só após estar regularmente matriculado que o estudante pode frequentar as aulas e participar das demais atividades acadêmicas que são oferecidas pela instituição.

Entendidos o conceito e a importância desse procedimento, vamos então ao que é a matrícula digital. Ao contrário da versão tradicional, feita de forma presencial na secretaria da IES, a matrícula digital é efetuada a distância, via Internet, por meio do site da instituição. Normalmente, a IES disponibiliza login e senha exclusivos ao estudante, que, ao acessar o portal do aluno, pode realizar a transação rapidamente quando e onde quiser, condições essas que otimizam significativamente a realização de tal procedimento obrigatório.

Portanto, na prática, a matrícula digital consiste em uma inscrição com valor oficial, que é feita pelo estudante em ambiente virtual especificamente criado pela IES para essa finalidade. Assim como as matrículas concretizadas presencialmente, o formato eletrônico tem validade legal, uma vez que conta com mecanismos de certificação baseados em Inteligência Artificial, que conferem integridade, confiabilidade e segurança ao processo. Somente o aluno tem acesso ao seu atestado de matrícula digital.

As funcionalidades da matrícula digital podem variar de acordo com a instituição, embora todas tenham em comum a função de oficializar o ingresso ou a permanência do aluno na IES. A depender das configurações do portal, que devem ser fundamentadas nas normas acadêmicas, é possível fazer pedidos para cursar disciplinas específicas, solicitar quebras de pré-requisitos e gerar o atestado de matrícula, um documento essencial para que o estudante comprove estar ativo em um curso superior, ou seja, regularmente matriculado.

Outra característica dessa modalidade de matrícula é que, em geral, ela pode ser realizada de forma simples e ágil a partir de dispositivos móveis, como smartphones e tablets, não dependendo, portanto, de notebooks ou computadores de mesa. Isso é possível, porque, cada vez mais, as instituições de ensino estão investindo no desenvolvimento e na implantação de softwares com alto poder de integração, os quais otimizam a interação entre as funcionalidades dos sistemas acadêmicos virtuais disponíveis em aplicativos. Veja o caso de sucesso da Multivix no vídeo abaixo:

Remote video URL

Por que a matrícula digital é importante?

Sendo uma ferramenta de automação de processos, a matrícula digital proporciona muitas vantagens para a instituição de ensino superior que a adota e, consequentemente, para o seu alunado. Há, no caso de ambas as partes, a economia de tempo, já que não é necessário que os funcionários da secretaria passem as suas horas de trabalho efetuando as matrículas de todos estudantes, nem que os alunos se desloquem até o local e enfrentem longas filas para a execução do procedimento.

Assim, a matrícula digital confere agilidade ao processo de formalização dos alunos, possibilitando que tanto os seus colaboradores quanto o seu corpo discente ocupem o tempo de que dispõem com atividades mais relevantes em seu cotidiano. Outro aspecto importante é que essa solução contribui para propiciar autonomia, responsabilidade, disciplina e auto-organização aos estudantes, já que eles próprios devem gerenciar a oficialização de seu ingresso ou a permanência na instituição.

A matrícula digital também é importante porque segue a tendência tecnológica atual que tem caracterizado grande parte das práticas sociais, incluindo as que são efetuadas na esfera mercadológica. Ao usarem esse procedimento, além de ganharem tempo, as IES evitam o risco de perder alunos em virtude de operar com mecanismos administrativos obsoletos, que não condizem com a realidade do alunado. Afinal, não podemos esquecer que a maioria dos estudantes de hoje é composta por nativos digitais.

A utilização da matrícula digital confere à IES uma visão mais ampla e atualizada da composição das turmas ao longo do ano, possibilitando que a instituição obtenha panoramas sistemáticos e precisos sobre as entradas e saídas do alunado. Dessa forma, é possível, por exemplo, disponibilizar vagas remanescentes e oriundas de desistência ao preenchimento por outros alunos, garantindo o melhor aproveitamento da capacidade das turmas. Tudo de maneira automática, bastando alguns cliques para a geração de relatórios.

Esse formato de matrícula também tem um importante papel pedagógico-administrativo. Isso, porque, dependendo da configuração e das funcionalidades do software que hospeda e gerencia o procedimento de matrícula digital, as suas informações também podem ser usadas como um banco de dados para os mais diversos fins. Com esse conteúdo informacional, as IES têm a possibilidade de obter rapidamente um panorama mais realista sobre a situação individual de cada aluno e até mesmo traçar estratégias de intervenção, no caso de evasão ou inadimplência, por exemplo.

Em se tratando de instituições com uma alta quantidade de alunos, ter esse controle gerencial mais amplo e preciso certamente faz toda a diferença na condução da empresa, evitando rupturas financeiras e dados desatualizados, por exemplo. Isso significa que o diagnóstico do quadro de alunos da IES torna-se muito mais rápido, simples e eficiente, sobretudo pelo fato de dispensar expedientes ultrapassados, baseados no emprego de fichas manuais, arquivos físicos, históricos em papel e uma série de outros processos burocráticos.

Nessa perspectiva, o uso de tal formato de matrícula atua diretamente sobre a retenção de alunos na IES, uma vez que as rematrículas periódicas também podem ser feitas via sistema acadêmico virtual, evitando deslocamentos, filas e burocracias que afastam os alunos. A própria captação de estudantes pode ser elevada com essa tecnologia, pois, já nos contatos iniciais com a instituição, discentes em potencial podem ser atraídos pela existência de facilidades como essa.

Como se não bastassem tantos pontos positivos, a adoção da matrícula digital também tem valor estratégico para o marketing da instituição, contribuindo para o fortalecimento da sua imagem diante da comunidade acadêmica e do público externo. Ao terem que fazer o procedimento exclusivamente em ambiente virtual, os estudantes necessariamente acessam o site ou aplicativo da instituição, que, por sua vez, pode (e deve!) aproveitar o espaço para fazer postagens sobre seus produtos ou serviços adicionais, veiculando ainda mais a marca da empresa.

Quais são os efeitos da transformação digital sobre o mercado educacional?

A matrícula digital faz parte do conjunto de inovações tecnológicas oferecidas pela transformação digital que estamos vivendo. Mas o que é exatamente a transformação digital?

De modo geral, trata-se de um contexto em que são usadas ferramentas e recursos tecnológicos para obter o aprimoramento constante de processos e produtos, com o objetivo de gerar melhores resultados em todos os segmentos da sociedade. Seguindo por essa tendência, que já é realidade nos mais diversos setores, o uso da tecnologia, especialmente de dispositivos de automação, deixou de ser apenas um diferencial para se tornar uma verdadeira necessidade dentro de negócios que desejam atuar de maneira organizada e competitiva.

No caso das IES, a lógica não poderia ser diferente. A tecnologia está presente e contribui para esse tipo de empreendimento de diferentes formas. Desde a parte operacional da empresa — o core business, que é a atividade educacional —, passando por laboratórios científicos, equipamentos de multimídia, além de outros recursos aplicados em aula, até as tarefas subjacentes, ligadas à gestão e administração da empresa, tudo depende de recursos modernos para funcionar de modo alinhado às novas demandas.

Nesse cenário, é nítido que as instituições de ensino precisam entender o grande potencial da tecnologia na inovação de todos os setores. Essa estratégia gera ganhos em termos de qualidade dos serviços e estrutura oferecida aos alunos, além de possibilitar a execução de processos mais modernos e econômicos com mais rapidez e precisão. Isso permite à instituição direcionar recursos ao que é mais relevante para o usuário, gerando diversos benefícios tanto à gestão quanto aos alunos.

Logo, a incorporação de soluções tecnológicas e inovadoras, como a matrícula digital, já se tornou uma prioridade no segmento educacional. Essa urgência fica ainda mais notável quando se leva em conta a educação a distância (EaD), modalidade de ensino que, por estar crescendo de forma exponencial no Brasil, não pode ser desconsiderada pelas IES do país. Sem o uso da matrícula digital, a operacionalização administrativa e jurídica da EaD fica impossível, o que torna obrigatória a adoção dessa ferramenta.

Dificilmente o mercado educacional é capaz de prosperar sem fazer uso dos procedimentos e dispositivos elaborados a partir da transformação digital. Para se ter uma ideia dessa impossibilidade, basta pensar no perfil de estudante atual, hiperconectado e sempre antenado ao ambiente virtual. Por isso, é essencial que as IES busquem se adequar às tendências tecnológicas que estão sendo desenvolvidas e aplicadas ao campo educacional, a exemplo do que já ocorre com a matrícula digital.

Como oficializar um processo de matrícula digital?

Antes de mais nada, é preciso lembrar que o procedimento de oficialização do aluno na instituição vai variar de acordo com a sua condição, ou seja, se ele é calouro ou veterano. No caso do ingresso do aluno em uma IES, devem ser seguidos alguns passos antes que seja efetuada a matrícula digital no sistema acadêmico da organização.

A primeira etapa é a submissão do futuro estudante ao vestibular, de acordo com o formato de seleção adotado pela instituição de ensino. Após a sua aprovação, devem ser captados os documentos necessários à vinculação do estudante, como comprovante de conclusão do ensino médio, histórico escolar, CPF, RG, título de eleitor e outras informações que a IES julgar necessárias, como e-mail, telefone e endereço.

Em seguida, é preciso que seja firmado o contrato entre a IES e o novo aluno — documento que só terá validade se contiver as assinaturas das duas partes, indicando o consentimento de ambas em relação aos termos acordados. Todo esse processo pode ser feito virtualmente, de forma que o estudante ingressante repasse digitalmente a documentação requisitada à instituição e use uma assinatura eletrônica válida para oficializar o acordo.

Quando o aluno é veterano, ele precisará fazer periodicamente o procedimento de renovação de matrícula. Em tal trâmite, o estudante não vai apresentar novamente todos os documentos que entregou no ato do ingresso na instituição de ensino, tendo, em geral, apenas a responsabilidade de requerer virtualmente a continuidade da sua vinculação com a IES para garantir a sua condição de estudante.

Para otimizar esse processo de renovação, é comum as instituições contarem com tecnologias que integram a sua base de dados financeira à plataforma de matrícula virtual empregada. Essa associação de informações é fundamental, porque permite que a IES tenha controle sobre eventuais situações de inadimplência que possam impedir a manutenção das atividades acadêmicas dos alunos.

Como essa tecnologia beneficia as IES?

Como já apontamos, de modo geral, estamos nos referindo a um típico mecanismo de automação de processos — isto é, uma das tendências mais fortes e produtivas encontradas dentro das empresas atualmente. Logo, é natural que existam muitos pontos positivos a serem considerados a partir da utilização da matrícula digital por uma IES. Sem esgotar todos os benefícios gerados pela adesão dessa tecnologia, a seguir, listamos os principais. Veja quais são!

Aumento da capacidade de processamento em períodos de alta demanda

Inicialmente, é válido pontuar a robustez e a escalabilidade que a tecnologia dá ao procedimento de matrícula do aluno, especialmente nos períodos em que essa demanda aumenta de forma considerável — como no início e no meio do ano. Trata-se de momentos em que o procedimento de matrícula é obrigatoriamente exigido para atestar a permanência do aluno na instituição de ensino.

A título de comparação, em instituições nas quais há processos manuais e burocráticos, ainda são ocorrências bastante comuns as filas, a lentidão e os erros nos períodos de mais movimento. Essas IES até tentam minimizar tais problemas distribuindo as matrículas em dias diferentes para evitar tumultos, mas as falhas acontecem mesmo assim — o que acaba prejudicando a fluidez do processo e a satisfação do usuário.

Por outro lado, essa não é a realidade das instituições que optam por trabalhar com a matrícula on-line. Isso, porque a plataforma ainda dá mais flexibilidade ao processo, permitindo a sua realização de forma remota e ágil, com menor risco de erros e atrasos, além de garantir a total validade, regularidade e rigidez do procedimento feito digitalmente, com o apoio da assinatura eletrônica.

Assim, com a adoção da matrícula digital, os períodos de alta demanda não causam qualquer tipo de interferência negativa na operacionalização da manutenção de vínculos entre a IES e os alunos.

Economia de tempo e recursos financeiros

Outro efeito positivo sentido pela IES que adere à matrícula digital está relacionado à economia de tempo e de recursos financeiros. Essa redução tende a ter impactos benéficos na produtividade da IES, uma vez que seus colaboradores podem se dedicar aos atendimentos de outras demandas que, por diferentes motivos, não podem ser totalmente informatizadas.

Como já destacado, a tecnologia automatiza todo o processo, dando uma roupagem mais dinâmica e eficiente a ele. Essa automatização permite que mais matrículas sejam efetivadas em menos tempo, já que tudo ocorre de forma padronizada e virtual, eliminando filas e outros problemas típicos da matrícula presencial. E tudo isso com baixíssima (para não dizer nula) probabilidade de falhas.

Para se ter uma ideia, a assinatura eletrônica — base da matrícula digital — reduz o tempo de execução desse processo de 70% a 80%, além de facilitar a rotina do colaborador e, principalmente, do acadêmico. É bom lembrar que os alunos também economizam tempo e dinheiro, pois não precisam ir até a IES para efetuarem sua matrícula, o que tende a ser um diferencial na hora de optarem pela instituição de ensino em que vão estudar. Afinal, quanto mais comodidade, melhor.

Abrindo um parêntese, vale destacar que nada impede que o aluno vá até a universidade finalizar sua matrícula, caso tenha algum problema ao realizá-la digitalmente. A ideia desse sistema é diminuir a necessidade da presença física do aluno, deixando-a apenas para situações especiais, quando ocorre algum entrave que realmente demande uma solução mais específica e que não possa ser atribuída virtualmente.

Além disso, ainda é preciso mencionar a economia da empresa quanto ao uso de papel. Em IES com milhares de alunos entrando e renovando matrícula todos os semestres, a impressão de contratos, comprovantes e demais tipos de documentos pode representar gastos consideráveis ao caixa da empresa — custos esses tidos como desnecessários, já que podem ser facilmente eliminados com o uso da matrícula digital.

Reforço na segurança da informação

O ensino superior brasileiro conta com órgãos vinculados ao Ministério da Educação responsáveis por supervisionar, avaliar e regular o oferecimento de cursos de graduação e pós-graduação no país. Por isso é muito importante que os dados acadêmicos de todo o corpo discente da instituição estejam sempre em dia, ou seja, com todas as informações necessárias completas, atualizadas e armazenadas em lugar seguro.

Tendo isso em vista, o emprego da matrícula digital tem um papel muito importante para garantir que a IES proteja de modo adequado o conteúdo informacional dos seus alunos. Ao operar com um sistema automatizado de validação de inscrições periódicas, a instituição tem condições de responder praticamente em tempo real algumas das principais demandas exigidas pelos órgãos fiscalizadores do governo federal, inclusive, em casos de auditoria.

Dessa maneira, a IES não corre o risco de fornecer dados incompletos ou defasados no que se refere a número total de alunos, quantidade de discentes por curso, quantitativo de estudantes que estão em período ideal etc. Com a matrícula digital, as informações estão protegidas de perdas, extravios ou acessos indevidos, uma vez que são armazenadas em ambientes seguros, como ferramentas de cloud computing, e só usuários autorizados conseguem visualizá-las.

Além disso, por se tratar de um sistema que opera com login e senhas intransferíveis, os dados pessoais, também chamados de sensíveis, e acadêmicos dos alunos ficam protegidos de usos inadequados. Isso é importante, porque evita que essas informações sejam acessadas por pessoas não autorizadas, extinguindo o risco de fraudes em nome dos estudantes e assegurando a integridade da instituição de ensino.

Arquivamento eficiente de dados

Em regra, a relação do aluno com a instituição não finaliza assim que o estudante cumpre todos os requisitos para se formar, mas perdura ainda por alguns anos depois que ocorre a colação de grau. Durante esse período, e até mesmo depois dele, a IES precisa manter registros e documentos relativos tanto ao contrato quanto à vida acadêmica do discente, caso seja necessária alguma conferência futura.

Quando se trata de uma grande quantidade de pessoas, no entanto, tal arquivamento pode implicar enormes gastos e esforços para manter tudo organizado, acessível e seguro com o passar dos anos. Novamente, o formato digital de documentos, que inclui o uso de contratos eletrônicos, desponta como a solução mais indicada para esse tipo de situação, além de estar mais alinhado aos parâmetros tecnológicos atuais. A adoção da matrícula digital possibilita mais integração dos dados acadêmicos do alunado.

Tudo isso mostra que, com a matrícula digital, a IES passa a lidar melhor com expedientes eletrônicos, reduzindo a demanda sobre o papel, arquivos físicos e outras metodologias pouco seguras e mais suscetíveis aos efeitos do tempo. Ou seja, o uso desse formato de matrícula é multifuncional: aumenta a segurança da informação que circula na instituição, confere eficiência aos procedimentos operacionais demandados, otimiza o arquivamento de dados dos estudantes, assim como gera eficiência e economia para a IES.

Otimização da emissão de comprovantes de matrículas e atestados acadêmicos

Um dos procedimentos mais comuns no cotidiano de uma IES é a emissão de declarações a pedido dos alunos. Caso a instituição de ensino opere com procedimentos manuais, é muito provável que gastará tempo e recursos (humanos e financeiros) em excesso para emitir esse tipo de documento. É, então, que novamente a adoção da matrícula digital se mostra extremamente vantajosa, já que é capaz de otimizar o atendimento a essa demanda.

Isso ocorre, porque, com um sistema de matrícula digital, é possível configurar a plataforma virtual responsável pelo procedimento de inscrição para emitir automaticamente um comprovante de que o estudante está devidamente matriculado na instituição. Além de atestar o vínculo do discente com a IES, a declaração pode ainda especificar o período atual do curso do aluno, bem como as disciplinas cursadas naquele semestre ou ano e os professores responsáveis por ministrar cada uma delas.

A integração de informações que é implementada com a adesão a uma plataforma de matrícula digital também permite a geração de históricos relativos à vida acadêmica do aluno. Por ser um documento solicitado em diferentes situações, como processos seletivos para estágios, vagas de trainee, bolsas de estudos e projetos de iniciação científica, o histórico é bastante demandado nas secretarias das IES, o que torna muito relevante a automatização da sua geração para os estudantes.

Além disso, é comum que o aluno precise desses documentos para cumprir exigências fora dos muros da instituição de ensino. Em geral, estudantes que têm descontos em transporte coletivo, necessitam de financiamento estudantil externo ou contam com alterações nos horários de trabalho por causa dos estudos precisam apresentar o atestado de matrícula e até o histórico para comprovarem sua frequência e rendimento acadêmico.

Melhora na experiência estudantil com mais retenção de alunos

Outra vantagem de adotar a matrícula digital é a melhoria significativa que esse procedimento traz para o relacionamento dos alunos com a IES, já que torna a experiência bem mais cômoda e em sintonia com os padrões de inovação em serviços. Se, na matrícula tradicional, o estudante precisa fazer requerimento, enfrentar filas e esperar prazos para receber o atestado, no formato eletrônico esse processo é extinto, pois a oficialização de vínculo é disponibilizada instantaneamente.

Com essa nova dinâmica, os estudantes ficam mais satisfeitos com o atendimento que recebem da instituição. E esse aumento no nível de satisfação tem reflexos importantes tanto na captação quanto na retenção de alunos. Isso, porque, ao terem mais comodidades e facilidades na hora de resolver pendências geralmente burocráticas, os estudantes se sentem confortáveis e seguros com a IES que oferece soluções compatíveis com as suas necessidades e expectativas.

Como e por que usar a assinatura eletrônica na matrícula digital?

Para que a matrícula digital seja consolidada, ela deve contar com um procedimento de autenticação, realizado por meio da implementação da assinatura eletrônica. Essa solução é responsável por validar as ações efetuadas por um usuário que tenha feito o cadastro em uma plataforma específica, como a DocuSign, a qual dispõe de recursos de segurança, autenticidade e integridade baseados em criptografia, semelhantes aos aplicados pelos bancos.

Em termos jurídicos, esse tipo de assinatura apresenta a mesma validade que a firma constituída de forma manuscrita, sendo, no entanto, muito mais segura do que o formato tradicional. Ao ser empregada pela instituição de ensino na hora da geração do atestado de matrícula, a modalidade eletrônica configura a finalização do procedimento de matrícula digital. Portanto, é justamente a emissão da assinatura eletrônica que assegura a validade da matrícula feita no ambiente virtual.

No Brasil, muitas instituições de ensino já utilizam essa tecnologia para gerar matrículas, como é o caso da FMU, no estado de São Paulo. Um excelente exemplo de como a implementação desse recurso é vantajosa é o da Multivix. Com cerca 20 mil alunos entre estudantes de graduação e pós-graduação, ela é hoje o maior grupo de ensino do Espírito Santo. Ao efetuar a integração em todos os seus sistemas operacionais, a Multivix otimizou a prestação de serviços acadêmicos, reduzindo o processo de matrícula do seu corpo discente de 15 para apenas 3 dias.

Não há dúvidas de que a transformação digital é uma realidade já existente em diferentes nichos e setores do mercado, estando presente em empresas de todos os portes. Negar esse fato é perder uma grande oportunidade de inovar, melhorar procedimentos administrativos e operacionais, captar clientes, aumentar a lucratividade e possibilitar a conformidade da companhia com os padrões atuais e futuros.

Nesse contexto, a matrícula digital desponta como um dos grandes reflexos dessa transformação, que marca o cenário empresarial e tem alcançado as instituições de ensino. A roupagem informatizada dos processos burocráticos, a visão sustentável na utilização dos recursos materiais e a preocupação com a comodidade, segurança e agilidade na concretização da matrícula confirmam todo o potencial dessa ferramenta na hora de otimizar a relação da IES com os seus alunos.

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