A assinatura eletrônica é um caminho sem volta no mundo dos negócios. Assinar sobre um tablet dentro de uma plataforma de alto grau de segurança (ou utilizar o certificado digital dentro dessa solução em nuvem de alta performance) elimina inúmeros obstáculos administrativos, como ter que imprimir, perder tempo com assinatura à caneta, escanear ou remeter documentos. Mas, especificamente, quais são os diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign?

A resposta está por trás da elevação de desempenho de mais de 500 mil empresas que utilizam a assinatura eletrônica, que faz parte da suite de soluções chamada DocuSign Agreement Cloud. Não é à toa que várias empresas de sucesso já apostam nesse recurso. Um exemplo é o Banco Inter, que reduziu seus custos médios logísticos em 75%, e a CineMaterna, que derrubou seu tempo de assinatura de contrato de 1 mês para apenas 1 dia. Ou a Caixa Seguradora, que economizou milhões e diminuiu o tempo de fechamento dos seus contratos de venda.

Mas o que exatamente desencadeia esse círculo virtuoso de celeridade, produtividade e redução de custos? São essas nuances que você vai conferir a partir de agora!

Quais são os mais importantes diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign?

Interface amigável

O que poderia ser pior do que implementar uma aplicação labiríntica, pouco intuitiva e cujas funcionalidades não são conhecidas dos empregados, tamanha a dificuldade de utilização?

plataforma de assinatura eletrônica DocuSign é simples de compreender, mas abundante em recursos. Sua interface amigável fornece sequências simples e consistentes de interação usuário-sistema, de forma que em apenas alguns minutos o usuário já esteja apto para utilizar a maioria dos recursos disponíveis.

Por meio dos menus de fácil visualização, é feito o upload de um documento gravado no Word, Excel ou PDF, bem como em plataformas de compartilhamento de arquivos, como Google Drive e OneDrive. Ou até mesmo pode ser automático vindo de algum sistema integrado com a DocuSign.

Em seguida, basta adicionar os nomes e e-mails dos signatários, indicar com o cursor onde eles devem assinar e clicar no botão “enviar”. A DocuSign, então, remete um link por e-mail a cada destinatário, a fim de que todos acessem o documento e insiram também suas assinaturas.

A praticidade decorrente da interface amigável é um dos grandes diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign.

Mobilidade

No universo dinâmico do mundo corporativo atual, não dá para depender de sua presença na empresa para dar seguimento aos negócios. Você pode estar no aeroporto, em casa ou preso no congestionamento: é preciso ter mobilidade para assinar contratos em qualquer lugar e a partir de variados dispositivo.

Mais do que isso: é preciso que sua empresa dê essa opção a clientes e fornecedores. Não há dúvidas de que essa flexibilidade aumenta não somente seu volume de vendas, como também o ticket médio.

Você acessa a plataforma DocuSign a partir de praticamente todos os dispositivos móveis atuais, gerencia e assina documentos, envia alertas de assinatura para outros interessados, enfim, dá ritmo aos seus negócios de qualquer lugar.

Armazenamento de documentos em nuvem

A mobilidade, indicada acima, é uma consequência do aprimoramento da computação em nuvem. Antes do chamado “cloud computing”, todo o patrimônio informacional de uma empresa era armazenado localmente, ou seja, ficava preso nos computadores da companhia. Isso significa que a organização era “morta” fora do horário comercial, aos sábados, domingos e feriados.

Mas não é concebível que se tenha esse tipo de limitação na era dos negócios digitais. É por isso que a solução de gestão de documentos da DocuSign é totalmente baseada em nuvem. Estamos falando de nuvem privada, com segurança em nível bancário e avançados recursos de criptografia (conforme veremos abaixo).

Fluxo de trabalho flexível

Se tudo é baseado em nuvem e você pode assinar todos os documentos eletronicamente em seu celular, não é mais preciso imprimir uma só folha de papel. E, se todo o ciclo documental de sua empresa trafega em nuvem (da elaboração ao arquivamento), torna-se possível implementar um oceano de mudanças na dinâmica de seus processos.

Você pode, por exemplo, aprimorar seus modelos de trabalho em equipe (gestão de projetos), bem como implementar formas modernas e econômicas de trabalho, como home office ou BYOD (“Bring Your Own Device”, modelo em que os funcionários utilizam seus próprios equipamentos no ambiente laboral).

Padrões rigorosos de segurança

Uma das preocupações de quem é mais resistente à mudança é se a assinatura eletrônica traz segurança nas transações. Essa indagação é até surpreendente, haja vista a extrema fragilidade da assinatura manuscrita, que pode ser facilmente replicada e, que, exatamente por essa vulnerabilidade, é responsável por incontáveis processos de estelionato que anualmente ingressam no judiciário.

A plataforma de assinatura eletrônica DocuSign dispõe de segurança da informação no mesmo nível que um banco, a começar da criptografia avançada (AES de 128 bits e SSL de 256 bits), backups programáveis, acesso à plataforma mediante login e senha, além de camadas adicionais de segurança (como autenticação de dois fatores). Além de todos os certificados de segurança da informação, como o ISO 27001, o PCI e o CSA.

Com todo esse arsenal de proteção, as transações passam a ser ratificadas com muito mais credibilidade perante seus clientes e fornecedores.

Integração com outros aplicativos

Um dos mais importantes diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign é sua integração com as mais diversas aplicações. Através de APIs open source, é possível integrar assinatura eletrônica com qualquer software que você já use. Além disso existem mais de 350 integrações pré-construídas com sistemas como Salesforce, SAP, Oracle e etc… Provendo, por exemplo, o preenchimento automático dos formulários mais utilizados, fluxos de trabalhos personalizados e conclusão de contratos de forma ainda mais rápida.

Vale lembrar que as soluções DocuSign se integram também a outros aplicativos de uso diário, como Microsoft Office e Google Apps.

Qual é a importância de se buscar uma plataforma de assinatura eletrônica de ponta?

É fundamental ter ciência que tecnologia não é commodity. Ou seja, as soluções disponíveis no mercado têm qualidades bastante diferentes e, ao analisar apenas o custo, pode-se perder a oportunidade de levar para dentro da organização um recurso que efetivamente traga dinamismo, flexibilidade e eficiência em seus processos internos.

É o caso da experiência vivida pela Loggi, startup brasileira de entregas que já utilizava assinatura eletrônica, mas que, meses após a implementação, ainda não tinha obtido a vantagem competitiva desejada. Coube então à direção adotar uma solução indiscutível no mercado.

A empresa apostou nos diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign para modernizar seus processos. O fato de a plataforma de Agreement Cloud da DocuSign ir muito além da assinatura eletrônica, gerenciando todo o ciclo de vida do documento, permitiu, por exemplo, que todo o processo de contratação no RH da Loggi passasse a ser on-line.

Com a solução DocuSign, todos os processos de Gestão de Pessoas (da admissão ao gerenciamento de benefícios e permissões) passaram a  ser realizados digitalmente, provendo eficiência, rapidez e qualidade que a Loggi queria desde o início. Daí a importância de escolher um parceiro com excelência em transformação digital.

Pois bem, você viu acima alguns dos diferenciais da assinatura eletrônica da DocuSign. Agora é hora da prática: faça o teste gratuito de nosso software por 30 dias e veja como o deslocamento de seus processos para o universo paperless pode fazer a diferença em seus negócios!

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