O desperdício de papel é um problema grave dentro das empresas, sendo responsável pela maior parte de lixo que os escritórios produzem. De acordo com uma pesquisa conduzida pela Kyocera, um funcionário de escritório do Reino Unido interage com 45 folhas de papel por dia, e dois terços delas vão para o lixo. E, por aqui não é diferente!

Isso deixa claro que precisamos repensar como usamos o papel no nosso dia-a-dia – ou melhor ainda, aprender a viver sem ele.

Como agente da transformação digital, a DocuSign sempre sugere formas eficientes de economizar papel e encoraja iniciativas que visam criar consciência e promover um descarte de materiais mais responsável. Por isso, achamos válido compartilhar algumas dicas de trabalho sem papel que usamos por aqui, para que você adapte ao seu escritório.

  1. Pense antes de imprimir

Para alguns de nós, imprimir cronogramas ou apresentações virou um hábito. Mas se pararmos para pensar, quantas vezes esses papeis são rabiscados, engavetados e, depois, jogados fora?

Se você tentar fazer as atas de reunião e edições em cronogramas diretamente no computador, ou usar lousas de vidros para coordenar ações ao invés de desenhar em folhas do flip-chart, todo aquele material pode ser revisitado, reeditado e reutilizado com muito mais facilidade.

Usar TVs nas quais é possível conectar computadores e espelhar telas também ajuda a evitar o uso exagerado de papel, principalmente em conferências com colegas, parceiros ou clientes que não estão presentes no mesmo escritório.

  1. Use blocos de notas eletrônicos

Se você gosta de anotar tudo o que você precisa para sobreviver ao dia de trabalho, vale a pena experimentar alternativas online às cadernetas e blocos de notas em papel.

Um dos principais apps para isso é o Evernote. Com funções simples, é possível usá-lo em diversos dispositivos e até dividir notas com colegas de equipe. O Microsoft OneNote e o Google Keep são outras opções que se assemelham ao papel pela praticidade, mas incluem opções de entrada e segmentação mais amplas.

 

  1. Salve arquivos online ou na nuvem

Muitas empresas estão adotando serviços de armazenamento de arquivos online, como Dropbox, OneDrive e Box. Incorporá-los ao dia-a-dia garante que muito espaço físico – que seria dedicado a guardar folhas e mais folhas de papel – seja liberado para usos mais estratégicos e funcionais.

A maioria dessas soluções de armazenamento também permitem o compartilhamento em tempo real de arquivos, suporte aos mais variados formatos e total controle dos dados e informações.

Aliás, na DocuSign, a proteção dos dados é um fator crítico, então fazemos questão de que nossas plataformas internas estejam de acordo com os padrões mais altos do mercado.

  1. Deixe as cestas de lixo reciclável acessíveis

Mesmo um escritório sem papel como o da DocuSign precisa de lugares convenientes para o descarte correto e responsável de materiais.

Porém, até para acompanhar nossa cultura interna, nenhum funcionário tem uma cesta de lixo para si; as únicas cestas de lixo reciclável estão nas áreas comuns, encorajando a diminuição do uso do papel.

  1. Desenvolva uma nova cultura

Nenhuma das dicas que demos até agora vai funcionar como você espera se não houver uma cultura interna na empresa que reforce a mensagem da vida sem papel.

A DocuSign está comprometida em ajudar empresas a tirarem o papel de suas rotinas e nossa cultura já reflete isso. Apesar de termos algumas canetas e marca-textos nos escritórios, nossas compras não são focadas nesses objetos e demais itens de papelaria.

A ideia é que quando você quiser usar papel, você até pode usar um caderno, mas nós encorajamos todos a usar laptops e celulares para tomar notas. Até para quem nunca abriu mão de uma agenda ou de um bloco de notas, entender que a tecnologia pode ser muito mais prática, acessível e eficiente ajuda na transformação digital da empresa.

Para entender na prática como a DocuSign te permite eliminar o papel da sua empresa ao digitalizar acordos e processos, faça um teste grátis por 30 dias.