O uso banal do papel dentro das empresas faz com que não só seu custo (direto e indireto), mas também seus impactos nos negócios sejam analisados à vista grossa. Um estudo da Resource Information Systems Inc (RISI) concluiu que empresas dos Estados Unidos gastam aproximadamente US$ 8 bilhões por ano apenas para gerenciar suas papeladas. Numa escala mundial, o problema desse cenário se torna muito maior. E este custo vai muito além do próprio papel e da impressão. Envolve o tempo gasto pelo funcionário para manusear, tem o transporte e também o custo de armazenagem deste documento depois de assinado.

Uma série de outras pesquisas feitas por diferentes instituições nos ajuda a dimensionar o tamanho da questão. A IDC, por exemplo, estima que um funcionário comum gasta 19 mil dólares por ano enquanto procura por documentos impressos entre gavetas e pastas. Dentro das grandes empresas (com mais de mil funcionários), aliás, desperdiça-se entre 2,5 e 3,5 milhões de dólares anualmente pelo mesmo problema.

Outro estudo da Harmon.ie ainda complementa que, se este funcionário perde 30 minutos por dia correndo atrás de papel, no total, perdem-se mais de três semanas de trabalho por ano para essa improdutividade desnecessária.

O tempo perdido em buscas longas por contratos antigos ou formulários arquivados pode ser facilmente transformado em produtividade usando uma plataforma que digitalize este processo.

Isso acontece porque, de acordo com a ARMA International, 20% dos registros em papel são arquivados de forma equivocada – seja na pasta errada, na estante de outro departamento ou só ficando esquecido em cima da mesa até alguém guardar na gaveta mais próxima. Sem dizer que, até serem armazenadas, as folhas de papel estão sempre sujeitas a serem danificadas ou perdidas, o que também acaba gerando gastos adicionais indesejáveis.

Uma solução de gerenciamento de transações digitais pode ter um impacto mais relevante nos custos operacionais – não apenas no que diz respeito a mão de obra, mas também no dinheiro sendo gasto com materiais e logística. Em função disso, a Capgemini Consulting descobriu que, em média, empresas digitais são 50% mais lucrativas, geram 13% mais receita e tem valor de mercado 19% maior do que seus competidores.

Neste contexto, empresas de todos os portes, desde as Fortune 100 maiores empresas até os pequenos empreendimentos, podem se beneficiar a partir do uso de assinaturas eletrônicas que sejam altamente seguras e fáceis de usar, como as da DocuSign.

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