Aumentar receita e produtividade são metas para qualquer empresa. Além de fazer com que os empreendimentos se aproximem desses objetivos, a adoção da transformação digital torna os negócios mais inovadores e competitivos.

Entretanto, fazer essa transformação e aproveitar os benefícios que ela proporciona é um desafio que tem sido encarado diariamente por gestores. Afinal, passar por mudanças demanda um nível de preparação que, muitas vezes, ainda está distante da realidade de várias empresas.

No Brasil, 96% das organizações passam por turbulências no processo de transformação digital, segundopesquisa realizada pela Bizagi, principal fornecedora de software para automação de processos digitais.

No artigo de hoje mostraremos como estar apto à transformação digital e como atingir, na sua empresa, todos os requisitos necessários para essa mudança. Confira!

O que é a transformação digital

Enquanto se torna cada vez mais presente na vida das pessoas e modifica a forma como elas se relacionam, a tecnologia transforma também a maneira como as empresas se organizam e desenvolvem seus processos. Independentemente de tamanho e segmento de atuação, as organizações têm de estar preparadas para atender às demandas de um mundo profundamente digital.

A forma como as empresas aprimoram seus processos e rompem paradigmas através do uso de recursos tecnológicos recebe o nome de transformação digital. É com essa transformação que as organizações têm se tornado negócios digitais.

Esse processo envolve toda a cadeia de valor do negócio, desde o abastecimento até a fabricação e a distribuição. Sua aplicação deve abraçar todo o planejamento de processos de trabalho, a reestruturação empresarial e a aplicação dos recursos humanos.

Ao alterar e impulsionar a maneira como uma empresa realiza suas transações, a transformação digital a torna mais eficiente e lucrativa. A seguir, apresentaremos algumas das razões pelas quais todas as companhias devem se preparar para passar por essas mudanças.

4 motivos para passar por este processo

A transformação digital não se restringe ao uso de mais recursos tecnológicos. Ela se refere a uma mudança de processos internos e externos de uma companhia, em uma ação contínua que envolve muito mais do que apenas o departamento de tecnologia da informação (TI).

Adotá-la impactará positivamente no desempenho, na agilidade da tomada de decisões e na satisfação de funcionários e clientes. Esses são alguns dos motivos que têm levado as empresas a buscar o processo de transformação digital, como veremos a seguir:

Melhorar o fluxo de trabalho

Através de Big Data ou Business Intelligence, a coleta de dados relevantes pelas empresas e sua interpretação têm se tornado mais fácil e eficaz. Com isso, os negócios têm encontrado formas de otimizar seus fluxos de trabalho, além de estarem mais aptos a entender melhor as demandas dos clientes.

O grande volume de dados permite, ainda, comparar os rumos da empresa com as ações tomadas por seus concorrentes. Dessa forma, as tomadas de decisões são feitas de maneira mais clara e objetiva. Alguns dos recursos da transformação digital que permitem mais assertividade nas decisões passam por softwares de gestão e serviços cloud based.

Otimizar a comunicação interna

Um dos motivos que justificam a otimização dos fluxos de trabalho das empresas que passam pela transformação digital é a melhoria da comunicação interna. Com o uso de serviços de armazenamento de dados e documentos na nuvem, os empregados podem acessar essas informações a qualquer momento, de qualquer lugar e simultaneamente.

Com a maior interação entre funcionários e colaboradores, as empresas ganham agilidade em suas transações e melhoram a forma como atenderão seus clientes, aumentando o nível de satisfação com os serviços prestados.

Ter mais transparência nas negociações

Além de mais ágeis, as transações têm se tornado mais transparentes. Ainda que estejam distantes, os protagonistas de uma negociação podem aproveitar os recursos tecnológicos para fechar acordos sem a dependência dos tradicionais processos burocráticos.

A assinatura eletrônica permite que documentos sejam enviados e assinados em questão de minutos, com a garantia de segurança e validade jurídica. Isso pode ser feito com os negociadores dentro da empresa, em casa ou mesmo em trânsito.

Outro recurso que tem tornado mais ágeis os processos corporativos é o Email Comprova. Além de mais rápido, ele é mais barato e mais eficiente que os processos tradicionais de notificação.

Uma solução tanto para Pessoas Físicas quanto Jurídicas, o Email Comprova transforma e-mails em documentos ao acrescentar elementos técnicos e legais que comprovam o envio, o conteúdo e o recebimento de e-mails e documentos eletrônicos.

Atender melhor os clientes

Além de obter dados mais relevantes para entender os desejos do cliente, as empresas que se adaptam à transformação digital interagem melhor com seus consumidores e, consequentemente, oferecem melhores experiências que seus concorrentes.

Com muitas ofertas e mais acostumados ao uso de dispositivos digitais, os consumidores esperam por serviços acessíveis em poucos segundos de busca. Seja com chats online ou através de aplicativos, as organizações melhoram a forma de atendimento, estreitam os laços com clientes e têm mais oportunidades de negócios.

Os requisitos operacionais

Na implementação da transformação digital, o maior risco enfrentado pelas empresas tem sido a falta de um planejamento adequado. Afinal, o processo de mudança apresenta grande complexidade interna.

Colocar em prática os recursos digitais e tirar deles o melhor proveito não depende apenas de vontade. Para que as empresas tenham grande performance com o novo fluxo de trabalho é necessário ter requisitos operacionais, que incluem uma cultura de transformação e o investimento na capacitação de bons profissionais.

Adotar uma cultura de transformação

A abertura e a rápida adaptação a mudanças são determinantes para que as empresas possam ser eficientes no uso de novas tecnologias. Isso só será possível se os gestores souberem aplicar uma cultura de transformação em suas companhias.

Como mencionamos, obter melhores resultados com os novos serviços é algo que depende da modificação de velhos hábitos. Esse processo de mudanças demanda tempo, abertura para a convivência com possíveis erros e a aceitação de riscos.

Para que as estratégias atinjam a performance esperada, as empresas precisam da colaboração de funcionários em todos os níveis e setores. A partir dessa integração, a identificação de falhas e a correção de rotas será feita de forma que os prejuízos sejam amenizados. Os resultados positivos tendem a ser aprimorados para que o crescimento organizacional alcance taxas ainda maiores.

Investimento em capacitação e expertise

Como já foi dito neste artigo, a transformação digital não é um processo que envolve exclusivamente o setor de tecnologia da informação. No entanto, a necessidade de inovação em recursos digitais como um fator de competitividade tem colocado os profissionais de TI sob pressão.

Para que eles sejam ágeis ao atender as demandas, é necessário ter uma equipe com grande expertise. Muitas empresas não têm equipes suficientemente capacitadas para aplicar os novos recursos e fazer com que eles sejam atalhos para os melhores resultados.

Assim como é fundamental aprimorar os processos de seleção, as organizações têm de oferecer mais capacitação aos funcionários para que estes estejam aptos a entender as mudanças e possam responder positivamente a elas.

Proporcionar mais conhecimento aos empregados permite que os processos não sejam tão centralizados e dá a eles autonomia na solução eficaz de possíveis obstáculos diante de tantas mudanças. Tanto quanto investir em tecnologia, entender a importância de recursos humanos é fundamental para que o crescimento do negócio acompanhe o fenômeno de transformação digital.

Os requisitos tecnológicos

Assim como possuir funcionários com a capacitação adequada para a aplicação de novas tecnologias, as empresas precisam identificar quais ferramentas serão realmente necessárias para otimizar os seus serviços e quais são aquelas que trarão melhores resultados.

A ânsia por inovação e pelo uso de novas tecnologias não pode atrapalhar o planejamento da empresa. A opção por ferramentas irrelevantes para a realidade empresarial acarretará em custos desnecessários.

Na escolha entre diferentes possibilidades — além de buscar todas as informações possíveis —, uma boa forma de identificar a melhor alternativa é avaliar aquela que tem maior aceitação no mercado.

A partir do momento em que a ferramenta é escolhida, além de saber se aquele recurso atende a todos os requisitos necessários e se realmente efetua tudo o que é necessário, é importante analisar se ele está auxiliando a empresa como um todo ou no setor específico em que é aplicado.

Assim como a empresa deve estar atenta para evitar gastos desnecessários, toda a organização deve ter em mente que as novas tecnologias mantêm evolução constante. As ferramentas utilizadas podem sofrer atualizações, mas outras novas alternativas poderão surgir para atender melhor àquilo que é necessário ao negócio e, consequentemente, se transformar em vantagens competitivas.

A necessidade de um sistema em nuvem

Com planilhas manuais ou de forma digital, as empresas precisam registrar seus processos e armazenar dados. O grande volume de informações, contudo, cria obstáculos para geri-las. Assim, a migração de servidores tradicionais — com o uso de computadores dentro das companhias — para a nuvem tem se tornado uma medida fundamental na eficiência da gestão de dados.

O uso de um sistema em nuvem permite o acesso às informações em qualquer lugar, a qualquer momento, sem a necessidade da instalação de programas ou aplicativos. E, dessa forma, contribui efetivamente para que os processos de trabalho fluam com mais agilidade e, consequentemente, para que sejam mais produtivos.

Além desses fatores, a nuvem proporciona segurança às empresas em relação ao armazenamento de seus dados. Confira como o uso de um sistema de nuvem pode ajudar sua empresa:

Acesso a informações em qualquer lugar

Acessar informações independentemente de onde o funcionário estiver é uma das principais vantagens encontradas pelas empresas na computação em nuvem. Com toda a sua estrutura baseada na web, essa tecnologia colabora para que o fluxo de trabalho se torne mais ágil e eficiente.

Além da ausência de limitação geográfica, o sistema de armazenamento de dados na nuvem permite o acesso por qualquer dispositivo móvel — incluindo celulares ou tablets. Assim, basta um smartphone para que qualquer colaborador da empresa possa conferir, atualizar ou retificar informações e documentos.

Segurança e proteção de dados

A vulnerabilidade de informações é sempre uma preocupação para qualquer negócio. Com a computação em nuvem, essa ameaça tem sido minimizada drasticamente. O risco de que um defeito nos servidores —seja por descarga elétrica ou por mudanças bruscas de temperatura — comprometesse o armazenamento dos dados da empresa se tornou praticamente inexistente com a nova tecnologia.

A proteção das informações também foi aprimorada com a implementação de certificações de segurança. Essa tem sido uma forma de garantir que a provedora do sistema de nuvem impeça ameaças de roubo ou vazamento dos dados.

Como há também a possibilidade de troca de servidor caso o atual não atenda às necessidades da empresa — ao apresentar quedas constantes ou suporte ruim —, os fornecedores tendem a prestar serviços que prezam pela excelência. Caso contrário, a escolha de um novo provedor de sistema em nuvem pode ser feita sem gerar prejuízos para o negócio.

Rápida expansão da capacidade de armazenamento

Se antes havia uma limitação para o volume de dados armazenados, isso é facilmente contornado com o uso da nuvem. Caso necessite de mais espaço para guardar suas informações, a empresa pode fazer uma rápida solicitação à provedora do serviço.

Não há mais a necessidade de compra de servidores ou de instalação de recursos para que o armazenamento seja feito adequadamente quando o volume de dados cresce. Basta que máquinas paralelas sejam acessadas.

Diminuição de custos

Com o sistema em nuvem, a empresa paga somente pela capacidade de armazenamento que utiliza e durante o tempo que precisar, com a possibilidade de alugar espaço pelo período desejado. Há  flexibilidade na quantidade de máquinas utilizadas e em suas configurações.

Em momentos de pico, a empresa poderá aumentar sua capacidade de armazenamento. Quando esse período cessar, o espaço utilizado pode ser reduzido novamente. Dessa forma, as organizações evitam gastos que seriam inevitáveis em épocas de maiores demandas por espaço.

Não há mais a necessidade de uma estimativa de picos de produção. A ociosidade que poderia ser gerada com a rigidez dos servidores tradicionais deixa de existir na computação em nuvem.

Otimização do setor de TI

Com o uso da computação em nuvem, as empresas simplificam os processos do departamento de TI, que tem a possibilidade de investir mais tempo em tarefas mais estratégicas. Todo o trabalho destinado a armazenar e proteger informações passa a ser da empresa terceirizada, especialista nesses sistemas.

Menos envolvidos no desenvolvimento de recursos para guardar informações, os profissionais de TI podem se dedicar mais à inovação e ao aprimoramento de tecnologias que permitirão à empresa o aumento de sua competitividade no mercado.

Estabilidade

A computação em nuvem ainda permite mais estabilidade a serviços que precisam estar constantemente no ar, como plataformas de e-commerce. O risco de queda afeta a capacidade de vendas e implica na perda de receita, além de deixar clientes insatisfeitos.

Com a operação em muitas máquinas, a nuvem ameniza problemas banais de queda de serviço encontrados em estruturas frágeis de servidores. Há ainda a possibilidade de serviços de backup serem acessados em caso de queda.

Acesso a novas tecnologias

Ao recorrer à computação em nuvem, as empresas têm acesso a serviços atualizados e competitivos de seus servidores, sem a necessidade de investir e desenvolver soluções próprias. Essa vantagem é alcançada graças à expertise dos fornecedores, que, geralmente, criam toda a infraestrutura que utilizam e a mantêm atualizada constantemente.

A transformação como vantagem competitiva

A tecnologia se torna dia após dia mais presente na vida das pessoas e transforma seus hábitos de consumo. De acordo com pesquisa realizada pelo fornecedor de software para automação, Bizagi, 83% dos entrevistados no Brasil avaliaram que a não adoção da transformação digital deve reduzir drasticamente a competitividade corporativa.

Com clientes mais adaptados a dispositivos móveis e ferramentas digitais, as empresas que adotam novos modelos tendem a sair na frente de seus concorrentes e liderar o mercado. Por isso, não se adequar às necessidades de um mundo cada vez mais digitalizado comprometerá o futuro de qualquer empresa, independentemente de seu tamanho.

A adesão às novas tecnologias faz com que empresas em países emergentes, incluindo o Brasil, cresçam 50% a mais, segundo pesquisa feita pela Boston Consulting Group (Consultoria Empresarial) e pela Qualcomm (Empresa de tecnologia e inovação).

Para estar à frente dos concorrentes, as empresas têm diversos recursos tecnológicos como alternativas: o atendimento ao cliente pode ser otimizado com o uso de inteligência artificial nos canais de contato — e, assim, oferecer experiências personalizadas —, os processos podem ser digitalizados com o investimento em assinatura eletrônica e o planejamento de ações pode ser feito com o uso de Small e Big Data.

Os processos com clientes e parceiros

Em pesquisa realizada pela Bizagi, citada no início deste artigo, 80% dos entrevistados disseram ser essencial aprimorar a experiência dos clientes e personalizar suas experiências. Para as empresas que já têm a transformação digital em curso, 79% disseram ver a evolução das expectativas dos clientes como fator primordial para esse processo.

Estar mais próximo do cliente, entender seus desejos e proporcionar boas experiências é o desejo de toda empresa, independentemente do setor de atuação e do porte. Afinal, clientes satisfeitos voltam a comprar e ainda contribuem de forma positiva para a divulgação do negócio.

Diante de um processo de transformação digital, as organizações têm mais informações e recursos para identificar como atender bem e se aproximar dos clientes. Uma maneira de fazer isso é integrar Big Data e Business Intelligence, ferramentas que disponibilizarão mais dados para a tomada de decisões da empresa.

Todavia, mais importante que coletar dados é saber interpretá-los. O que as empresas vão fazer com o volume de informações que impactam os negócios? Ter a resposta para essa pergunta é a chave para aumentar a competitividade.

Através de Big Data, a análise de dados permite reduzir custos e tempo de resposta, desenvolver novos produtos e ofertas que estejam mais próximos de atender aos desejos dos clientes — além de possibilitar aos gestores a tomada de decisões mais inteligentes. A forma como os dados serão analisados e como essas respostas serão alcançadas recebe o nome de Inteligência de Negócios, ou Business Intelligence.

Parcerias

Assim como esses recursos permitem a aproximação de clientes, é possível utilizá-los para atrair parceiros e ser mais eficiente nos processos com eles. Os acordos são mais ágeis quando as empresas adotam tecnologias como a Assinatura Eletrônica ou o Email Comprova.

As parcerias podem, ainda, ajudar as empresas a enfrentar os obstáculos do processo de transformação digital. Esses parceiros serão úteis no desenvolvimento ou na evolução de produtos digitais.

A escolha desse parceiro deve abranger critérios além de sua capacidade de oferecer ferramentas digitais. É necessário que a parceria seja desenvolvida com foco na cultura organizacional da empresa, para que as demandas de cada cliente e seus negócios sejam atendidos.

Processo vital para o futuro corporativo

Atender a todos os requisitos e ter a capacidade de investimento necessário para realizar a transformação digital podem parecer grandes obstáculos às empresas. No entanto, é importante entender que esse não é um processo tão ágil quanto a colheita de seus frutos.

A adaptação às mudanças depende muito mais do que empenho e iniciativa, e carece de um planejamento bem estruturado. Por mais que pareça um objetivo difícil de ser alcançado, a transformação digital é um caminho sem retorno. Não se adequar às mudanças será uma limitação para os negócios.

Enquanto a tecnologia se torna mais presente na rotina das pessoas, novas gerações já iniciam suas vidas envolvidas por dispositivos móveis, acesso constante à internet e soluções digitais.

Assim, aceitar a necessidade de transformação digital é vital para o futuro de um negócio. A sobrevivência no mercado dependerá da capacidade de atender a clientes com um novo comportamento de consumo.

No entanto, os impactos da transformação digital não se resumidos apenas a tornar o serviço mais acessível a clientes. Adotar recursos tecnológicos otimiza fatores internos, aumenta a satisfação dos próprios empregados e permite que suas funções sejam melhor executadas.

Mais do que o objetivo, a transformação digital é o caminho para alcançar metas e resultados corporativos esperados. Essa transformação torna as empresas mais produtivas e competitivas em seus mercados.

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