Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre o tema segurança da informação. Mostramos a importância de se zelar adequadamente pelos dados da empresa, como esse cuidado é essencial para qualquer tipo de negócio e algumas das ferramentas que você pode utilizar para manter a sua empresa isenta de riscos. E nem de longe esgotamos esse assunto, que, além de importante e indispensável, envolve uma série de fatores.

Por isso, neste post, vamos aprofundar ainda mais no tema, detalhando a temática da segurança da informação. Com isso, você vai saber tudo o que precisa para proteger dados sigilosos da sua empresa, como protótipos, sistemas que estão sendo desenvolvidos, fórmulas e outras inovações. Esperamos que você goste deste conteúdo e, caso tenha alguma dúvida, deixe um comentário ao final!

A propriedade intelectual da empresa e os dados sigilosos

A propriedade intelectual de uma empresa é o conjunto de conhecimentos, práticas, processos, técnicas, procedimentos, tecnologias e informações (entre outras coisas) que lhe conferem diferencial competitivo no mercado. Dessa forma, trata-se de dados que, de alguma forma, têm valor econômico por sua confidencialidade, o que leva à necessidade de proteção constante.

Não é difícil compreender a importância de atribuir proteção e sigilo aos dados de uma empresa. Pense no Google: por que ele não divulga com detalhes como os sites são organizados em seu buscador? Porque é isso o que dá à empresa o seu diferencial de mercado, que gera receita. O que torna a Coca-Cola um produto único no mercado? A sua fórmula exclusiva.

São esses itens que garantem maior competitividade a um negócio e mesmo a sua liderança em um determinado segmento mercadológico. Portanto, merecem toda atenção quando se trata de manter sigilo absoluto sobre as informações envolvidas. Caso dados como esses não sejam protegidos, uma empresa pode facilmente perder o seu diferencial no mercado e, consequentemente, deixar de faturar.

Se o objetivo de uma companhia — seja qual for a sua natureza comercial — é manter-se cada vez mais competitiva, de modo a alcançar solidez em um ramo de negócio, ela deve investir em estratégias de segurança da informação. Assim, para ajudar você a fazer esse investimento fundamental, na sequência, separamos algumas dicas de como preservar os dados da sua empresa e deixar todos as informações em segurança. Confira já!

Política de Segurança da Informação

Vale lembrar que toda melhor prática começa com a gestão da organização. Nessa perspectiva, é essencial que seja criada uma Política de Segurança da Informação (PSI). Esse documento deve conter todas as diretrizes a serem seguidas pela totalidade de profissionais envolvidos com as atividades da empresa, o que inclui funcionários, fornecedores, sócios e acionistas.

A PSI é essencial, uma vez que abrange os procedimentos que os profissionais precisam adotar no cotidiano da empresa. Ela contempla as tecnologias que devem ser utilizadas, os processos a serem conduzidos, as sanções aplicadas a quem desobedecer às diretrizes, assim como quais dados são sigilosos e devem ser mantidos sob total segurança. A política funciona como uma esfera reguladora da manipulação dos dados empresariais.

Dessa maneira, algumas ações são necessárias. Identifique as melhores práticas a serem tomadas em cada setor, quem são as pessoas responsáveis e os níveis de acesso de cada usuário de sistemas dentro da empresa. Também se atente a outras informações que julgue necessárias para orientar o seu time a agir corretamente no tratamento das informações, para dar a elas a proteção adequada.

A elaboração de uma PSI, com o seu devido cumprimento, funciona como um pré-requisito para que ocorra a proteção dos dados de uma empresa. Isso porque de nada adianta a implementação de ferramentas tecnológicas, como as que mostraremos a seguir, se não houver o cultivo cotidiano de uma cultura empresarial em prol da segurança da informação.

Uma PSI, na qual estejam estabelecidas as diretrizes de proteção de dados, em conjunto ao uso de instrumentos tecnológicos adequados, ajuda a garantir a efetivação de práticas eficientes de segurança da informação. Levando em conta a importância da conjugação desses dois elementos, na seção seguinte, indicaremos algumas tecnologias cuja implementação é fundamental para cuidar dos segredos informacionais de uma empresa.

Implemente as tecnologias necessárias

Com o atual desenvolvimento tecnológico, não existe empresa que trabalhe 100% no manual na hora de manipular dados. Tanto aquelas que foram criadas recentemente quanto as mais conservadoras utilizam algum tipo de tecnologia para coletar, armazenar, processar e analisar informações. E, para manter o sigilo desses dados, você precisa de tecnologias auxiliares que promovam a segurança.

Existem diversos recursos tecnológicos que atuam, em conjunto ou de modo isolado, na proteção dos dados de uma empresa

  • conexões seguras;
  • criptografia de dados;
  • assinatura eletrônica;
  • armazenamento em nuvem;
  • antivírus;
  • antispywares;
  • entre outras.

Cada empresa deve analisar o nível de segurança necessário e aplicar as tecnologias mais adequadas ao seu perfil e condições. Essas que listamos acima são bastante acessíveis e conferem uma excelente proteção aos dados do seu negócio. A seguir, vamos dar dicas de como utilizar alguns desses recursos a favor da proteção das informações da corporação.

Proteja suas redes de Wi-Fi

Quando falamos em conexão, é bom lembrar que operar com uma rede sem fio de internet é muito importante para o ganho de eficiência nos mais diversos tipos de atividades desenvolvidas no interior de uma empresa. E não poderia ser diferente. Isso ocorre em razão da facilidade, rapidez e comodidade de acesso, navegação e troca de informação próprios dos dispositivos de conexão Wi-Fi.

No entanto, se não for manipulada de modo adequado, uma rede sem fios pode trazer riscos para a segurança dos negócios. Sem a devida proteção, usuários não autorizados facilmente obtêm acesso à rede Wi-Fi, podendo invadir o banco de dados da empresa, roubar as informações e até mesmo praticar ações que danificam, destroem ou copiem periodicamente as informações registradas.

Por isso, é fundamental que sejam implementados mecanismos que protejam a rede sem fim fio de um negócio. Uma solução viável, tendo em vista a sua simplicidade e agilidade, é a criação de senha de acesso, a qual deve ser forte, isto é, ser composta por letras, números e caracteres especiais, que, em conjunto, dificultam a descoberta da chave por usuários indesejados.

Outra ação eficiente é efetuar o cadastro dos equipamentos autorizados a acessarem a rede Wi-Fi da corporação, o que bloqueia o acesso de pessoas não autorizadas. Essa medida é ainda vantajosa porque ajuda a ter um maior controle no que se refere a quem exatamente acessa o banco de dados da empresa ou mesmo faz alguma alteração nele.

Ambas as alternativas permitem a navegação de usuários temporários, como colaboradores eventuais, clientes e fornecedores. Isso pode ser feito por meio da criação de logins para visitantes e do registro de equipamentos por tempo determinado, com a predeterminação do período de acesso do dispositivo. Muito simples, não é mesmo?

Faça backup

Bastante comum no universo tecnológico, backup é uma expressão em língua inglesa que significa cópia de segurança. Trata-se de um conjunto de procedimentos relativos a uma outra vertente crucial da segurança da informação: a proteção contra a perda de dados, ação que é tão necessária quanto protegê-los do acesso feito por usuários não autorizados.

Com a realização de backups periódicos, a empresa garante que dispõe de todas as informações de que pode precisar, evitando as consequências trazidas por imprevistos. E isso é fundamental, uma vez que, embora os recursos tecnológicos sejam cada vez mais sofisticados e desenvolvidos, ainda é comum haver perdas de dados, seja por falha computacional ou erro humano.

Além disso, o backup, principalmente os que são feitos em nuvem, protege as informações de potenciais roubos aos equipamentos em que estão armazenadas. E, como não podemos prever o futuro ou apenas contar com a sorte, essa é uma ação essencial para promover a segurança das informações empresariais.

Armazene seus documentos na nuvem

Como mostramos no tópico anterior, guardar adequadamente as informações relativas a um negócio é muito importante para o seu funcionamento. Por isso, o local de armazenamento desses dados deve ser o mais seguro possível, tanto no que se refere ao acesso de usuários quanto no que diz respeito ao backup feito para manter cópias extras das informações.

Nessa perspectiva, o armazenamento em nuvem figura como uma excelente solução. Isso porque, ao consistir em uma tecnologia que permite o armazenamento de dados de forma remota, por meio da internet e sem a necessidade de um local físico para a guarda dos arquivos, o sistema em nuvem confere, ao mesmo tempo, praticidade e segurança no processo de arquivamento e acesso informacional.

Esse tipo de serviço de armazenamento permite que a empresa proteja suas informações de modo a compartilhá-las somente com os usuários autorizados. Tal compartilhamento seguro é possível uma vez que uma nuvem privada, modelo comumente usado no mundo comercial, tem sua proteção feita por meio do firewall da empresa, o que confere maior controle dos dados.

Firme um contrato de confidencialidade

O contrato de confidencialidade é uma das medidas que não podem faltar na sua empresa. Cada pessoa que se relaciona direta ou indiretamente com dados sigilosos deve assinar um documento destes comprometendo-se a manter a confidencialidade dos dados trocados com a sua organização.

Empresas de tecnologia já possuem bastante familiaridade com contratos de confidencialidade, já que desenvolvem inovações que estão na dianteira do mercado. Já pensou se o protótipo do novo iPhone vaza e os concorrentes lançam produtos semelhantes antes da Apple? Seria um desastre comercial, não é?

O contrato de confidencialidade não pode impedir que alguém roube as informações da sua empresa e transmita a terceiros, no entanto, é a garantia de que você poderá ser indenizado por isso. Portanto, trata-se de um documento com validade jurídica, que deve ser assinado e guardado com todo o rigor.

Gerencie os riscos

A perda de dados sigilosos pode se dar de muitas maneiras: um vírus que rouba a informação de um computador, um hacker que invade o sistema da empresa, uma inundação que coloca a perder seu servidor e um pen drive perdido são só alguns exemplos de situações que podem ocorrer.

Antes que elas aconteçam, o ideal é que você mapeie todos esses riscos, por mais absurdos que possam ser, e crie um plano de ação para reduzir ao máximo as possibilidades de que eles venham a se tornar realidade.

Por exemplo: em vez de manter seus funcionários levando informações sigilosas em pen drives, opte pelo armazenamento na nuvem. Essa solução traz mobilidade sem afetar a segurança da informação.

Outra ideia: evite enviar contratos impressos para assinatura, o que abre brechas para fraudese vazamento de informações. Prefira a assinatura eletrônica e tramite seus documentos completamente pela via digital. Quanto menos pessoas tiverem contato com os dados da empresa, menor a chance de ver seu segredo comercial divulgado por aí.

Treine sua equipe

Quando as políticas de segurança da informação são impostas pela diretoria sem a devida explicação, a reação natural das pessoas é rechaçar as orientações. Isso porque elas não sabem quais motivos levaram à implementação de tais práticas.

O que você deve fazer é conscientizar seu time, seus fornecedores, diretores e demais parceiros de negócios a respeito da importância de se manter esses dados sob proteção. Já pensou se o protótipo do carro de corrida da McLaren cai em mãos erradas? É todo um investimento que se perde, uma tecnologia empregada que passa a ser de domínio público e que prejudica a performance da empresa por um longo tempo.

Além de reforçar a comunicação, certifique-se de que todos sabem operar os sistemas que a empresa utiliza com a aplicação de login e senha de acesso. E por falar nisso…

Estabeleça níveis de acesso à informação

Essa é uma das melhores atitudes que sua empresa pode tomar em questão de segurança da informação: deixar as informações estratégicas no âmbito estratégico, sem socializar os dados com quem não participa do processo.

Se sua equipe de desenvolvimento está trabalhando em um sistema que vai revolucionar o atendimento bancário, por exemplo, limite o acesso de pessoas não autorizadas ao setor. Mantenha os computadores conectados ao servidor da empresa, mas separados dos demais usuários, para evitar invasões. Servidores virtuais são ótimos para isso.

Crie protocolos de segurança, instale biometria para controle de acesso a computadores e mantenha monitoramento constante em locais onde soluções são desenvolvidas. A tecnologia está a seu favor, use-a!

Viu como é importante zelar pelos dados do seu negócio? Então, comece a cuidar da segurança da informação da sua empresa entrando em contato com a DocuSign!