Aprenda a gerar documentos automaticamente

Compras online, transações bancárias feitas diretamente no celular, reuniões que acontecem por meio da tela de computadores: a tecnologia vem ajudando a agilizar diversos processos que fazem parte do dia a dia de qualquer representante de vendas. Uma novidade em especial tem feito muita diferença para quem precisa gerar documentos com frequência: a possibilidade de fazer isso automaticamente, em poucos cliques e com muito mais praticidade.

Conhecida por ser um processo moroso e burocrático, a produção de contratos e outros documentos relevantes para a área de vendas está sendo atualizada. Com isso, o tempo que era dedicado à elaboração da papelada necessária tem sido otimizado para atividades focadas, de fato, nas vendas.  

Engana-se quem pensa que essa é uma tecnologia muito complexa de adotar. Já existem algumas soluções no mercado que realizam esse procedimento de forma prática, rápida e descomplicada. Neste post, selecionamos informações importantes sobre o assunto, para que você possa gerar seus documentos automaticamente. Continue a leitura e saiba como fazer isso!

Quais são os benefícios de gerar documentos automaticamente?

Pense na seguinte situação: um representante de vendas convenceu seu cliente a fechar negócio. O próximo passo é elaborar o contrato para concretizar a venda, certo? Como tudo é feito manualmente, ele acaba se estendendo mais do que esperava para gerar o documento. Resultado: enquanto ficava preso a essa tarefa, várias oportunidades de negócios deixaram de ser aproveitadas, e a produtividade desse profissional foi afetada.

É por essa e outras situações parecidas que os profissionais que trabalham com a gestão de documentos estão optando por uma alternativa muito mais prática e rápida. Os documentos gerados automaticamente têm garantido diversas vantagens para quem lida com contratos e afins diariamente. Isso tem facilitado não só a vida de representantes comerciais, mas também dos clientes atendidos por eles.

Falando sobre as vantagens dessa modalidade, o aperfeiçoamento do resultado do contrato é um dos grandes destaques. Com a facilidade de edição de forma rápida, é possível gerar documentos personalizados para cada caso em poucos minutos. 

Além disso, a agilidade no envio dos papéis digitais ao cliente pode ser uma aliada da rentabilidade da empresa. Com a Lei de Autenticação de Documentos em vigor desde 2018, a possibilidade de assinatura eletrônica em documentos digitais garante a validade jurídica. 

Isso elimina procedimentos burocráticos, como a autenticação em cartório e o reconhecimento de firma da empresa, conhecidos por, muitas vezes, atrasarem a conclusão do negócio.

Qual é a melhor forma de fazer isso?  

Gerar documentos digitais não é o mesmo que copiar e colar dados manualmente. A utilização de várias plataformas para produzir um único contrato já está ultrapassada, além de ser ineficaz. Atualmente, a integração entre ferramentas possibilita mais agilidade e precisão ao gerar a papelada.

A maioria dos sistemas de automatização de documentos disponíveis no mercado tem mirado na Salesforce (plataforma de CRM) para otimizar o processo. Como se trata de uma fonte de dados referente a todos os clientes que se relacionam com a empresa, as ferramentas buscam gerar documentos mais rapidamente ao vincular, automaticamente, as informações necessárias em cada modelo de contrato.

Exemplo disso é o DocuSign Gen para Salesforce, que vem ganhando mais adeptos a cada dia graças à sua praticidade. De simples configuração e utilização, essa solução permite gerar contratos profissionais personalizados rapidamente e com poucos cliques. Além disso, o DocuSign tem a opção de assinar documentos eletronicamente, o que complementa e otimiza a experiência do usuário.  

Como funciona o DocuSign Gen para Salesforce?

O principal diferencial do DocuSign Gen para Salesforce é agilizar o processo de elaboração de contratos. Em vez de redigitar os dados existentes no Salesforce, editando modelos antigos, a plataforma combina os dados do cliente com produtos e preços automaticamente. Isso permite gerar documentos personalizados e precisos em poucos minutos.

Por ser um aplicativo nativo do Salesforce, o DocuSign Gen funciona tanto com soluções de CRM quanto com as de CPQ. Apesar de ter sido criado na versão Lightning, o Gen ainda pode ser utilizado na variação Classic do Salesforce . É possível, ainda, incluir ou excluir do contrato qualquer conteúdo com base em regras de negócio ou dos próprios dados do Salesforce.

Tudo isso é feito da maneira mais simples possível, o que facilita a adaptação de qualquer representante da empresa. Após a instalação do aplicativo por meio do Salesforce AppExchange, basta fazer uma conta DocuSign e criar os modelos desejados. Depois disso, a ferramenta já está pronta para gerar os documentos necessários.

Por permitir mais agilidade na produção e na entrega dos contratos, um dos maiores ganhos com a utilização da ferramenta é a melhoria dos resultados. Com mais precisão no conteúdo dos documentos, o fechamento de negócios tende a ser concluído com sucesso e em menos tempo. Isso permite que o representante possa se dedicar à prospecção e gestão de outros clientes mais cedo, melhorando sua produtividade e aumentando o faturamento.

Para utilizar o serviço, é necessário assinar um dos planos da DocuSign, que variam de acordo com a demanda de cada corporação. Para quem quiser conhecer o funcionamento da ferramenta, a plataforma fornece um trial de 30 dias, que garante uma visão geral sobre suas funcionalidades. 

O futuro de quem trabalha com vendas é agora!

Com soluções práticas como o DocuSign Gen, o dia a dia de quem trabalha com vendas pode ser muito mais produtivo. Seja para gerar documentos, seja em outros processos, o principal objetivo das ferramentas de automatização é fazer com que o tempo gasto em processos burocráticos seja convertido em atividades comerciais, gerando melhores resultados.

A tecnologia aliada ao talento para o negócio faz com que as vendas se tornem mais bem-sucedidas. Isso, somado à possibilidade de escalar os procedimentos corriqueiros, amplia as possibilidades de atuação de qualquer empresa. Basta saber utilizar os recursos mais adequados às necessidades corporativas, proporcionando melhores ferramentas aos seus representantes.

Se você gostou de saber mais sobre os benefícios e a importância de gerar documentos automaticamente, experimente o DocuSign gratuitamente por 30 dias na versão trial! Não é necessário cadastrar um cartão de crédito!