RH online: saiba como se adaptar às novas prioridades do setor

RH online

Qual a principal atividade do RH? Contratar um funcionário, certo? Claro que isso é sim a tarefa mais usual da equipe e não deixou de ser. Mas, atualmente, o principal objetivo do setor vai além: é fazer com que a empresa tenha o máximo de talentos trabalhando para ela. Para isso, são feitas novas contratações, desenvolvimento de pessoas que mostrem aptidões essenciais e que já estão na empresa ou, até mesmo, manter eles na companhia, por meio de benefícios e outros fatores atrativos.

Com isso, passamos a discutir as novas prioridades do setor, que também vêm acompanhadas de diversas tarefas rotineiras. De acordo com o estudo “Tendências de RH 2020: Como livrar as equipes de RH de processos desatualizados”, realizado pela DocuSign, por meio de entrevistas com profissionais da área, os profissionais de RH acabam gastando mais tempo com outras funções do que com as prioridades da área.

Como o tempo do RH é usado hoje?

Os entrevistados relatam que, durante uma semana, gastam 85% do tempo em tarefas de operações, 75% em saúde e segurança, 75% para pagamentos e remunerações, mas apenas 55% em contratações e 65% em benefícios de funcionários. Ou seja, as duas atividades mais necessárias para manter os talentos na empresa, acabam sem tanta atenção da equipe. No geral, o estudo mostrou que a contratação acaba em oitavo lugar da lista.

Vamos refletir aqui que contratar novos funcionários não é um trabalho fácil. São horas selecionando os melhores currículos, além de rodadas de entrevistas e, quando é decidido pelo candidato ideal, começa outra jornada de uma documentação cheia de detalhes.

Mas de todas essas etapas, qual delas demora mais e precisa de mais esforço? O manuseio com papeis e assinaturas. Tudo começa com o recolhimento dos documentos, a criação do documento, as aprovações internas, além do funcionário precisar ir até a empresa para assinar.

Automatizar tarefas do RH ajuda a manter os talentos na empresa

Tudo isso demora e acaba consumindo muito tempo do RH, o que resulta em uma sobrecarga e não permite que a equipe esteja disponível para fazer as outras etapas com mais dedicação. Segundo o estudo citado anteriormente, 83% dos entrevistados ainda gerenciam todos ou a maioria de seus acordos em papel e apenas 1% deles utilizam a tecnologia como aliada. Por exemplo, assinaturas eletrônicas facilitariam todo esse processo de documentação, autorização e finalização do contrato, automatizando essa atividade.

Ou seja, o fluxo de trabalho do RH é atrapalhado por processos manuais, o que acaba gerando obstáculos, como falta de oportunidade para o aprendizado e desenvolvimento. Por consequência, também resulta em novos custos com erros, extravios de documentos ou falta de espaço para arquivar papeis e documentos. Tudo isso tira o foco da equipe de tarefas mais estratégicas.

Como grande parte das atividades do RH giram em torno de acordos, o grande X da questão para que o seu time se adapte à nova realidade é a automatização dessas tarefas com ferramentas digitais. Por isso, a tendência para o futuro é o RH online, que permite um fluxo rápido e eficiente das atividades que envolvem muitas pessoas ou que podem ser exercidas digitalmente com a mesma legalidade do papel e caneta.

Como funciona o RH online?

Apenas uma pequena fração dos entrevistados no estudo da DocuSign disseram utilizar 75% ou mais da tecnologia. Por exemplo, para que o fluxo seja realmente eficiente e a equipe possa utilizar 100% das ferramentas, é importante que se mantenha tudo o máximo possível alinhado e em um mesmo lugar. Então, não faz sentido assinar com assinatura eletrônica e imprimir o documento para arquivar. Ou então, receber os documentos presencialmente para preencher os espaços.

Para que isso seja feito de maneira totalmente proveitosa, o ideal é que todo o processo seja digital, de ponta a ponta. Equipes inovadoras de RH veem potencial na automatização desses processos mais trabalhosos, pois conseguem de dedicas mais no planejamento de carreira e outros marcos de benefícios, que aumentam a satisfação dos funcionários e ajudam a reter os talentos.

A automatização e o uso de ferramentas digitais é o que faz o RH ser 100% online e permite que a equipe tenha fluxos mais fluídos e eficientes.

E o futuro?

Daqui a cinco anos, os profissionais de RH, que foram entrevistados no estudo, esperam fazer a mesma combinação de responsabilidades que hoje, porém, com um uso maior de tecnologias que permitam receber mais benefícios. Quanto mais ferramentas combinadas, melhor é a integração do RH internamente e até com as outras áreas.

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