A área de TI reúne as atividades e soluções que dependem de recursos eletrônicos ligados à obtenção, o armazenamento, o acesso, o gerenciamento e o uso de informações. Cada vez mais, porém, as aplicações para TI estão se tornando mais amplas e sendo ligadas às mais diversas áreas, gerando um maior valor agregado, um melhor desempenho de negócios e muito mais segurança para a empresa.

Mesmo assim, ainda há muitas práticas ineficientes ou antiquadas que os profissionais de TI podem dinamizar pensando na máxima eficiência de sua rotina. Como agentes da transformação digital, nós temos algumas medidas importantes que as equipes do segmento podem adotar para avançar ainda mais na era digital.

Para começar, uma ação primordial é procurar oportunidades de eliminar o papel nas tarefas principais. Um bom ponto de partida é analisar e mapear os pontos de interação de documentos em papel em todo o fluxo de operações para entender quais tarefas mais se beneficiarão documentos digitais, assinaturas eletrônicas e gerenciamento de arquivos com base na nuvem.

As assinaturas eletrônicas estão se tornando padrão nas transações corporativas, e o uso dessa tecnologia pode ajudar sua empresa a conduzir os negócios de modo mais eficaz.

A implementação de uma plataforma de digitalização de processos também contribui para uma melhor comunicação entre equipes e unidades de negócio, fator fundamental para um setor de sucesso. Isso permite que o pessoal de TI entenda melhor os requisitos e processos únicos de cada departamento, podendo atender às solicitações com mais eficiência.

Também é comum que funcionários, fornecedores e clientes de uma empresa estejam espalhados pelo mundo, e isso é um grande problema quando os processos são baseados em papel. A capacidade de firmar acordos com segurança usando qualquer dispositivo móvel em qualquer lugar do mundo ajuda a garantir que as equipes em toda a organização possam aproveitar oportunidades importantes e lidar com os problemas com segurança tão logo eles surgem.

Ter um tempo de reação acelerado é outro ponto crucial para o sucesso num meio em que se trabalha com base em prazos. Ao padronizar e centralizar todos os processos numa plataforma digital, é possível transformar semanas em dias e dias em horas.

O setor como um todo, porém, sofre uma pressão cada vez maior para proteger a empresa de riscos cibernéticos e manter o compliance com políticas de privacidade e regulamentos legais. Pois bem, ao adotar assinaturas eletrônicas, por exemplo, você é capaz de proteger informações confidenciais e garantir uma cadeia de custódia totalmente segura. Além disso, os registros de auditoria também contêm carimbos de data e hora, facilitando a verificação do status de execução e da validade da assinatura. Você precisa ter certeza de que seus acordos, pedidos e afins tenham validade jurídica e estejam em conformidade com as leis.

Reduzir o número de cliques necessários para assinar e armazenar documentos e oferecer um controle de progresso automático são ações que ajudam a acelerar sua produtividade todos os dias.

Outra pressão sofrida pelo setor (e pelo mercado em geral) é, é claro, a orçamentária. Por isso, é importante identificar formas de aproveitar ao máximo seus investimentos já existentes, adaptando e incorporando tecnologias específicas do departamento. Ferramentas que fazem parte integrante da produtividade diária, como plataformas de CRM, de RH, finanças, jurídico e marketing, podem ser aprimoradas com novas soluções e integrações. Ao pesquisar e escolher ferramentas e aplicativos compatíveis com seus sistemas existentes, inclusive, além de economizar dinheiro, garante-se uma adoção mais rápida e generalizada dos novos fluxos de trabalho.

Aliás, não pense que só sua empresa deve mergulhar nas ferramentas digitais: os clientes e fornecedores de sua empresa provavelmente também estão de olho em iniciativas de eficiência digital. A necessidade de simplificar as operações e completar transações usando dispositivos móveis e o desejo de melhorar a experiência do cliente e do funcionário estão conduzindo essa mudança de mindset. Então é importante que as equipes de TI estejam alinhadas às novas tecnologias e processos além das adotadas pela empresa.

As experiências de transação que temos em nosso cotidiano (desde compras on-line até o suporte de dispositivos) estão definindo um novo patamar para as expectativas nos serviços profissionais, e mesmo num setor de suporte como o de TI, é preciso estar constantemente atento; as tendências no mundo dos clientes estão estimulando a digitalização a transformação digital todos os dias. Portanto, depois de ler este guia, procure seguir nossas dicas e praticar melhores atividades tanto em suas transações internas quanto nas voltadas para o cliente. Seus funcionários do TI e seus clientes agradecem. Para saber mais sobre plataformas de assinatura eletrônica acesse o nosso free trial e realize um teste grátis por 30 dias.

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