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Como ser mais produtivo no trabalho? Veja 10 dicas para começar hoje

Como ser mais produtivo? Pior: como fazer sua equipe ser mais produtiva no país da improdutividade? Dados da Conference Board mostram que 1 trabalhador norte-americano, em média, produz o mesmo que 4 trabalhadores brasileiros.

Em um outro estudo, dessa vez da Confederação Nacional das Indústrias, foi medida a produtividade dos trabalhadores de 12 economias, entre 2002 e 2012. O Brasil ficou na última posição, atrás de Cingapura e Taiwan. Mas o que há de errado no dia a da das empresas brasileiras?

Além de problemas com a qualidade da mão de obra nacional (por força da precariedade educacional no Brasil), há ainda no mercado muitos gestores que não sabem extrair o melhor de sua equipe, tampouco sabem como utilizar as ferramentas tecnológicas para aumentar a produtividade de seu time.

Desorganização é outro fator crítico, a comprometer o sucesso de uma empresa. E há inúmeros motivos para que esse descontrole floresça, como não delegar o trabalho, não saber delimitar prioridades, não adaptar sua empresa ao futuro dos recursos de TI, não gerenciar seu time adequadamente.

Para que você não incorra em nenhum desses erros, preparamos uma lista de 10 dicas incríveis para alavancar a sua produtividade e também a de sua equipe de trabalho. Você vai notar que elas impactam diretamente na gestão do tempo e desempenho pessoal, pode testar e conferir! Vamos lá?

Organize sua vida de forma digital

Não adianta ter mil aplicativos que ajudam a ser produtivo, se você não tem organização na hora de aplicá-los. Se você é ainda adepto da agenda de papel, repense sobre o uso da agenda do Google.

Ela sincroniza automaticamente com seu celular e notebook, você pode listar seus afazeres por prioridade, dia, hora, colocar alarme, entre outros. Se você ainda prefere a agenda física não tem problema, somente lembre-se de anotar tudo. Deixe post-its na sua mesa ou carro para que nada fique esquecido.

Traga a TI para seus processos administrativos

Muitos gestores perdem horas por dia assinando pilhas e pilhas de documentos em papel. Como ser mais produtivo com processos obsoletos?

Ora, é possível eliminar esse desperdício de tempo com a assinatura eletrônica, juridicamente válida e que reduz os custos com papel em sua empresa. Além de redução de custos, essa estratégia garante maior rapidez na tramitação de processos burocráticos e melhor gerenciamento dos documentos eletrônicos (em relação aos constantes extravios dos documentos físicos). Uma única mudança como essa impacta significativamente a produtividade de sua equipe (e a sua própria também, é claro!).

Delegue tarefas: ninguém é bom o suficiente para carregar o mundo nas mãos!

Se você tem um time de confiança, que nunca te deixa na mão, comece a delegar suas tarefas para eles. Talvez você tenha uma grata surpresa de como as coisas fluem melhor no seu ambiente de trabalho. Mantenha uma tabela com as tarefas delegadas a cada um, assim você não se perde na hora de verificar os resultados.

Aumente a sua produtividade e a de sua equipe com aplicativos de gestão do tempo

Hoje em dia é muito comum trabalhar on-line, por isso pesquise sobre aplicativos que possam ajudar a responder à questão de como ser mais produtivo no trabalho. Quer algumas dicas?

Evernote

Com ele é possível criar um “bloco de notas” virtual. Você pode colocar textos, fotos, áudios e tudo pelo computador ou celular. Está disponível para Windows, iTunes e Google Play.

Rescue Time

Esse aplicativo permite que você possa ver o tempo que está passando conectado. Ele analisa suas atividades e mostra a quantidade de tempo gasto em determinada página ou e-mail, por exemplo. Ótimo para organizar seu tempo. Disponível no Google Play.

Asana

O Asana é um aplicativo que ajuda nos trabalhos em grupo. Ele permite distribuir tarefas para seus funcionários, acompanhar e organizar projetos do seu time. Disponível no iTunes e Google Play.

Productivity Owl

Em português seria “a coruja da produtividade”. Com essa extensão do Google, é possível ver quanto tempo você está passando em um determinado site, e a partir disso uma coruja aparece e voa fechando estas páginas abertas. Você pode liberar alguns sites para que ela não faça isso, é só ajustar as configurações. Disponível no Chrome Web Store.

Trello

Esse aplicativo é conhecido por auxiliar nos fluxos de trabalhos particulares e em grupo. Você pode organizar e controlar suas pendências, seguir os prazos e ver seu progresso. Disponível no iTunes e Google Play.

Todoist

Um aplicativo que funciona como agenda. Você pode colocar prioridade, data, dia, hora e o que está devendo. Ele vai lembrar do que você planejou e avisar. Ainda é possível criar uma “conta conjunta”, assim seu parceiro pode visualizar as tarefas que você separou. Além disso, você ganha pontos se cumprir todas as suas tarefas do dia. Disponível no iTunes e Google Play.

Remember the Millk

Ele tem quase a mesma função do Todoist, também organiza suas tarefas em uma lista, porém envia lembretes por e-mail e SMS e você pode compartilhar suas tarefas e sincronizar documentos. Disponível no iTunes e Google Play.

Clear Focus

Esse aplicativo é um cronômetro que possibilita ao usuário intercalar trabalho e descanso. Ele se baseia na técnica Pomodoro, em que o trabalho é dividido em tempos de 25 minutos e intervalos de 5 minutos.

Enfim, são inúmeros aplicativos que podem ajudar a ser mais produtivo no seu ambiente de trabalho. Mas, vamos voltar à nossa lista.

Deixe suas prioridades claras

Não adianta fazer aquela tarefa que é para daqui a uma semana, se você tem uma para ser realizada amanhã. Deixar tarefas importantes de lado só aumenta o estresse na hora de fazê-las. Tenha uma lista de tarefas que precisam ser prioridades, ela ajuda a não deixar trabalhos acumulados.

Estabeleça metas em conjunto com outras políticas de motivação

Você acha possível que um timoneiro seja capaz de chegar a algum lugar que nunca esteve sem bússolas, mapas cartográficos ou qualquer outro instrumento de direção? Sem referenciais, é impossível saber onde você está e quanto falta para alcançar seus objetivos. Assim é também no ambiente empresarial, com o estabelecimento de metas e monitoramento de indicadores de performance (KPIs), cujo atingimento deve ser seguido de prêmios e bonificações. As metas são importantes, mas devem ser usadas como parâmetro de desempenho e estímulo de motivação, e não como instrumento de pressão sem sentido, por pura expressão autoritária da chefia.

É importante entender que a produtividade dos funcionários não depende apenas de sua dedicação, mas sim da atuação dos gestores e da empresa como um todo em busca de um ambiente propício ao impulsionamento dos resultados. As metas devem ser usadas pelos gestores para alavancar a empresa, sem desmotivar seus funcionários, mas também, em conjunto com outras políticas motivacionais. Por que? Herzberg vai nos ajudar a explicar isso.

Segundo a Teoria dos Dois Fatores, desenvolvida pelo norte-americano Frederick Herzberg (e considerada modelo quando o assunto é estudo sobre motivação), os elementos que despertam a fagulha da insatisfação/satisfação no ambiente de trabalho podem ser divididos em 2 fatores:

  • Fatores higiênicos (extrínsecos): ligados ao ambiente de trabalho, como salário, benefícios sociais, clima da empresa e relacionamento com colegas. Quando estão presentes, são capazes apenas de evitar a insatisfação.
  • Fatores motivacionais (intrínsecos): referentes ao próprio trabalho em sua essência. São os verdadeiros responsáveis pela satisfação dos funcionários. Incluem elementos como chances de promoção, autorrealização e reconhecimento.

O que Herzberg tenta mostrar nessa teoria é que a satisfação não é o contrário da insatisfação. Na verdade, na ausência dos fatores higiênicos, há insatisfação. Na sua presença, entretanto, há um “ponto neutro”, chamado apenas de não-insatisfação.

Por outro lado, é a presença dos fatores motivacionais que garantem a satisfação, sendo que, da mesma forma, sua ausência gera um estado de não-satisfação. O que Herzberg quer dizer com tudo isso (e o que tem isso a ver com a produtividade no trabalho)?

Para que um trabalhador se sinta motivado (e, portanto, seja mais produtivo), é preciso que tanto os fatores extrínsecos sejam contemplados (evitando a insatisfação) quanto os fatores motivacionais (assegurando a satisfação).

Com isso, as metas devem ser fixadas (de preferência, em conjunto com a equipe, com ensina Peter Drucker, na Administração por Objetivos) no intuito de mostrar a todos quais caminhos devem ser seguidos, bem como para sinalizar transparência nos critérios de avaliação de desempenho.

Estas metas devem ser seguidas de premiações e bonificações, além de nortear os aumentos de salários (atuando na perspectiva dos Fatores Extrínsecos). Por outro lado, elas devem ser base também para promoções e reconhecimento (atundo na perspectiva dos Fatores Motivacionais).

Verdadeiros líderes fazem das metas a ignição para elevar exponencialmente a produtividade de seus colaboradores. Mas isso se faz com motivação e poucos gestores sabem, de fato, como fundir cobranças por resultados com motivação. Aplicar a Teoria dos Dois Fatores é um primeiro passo para conseguir sucesso nessa tarefa.

Monitore o desempenho de sua equipe em tempo real

O que seus funcionários estão fazendo neste exato momento? Trabalhando? Será mesmo?

Para quem tem 2 ou 3 funcionários, é fácil acompanhar de perto o que cada um está fazendo. O problema é quando a empresa cresce, parecendo se tornar um gigante incontrolável (com dezenas de colaboradores autônomos, cujas performances ao longo do dia se tornam um enigma). Diversos estudos mostram que sem controle da gerência/supervisão, o tempo de trabalho efetivo dos profissionais costuma cair sensivelmente. Você é dos que acham que funcionários podem ser autogerenciáveis? A pesquisa abaixo talvez o faça rever alguns conceitos.

Um estudo feito há alguns anos pela Revista Você S/A mostrou que 80% dos profissionais entrevistados no Brasil gastavam até 3 horas por dia sem fazer absolutamente nada relacionado às tarefas da empresa. Mas não é isso o mais assustador do levantamento.

Ainda de acordo com a pesquisa, 84% dos entrevistados informaram que acessam redes sociais durante o horário de trabalho, 56% disseram fazer compras on-line durante o expediente, 11% confirmaram que acessam sites pornográficos e — pasme! — 2% confessaram até fazer sexo virtual. Tudo isso durante a jornada de trabalho.

Como coibir distrações no trabalho, enrolações e acessos indevidos? Existem atualmente no mercado algumas ferramentas de monitoramento de estações de trabalho, aplicativos instalados nas máquinas, por meio dos quais o gestor pode gerenciar em tempo real o que cada funcionário está fazendo em cada momento. Esse tipo de controle inibe a ocorrência de fatos como os citados acima.

Reserve um tempo para esfriar a cabeça

Como ser mais produtivo? Se para você, a resposta é chegar cedo ao escritório, sentar-se na cadeira, ligar o computador e passar 8 horas ininterruptas digitando e emitindo relatórios freneticamente, meu caro, sua equipe deve estar passando por problemas de eficiência. De acordo com os estudos do psicólogo e consultor Travis Bradberry, coautor do livro “Emotional Intelligence 2.0” (Inteligência Emocional 2.0), organizar as atividades em grandes blocos não faz sentido e quase sempre resulta em quedas bruscas no volume de produção. A pesquisa de Bradberry envolveu a utilização de computador para monitorar quanto tempo os funcionários avaliados gastavam para cumprir determinadas tarefas e medir suas oscilações de produtividade.

A conclusão da pesquisa é que a proporção ideal de organização das tarefas é a divisão entre 52 minutos de trabalho, seguidos por 17 minutos de descanso. Quem seguia esse regramento, conseguia alcançar níveis de concentração considerados excelentes.

A razão para esse fenômeno é que, segundo o autor, o cérebro humano é naturalmente condicionado a alternar períodos de grande energia (que duram cerca de 1 hora), seguidos por quedas (que duram entre 15 e 20 minutos). Forçar desempenho além do que a máquina humana é capaz de prover só contribui para elevar o estresse de sua equipe e piorar o clima organizacional.

Faça uma autoavaliação

Se você quer aprender a como ser mais produtivo no trabalho, é preciso se superar sempre. Por isso, tenha em mente que autoavaliações são uma ótima maneira para ver se o trabalho está rendendo. Peça que seus funcionários também façam isso. Assim, eles podem observar onde estão errando e melhorar.

Trabalhe só na hora do trabalho

Não adianta correr atrás do tempo perdido fora do trabalho. Mantenha -se saudável, com uma vida social ativa, pratique hobbies como ler, escrever, ver filmes, saia com sua família. Praticar uma atividade fora do ambiente de trabalho ajuda a descansar sua mente. Por isso, é importante garantir que todos os dias você esteja revigorado para dar novas opiniões, aumentar a produção e inovar dentro do seu negócio. Seu cérebro agradece.

O mesmo vale para sua equipe. Você pode estimular esse relaxamento promovendo atividades de integração na empresa. Além de revitalizar seus colaboradores, esse tipo de atitude aproxima empresa e empregado e melhora o clima organizacional.

Essas são dicas que você pode seguir, experimentar e repassar para seu time. Vire referência em inovação, pesquise e busque sempre melhorar o seu ambiente de trabalho. Quanto mais vocês evoluírem no processo de organização da empresa, mais produtivos serão.

Gostou das nossas dicas de como ser mais produtivo no trabalho? Tem alguma dúvida sobre esse tema? Mande um e-mail para nós.

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1 Comentário

  1. Artigo muito interessante. Parabéns.

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