A busca por soluções capazes de dinamizar e otimizar processos é uma realidade marcante do mercado empresarial atual. A necessidade por compor um fluxo de comunicação mais efetivo e estratégico, por exemplo, tem feito com que muitos negócios se apoiem no uso de recursos tecnológicos e de automação como forma de modernizar e atingir uma melhor performance operacional.

A verdade é que a competitividade presente em todos os ramos empresariais impulsiona a inovação e acentua a necessidade de uma atuação mais sólida e eficiente. Ir contra a essa realidade é, de certo modo, perder uma grande oportunidade de crescer e atuar de forma compatível com as novas demandas do mercado.

Por isso, neste post vamos mostrar como a assinatura eletrônica pode ser uma grande aliada das empresas, sobretudo quando o assunto é inovação e otimização de processos. Essa solução é a chave para o estabelecimento de um fluxo de comunicação mais eficiente. Saiba por que a seguir!

O que é fluxo de comunicação?

Antes de qualquer esclarecimento, é importante que tenhamos uma melhor compreensão sobre o conceito de “fluxo de comunicação”, afinal, esse termo é uma das bases para operações empresariais mais fluidas, consistentes e rentáveis.

Em linhas gerais, fluxo de comunicação nada mais é do que a dinâmica de circulação da informação dentro de um negócio. Isto é, o caminho que a informação faz para chegar até o seu ponto de conclusão, viabilizando a execução de um processo ou etapa, por exemplo.

A comunicação é um elemento de extrema relevância em ambientes corporativos, isso porque é essencial que todos os envolvidos nos processos, de colaboradores a líderes, estejam cientes do que ocorre na empresa. É isso o que garante a execução das tarefas de maneira mais alinhada e vantajosa.

Por exemplo, uma decisão tomada pela alta gestão da companhia, caso repercuta no trabalho das equipes, precisa chegar até elas da maneira adequada, de forma que todos possam se adaptar a qualquer tipo de mudança.

Fazendo o caminho inverso, problemas identificados pelas equipes também precisam chegar ao conhecimento dos líderes e gestores, já que são eles os responsáveis por tomar as decisões necessárias para corrigir.

Nesse entremeio, vale destacar, ainda, a importância do fluxo de comunicação para o estabelecimento de um programa de compliance eficiente. Para que a empresa atue de maneira regular, seguindo as normas e leis pertinentes à sua área de atuação, é imprescindível que os funcionários tenham pleno conhecimento das diretrizes, metodologias e boas práticas para que erros não ocorram, o que só é possível com um fluxo de comunicação ativo e efetivo.

Fluxo de comunicação e assinatura eletrônica: qual a relação?

Agora que você já sabe o que é fluxo de comunicação e como ele repercute na rotina de uma empresa, podemos tratar da importância da assinatura eletrônica na hora de reforçar essa comunicação.

Em empresas que lidam com alta quantidade de transações, seja comprando, vendendo, estocando etc., a comunicação entre os envolvidos nas relações negociais é essencial. Para garantir a regularidade das operações, é muito comum que haja a necessidade de formalização de contratos, envio e recebimento de documentos, além de outros expedientes com valor jurídico.

No entanto, quando se negocia com empresas e pessoas em diferentes localidades, a troca dessas informações pode ser tornar um desafio. Enviar cópias de documentos, ou até mesmo os originais, por via postal, por exemplo, diminui a fluidez das negociações, além ser inseguro.

Nesse contexto, a assinatura digital desponta como a solução mais adequada para as empresas, sobretudo na dinâmica atual dos negócios, em que cada vez mais os meios digitais substituem os processos mecânicos.

Como a assinatura eletrônica funciona?

A partir da assinatura eletrônica, o fluxo de comunicação da empresa recebe um reforço significativo, principalmente no quesito fluidez. Ao fechar negócios, independentemente se é a aprovação de uma compra, o fechamento de uma venda ou a formalização de um contrato, a assinatura eletrônica elimina a necessidade de expedientes manuais, como o envio de documentos por correio, para que a outra parte assine e devolva.

A interface totalmente digital dessa ferramenta permite que se faça a validação de operações de maneira muito mais cômoda e segura, dispensando carimbos, firmas ou autenticação de cartório.

Em poucos minutos, é possível efetivar negócios que antes levariam dias para serem concluídos. Tudo isso oferece uma vantagem competitiva valiosa para os negócios, que pode permitir o aumento da fluidez dos processos, o atendimento de mais clientes e um maior faturamento, sem que isso implique em elevação de custos ou aumento dos riscos para as atividades.

Quais os benefícios dessa ferramenta?

Além de otimizar o fluxo de comunicação, a assinatura eletrônica tem outras implicações positivas dentro das companhias. Vejamos algumas delas a seguir.

Redução da dependência de papel e transportadoras

Como a dinâmica de funcionamento da assinatura digital se baseia em uma plataforma virtual, os documentos e contratos ganham versões digitalizadas, muito mais fáceis de serem compartilhadas e assinadas pelas partes.

De maneira direta, a empresa que utiliza a solução reduz a sua dependência sobre o papel, o que gera uma redução nos custos, além de facilitar a gestão desses documentos, já que é mais fácil encontrá-los e armazená-los de forma segura quando estão em formato digital.

Outro reflexo da digitalização dos processos é a eliminação da necessidade de envio de documentos por transportadoras, correio ou qualquer outro meio físico. Muito mais do que repercutir nos custos, essa vantagem implica ganhos na agilidade e segurança das operações — pontos altamente valorizados.

Validade jurídica incontestável

A assinatura digital ou assinatura eletrônica operam como base em certificações e criptografias com validade jurídica em todo o território nacional. No caso da assinatura digital Certificado Digitais ICP Brasil garantem a total conformidade das assinaturas, atestando a sua autenticidade e validade, qualquer que seja o negócio firmado. Já na assinatura eletrônica uma trilha de auditoria completa de todas as etapas do documento, junto com a criptografia, atestam que o documento possui valor jurídico.

Em outras palavras, a assinatura eletrônica tem a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.

Por fim, como foi possível perceber, além de ser uma grande aliada da otimização do fluxo de comunicação das empresas, a assinatura eletrônica possui benefícios de diferentes ordens, como a automação dos processos, que agiliza os processos, reduz os custos e aumenta a segurança dos negócios realizados.

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