Em todo o mundo, as organizações estão mudando a maneira como negociam para acomodar os trabalhadores em suas casas. Mesmo com esses novos fluxos de trabalho, os acordos continuam sendo o centro de qualquer processo de vendas. Desde a geração de uma cotação ou proposta, passando pela redefinição e negociação do contrato até o fechamento da assinatura, as equipes de vendas podem dedicar muito tempo na construção de um contrato.

Com o surto da COVID-19, estamos acompanhando a quantidade de esforço para cada um desses estágios sendo ampliada. Apesar da função central desses documentos na condução dos negócios, muitas organizações ainda usam processos manuais em contratos de vendas. Essa configuração não é prática para a realidade atual, onde uma quantidade significativa de trabalhadores estão remotos, trabalhando em suas casas por causa da quarentena.  Fica bem difícil inclusive pensar em alta produtividade. Em nosso relatório feito pela Forrester, 65% dos profissionais que utilizam processos manuais afirmam que isso causa atrasos no fechamento de negócios.

Mas não precisa ser assim. As melhores equipes de vendas estão usando tecnologia, como o Docusign Agreement Cloud, para obter vantagens na automatização dos processos que, de forma analógica, consumiria o tempo dos representantes de vendas ao lidar com papelada e rastreamento de status do documento. Ao remover os aspectos manuais dos contratos, sua equipe pode criar um processo de vendas mais rápidos, que aumentam a receita e escalam sua empresa em meio as interrupções causadas pelo coronavírus.

Uma espiada no processo de vendas B2B

Os vendedores recebem uma das funções de maior pressão dentro de suas empresas: gerar receita. Assim que descobrem oportunidades de vendas, precisam gerenciar acordos de confidencialidade (NDAs) e elaborar cotações de preço. Depois de envolver o cliente, devem redigir um contrato ou proposta, que geralmente é seguido por várias rodadas de ajustes e revisão do time jurídico. Em muitos casos, erros, como de digitação, por exemplo, causam mais retrabalhos e atrasos. Todas essas atividades burocráticas tomam tempo do vendedor e causa atrasos no ciclo de negócios.

Mesmo depois que o contrato é assinado e a venda é concluída, o processo de vendas não termina. Um contrato assinado apenas aciona outra série de ações que afetam diretamente a receita da empresa – pagamentos, pedidos de compra, renovações, alterações e muito mais. O processo passa para faturamento, autorizações de pagamento, financiamento etc. O método de armazenamento de documentos afeta o pipeline de vendas, quando o cliente está pronto para renovação ou é necessária a manutenção da conta.

As ferramentas e os processos para vendas remotas mais bem-sucedidos têm vendedores focados em fechar negócios e interagir com os clientes, em vez de ficar preenchendo papeladas. Quando os vendedores se atolam em tarefas manuais, o processo de vendas não pode prosseguir e os negócios são interrompidos. A elaboração, edição, envio e gerenciamento de contratos leva um tempo valioso da venda. Durante uma pandemia, isso não é algo que qualquer organização possa pagar.

Benefícios de um processo de contrato digital para vendas

  1. Ciclos de vendas remotas encurtado

Acelerar o processo do contrato significa digitalizar cada estágio, do início ao fim. Um sistema moderno de contrato pode automatizar cada etapa do processo de vendas:

  • Geração de documentos e tempo de preparação;
  • Negociação de contrato e versionamento;
  • Obter assinaturas (enviar e receber acordos assinados);
  • Solicitação automática das próximas etapas do fluxo de trabalho depois da assinatura dos papéis (pagamentos, preenchimento etc.);
  • Gerenciamento e armazenamento do contrato.

A automação do processo do contrato de vendas acelera essas etapas, permitindo a venda remota e, ao mesmo tempo, resultando em ciclos de vendas mais curtos e  um aumento da receita. A integração do processo do contrato de vendas com os sistemas, que já têm os dados do cliente armazenados (Salesforce, Google, Box), permite que os representantes preencham os campos do contrato com informações precisas e evitam trabalhos duplicados. Isso pode economizar horas e até dias de trabalho administrativo para as equipes de vendas, o que libera tempo para novos negócios.

Um sistema moderno conecta eventos de contrato – principalmente sua conclusão – com processos de negócios posteriores. Um contrato assinado pode ser armazenado com o registro adequado do cliente no seu sistema de CRM. Um sistema de cobrança pode ser notificado automaticamente, incluindo pagamentos verificados como parte do processo de conclusão. Mais importante ainda, os representantes não precisam gastar tempo executando ou monitorando essas tarefas: eles podem voltar a vender. Mesmo a redefinição de acordos e emendas pode ser feita rapidamente a partir de praticamente qualquer dispositivo móvel (celular ou tablet por exemplo), o que reduz as idas e vindas, acelerando o processo.

  1. Segurança e visibilidade do documento

À medida que as organizações mudam para o trabalho remoto, todos os olhos ficam atentos à manutenção de padrões de segurança e controle. O armazenamento e gerenciamento de documentos não são exceções. Como o armazenamento ocorre no final do fluxo de trabalho, ele pode desaparecer facilmente da vista e da mente. No entanto, a fácil navegação e acesso aos contratos armazenados são críticos, especialmente para fins de cobrança e renovação.

Um sistema moderno de contrato permite armazenamento centralizado, visibilidade e capacidade de busca inteligente de todos os contratos de qualquer lugar. Da mesma forma que o Google oferece aos usuários uma interface única para pesquisar na Internet, deve haver o mesmo para os acordos de uma empresa, usando palavras-chave e frases.

Recursos robustos de pesquisa também podem ser usados para analisar dados dentro do contrato. Esse processo deve criar uma estrutura administrativa que economize tempo e recursos para sua empresa. Reduza o risco de contratos perdidos ou executados incorretamente implementando a tecnologia de contrato correta.

Muitas empresas não possuem um sistema de armazenamento estabelecido para acordos importantes. Salvar contratos em vários locais diferentes apresenta problemas de segurança e conformidade. O armazenamento inadequado também resulta em falta de relatórios precisos e visibilidade dos estágios de vendas que atrasam os negócios. No geral, o armazenamento adequado de documentos elimina a confusão e permite mais produtividade nas organizações de vendas.

  1. Redução de custos

Processos ineficientes não apenas consomem tempo e são impraticáveis, mas também trazem custos adicionais. A obtenção de assinaturas usando processos baseados em papel pode custar às organizações uma média mais de R$100 reais por documento. A obtenção de assinaturas eletrônicas economiza dias e até semanas, além de evitar a desaceleração da receita por causa de atrasos no processo de coleta das assinaturas.

Quando o tempo é desperdiçado na recuperação do contrato, ele interfere em outros negócios que poderiam ter sido adiantados durante esse período fiscal. O custo  por contrato leva em consideração tempo e recursos administrativos gastos no gerenciamento de documentos em papel. Esse custo também é responsável pelo preço dos contratos físicos, que incluem impressão, correspondência, rastreamento e armazenamento.

  1. Experiência de compra sem atritos

A lealdade do cliente é um tópico importante para as empresas no momento, especialmente aquelas com um modelo de receita recorrente mensal (MRR). É mais barato manter os clientes atuais do que adquirir novos. O objetivo se torna deixar o mais fácil possível para os clientes negociarem com você. Ter um processo de contrato digital cria uma experiência simples e agradável para os clientes, garantindo negócios repetidos. Caso tenha interesse você pode realizar um teste grátis da plataforma de assinatura eletrônica da DocuSign e enviar 5 documentos para assinatura eletrônica.

Essa experiência de compra tranquila é frequentemente chamada de “venda sem atrito” – uma frase utilizada na comunidade de vendas, pois os líderes pretendem remover os obstáculos e frustrações no caminho do fechamento de negócio. Um processo sem esses problemas ocorre interna e externamente. Um contrato com infusão de tecnologia elimina etapas manuais, como localizar o documento correto, imprimi-lo e enviá-lo por correio em papel. O remetente e o destinatário se beneficiam da automatização.

Para acelerar a venda remota, as equipes estão modernizando seus processos de contrato. Ao implementar uma solução completa para documentos, sua organização pode gerenciar o ciclo de vida do contrato do início ao fim, tudo em um só lugar. Ao automatizar a preparação dos contratos, a recuperação de assinaturas e o fluxo de trabalho subsequente, faz com que os vendedores fiquem livres de tarefas manuais e possam se concentrar nas interações com os clientes e em fechar negócios. Quanto mais tempo e recursos economizados por um processo de contrato digital, mais haverá para reinvestir em atividades de vendas lucrativas.

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