O controle de gastos empresariais, embora determinante para a atuação eficiente de qualquer tipo negócio, nem sempre é uma ação simples de ser desenvolvida. A necessidade de se reunir diferentes informações e estabelecer uma gestão mais profunda na empresa, a qual garanta mais visibilidade e controle sobre as operações, estão entre alguns dos entraves na realização de importante expediente.

De forma direta, a ausência desse controle pode prejudicar a saúde financeira da empresa, gerando imprecisão nas contas e desconhecimento sobre a real situação da companhia. Por outro lado, a sua correta execução é a base para se imprimir uma gestão financeira sustentável, com contas em dia e gastos administrados de maneira compatível com o porte e necessidade da empresa.

Nesse contexto, com o apoio da tecnologia, hoje é possível desenvolver um controle de gastos mais preciso, trabalhando com sistemas informatizados que coletam e centralizam dados oriundos de diferentes pontos do negócio. Assim, as atividades são mais bem documentadas e a gestão passa a ser mais simplificada.

A seguir, listamos 5 ferramentas que certamente podem auxiliar você, gestor, no controle de gastos da empresa, ao oferecer um suporte informativo mais qualificado para a execução dessa tarefa. Continue lendo e confira!

1. Sistemas de cobranças

Uma das premissas básicas do controle de gastos empresariais é ter uma boa documentação sobre todas as atividades que envolvem a entrada e saída de recursos na empresa. Nesse sentido, é fundamental investir em soluções capazes de otimizar o fluxo de cobranças, documentando e executando melhor esse processo, dando mais visibilidade ao gestor sobre os créditos pendentes de pagamento.

O sistema de cobrança, nesse contexto, desponta como uma ferramenta bastante estratégica para o negócio. A partir do seu uso, por exemplo, é possível automatizar as rotinas de cobrança, levando-se em consideração variáveis como:

  • valor da dívida;
  • prazo de vencimento;
  • tempo de atraso;
  • tentativas de recebimento, entre outras.

Assim, a empresa tem um suporte mais eficiente na hora de abordar e entrar em contato com o cliente, aumentando a probabilidade de que o crédito seja recebido sem complicações.

Vale mencionar, ainda, que bons sistemas trabalham de forma integrada com outras funcionalidades, como a emissão e envio de avisos por SMS, boletos de cobrança e controle de inadimplência. Tudo isso dá mais visibilidade às finanças, ajudando o gestor a entender a situação do negócio.

2. Sistema de emissão de notas fiscais

Outra maneira de se controlar os gastos de uma empresa está na gestão fiscal. Mais uma vez, boa documentação é a chave para processos organizados e transparentes. Por isso, contar com o apoio de um sistema de emissão de notas fiscais pode ajudar bastante no controle das finanças do negócio.

Além de permitir o correto cumprimento das obrigações fixadas em lei, o sistema de emissão de documentos fiscais traz mais agilidade ao processo, além de garantir mais rigidez. Como se trata de uma ferramenta de automação, cada operação feita pela empresa gera o documento correspondente de forma automática, seguindo os parâmetros estabelecidos.

Dessa forma, evita-se erros na emissão e gestão dos documentos fiscais, o que dá margem para rupturas no caixa da empresa com o pagamento a maior de tributos, além de descontrole nas compras e vendas efetivadas no período.

3. Controle de reembolsos

A política de reembolso é bastante comum no mundo corporativo. Em muitos casos, essa é a forma mais rápida e prática de se permitir a execução de uma determinada tarefa. Assim, por exemplo, caso um funcionário precise gastar do próprio bolso para executar uma atividade de interesse da empresa, esse gasto deve ser registrado para posterior reembolso.

No entanto, para que essa política funcione de maneira adequada e não gere abusos de nenhuma das partes envolvidas, é imprescindível que a empresa desenvolva um bom controle de reembolsos, utilizando as ferramentas e documentos necessários para garantir mais transparência.

Por sorte, hoje, já existem soluções, como a da DocuSign, para gerenciar esse tipo de demanda. Elas automatizam a prestação de contas, permitindo aos gestores autorizar, contabilizar e ressarcir despesas de funcionários de maneira muito mais rápida e regular.

Ferramentas de gestão de documentos mais completas, por exemplo, permitem ao usuário comunicar gastos corporativos de maneira simples, acessando a funcionalidade. A partir dela, então, se consegue preencher as informações da despesa, tirar foto com o celular das notas e comprovantes.

Todo esse processo é integrado ao setor responsável na empresa, o qual confere as informações e documentos, assina dentro da própria plataforma e confirma a despesa. Automaticamente um e-mail é enviado ao financeiro, com os dados necessários para efetuar o reembolso.

Ou seja, todo o procedimento é feito de maneira descomplicada e transparente por um smartphone, por exemplo.

4. Ferramentas que contribuem para uma boa gestão de fornecedores

Sabemos que toda empresa depende de fornecedores e parceiros para que consiga funcionar de maneira competitiva no mercado. Contudo, a relação com esses agentes, sobretudo os fornecedores, precisa ser bem controlada, de forma a garantir que os contratos sejam cumpridos de forma correta e os pagamentos se mantenham em dia.

Nesse contexto, o mercado já disponibiliza ferramentas voltadas para o cadastro de fornecedores de forma informatizada. Essa roupagem mais moderna desse processo, permite ao negócio fechar compras de forma mais rápida, por meio do registro de orçamentos, cronogramas de aquisição, entre outras informações.

5. ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning) é, em essência, uma ferramenta volta para a otimização da gestão empresarial em diferentes aspectos, inclusive do ponto de vista do controle de gasto.

A função desse sistema é centralizar as informações do negócio em um único repositório, o qual fornece os dados necessários para diferentes setores operem de maneira integrada, trocando informações.

Nesse contexto, por exemplo, o setor financeiro tem acesso aos registros de vendas do setor comercial, assim como os registros de compras do setor respectivo. Ou seja, o financeiro tem um controle mais amplo do fluxo de caixa do negócio, identificando, em tempo real, a entrada e saída de capital, independentemente de onde ocorrem.

Por fim, como foi possível perceber, o controle de gastos empresariais hoje em dia tem uma estreita relação com a tecnologia. Na maioria dos casos, o suporte informativo e gerencial de que os gestores precisam para acompanhar os gastos e o desempenho do negócio é oferecido por softwares e soluções tecnológicas. Assim sendo, seguir pela inovação é a melhor maneira de garantir um controle de gastos consistente e simplificado.

Então, gostou deste post? Quer seguir aprendendo mais sobre o controle de gastos em empresas? Aproveite e leia também nosso artigo sobre redução de custos corporativos!