O desenvolvimento de ferramentas tecnológicas e a popularização da internet fizeram uma verdadeira revolução nos modos como as empresas estruturam e gerenciam as suas atividades de mercado, o que inclui o surgimento bem como a consolidação de mecanismos virtuais de processamento de informações corporativas. Nesse cenário, a segurança de dados passa a ser uma preocupação central no mundo dos negócios, tornando-se a razão para a elaboração de sistemas e dispositivos protetivos.

E toda essa atenção não tem nada de exagero, sendo, na verdade, extremamente necessária para que um negócio possa prosperar. Isso porque, com a crescente informatização dos processos administrativos no ambiente empresarial, a implantação de ferramentas, técnicas e práticas que visam à proteção de dados é a base para que qualquer companhia mantenha as suas operações mercadológicas, possa aumentar a sua produtividade e seja competitiva.

Tendo em vista a importância da segurança de dados para a saúde de um negócio, preparamos este post. Nele, vamos mostrar quais são os principais erros cometidos na hora de proteger as informações digitais de um negócio. Mas não basta apenas mostrar o que está sendo feito de modo errado, não é mesmo? Por isso, também vamos dar dicas de como é possível evitar essas ações equivocadas. Boa leitura!

A importância de práticas de segurança das informações e dados da empresa

Não é a toa o que diz o ditado popular: o seguro morreu de velho. Como acontece com todos os provérbios, esse também tem a sua dose de verdade, especialmente quando é aplicado ao contexto empresarial. As práticas que objetivam conferir algum tipo de proteção às atividades de um negócio contribuem para que ele permaneça sempre com vitalidade, desenvolvendo o que se propõe de acordo com os métodos de ação traçados.

Isso se estende para as informações e os dados, principalmente de caráter virtual, que são gerados ou recebidos, editados e armazenados em uma companhia. O processamento informacional é fundamental para que uma empresa, seja qual for o seu segmento e porte, possa efetuar atividades básicas de planejamento, coordenação, controle e supervisão, tanto com relação aos bens produzidos ou serviços oferecidos, quanto no que se refere à gestão de pessoal.

Considerando que, atualmente, a maior parte das operações administrativas, financeiras, contábeis e tributárias de qualquer negócio é feita a partir de procedimentos digitais, o cuidado com o ambiente virtual da empresa deve ser uma preocupação constante. É preciso que sejam tomadas precauções que evitem a cópia inapropriada de informações por usuários não autorizados, o extravio de documentos e o vazamento de informações de natureza sigilosa.

Ter esses tipos de cautela com os dados corporativos, que constituem o patrimônio de uma empresa, é uma forma de prevenir prejuízos provenientes tanto de fraudes financeiras quanto da necessidade de retrabalho para recuperar documentos — quando isso é possível. Tais precauções ainda contribuem para dar credibilidade ao negócio, de forma a manter a sua imagem sem arranhões diante de seus clientes, fornecedores e mesmo concorrentes.

Erros comuns de segurança de dados corporativos

Agora que já explicitamos a importância de adotar práticas de segurança de dados, vamos mostrar os quatros principais erros que as empresas costumam cometer quando devem proteger as suas informações. Fique atento às dicas para evitar ações equivocadas!

1. Não investir em segurança

Esse é o erro mais básico. É muito comum que as empresas prefiram direcionar os seus investimentos para segmentos que julgam merecer prioridade, como setores de sua cadeia produtiva ou mesmo marketing. O problema é que deixar de investir em segurança da informação pode literalmente custar caro ao negócio, já que, com isso, ele corre sérios riscos de sofrer fraudes ou perder documentação.

Para evitar essa roubada, é recomendável que a companhia faça um mapeamento de todas as atividades que são desenvolvidas em seus setores. A partir daí, ela deve verificar quais são os procedimentos de proteção de informações mais adequados a cada uma de suas operações para, então, dar início à implantação dos recursos. Em seguida, é essencial conscientizar e treinar os funcionários.

2. Não controlar os usuários que acessam as informações

O extravio e mesmo a alteração de dados corporativos são ações feitas sempre por alguém. Ocorre, porém, que, com frequência, as empresas não se preocupam em controlar os usuários que acessam as suas informações internas e externas, o que inviabiliza descobrir os responsáveis por operações equivocadas ou comprometedoras. Sem esse controle, é impossível identificar a fonte de fraudes, caso sejam cometidas.

A boa notícia é que não é difícil sanar essa falha. Com um sistema integrado de gestão de informações — cujo acesso só é liberado a usuários autorizados e mediante registro — a empresa é capaz de controlar quem acessa os seus dados, definindo a quais deles são permitidas a visualização e a edição. Caso algum tipo de informação da companhia possa ser acessado externamente, por clientes ou fornecedores, basta que eles tenham também que efetuar login.

3. Não ter políticas de segurança bem definidas

Outro erro comum no ambiente corporativo é a ausência de uma política de segurança de dados apropriadamente definida e divulgada. Sem a elaboração e a explicitação de normas de uso aos funcionários, torna-se impossível padronizar os procedimentos relativos à proteção de informações que foram implantados na empresa, o que pode fazer com que eles não surtam o efeito desejado.

Isso pode ser evitado com a ação em três etapas. Primeiro, é necessário estabelecer por escrito as normas de uso e proteção de dados da empresa. Depois, todos os funcionários devem ter acesso a elas, de forma a compreenderem, cada um, a sua função no cumprimento dessas normas. Por último, é fundamental supervisionar o funcionamento da política implantada a fim de melhorá-la, se preciso.

4. Não realizar backup

Com o ritmo acelerado que caracteriza a rotina do mundo dos negócios hoje em dia, frequentemente o backup dos dados é deixado para depois — um enorme erro! Como nem mesmo o maior expert do universo dos computadores tem total controle sobre o funcionamento das tecnologias digitais, o mais adequado é que sejam feitas cópias de segurança com periodicidade, para que nada seja perdido.

Para isso, a empresa deve, primeiramente, estabelecer quais tipos de dados devem ser salvos e com qual frequência temporal esse backup precisa ser feito. Em seguida, é necessário definir os responsáveis por efetuar esse processo e em que local o salvamento será efetuado — se em mídias físicas, por exemplo, ou em nuvem, o que é mais recomendado.

Zelar pela segurança de dados da empresa é um dos principais segredos para que ela seja capaz de alcançar e manter o sucesso almejado. Assim, a proteção das informações corporativas é uma prática que deve ser incorporada à política da companhia e fomentada junto a todos os colaboradores, a fim de criar uma cultura organizacional baseada na prevenção e no cuidado.

O que achou das nossas dicas? Você já adota alguma delas? Conte nos comentários qual é a sua experiência com segurança de dados na empresa! Ou realize um teste grátis da plataforma em nuvem de assinatura eletrônica da DocuSign