Renovação contratual a distância: como a assinatura eletrônica ajuda você?

renovação contratual A renovação contratual é cercada de detalhes que não podem escapar do contratante e contratado, sob pena de deixar brechas jurídicas que podem ser questionadas em Juízo. Ao mesmo tempo em que exige atenção, um aditamento ou simples renovação automática impõe o timing preciso à data de vencimento e, portanto, velocidade.

Mas e quando as diferentes localizações geográficas são empecilhos para a renovação? Nesse caso, a renovação de contrato a distância pode ser realizada, mas depende da assinatura eletrônica e, mais do que isso, de uma gestão de contratos digital.

Neste post você vai entender os benefícios de uma gestão de contratos inteligentes, com processos otimizados e digitais no momento da renovação. E não importa se ela é realizada pessoalmente ou a distância. Confira agora!

Quais são os cuidados necessários durante uma renovação contratual?

O processo de renovação de contratos de qualquer espécie demanda preparação e planejamento para que a situação saia conforme esperado.

Se estivermos tratando de uma renovação contratual de locação, por exemplo, cabe à imobiliária obter a anuência do locador, discutir o que vai ser alterado no contrato (como novo prazo, caso haja aditamento), elaborar a minuta, coletar assinatura dos envolvidos, proceder a validações notariais e, enfim, entregar uma via a cada interessado.

Tudo isso que foi narrado se refere ao procedimento manual. Mas em um mundo cada vez mais digital, não faz mais sentido passar por todo esse desgaste. Até porque se uma das partes estiver em outra região do país, como fazer a renovação de contrato? Gastando dinheiro com serviço postal?

No caso das locações, há ainda que se lembrar de que quando todo esse processo de renovação contratual é feito por meio de documentos físicos, é preciso anotar os vencimentos originais em agendas ou planilhas, a fim de não deixar que o ajuste vigente se transforme automaticamente em contrato por tempo indeterminado (conforme art. 46, §1º da Lei das Locações).

De toda forma, não importa se você atua em um escritório contábil, imobiliário ou de advocacia. Sobretudo, se você ainda trabalha de forma “analógica”, a renovação contratual vai exigir os seguintes cuidados:

  • atentar aos prazos de expiração do contrato;
  • agregar valor à proposta;
  • propor valores com uma margem “extra” para negociação;
  • elaborar a minuta com antecedência;
  • pensar em cláusulas que corrijam eventuais falhas do contrato anterior;
  • analisar os níveis de serviço (SLA) para estudar a inserção de sanções.

Não é impossível prestar atenção a todos esses fatores quando se tem um único contrato. O problema é quando a empresa lida com dezenas ou centenas deles. O simples esquecimento de uma data de vencimento pode deixar a organização desprotegida juridicamente. Daí a necessidade de ter uma gestão de contratos online.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica para renovação contratual?

Tecnologia focada na gestão de contratos não garante o contrato perfeito, mas assegura que você não vai perder negócio porque um interessado está fora do país. Também garante que você não corra o risco de perder a data de renovação, tampouco se esquecer de inserir aquela cláusula fundamental. Um sistema de gestão de contratos online como a suite de soluções Agreement Cloud da DocuSign, reduz consideravelmente sua margem de erro.

É que quando você leva automatização para sua gestão contratual, injeta velocidade, qualidade, padronização e pontualidade aos seus ajustes. E isso se faz de muitas formas, os dois mais importantes delas são: a assinatura eletrônica e uma plataforma de CLM

Uma plataforma de assinatura eletrônica garante que um contrato seja assinado em alguns minutos, ainda que contratante e contratado estejam em áreas geográficas distintas ou em locomoção dentro de um táxi.

Ou ainda que o acordo seja celebrado mesmo que uma das partes esteja em uma área rural, sem acesso à Internet. É que, nesse caso, todo o processo é gravado e a assinatura é completada assim que o usuário volta a ter sinal de internet.

A assinatura eletrônica dispensa até mesmo a burocracia e o alto custo das chancelas notariais. Esse modelo computacional de autenticação tem a mesma validade jurídica da firma manuscrita reconhecida, conforme a MP 2.200-2/2001, que ainda está em vigor.

Como se não bastasse, essa tecnologia aplicada à renovação contratual que existe numa plataforma de CLM costuma ser integrada a soluções completas de gestão de documentos online, criando um verdadeiro ecossistema de tramitação de contratos com ajuda de Inteligência Artificial, da elaboração ao arquivamento — e sem uma folha sequer impressa.

Nesse ambiente, o armazenamento dos acordos é feito em nuvem privada, com recursos avançados de pesquisa e segurança de nível bancário. Há ferramentas de pré-preenchimento, biblioteca de cláusulas e lembretes de datas de expiração.

Isso abre espaço para você pensar em ter uma empresa “paperless”, o que significa eliminar o tempo perdido com atividades administrativas e reduzir drasticamente o espaço físico. Veja que toda essa revolução começa com a simples troca da assinatura à caneta pela assinatura eletrônica. Em resumo, ter uma solução como o DocuSign CLM e assinatura eletrônica) trazem à empresa:

  • alertas automáticos quando da proximidade do vencimento contratual;
  • bibliotecas de cláusulas, aumentando a velocidade de elaboração de contratos;
  • recursos de pré-preenchimento e correções automáticas;
  • assinatura eletrônica com a mesma validade jurídica da assinatura com chancela notarial;
  • possibilidade de assinar contratos de qualquer lugar e em qualquer momento (mobilidade);
  • aumento da segurança na gestão da renovação contratual — contratos em nuvem privada com alto grau de proteção de dados;
  • redução de custos com impressões, materiais de escritório, toners etc.

E quanto aos pontos de atenção ao escolher a assinatura eletrônica?

Como você percebeu, a renovação contratual pode ser muito mais simples quando se tem ao lado uma plataforma de gestão de documentos online integrada com o recurso de assinatura eletrônica, assim como é na DocuSign. Esse tipo de ferramenta evita atrasos, extravios, logística de tramitação física, reuniões desnecessárias, entre outros percalços suprimidos com o advento dos smart contracts.

Entretanto, é preciso lembrar que existem dezenas de fornecedores desse tipo de solução no mercado, mas com amplitudes de qualidade diferentes. Considerando que estamos tratando da tramitação, assinatura e do arquivamento de seu patrimônio informacional, é preciso pensar além do custo para definir qual a melhor solução para a sua empresa.

Dessa forma, o processo de escolha da plataforma de gestão de documentos online deve passar pela análise do know-how do fornecedor, bem como de sua solidez no mercado. Algo que a DocuSign domina, dado que é a líder mundial em assinatura eletrônica e com mais de 500 mil clientes pagantes pelo mundo todo.

Camadas de segurança básicas (como login/senha, autenticação de dois fatores, backups automáticos) estão incorporadas aos sistemas da DocuSign. Isso sem falar em sua capacidade de integração com aplicações como Salesforce, Microsoft Office, Google Apps etc.

Interessou-se por esse tipo de tecnologia em sua gestão de contratos? Então conheça mais o DocuSign CLM ou faça um teste grátis da Assinatura eletrônica. Entre agora em contato com nosso setor de vendas e mude o ritmo da renovação contratual em sua empresa, estando você dentro do escritório, trabalhando em Home office ou em qualquer lugar.

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