Entenda como eliminar processos manuais e agilizar o trabalho

Como eliminar processos manuais

Um dos principais alicerces para que o negócio atinja o sucesso é a otimização das suas atividades produtivas e comerciais. E não poderia ser diferente, uma vez que o aumento da eficiência operacional, a partir da eliminação de processos manuais, está na base do funcionamento das empresas que obtêm maiores lucros, ao mesmo tempo em que reduzem custos.

Dessa maneira, a companhia que pretende agilizar o seu fluxo de trabalho, aumentando os índices de produtividade, precisa extinguir os processos manuais na rotina empresarial. Para ajudá-lo com isso, vamos mostrar o que é necessário fazer para otimizar de uma vez por todas o funcionamento do negócio, com ênfase nas vantagens de automatizar processos. Confira já!

O que fazer para agilizar o fluxo de trabalho e melhorar resultados?

O segredo é colocar em prática um conjunto de ações e tecnologias capazes de otimizar o funcionamento empresarial, de modo a tornar o negócio mais competitivo. Para tanto, deve-se estabelecer metas, planejar, traçar estratégias, definir procedimentos, adotar ferramentas tecnológicas, assim como criar mecanismos de supervisão e controle. Veja o que a companhia precisa fazer!

Elimine a caneta e o papel

O primeiro passo para otimizar o negócio e alcançar ótimos resultados é acabar com a burocracia, ao eliminar o papel dos processos do cotidiano corporativo. É fundamental que a empresa opere com documentos e assinaturas eletrônicas ou digitais, como os contratos eletrônicos, já que esse tipo de recurso torna as atividades do negócio bem mais dinâmicas, organizadas e ágeis.

Além de reduzir os custos com impressão, armazenamento e envio, a assinatura eletrônica de documentos diminui o tempo de tramitação de contatos, fazendo com que as negociações sejam fechadas de forma mais rápida. Essa iniciativa também torna as transações mais seguras e livres de fraudes, pois o uso da assinatura eletrônica fornece confiabilidade ao processo de autenticação da identidade das partes.

Automatize as atividades

A informatização do trabalho é uma ação obrigatória para a empresa que busca agilidade e melhor desempenho, assim ganhando vantagem competitiva diante da concorrência. Por isso, ela deve automatizar, tanto quanto possível, as tarefas executadas na sua rotina organizacional, deixando os colaboradores livres para fechar negócios e resolver problemas que demandam interação humana.

Dessa maneira, é importante que a companhia implemente soluções que informatizem suas operações tornando-as mais ágeis e menos dependentes da intervenção dos funcionários. Vale a pena disponibilizar canais de atendimento automáticos, como os chatbox, armazenar arquivos em nuvem, operar com software de assinatura eletrônica e usar plataformas de elaboração e gestão eficiente de contratos, como o DocuSign CLM.

Mapeie os procedimentos

Quanto melhor a empresa conhecer os detalhes de seu funcionamento, mais ela será capaz de gerir tanto o desempenho do seu time quanto a eficiência das suas operações. Logo, mapear todos os procedimentos que são executados na companhia é uma estratégia que possibilita o aprimoramento dos processos produtivos, administrativos, financeiros e comerciais da organização.

A partir desse mapeamento, que deve ser contínuo, o negócio tem condições de supervisionar permanentemente a eficácia das suas atividades corporativas. Com isso, a empresa não só identifica os gargalos que tendem a surgir na cadeia produtiva, como pode, constantemente, implementar melhorias que garantam a sua competitividade no segmento em que atua.

Faça gestão por processos

Para maximizar os resultados de um negócio, é essencial que ele seja visto como um todo, orgânico e completo, no qual os setores, as atividades e os colaboradores são compreendidos em conjunto, estando integrados. Essa concepção sistêmica, que possibilita o controle mais efetivo das operações de uma empresa, só é possível quando se faz a gestão por processos.

Nesse modelo de gerenciamento, os objetivos da organização são alcançados com maior assertividade, de forma menos onerosa e em espaços de tempo mais curtos. Isso acontece porque, com essa modalidade de gestão, os processos do negócio podem ser equilibrados, integrando as diversas atividades desempenhadas nas diferentes áreas da empresa para que caminhem rumo à conquista das mesmas metas.

Acompanhe o desempenho

Uma empresa que deseja melhorar o desempenho tem que supervisionar os seus resultados atuais, já que isso contribuirá para que ela tenha de onde partir na hora de implementar estratégias de aprimoramento. Nessa ótica, o uso de instrumentos e técnicas de medição confiáveis é essencial para garantir a obtenção de dados condizentes com a realidade da companhia.

Recomenda-se que a organização combine ferramentas para acompanhar e avaliar periodicamente o seu desempenho em termos produtivos, comerciais e econômicos. Vale a pena investir em medidas capazes de mensurar parâmetros diversos, como as métricas de vendas, os índices de produtividade dos funcionários e os indicadores de satisfação dos clientes.

Quais são as vantagens de eliminar processos manuais?

Ao conhecer as estratégias para agilizar o fluxo de trabalho e melhorar os resultados da empresa, já foi possível ter uma boa ideia do quanto é vantajoso eliminar os processos manuais da rotina empresarial. Para deixar isso ainda mais claro, confira, a seguir, quais são os principais benefícios trazidos pela automatização de tarefas e procedimentos na organização:

  • extinção de custos com a elaboração e o armazenamento de documentos impressos;
  • diminuição do tempo gasto na execução de tarefas operacionais;
  • mais segurança nos processos de negociação com o uso da assinatura eletrônica;
  • possibilidade de integração efetiva entre as áreas do negócio e as equipes de trabalho;
  • aumento da satisfação dos clientes, que passam a ser atendidos com mais rapidez e eficiência;
  • otimização dos procedimentos envolvidos no ciclo de vida dos contratos;
  • redução da burocracia típica nos procedimentos administrativos;
  • elevação da produtividade dos colaboradores nos diferentes setores;
  • melhoria da imagem da empresa e consolidação da marca diante do seu público-alvo;
  • criação de uma cultura organizacional voltada para a inovação empresarial;
  • crescimento das vendas e maximização dos lucros.

A eliminação de processos manuais é uma iniciativa obrigatória para o negócio que busca se destacar em seu segmento, atraindo cada vez mais clientes. Além de gerar uma série de vantagens para o negócio, a automatização dos procedimentos e tarefas desenvolvidos na empresa contribui para que ela se mantenha competitiva e alcance resultados expressivos a curto prazo.

Que tal conhecer as ferramentas tecnológicas ideais para otimizar o seu negócio? Experimente a DocuSign!

assinatura eletrônica

 

Autor
DocuSign Contributor
Publicados
Temas relacionados