Sejam eles longos ou curtos, organizados ou desestruturados e rendendo bons ou maus frutos, o fato é que processos nada mais são que meios pelos quais se consegue atingir resultados. Tais resultados, por sua vez, dependem de como a otimização dos processos é feita, a fim de torná-los mais eficientes, aumentando assim a agilidade com que são desenvolvidos, reduzindo os recursos empregados e maximizando os resultados gerados. Parece complicado demais? Nada disso! Com as dicas campeãs que trouxemos no post de hoje não tem como errar: é aplicar e ver os resultados positivos aparecerem! Então fique de olho!

Mapeie os processos atuais

Para melhorar os processos de qualquer empresa, primeiramente é preciso conhecê-los. Até mesmo quem já tem um sistema de gestão da qualidade implementado, com o devido manual para orientar a execução dos processos, precisa fazer essa revisão de vez em quando. Isso porque, ainda que as pessoas tenham recebido orientações iniciais, as melhores práticas acabam se perdendo na correria do dia a dia.

Como é praticamente impossível garantir que todos os processos vêm sendo executados exatamente como você gostaria, reúna sua equipe e peça para que os colaboradores contem, em detalhes, como os processos atuais são conduzidos. Eleja um responsável por registrar tudo, a fim de que possa analisar com mais cuidado depois, reestruturando o que for preciso de acordo com o que a equipe acredita ser o mais correto e eficiente a fazer.

Informatize a empresa

Seguindo a sequência natural de um bom mapeamento vem a informatização — adoção de ferramentas tecnológicas que reduzem o tempo de cada processo. Com sistemas de gestão empresarial você ganha velocidade no processamento das informações e promove a tão desejada otimização de processos, tornando-os mais ágeis e eficientes.

A informatização também contribui para aumentar a produtividade do time nas tarefas diárias e ainda reduzir custos, uma vez que você deixa de usar tantos insumos materiais para tramitar as informações internamente, conectando os setores na comunicação.

Desenvolva o capital intelectual

Processos eficientes não são construídos do dia para a noite, tampouco dependem apenas da tecnologia. Na verdade, é preciso contar com pessoas capacitadas para operar toda essa tecnologia. Nesse sentido, para promover a otimização de processos, você também deve investir nodesenvolvimento do capital intelectual da empresa, apostando pesado em treinamentos para os funcionários.

A lógica não tem mistério: pessoas bem treinadas desempenham suas atividades com maior afinco e comprometimento, consequentemente fazendo um trabalho de maior qualidade. Por saberem exatamente o que deve ser feito, elas também se tornam mais produtivas, gerando mais resultados em um tempo menor.

Descentralize a gestão

Um dos fatores que impede a produtividade dos funcionários é a gestão centralizadora, aquela em que o chefe demanda ser consultado para absolutamente tudo. Nesse cenário, quando o gestor não está presente, os colaboradores simplesmente cruzam os braços e param de produzir até que ele volte.

Para não incorrer nesse erro, delegue as tarefas e as responsabilidades sem ficar supervisionando o trabalho alheio a cada 5 minutos. Esclareça quais são as atribuições dos funcionários e o que é esperado de cada um, oferecendo-se para ajudar e não para fiscalizar. Quando sentir que uma pessoa não está acompanhando o ritmo ou está deixando de fazer suas tarefas, chame-a para conversar em particular e procure entender seus motivos. Entenda que seu papel é de liderança. Então lidere os funcionários pelo caminho traçado pela empresa!

Desperte o espírito empreendedor do time

Ao falarmos sobre otimização de processos, estamos nos referindo a um trabalho contínuo, que exige o envolvimento de todo o time para que realmente funcione. Mas ninguém vai se arriscar a dar sugestões de melhoria se você não estimular o espírito empreendedor dos funcionários, não concorda?

E o melhor é que fazer isso é fácil: basta manter uma política de feedback clara e transparente, aceitando críticas e sugestões de maneira receptiva. Criar programas de fomento à inovação também é uma medida bastante fácil de implementar e que certamente contribuirá para que a empresa tenha seus processos constantemente revisados e melhorados.

Adote ferramentas colaborativas

Em vez de recusar de primeira uma ideia que parece não ser das melhores, que tal lapidá-la? Muitas vezes, um grande insight surge como um diamante bruto, uma pedra feia e aparentemente sem valor. Para não desperdiçar o potencial do seu capital intelectual, adote ferramentas colaborativas, por meio das quais as pessoas possam trocar conhecimentos, desenvolvendo projetos em conjunto.

Já pensou que um defeito recorrente em um processo pode ser solucionado por alguém que sequer faz parte dele, tudo por causa de um ponto de vista diferenciado a respeito do assunto? Lembre-se de que otimizar é pensar criticamente e levantar hipóteses de solução. Aí é que surgem as ferramentas de colaboração, como um blog na intranet ou uma rede social corporativa, que podem ajudar bastante.

Resolva um problema de cada vez

Cada empresa possui processos únicos, mas muitos são conduzidos ao mesmo tempo, o que impede que se tenha um olhar mais apurado sobre todos simultaneamente. Por isso, não se iluda: você não vai resolver todos os problemas de otimização de processos da sua empresa de uma única vez! O melhor a fazer então é focar em um problema de cada vez, priorizando os processos-chave para a obtenção de resultados na empresa.

Se sua empresa é do segmento industrial, é fundamental que a produção não pare, certo? Então comece por aí. Já se sua empresa é varejista, comece pelas vendas. O importante é identificar os principais gaps de competência do negócio e começar a resolvê-los um a um. Você pode inclusive adotar ferramentas de gestão da qualidade para melhorar sua capacidade de resolução — como o diagrama de Ishikawa ou o ciclo PDCA.

Acompanhe sua evolução

Otimizar processos envolve aprender constantemente a melhorar o desempenho do seu negócio. E para saber se você está de fato melhorando, é preciso acompanhar a evolução de perto. Para tanto, crie indicadores de desempenho que permitam mapear seus resultados ao longo do tempo.

Se uma medida de melhoria foi implementada hoje, verifique como ela está sendo conduzida e que tipo de resultados trouxe: aumento da produção, melhoria das vendas, redução de custos e assim por diante. Quantifique esses ganhos para ter um parâmetro de análise e assim saber com precisão quais medidas foram efetivas e quais devem ser revisadas e novamente aprimoradas.

E aí, ainda ficou com alguma dúvida sobre a otimização de processos? Deixe seu comentário aqui e participe da conversa!

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