Como fazer o onboarding digital? Veja métodos para simplificar o processo

mulher realizando o onboarding digital

A tarefa de onboarding é uma das mais importantes dentro de uma organização. Afinal, não basta contratar os talentos certos para a sua equipe, é necessário que o seu encaixe na empresa seja o melhor possível. Mas fazer isso não é um trabalho tão simples, sobretudo quando falamos do aumento dos processos de onboarding digital.

Segundo uma pesquisa da Fortinet publicada pelo Olhar Digital, 30% das empresas que adotaram o home office durante o período de pandemia pretendem manter parte de suas equipes no regime remoto. Apesar de muitos benefícios, existem alguns problemas, como a comunicação.

Sendo assim, como realizar o processo de onboarding digital de forma eficiente? Os cuidados devem ser redobrados para garantir o sucesso nessa tarefa: da escolha de ferramentas que permitam, por exemplo, a troca de documentos de forma digital até ações que ajudem a melhorar a experiência dos seus funcionários.

O que acha de se aprofundar no assunto e entender como otimizar o onboarding digital? Preparamos um artigo completo com alguns métodos que podem tornar o fluxo mais eficiente. Continue a leitura para conferir!

O que é o onboarding?

Por muito tempo, as organizações simplesmente realizavam as contratações, informavam aos novos contratados quais eram as suas funções e seguiam a rotina normal de trabalho. Com tendências como o RH 5.0, essa perspectiva tem se modificado nos últimos anos e é essencial fazer com que a adaptação de novos contratados seja a mais eficiente possível.

Diante disso, surgiu a necessidade de definir um processo de onboarding. A tradução livre para o português exemplifica bem esse conceito: fazer com que o novo contratado se sinta a bordo da empresa. Ou seja, colocá-lo a par de questões como a rotina de trabalho, a cultura da organização e os processos internos. A ideia é justamente facilitar a adaptação desse novo profissional.

Quais são os benefícios desse processo?

Mas por que isso é tão importante? A resposta é simples: produtividade. Por melhor que seja um profissional, ele precisa se adaptar ao dia a dia da companhia para conseguir exercer o seu trabalho. Seja conhecendo a ferramenta utilizada pela equipe, seja entendendo o fluxo de tarefas, tudo isso acelera o processo de adaptação e permite que ele foque em suas funções o mais rápido possível.

Quando o processo de onboarding é bem realizado, a tendência é que os resultados da sua contratação apareçam rapidamente. Em vez de esperar por muitas semanas até que o profissional compreenda o fluxo de trabalho, ele vai se encaixar na cultura da organização de forma natural. Dessa forma, contribui para um clima organizacional muito melhor em toda a empresa.

Como fazer o onboarding digital?

A necessidade de migrar para o trabalho remoto, porém, exige que a equipe de Recursos Humanos encontre maneiras de otimizar o onboarding digital. O que acha, então, de conferir algumas dicas valiosas para esse trabalho?

Utilize o DocuSign eSignature

Visando garantir um processo eficiente de onboarding digital, é preciso contar com as ferramentas certas para o trabalho, seja para assinar contratos online, seja para ganhar tempo e reduzir a burocracia. Uma das soluções que você pode encontrar é o DocuSign eSignature, que permite a troca de documentações com validade jurídica de forma otimizada.

Nos processos remotos, a equipe de Recursos Humanos pode otimizar a contratação de novos talentos, por exemplo, por meio da ferramenta. Além disso, é uma forma de reduzir o tempo e a burocracia envolvida nesse processo e economizar alguns recursos. Por meio da assinatura eletrônica, é possível acelerar acordos, diminuir processos manuais e facilitar a integração com sistemas e ferramentas que a sua equipe já usa.

Faça chamadas de vídeo

As chamadas de vídeo em exaustão e para longas reuniões podem ser bastante cansativas, contudo, devem ser utilizadas de modo a humanizar o processo de onboarding digital. Fazer isso por e-mail ou troca de mensagens pode deixar toda a etapa mais fria. A ideia de utilizar o vídeo, portanto, é reduzir o impacto da distância física e criar um clima agradável para todos, mesmo que trabalhando remotamente.

Envie informações sobre a cultura e os times

Explicar sobre a cultura e a estrutura de funcionamento da empresa é parte fundamental do processo de onboarding digital. No processo presencial, essa prática poderia ser acompanhado naturalmente com o dia a dia de trabalho, mas se torna mais difícil no ambiente digital. Sendo assim, o time de RH precisa produzir conteúdos relevantes para apresentar informações acerca desses tópicos.

Monte um cronograma de atividades

Especialmente na primeira semana de contratação, pode ser importante criar um cronograma de atividades exclusivas para o onboarding digital. A ideia é focar na realização de ações voltadas à adaptação dos novos talentos da equipe. Faça uma agenda com atividades que contribuam para que eles se sintam a bordo, como uma conversa descontraída com outros membros do seu time.

Delegue pessoas para ajudar os novos colaboradores

Falando em outros colaboradores, a equipe de Recursos Humanos deve encontrar profissionais que possam contribuir para a adaptação, de preferência que mantenha um contato mais próximo com os novos contratados. A ideia é quebrar o gelo e garantir que eles se sintam acolhidos pelo restante do time, além de ajudar com dicas e outras informações valiosas sobre a rotina de trabalho.

Faça reuniões periódicas nos primeiros meses

Além do foco inicial nas primeiras semanas, os três primeiros meses de trabalho também merecem uma atenção especial. O objetivo é fazer reuniões periódicas com os contratados a fim de garantir que eles estejam se adaptando. Torna-se necessário um canal para apresentar feedbacks e entender como o time de RH pode contribuir para uma jornada inicial ainda melhor.

O onboarding digital é um processo fundamental para o dia a dia de trabalho da sua empresa. Garantir que os novos profissionais se adaptem rapidamente aos fluxos da sua companhia é essencial para conseguir resultados positivos em longo prazo. Com as ferramentas e estratégias adequadas, você pode tornar essa tarefa ainda mais fácil, mesmo de forma remota.

Agora que você já sabe como o onboarding digital pode ser otimizado a partir da utilização das tecnologias adequadas, o que acha de conhecer um pouco mais sobre as nossas soluções? Sem nenhum compromisso, faça um teste gratuito e descubra como a DocuSign pode otimizar os processos internos da sua empresa!

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