O RH é um departamento que toca todas as camadas e pessoas de uma empresa. Conforme a atuação de todos os setores vai se tornando cada vez mais integrada, o papel dos gestores de funcionários passa a ser mais crítico e mais estratégico.

Quando este departamento de fato se moderniza, não há mais tempo perdido com papelada, arquivamento e outras atividades burocráticas que sempre marcaram a atuação do profissional de RH. Dessa forma, sobram horas e horas para encontrar novos talentos, realizar coaching com gestores e evoluir o ambiente de trabalho com novos projetos.

Mas como atingir essa realidade? E como serão feitas as pequenas ações do dia-a-dia nessas circunstâncias?

A simples implementação de uma plataforma de gestão de documentos que centralize todos os fluxos pode dar passos significativos na modernização do departamento – e, pode não parecer, mas é um processo realmente simples, que no caso da DocuSign, o serviço já pode começar a ser usado em apenas três dias.

Até a nova dinâmica no ciclo de documentos de onboarding e offer letters faz com que novos funcionários se impressionem com a praticidade de poder assiná-los em qualquer lugar e a qualquer hora.  

Para começar, quando se fala de contratação – a pedra fundamental do RH –, muitas outras áreas são envolvidas. O departamento financeiro precisa dos dados bancários do novo funcionário, o time de TI precisa criar um novo e-mail, separar notebook e outros dispositivos que serão usados pelo recém-chegado e é claro que tudo isso precisa ser assinado por diversas outras áreas. Numa rotina digitalizada desde a preparação dos documentos, todo este processo é catalisado através de automação e simplificação.

Antes de integrar novos reforços na empresa, contudo, essa tecnologia precisa fazer brilhar os olhos de quem a usará com mais frequência. Para isso, é importante que alguns processos capitais sejam contemplados (ou melhor, digitalizados) e a diferença entre a nova forma de trabalhar e os métodos tradicionais, consequentemente, fique em evidência.

Criar, enviar, acompanhar e armazenar formulários de liberação de dispositivos e bens, certificados, atualizações de compliance e quaisquer outros documentos que precisam da interação ou da validação de funcionários envolvidos é muito mais fácil a partir da implementação de uma plataforma digital. Tempo é poupado, dinheiro é economizado e eficiência é potencializada.

Monitore em tempo real quem já assinou os documentos enviados pelo departamento e envie lembretes para quem ainda sequer abriu o envelope com uma plataforma ampla de gestão de documentos.

Em casos de empresas nas quais a força de trabalho não está fixa num escritório – muitos funcionários estão constantemente em trânsito, visitando clientes ou atendendo a reuniões e eventos –, pode ser difícil correr atrás dos responsáveis por autorizações ou de um vendedor que deve assinar um plano de compensação, por exemplo. Da mesma forma, alcançar cem, quinhentos ou dois mil funcionários com uma mesma mensagem sobre as novas políticas da companhia também costuma ser uma atividade que faz o pessoal do RH perder o sono. Felizmente, nosso tipo de solução é desenvolvido pensando nestes empecilhos, já que é possível enviar, receber e assinar documentos remotamente através de um dispositivo móvel, bem como encaminhá-los em lote para quantas pessoas for necessário.

Além disso, uma plataforma que englobe assinaturas eletrônicas precisa ser capaz de simplificar o que já é simples – não é só de inovação que se faz o sucesso, afinal. Uma opção de assinar arquivos pessoalmente, na qual um tablet da empresa pode ser levado até o funcionário para que ele assine localmente sem a necessidade de enviar por e-mail e esperar que a visualização, muitas vezes é uma mão na roda.

Tudo isso já é possível com a DocuSign de forma prática, ágil e intuitiva. Conte com o nosso time para levar seu departamento de RH de vez para a era digital e descubra como a tecnologia pode beneficiar a rotina desse departamento cada vez mais estratégico com um teste grátis por 30 dias.