8 melhores práticas para implementar sistemas de gerenciamento de contratos na sua empresa

melhores práticas para implementar sistemas de gerenciamento de contratos na sua empresa

Ano após ano, a digitalização vem se tornando uma realidade cada vez mais importante nas empresas. Por isso, aproveitamos o momento para falar sobre algo fundamental nesse tema. Afinal de contas, você conhece os benefícios de contar com sistemas de gerenciamento de contratos?

Caso não, sem problemas. O nosso objetivo é apresentar isso à sua atenção, demonstrando como você pode aprimorar tanto a segurança quanto a agilidade operacional da sua gestão a partir desses sistemas. Então, não perca tempo e acompanhe!

Quais são os benefícios de contar com sistemas de gerenciamento de contratos?

Economia, precisão e controle. Em nossa visão, essas são as três principais vantagens conquistadas por meio de uma boa solução de gerenciamento de contratos. Abaixo, explicaremos esses pontos em mais detalhes. Confira!

Economia

A economia é um benefício inerente à digitalização. Inicialmente, a maior agilidade operacional oferecida pelos sistemas confere economia de tempo, pois reduz os intervalos necessários para achar, analisar, editar, assinar e compartilhar esses documentos.

Em um segundo momento, destacamos a economia financeira, representada pela redução de custos na compra de materiais de escritório, uso de papel e custeamento de taxas cartorárias e logísticas — que são vantagens referentes ao uso da assinatura eletrônica.

A assinatura eletrônica é uma solução estratégica, complementar e fundamental para ampliar a economia da gestão digital de contratos. Por meio dessa ferramenta, as assinaturas são realizadas remotamente, combinando segurança, velocidade e economia.

Precisão

Como sabemos, o manuseio e armazenamento de documentos físicos apresenta uma série de dificuldades, com sérios riscos à própria confidencialidade e integridade desses materiais. Por meio da gestão digital, não existem essas vulnerabilidades, tornando a operação mais segura e menos propensa a erros e prejuízos.

Controle

Por fim, destacamos o aspecto organizacional. A gestão de documentos online garante maior flexibilidade ao acesso dos arquivos, de onde quer que você esteja. Mas, além da acessibilidade, frisamos um ponto gerencial: o controle de prazos.

Afinal, um dos maiores desafios na gestão do ciclo de vida dos contratos é se manter atualizado sobre as datas de vencimento e renovação. Com a gestão digital, essas informações são constantemente notificadas, eliminando equívocos, negligências, rotatividades e cancelamentos indesejados.

Quais são as 8 melhores práticas para a implementação do sistema?

Adoção de tecnologia, capacitação de funcionários, atribuição de responsabilidades e muito mais. Da forma como percebemos, existem, pelo menos, oito práticas fundamentais para a implementação de um bom sistema de gerenciamento de contratos. Dê uma olhada!

1. Selecione a melhor tecnologia

A começar pela etapa mais crítica de todas. Em nossa visão, não importa o quão alinhada seja a sua gestão, ou o quão disposta esteja a sua equipe a adotar o novo sistema, pois a contratação de uma tecnologia complexa, defasada e pouco intuitiva pode colocar tudo por água abaixo.

Por isso, o primeiro e mais importante passo é identificar a melhor solução no mercado. Aqui, cabe apresentar a DocuSign. Caso não nos conheça, vale notar que somos a principal referência no mundo em tecnologias de gestão de documentos, assinatura e autenticação.

Especialmente para o ciclo de vida dos contratos, desenvolvemos uma solução premiada, a DocuSign CLM, que é complementada pela nossa plataforma de assinatura eletrônica, a DocuSign eSignature.

Ambas fazem parte da suíte de aplicativos DocuSign Agreement Cloud. Além de ser um ecossistema confiado pelas maiores instituições de tecnologia, finanças e governo no mundo, oferecemos um período gratuito de trial para que você veja a mudança na sua empresa.

2. Conquiste o apoio das lideranças

Após identificar a melhor solução, chega o momento de conquistar o voto dos responsáveis pela contratação. Com a DocuSign, essa persuasão é facilitada, pois oferecemos os melhores especialistas de mercado para te ajudar nessa tarefa, além exemplos de clientes que já aderiram a estas tecnologias e hoje sentem o benefício nas suas operações.

3. Defina quem será o responsável pelos sistemas

Essa é uma prática proporcional à adoção da ferramenta na sua empresa. Caso adote o sistema em fase de experimentação em apenas um departamento, como o jurídico, você precisará selecionar apenas um responsável para administrar a plataforma.

Por outro lado, caso a adesão seja generalizada, incluindo RH, jurídico, compras, orçamento, marketing e afins, pode ser interessante atribuir um head por departamento. Outra solução é determinar um profissional de TI como o responsável geral pela manutenção e com o sistema em um nível mais técnico.

4. Capacite os funcionários

Como apontamos, é fundamental priorizar a contratação de um sistema simples, fácil e intuitivo, justamente para facilitar a familiarização dos funcionários. Para agilizar esse processo, é interessante realizar um seminário rápido ensinando tudo o que as novas ferramentas podem oferecer.

5. Estabeleça metas e KPIs

Todo investimento tecnológico precisa reverter métricas que confirmem a positividade estratégica do investimento realizado. Por isso, é importante que a gestão determine indicadores capazes de apontar economias e otimizações após a implementação da ferramenta.

6. Realize a implementação em etapas

Inicialmente, a implementação pode parecer uma tarefa massiva. No entanto, ela se torna muito mais fácil quando é fragmentada em várias pequenas etapas. Além disso, é possível simplificá-la se você contratar uma tecnologia intuitiva, prática e bem documentada.

7. Determine quais contratos serão migrados primeiro

Essa é uma tarefa que varia conforme a sua operação. Em uma tocada experimentalista, você pode querer testar a nova solução, migrando os contratos de menor relevância primeiro. Por outro lado, você pode querer agilizar a operacionalização do sistema, migrando os de maior prioridade — no fim das contas, é a sua gestão que determinará o melhor caminho.

8. Teste as configurações e os processos

Por fim, antes de colocar tudo para funcionar, vale a pena testar várias situações e cenários de uso — que é, inclusive, um formato interessante para o treinamento dos funcionários. Assim, todos aprendem como a ferramenta funciona e o que precisam fazer para alcançar seus objetivos na plataforma.

Como falamos, existem várias etapas que podem facilitar a modernização operacional da sua gestão. Outra dica valiosa é a análise dos seus processos atuais, pois esse tipo de observação é capaz de identificar deficiências que possam ser solucionadas por meio das funcionalidades dos sistemas de gerenciamento de contratos.

Agora que você conhece as vantagens da adoção de bons sistemas de gerenciamento de contratos, aproveite para iniciar essa revolução com quem entende do assunto. Para isso, basta acessar nossa página e começar o seu período de teste grátis!