Roberto Figueiredo é executivo em uma empresa que centraliza seus processos logísticos. A falta de investimento em TI nos últimos anos fez com que a companhia passasse a ter dificuldades para rastrear entregas e organizar rotas. Fora que esse descompasso sinaliza obsoletismo aos consumidores, especialmente porque a organização insiste em entregar mercadorias mediante assinatura em recibos de papel. Parecem detalhes, mas esses pontos estão afetando a imagem da empresa no mercado.

Ana Siqueira é proprietária de uma rede de escolas. Em plena era em que a interface on-line é largamente usada para complementar a transmissão do conhecimento em sala de aula, os professores de sua instituição ainda se comunicam com pais por meio de bilhetes ou recados em cadernos. Com o passar do tempo, a impossibilidade de concorrer com instituições de vanguarda, que exploram diversos ambientes de aprendizagem, mergulhou o colégio em dificuldades aparentemente intransponíveis.

Seguindo a mesma linha, temos seguradoras, corretoras de valores, redes de varejo e até financeiras. Em um mundo de negócios digitais, não alinhar seus processos às novidades do mercado é entregar o destino da companhia ao sabor da sorte. Que tal descobrir agora quais ações devem ser feitas para melhorar a imagem da empresa no mercado?

A dificuldade de crescimento é culpa da crise?

Em períodos de crise, muitos gestores atribuem à retração econômica todo o peso das dificuldades financeiras enfrentadas por suas empresas — o que nem sempre corresponde à realidade. Aliás, a literatura acadêmica é abundante em pesquisas que comprovam que, na maioria dos casos, o colapso empresarial é fruto muito mais de falhas na gestão que de fatores macroeconômicos propriamente ditos.

Na prática, a crise econômica apenas revela problemas de gerenciamento que costumam permanecer ocultos em momentos de bonança. Nesses períodos críticos, organizações com alto nível tecnológicoconseguem ampliar sua produtividade e reduzir custos por força da TI, engolindo os rivais menos preparados.

Como a transformação digital afeta a imagem da empresa?

Seja no mercado B2B ou no B2C, métodos analógicos, uso de papel e baixo comprometimento com questões de sustentabilidade podem impactar as decisões de compra. Para você ter uma ideia, uma pesquisa recente da consultoria Nielsen revelou que 45% dos consumidores brasileiros admitem que o engajamento com o meio ambiente é um fator que influencia suas escolhas.

A tecnologia nos processos também demonstra profissionalismo, pioneirismo e atualização ao mercado. E, evidentemente, tudo isso também impacta o comportamento de compra do consumidor! Já a insistência em sistemáticas defasadas pode manchar a imagem da empresa.

Quer um exemplo? Pense em uma imobiliária que pede para se comunicar com os clientes por meio de fax ou que envia laudos de vistoria por carta registrada. Acha que essa empresa transmite credibilidade suficiente? E o que dizer dos negócios que assinam contratos no papel?

Em uma era de recursos como Email Comprova, que substitui as postagens registradas, e assinatura eletrônica, que permite a chancela de documentos em poucos segundos, é praticamente impossível se manter de portas abertas fazendo negócio como na década de 80! É preciso acompanhar a evolução, trazendo alternativas para acelerar processos, ampliar a qualidade da produção e reduzir custos.

Você está preparado para a Indústria 4.0?

Em 1780, a máquina a vapor e a mecanização da produção têxtil foram as ignições da primeira Revolução Industrial. Um século mais tarde, chegou a vez do petróleo e do desenvolvimento da indústria automobilística, que encabeçaram as transformações sociais. Mas esse processo evolutivo não parou por aí!

Entre os anos 40 e 70, os computadores e a microeletrônica deram o tom das mudanças no ritmo da sociedade, o que se convencionou chamar de terceira Revolução Industrial. Atualmente, entretanto, com a junção de tecnologias físicas, biológicas e digitais, fenômenos como Internet das Coisas (IoT) e nanotecnologia se apresentam como novos referenciais na era da Indústria 4.0. Sua empresa está preparada para essa revolução?

Drones, impressoras 3D, assinatura eletrônica, computação em nuvem, empresas 100% paperless: tão absurdo quanto imaginar uma empresa que lide com impressoras matriciais hoje em dia será, em pouco tempo, acreditar que ainda existam organizações assinando documentos no papel. Que tal evitar o desgaste na imagem da empresa e prepará-la para o futuro desde já?

Onde entra a digitalização das operações?

A oferta de serviços de TI na modalidade SaaS (Software as a Service) democratizou o acesso à tecnologia de ponta. Soluções de última geração, que antes ficavam restritas às grandes corporações, hoje podem ser adquiridas com assinatura mensal por empresas de todos os portes. É injustificável, portanto, a manutenção de processos analógicos e métodos obsoletos que impedem o aumento da produtividade, aumentam custos e maculam a imagem da empresa.

Se sua organização ainda trabalha com papel, já pensou na possibilidade de digitalizar completamente todas as suas operações? Saiba: a fusão entre computação em nuvem e assinatura eletrônica permite esse salto rumo à transformação digital.

Em um post recente sobre arquivo eletrônico, mostramos dados de uma pesquisa da PwC sobre os inúmeros problemas de trabalhar com documentos físicos. Nesse cenário, é preciso se preocupar com extravios, perda de produtividade da equipe com atividades administrativas, desperdício de tempo na procura por arquivos perdidos e desrespeito ao meio ambiente. Isso sem falar na completa ausência de agilidade nos processos de uma empresa não digital.

Imagine a diferença entre uma imobiliária que assina contratos eletronicamente, em poucos minutos, e outra que precisa levar as vias contratuais para serem assinadas pelos locadores, depois pelos locatários, seguido do reconhecimento de firma em cartório. Quem aqui está mais suscetível a perder uma boa fatia de mercado?

Uma plataforma de assinatura eletrônica possui baixo custo e alto retorno sobre o investimento, além de um funcionamento bastante simples. Você faz o upload do documento na plataforma, inclui a assinatura por lá e indica os locais que necessitam da firma de terceiros. Uma mensagem é disparada ao e-mail dos envolvidos que, ao logarem no sistema, consolidam suas assinaturas em questão de segundos.

O mais interessante é que, segundo a legislação brasileira, essa assinatura tem a mesma validade jurídicaque a assinatura no papel. Então reflita: se você pode estar à frente do segmento, por que se manter obsoleto?

Lembre-se: tornar sua empresa paperless diminui custos administrativos com papel, cartuchos e energia, reduz as atividades administrativas da equipe, dá mais agilidade ao negócio e mostra respeito e compromisso com o meio ambiente aos stakeholders. E tudo isso, é claro, fortalece a imagem da empresa!

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