Toda empresa precisa racionalizar seus custos, sempre tendo em vista o aumento da lucratividade. Parte dessa responsabilidade passa por um setor crucial: o de compras.

São os profissionais dessa área que organizam as demandas internas da empresa e procuram os melhores fornecedores de suprimentos, aqueles com qualidade, prazos e preços mais vantajosos.

Com tanta responsabilidade, a equipe de compras precisa ser preparada. E isso envolve contar com as ferramentas adequadas para gerar diferenciais competitivos para a empresa.

No post de hoje, vamos mostrar algumas das melhores estratégias e soluções tecnológicas para melhorar a produtividade e a satisfação no setor. Confira!

Entenda a dinâmica de compras

Com alta demanda e necessidade de muita agilidade, algumas equipes de compras acabam trabalhando de forma reativa. Nesse cenário, os fornecedores só são acionados em regime de urgência, quando há necessidade, o que pressiona o preço das transações para cima e a qualidade da entrega, para baixo.

Para não cair nessa armadilha, a equipe precisa fazer diagnósticos constantes das demandas internas, identificando quais itens são solicitados, em qual volume e frequência, podendo assim planejar melhor os processos de compra.

Analisar o histórico de compras da empresa é uma ótima maneira de começar esse trabalho. Afinal, dessa forma, o time terá dados para projetar compras futuras que, aí sim, poderão ser feitas com antecedência.

É importante que a equipe de compras trabalhe de forma integrada com outros setores, permitindo que todas as suas ações sejam estratégicas, atendendo às necessidades da empresa sem exposição a grandes falhas — como a compra de suprimentos em excesso ou, em casos mais graves, o desabastecimento interno.

Amplie a pesquisa por fornecedores

Algumas das maiores responsabilidades do setor de compras são a identificação e a contratação de fornecedores. Afinal, é preciso contar com empresas que atendam às exigências de qualidade da empresa, de preferência com preço justo e prazos adequados.

Para isso, a estratégia mais comumente usada é a realização de cotações múltiplas. Assim, após identificar possíveis parceiros, a empresa pede um orçamento para serviços e, só então, fecha contrato com quem apresentou as melhores condições.

Existem boas maneiras de se conseguir cotações com um grande número de fornecedores sem que isso implique em aumento de custos. Uma boa ideia é procurar por e-commerces B2B, empresas especializadas em atender outras empresas. A internet dá velocidade aos contatos e ainda pode ser usada para pesquisar o histórico dos fornecedores.

Além de lojas virtuais, ainda é possível acessar um marketplace, espécie de shopping virtual que reúne vários e-commerces B2B. Nesse ambiente, além de ser possível verificar vários preços e serviços de uma só vez, o próprio marketplace fica responsável por garantir a lisura das transações.

Crie relações de parceria

A equipe de compras não precisa apenas encontrar fornecedores. Ela também deve ser o principal canal de comunicação com essas empresas, garantindo que ambas as partes consigam atuar de forma conjunta e estratégica. Os profissionais da sua empresa devem, portanto, ser treinados para manter um diálogo constante, seja para garantir entregas no tempo, para monitorar o envio dos suprimentos ou, ainda, para traçar planos estratégicos com seus parceiros.

Ao estabelecer uma relação de confiança, fica mais fácil gerir as compras e até conseguir soluções mais rápidas em momentos críticos, como no caso de um pedido extraordinário de grande volume. Nesse contexto, pode apostar: sua empresa contará até com mais compreensão por parte dos fornecedores caso seja preciso diminuir ou congelar as compras após um desequilíbrio orçamentário.

Ainda sobre isso, vale lembrar que uma parceria não é feita apenas de boa vontade. Na verdade, ela deve ser oficializada em contratos claros, que definam corretamente as obrigações de cada parte e ainda estabeleçam as métricas que serão utilizadas para garantir a qualidade das transações.

Valorize sua equipe

Nós começamos este artigo falando sobre como a gestão de compras é estratégica para qualquer empresa, tanto para garantir o abastecimento interno adequado quanto para diminuir custos de maneira sistemática. Para que isso funcione, no entanto, é preciso que cada membro da equipe consiga atuar de forma estratégica.

Para atingir esse objetivo, não há segredo: é preciso treinamento constante. Capacite toda a equipe regularmente sobre as políticas internas de compras, faça simulações e acompanhe a evolução dos funcionários, dando feedbacks construtivos constantemente. Também é importante incentivar a busca de conhecimento individual, seja disponibilizando materiais técnicos de qualidade para a tomada de decisões ou mesmo subsidiando cursos de especialização e treinamentos internos.

Assim, além de aumentar a qualificação da sua equipe de compras, a empresa ainda melhora a satisfação dos funcionários. Viu como, quando a empresa se esforça para incentivar o crescimento do seu time, ela consegue manter funcionários motivados e focados em resultados? Afinal, eles sentem que estão crescendo junto com a organização!

Invista em tecnologia

São várias as soluções de Tecnologia da Informação capazes de ajudar a gestão de uma empresa. E as boas notícias não acabam por aí! Algumas delas fazem uma grande diferença justamente no trabalho da equipe de compras, sabia?

Contar com um Enterprise Resource Planning (ERP), por exemplo, ajuda a empresa a integrar processos e otimizar o fluxo de informações internas. Com essa ferramenta, é possível detectar de forma automática aqueles itens que vão entrar em falta e notificar a equipe de compras em tempo hábil.

O uso de softwares para a gestão de documentos também pode ser um grande aliado. Essa solução organiza documentos digitais de forma automática, possibilitando não só sua rápida localização como seu envio, tudo por meio de um dashboard simples, acessível até por dispositivos móveis. Com esse recurso, portanto, você proporciona mais mobilidade para a equipe, além de diminuir custos com impressão e guarda de papéis.

A equipe de compras ainda pode usar a assinatura eletrônica para garantir a validade jurídica, a segurança e a integridade de documentos importantes, como solicitações de cotação ou mesmo contratos com fornecedores. Muito seguro, esse tipo de plataforma pode ser integrado a seu sistema de gestão de documentos, diminuindo custos com envio físico por correios ou motoboys, além de ser incrivelmente ágil — você pode enviar um pedido assinado eletronicamente por e-mail e receber a resposta em questão de minutos!

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