Racionalizar os custos operacionais com o objetivo de aumentar a lucratividade é uma demanda comum a qualquer empresa. Nesse contexto, a equipe de compras é uma das principais responsáveis por garantir o equilíbrio entre esses dois atributos.

São os profissionais da área de compras que organizam as demandas internas do negócio e procuram os melhores fornecedores de suprimentos, alinhando qualidade, prazos e custos da forma mais vantajosa possível.

Com uma tarefa tão importante em sua lista de responsabilidades, a equipe de compras precisa estar sempre preparada para desempenhar bem a sua função. E isso envolve contar com as ferramentas adequadas para gerar diferenciais competitivos para a empresa.

No post de hoje, vamos mostrar algumas das melhores estratégias e soluções tecnológicas para melhorar a produtividade e a satisfação no setor. Confira!

Entenda a dinâmica de compras

Com alta demanda e necessidade de muita agilidade, algumas equipes de compras acabam trabalhando de forma reativa. Nesse cenário, os fornecedores só são acionados em regime de urgência — ou seja, quando há necessidade —, o que pressiona o preço das transações para cima e leva a qualidade da entrega para baixo.

Para não cair nessa armadilha, a equipe precisa fazer diagnósticos constantes das demandas internas, identificando quais itens são solicitados e em qual volume e frequência isso acontece. Assim, é possível planejar cuidadosamente os processos de compra.

Analisar o histórico de compras da empresa é uma ótima maneira de começar esse trabalho. Isso porque, com esses dados em mãos, o time terá informações precisas para projetar compras futuras, viabilizando a execução de todo o processo de forma antecipada.

É importante ainda que a equipe de compras trabalhe de forma integrada a outros setores, permitindo que todas as suas ações sejam estratégicas e atendam às necessidades da empresa sem exposição a grandes falhas — como a compra de suprimentos em excesso ou, em casos mais graves, o desabastecimento interno.

Amplie a pesquisa por fornecedores

Algumas das maiores responsabilidades do setor de compras são a identificação e a contratação de fornecedores. Afinal, é preciso contar com parceiros que atendam às exigências de qualidade do negócio, de preferência com preço justo e prazos adequados.

A estratégia mais utilizada para garantir essa vantagem é a realização de cotações múltiplas. Funciona assim: após identificar possíveis parceiros, a empresa pede um orçamento para serviços para, então, fechar contrato com quem apresentou as melhores condições.

Existem boas maneiras de se conseguir cotações com um grande número de fornecedores sem que isso implique em aumento de custos. Uma boa ideia é procurar por e-commerce B2B, empresas especializadas em atender outras empresas. Então, utilize a internet para agilizar os contatos e pesquisar o histórico dos fornecedores.

Além de lojas virtuais, você ainda pode acessar um marketplace, espécie de shopping virtual que reúne vários e-commerces B2B. Nesse ambiente, além de ser possível verificar vários preços e serviços de uma só vez, o próprio marketplace fica responsável por garantir a lisura das transações.

Estabeleça prioridades de maneira estratégica

O sucesso de uma equipe de compras em muito se relaciona com a sua capacidade de direcionar seus esforços para aquelas atividades que realmente são importantes para o negócio. Como se sabe, tempo é dinheiro, então é preciso otimizar esse ativo da maneira para produtiva possível.

Por exemplo: em muitas empresas, ainda é comum ver profissionais de compras perdendo tempo e produtividade na execução de atividades burocráticas, como o registro manual de preços, elaboração de orçamentos e planilhas de controle.

Essa realidade não mais condiz com a dinâmica atual do mercado, sobretudo em empresas em que o fluxo de compras é mais acentuado, exigindo decisões rápidas e inteligentes por parte da equipe para manter os estoques sempre em nível adequado.

A tecnologia, nesse contexto, deve ser utilizada tanto quanto possível. O potencial de otimização trazido por softwares e sistemas automatizados deve ser aproveitado ao máximo, garantindo a execução de orçamentos de maneira mais ágil, integrada e eficiente.

Adote o Benchmarking

Essa é uma metodologia que tem como objetivo aumentar a qualidade dos processos de gestão da empresa a partir de análises ampliadas. Ou seja, as experiências — positivas ou negativas — vivenciadas por outras companhias pode ser tomadas como exemplo e direcionar melhorias internas nos processos da sua empresa. Essa é uma maneira bastante eficaz e produtiva de aprender com os erros e acertos de terceiros para evitar incorrer em erros e ações pouco vantajosas, as quais já foram testadas e desaprovadas pelo mercado.

Pode-se dizer que o benchmarking economiza esforço, tempo e dinheiro com ações improdutivas, permitindo ao gestor adotar estratégias com maior potencial de sucesso, dada a experiência analisada externamente. Dessa forma, é possível implementar melhorias pontuais que podem refletir na qualidade dos processos e dos resultados de forma mais satisfatória. Bastante vantajoso, não é mesmo?

Trabalhe com o apoio de bons indicadores

Um bom gestor deve entender que tão importante quanto aplicar bons conceitos e práticas nos processos de compras é também monitorar a eficiência das estratégias adotadas, de modo a compreender se o melhor está sendo feito para atingir os resultados esperados.

Nesse contexto, damos todo o destaque à seleção de bons indicadores de desempenho para acompanhar o progresso do trabalho e mensurar a eficiência de cada atividade. Assim, tem-se uma visão mais prática e confiável de tudo aquilo que está contribuindo ou prejudicando o processo de compras.

Para deixar as coisas ainda mais claras, separamos alguns KPIs da área de compras que podem ser utilizados. São eles:

  • custo por pedido;
  • nível de precisão dos pedidos;
  • prazo médio de pagamento;
  • lead time;
  • performance dos fornecedores, entre outros.

Como você viu ali em cima, a ideia central do uso de indicadores é assegurar que todos os seus processos se mantenham monitoráveis e mensuráveis tanto em relação aos custos como no que se refere a performance de execução, considerando o tempo e a qualidade das entregas.

Munido desse tipo de informação, todo o processo de tomada de decisão se torna mais simplificado e eficiente, já que o gestor trabalha com base em dados concretos.

Automatize processos

Atualmente, não há como empresas perderem tempo e dinheiro com a execução manual de processos. A lentidão, burocracia e maior risco de ocorrências negativas são alguns dos motivos que comprovam que a automatização se tornou uma necessidade.

Imagine como expedientes manuais e lentos podem figurar como grandes gargalos nos processos de compras das empresas. Se a companhia trabalha com um regime de estoque mais baixo, mas com um ciclo de compras mais ágil, os riscos de que falhas ocorram e prejudiquem o abastecimento do negócio é muito grande.

Por esse e outros muitos motivos, investir em inovação é o caminho mais promissor para aumentar a produtividade, lucratividade e precisão não só das equipes de compra, mas também dos demais grupos que se relacionam com essa importante etapa. A exemplo, a automação traz grandes ganhos em eficiência operacional no setor de armazenamento, permitindo avaliações precisas dos produtos que necessitam ser adquiridos.

A integração promovida por softwares ERP também viabiliza a troca de informação com outras áreas, como o setor comercial, o que permite aos gestores avaliar o nível de saída de determinado produto para, assim, comprar aquilo que é mais demandado pelo mercado.

Além disso, a automação é a base para a padronização de processos. Isso pode ser verificado a partir da utilização de plataformas de fornecimento, que estabelecem uma comunicação ativa com um banco de fornecedores munidos de diferentes informações para agilizar as negociações e o fechamento dos contratos.

Diminua o ciclo de compra

Outra estratégia bastante eficiente para melhorar o processo de compras é a redução do ciclo com que essas são realizadas. Logo, se há uma necessidade interna de reduzir o custo de aquisição de produtos, dar mais eficiência aos processos de compra, aplicar melhor os insumos adquiridos e encurtar o ciclo de compras é uma alternativa interessante para alcançar esse objetivo.

Com uma dinâmica mais acelerada de aquisições, reduz-se também a necessidade de, por exemplo, manter grandes estoques. Isso torna mais fácil negociar preços, já que as oscilações acabam sendo bem menores em períodos mais curtos.

Por fim, essa prática ainda encurta a relação com os fornecedores, garantindo mais rigor e bons preços na compra de insumos e outros materiais.

Crie relações de parceria

A equipe de compras não precisa apenas encontrar fornecedores. Ela também deve ser o principal canal de comunicação com essas empresas, garantindo que ambas as partes consigam atuar de forma conjunta e estratégica.

Isso significa que os profissionais da sua empresa devem ser treinados para manter um diálogo constante, seja para garantir entregas no tempo, para monitorar o envio dos suprimentos ou para traçar planos estratégicos com seus parceiros, por exemplo.

Ao estabelecer uma relação de confiança, fica mais fácil gerir as compras e até conseguir soluções mais rápidas em momentos críticos, como no caso de um pedido extraordinário de grande volume. Nesse contexto, pode apostar: sua empresa contará até com mais compreensão por parte dos fornecedores caso seja preciso diminuir ou congelar as compras após um desequilíbrio orçamentário.

Ainda sobre isso, vale lembrar que uma parceria não é feita apenas de boa vontade. Na verdade, ela deve ser oficializada em contratos claros, que definam corretamente as obrigações de cada parte e ainda estabeleçam as métricas que serão utilizadas para garantir a qualidade das transações.

Valorize sua equipe

Nós começamos este artigo falando sobre como a gestão de compras é estratégica para qualquer empresa, tanto para garantir o abastecimento interno adequado quanto para diminuir custos de maneira sistemática. Para que isso funcione, no entanto, é preciso que cada membro da equipe também consiga atuar de forma estratégica.

Para atingir esse objetivo, não há segredo: é preciso treinamento constante. Então, capacite toda a equipe regularmente sobre as políticas internas de compras, faça simulações e acompanhe a evolução dos funcionários, dando feedbacks construtivos constantemente.

Também é importante incentivar a busca de conhecimento individual, seja disponibilizando materiais técnicos de qualidade para a tomada de decisões, seja subsidiando cursos de especialização e treinamentos internos. Assim, além de aumentar a qualificação da sua equipe de compras, a empresa ainda melhora a satisfação dos funcionários.

Tudo isso é prova de que, quando a empresa se esforça para incentivar o crescimento do seu time, ela consegue manter funcionários motivados e focados em resultados. Afinal, eles sentem que estão crescendo junto com a organização!

Invista em tecnologia

São várias as soluções de Tecnologia da Informação capazes de ajudar a gestão de uma empresa. E o melhor de tudo é que muitas delas são focadas justamente na otimização do trabalho da equipe de compras.

Contar com um Enterprise Resource Planning (ERP), por exemplo, ajuda a empresa a integrar processos e otimizar o fluxo de informações internas. Com essa ferramenta, é possível detectar de forma automática aqueles itens que vão entrar em falta e notificar a equipe de compras em tempo hábil.

O uso de softwares para a gestão de documentos também pode ser um grande aliado da equipe de compras. Essa solução organiza documentos digitais de forma automática, possibilitando não só sua rápida localização como seu envio, tudo por meio de um dashboard simples e acessível até por dispositivos móveis.

Esse recurso proporciona mais mobilidade para a equipe, além de diminuir custos com impressão e armazenamento de papéis. Além disso, ele traz as seguintes vantagens para sua empresa:

  • facilita as relações jurídicas entre as empresas;
  • simplifica os procedimentos de edição, envio e assinatura de contratos eletrônicos — o que já reflete positivamente nas transações comerciais com fornecedores, por exemplo;
  • organiza e armazena acordos, contratos e ordens de compra, dando total segurança e regularidade aos processos;
  • permite transações de qualquer lugar e a qualquer hora.

Vale mencionar também que a equipe de compras ainda pode usar a assinatura eletrônica para garantir a validade jurídica, a segurança e a integridade de documentos importantes, como solicitações de cotação ou mesmo contratos com fornecedores.

Em razão da sua grande segurança, esse tipo de plataforma pode ser integrado a seu sistema de gestão de documentos, diminuindo custos com envio físico por correios ou motoboys, além de ser incrivelmente ágil — você pode enviar um pedido assinado eletronicamente por e-mail e receber a resposta em questão de minutos!

Como foi possível perceber, há diversas estratégias que podem ser adotadas para potencializar os resultados da equipe de compras da sua empresa. Muitas delas, sem dúvida, têm uma estreita relação com a tecnologia, pois como já era de se esperar, a inovação é um dos caminhos mais promissores para uma empresa que deseja otimizar processos, reduzir custos e ter mais controle sobre todas as suas atividades.

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