Administre os documentos do condomínio sem ocupar muito espaço nem gastar tempo

Prédios espelhados

Administrar um condomínio exige uma rotina rígida de pilhas e pilhas de documentos para enviar e assinar. O responsável por todo esse trabalho é o síndico, que precisa organizar, arquivar e manter seguro todos os papéis, especialmente as assinaturas das assembleias de condomínio. Caso isso não seja bem feito, ele pode criar armadilhas para si mesmo e problemas para os condôminos, já que deve passá-los, em perfeita ordem, ao seu sucessor.

A lista de documentos que envolvem a organização do condomínio é enorme. São mais de 15 diferentes tipos de acordos, desde convenções, regulamento interno, inscrições, atas, plantas, apólice de seguros, entre outros. Imagine a quantidade de papel gasto pelo síndico para imprimir tudo isso. Além do trabalho com impressora e espaço para arquivar, qualquer morador pode pedir para checar os acordos, com antecedência, claro. Mas organizar essa papelada não deve ser fácil.

Uma das dicas bastante difundidas é que o síndico não deve guardar esses documentos em sua residência, mas que tenha um espaço reservado para guarda-los com segurança. Caso isso não seja possível, se torna mais um risco que ele correrá durante sua gestão.

O mesmo ocorre com as administradoras de condomínios, que são um serviço terceirizado, mas precisam estar a par de todas as atividades. Por isso, a troca de documentos entre o síndico e a empresa é enorme, o que exige uma ida e vinda de papéis, gerando mais gastos para a conta dos moradores, como motoboy, correios etc.

Como eliminar os papeis?

Percebemos nesse breve relato o trabalho complicado para gerir uma grande quantidade de documentos e a péssima logística causada pela escolha por trabalhar com eles em formato físico. Analisando o cenário, o maior problema é o uso de papéis. Mas como eliminar justamente o local em que as pessoas assinam? Com a tecnologia que temos acesso hoje, já foram desenvolvidas diversas ferramentas digitais que substituem o uso de folhas e outras etapas do processo.

É possível digitalizar todo o fluxo de documentos, desde o preparo, envio, assinatura, gestão e até ter uma biblioteca com todos eles organizados, sendo possível pesquisar por nome ou termo. A simplicidade de fazer cada etapa, com poucos cliques, traz um retorno em velocidade para concluir as tarefas, além de eliminar a necessidade de um espaço físico para armazenamento.

Um documento digital também exclui os erros humanos, como assinar no lugar errado ou até informações errôneas, assim como extravios ou perdas. Da mesma maneira que não é mais necessário o ir e vir do condomínio até a administradora.

Mais segurança com documentos digitais

Mas vale lembrar que documentos digitais não são papeis digitalizados, mas sim registros de acordos feitos por meio de tecnologia, como por exemplo, a assinatura eletrônica, que tem diversos fatores de autenticação. Isso possibilita que a pessoa tenha mais segurança jurídica, assim como para as partes assinantes. O síndico pode ficar tranquilo que apenas as pessoas especificadas na transação poderão ter acesso ao documento.

Com a assinatura eletrônica da DocuSign também é possível acompanhar as etapas e ter um controle exato de quem acessou, editou e assinou ou não os acordos.

Assinatura e finalização de documentos de qualquer lugar

Um outro problema que os síndicos e administradoras enfrentam é a falta de tempo dos moradores para responderem os pedidos e solicitações ou para participarem da reunião de condomínio e assinarem as atas. Outra vantagem da assinatura eletrônica é justamente a mobilidade, já que é possível finalizar um documento rapidamente, em quase qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Se a reunião de condomínio foi feito de forma remota, faz todo o sentido que a ata ou qualquer assembleia seja votada de forma eletrônica, enviando por e-mail para os morados o link para ser assinado. Se o morador saiu para as férias ou não consegue desviar o caminho do trabalho para assinar o acordo, isso não importa, pois é possível com poucos toques no aplicativo, ou cliques no computador, fazer a assinatura rapidamente via DocuSign.

Para as administradoras a mobilidade também é fundamental, pois oferece a oportunidade para os seus colaboradores para trabalhar em home office, sem medo de fazer uma transição sem segurança.

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