O desenvolvimento da telefonia móvel e da computação em nuvem tornou não somente os consumidores mais digitais, mas também os próprios processos internos corporativos, considerando que as organizações estão inevitavelmente inseridas em um ecossistema de relações comerciais.

Se tudo ao redor se digitaliza, passa a ser urgente implementar também um projeto de digitalização de processos em seu negócio para não perder competitividade. Afinal, não há como se manter alheio a esse fluxo de deslocamento para o ambiente digital se os próprios fornecedores passam a utilizar sistemas integrados de negociação.

Da mesma forma, não há como insistir na papelada contábil se o próprio Fisco “força” a contabilidade digital corporativa com canais eletrônicos para entrega de obrigações acessórias (como SPED Contábil/Fiscal). Por fim, não há como manter um jurídico analógico se todos os processos tramitam via Processo Judicial Eletrônico.

Soma-se esse fenômeno ao aumento da complexidade no mundo dos negócios, e você encontrará milhares de empresa soterradas entre documentos físicos e eletrônicos, formando um caos administrativo que resulta em lentidão e ineficiência. Vamos entender como mudar esse cenário?

O que é digitalização de processos?

Segundo estudos, o tráfego mundial de dados deve aumentar cerca de 7 vezes até 2021 (comparação com 2017). Estima-se que a população mundial terá mais celulares inteligentes (5,5 bilhões) do que contas bancárias (5,4 bilhões) e até água canalizada (5,3 bilhões).

Perceba que as atividades humanas estão sendo totalmente deslocadas para o universo digital. O trabalho passa a ser remoto, as compras são virtuais, os contratos assinados eletronicamente e até os relacionamentos migram para uma dimensão virtual. Diante dessa mudança de cultura, como imaginar a sobrevivência de uma empresa que ainda acumula informações em papel?

Assim como os serviços de streaming varreram do mapa as videolocadoras, as câmeras digitais colapsaram a indústria de filmes fotográficos e os computadores tiraram de cena as — outrora poderosas — indústrias de máquinas de escrever, é inevitável o desaparecimento das empresas obsoletas, que se entregam à burocracia das assinaturas à caneta e se perdem na imensidão de arquivos físicos de documentos. Digitalizar a assinatura de documentos é preciso.

A digitalização de processos é a migração de todo seu patrimônio informacional, do ambiente físico à plataforma digital. Trata-se, na prática, de duas etapas de transição: transferência dos documentos físicos atuais para a nuvem e, posteriormente, adoção de uma dinâmica em que todo o ciclo de vida dos documentos passe apenas pelo âmbito digital, sendo assinado eletronicamente usando uma plataforma robusta na nuvem.

Estamos falando da produção, assinatura eletrônica e armazenamento em nuvem. Tudo sem imprimir uma só folha de papel. Mas por que fazer isso?

No mundo atual, o que faz a diferença na competitividade corporativa é a capacidade de utilizar os “rastros” dos clientes para injetar de inteligência empresarial na dinâmica dos processos.

Assim como o setor de telecom monitora o perfil de consumo de dados móveis dos clientes (para oferecer planos na medida de suas necessidades) e os lugares para onde eles ligam (entregando planos personalizados de ligações DDD), sua empresa também pode ser mais ágil e inteligente ao compreender o comportamento de compra do consumidor mediante análise de dados.

Mas tudo isso é uma etapa posterior. Primeiro você precisa que tudo que trafegue na empresa esteja em nuvem (para posterior integração dessa fonte valiosa de conhecimento a soluções de Big Data).

Como fazer a digitalização de processos por meio da assinatura eletrônica?

Embora não haja uma matemática exata no processo de migração ao ambiente paperless, existem alguns passos comuns a serem seguidos nessa transição.

  1. Elaboração do cronograma de setores — quais departamentos abrigam os documentos mais críticos à empresa? Esse critério deve nortear a ordem cronológica no processo de digitalização.
  2. Definição dos documentos prioritários — contratos, comprovantes de despesas, recibos de cumprimento de obrigações fiscais/trabalhistas devem receber atenção especial.
  3. Preparação dos documentos físicos para escaneamento — agregação dos documentos, separação por assunto, retirada de grampos e higienização.
  4. Digitalização e captura de imagens — execução da 1ª etapa de migração. Deve ser seguida pela indexação e classificação já no ambiente digital.
  5. Adoção de uma plataforma de assinatura eletrônica — o passo decisivo para a implementação de uma empresa sem papel é ter uma solução de gestão e assinatura eletrônica segura, confiável e de fácil utilização.
  6. Treinamento e definição do “marco digital” — fase de capacitação para uso da ferramenta e orientações para criação de uma cultura digital. Ao final dessa etapa, todos os seus documentos (escaneados e originalmente eletrônicos) serão agregados segundo os mesmos critérios de indexação.

Qual é a importância de investir na digitalização de processos?

O primeiro benefício da digitalização de processos é dar maior consciência de negócios à empresa. Mas você precisa digitalizar seu negócio por muitas outras razões.

Redução de despesas

Qual o custo da caneta em sua empresa? A pergunta parece estranha, mas esse pequeno objeto pode estar custando alto à sua organização.

Tramitar documentos em papel acarreta uma bola de neve de custos que contribuem fortemente para desidratar seu lucro líquido. Estamos falando do gasto anual com resmas de papel. Mas não é só isso.

Estamos falando também nas despesas com toners, materiais de escritório (como pastas e envelopes) e energia elétrica (fruto das sucessivas impressões e escaneamentos). Há ainda o aumento da pressão por espaço físico, já que montanhas de papel vão se acumulando ao longo dos anos, exigindo mais salas de arquivo e, em última análise, até galpões. Tudo para armazenar papéis com alto risco de extravio.

Com esse soterramento, é necessário contratar mais funcionários administrativos. Eles serão encarregados de dar conta da burocracia que a própria dinâmica do papel amarrou à sua empresa.

São horas semanais localizando contratos perdidos, mais algumas horas armazenando, outras muitas recriando folhas perdidas. Quanto sua empresa está perdendo em produtividade? Quanto da folha de pagamento está sendo desperdiçada em atividades meramente burocráticas? A digitalização de processos derruba esse peso financeiro.

Otimização de tempo

Quanto tempo sua empresa perde com a burocracia de assinatura de contratos? Quantas semanas se passam do momento em que o representante comercial fecha negócio até a data de efetivo início da relação com o cliente?

HM Engenharia, por exemplo, demorava cerca de 4 dias para finalização de seus contratos. Nesse ínterim, perda de clientes ou desistência de fornecedores eram possibilidades reais.

Com a adoção da plataforma DocuSign, a aposição da firma de gerentes e superintendentes passou a ser feita em apenas alguns minutos (ainda que cada um esteja em uma área geográfica diferente). Não há mais chancelas notariais e tudo segue com a mesma validade jurídica de um documento assinado manualmente.

Maior proteção dos dados críticos corporativos

Tanto na assinatura eletrônica quanto na digital, todo o processo é criptografado para dar maior segurança aos envolvidos. A subscrição é feita com acesso à plataforma de assinatura eletrônica via login/senha, além de camadas adicionais de proteção, como envio de códigos de confirmação por celular (autenticação de dois fatores).

A plataforma é configurável para ter uma hierarquia de permissões; backups automáticos garantem que nenhum dado sigiloso será perdido. Vale lembrar que, segundo o Gartner, entre 2% e 5% dos documentos são extraviados ou armazenados de forma equivocada diariamente nas empresas.

Aumento da produtividade

Consequência natural de todo o processo de digitalização de processos citado acima. O mesmo estudo do Gartner sobre gestão de documentos mostrou que entre 10% e 12% dos arquivos não são localizados em sua primeira tentativa; 400 é o número de horas que os empregados perdem anualmente procurando documentos; a recriação de cada arquivo ocupa, em média, 25 horas.

Um documento assinado eletronicamente/armazenado em nuvem é localizado em alguns segundos com a ajuda de ferramentas especiais de busca; os backups automáticos e o acesso seletivo impedem extravios e danos (como no caso do cafezinho derramado involuntariamente sobre a única via daquele contrato fundamental).

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